Crie e teste um fluxo de trabalho de aprovação com o Power AutomateCreate and test an approval workflow with Power Automate

Observação

Agora, o Microsoft Flow é o Power Automate.Microsoft Flow is now Power Automate. Para obter informações, confira este blog.For more information, see this blog.

Este conteúdo será atualizado de forma a refletir a alteração da identidade visual nos próximos dias.This content will be updated to reflect the branding change in the coming days.

Com o Power Automate, é possível gerenciar a aprovação de documentos ou de processos em vários serviços, inclusive no SharePoint, no Dynamics 365, no Salesforce, no OneDrive for Business, no Zendesk ou no WordPress.With Power Automate, you can manage the approval of documents or processes across several services, including SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk, or WordPress.

Para criar um fluxo de trabalho de aprovação, adicione a ação Aprovações - Iniciar uma aprovação a qualquer fluxo.To create an approval workflow, add the Approvals - Start an approval action to any flow. Depois de adicionar esta ação, o fluxo pode gerenciar a aprovação de documentos ou processos.After you add this action, your flow can manage the approval of documents or processes. Por exemplo, você pode criar fluxos de aprovação de documento que aprovam faturas, ordens de trabalho ou cotações de venda.For example, you can create document approval flows that approve invoices, work orders, or sales quotations. Você também pode criar fluxos de aprovação de processo que aprovam as solicitações de férias, trabalho de horas extras ou planos de viagem.You can also create process approval flows that approve vacation requests, overtime work, or travel plans.

Os aprovadores podem responder a solicitações de sua caixa de entrada de email, do centro de aprovações no site do Power Automate ou do aplicativo do Power Automate.Approvers can respond to requests from their email inbox, the approvals center on the Power Automate website, or the Power Automate app.

Criar um fluxo de aprovaçãoCreate an approval flow

Aqui está uma visão geral do fluxo que iremos criar e testar:Here's an overview of the flow we'll create and test:

visão geral do fluxo

O fluxo executa as seguintes etapas:The flow performs the following steps:

  1. É iniciado quando alguém cria uma solicitação de férias em uma lista do SharePoint Online.Starts when someone creates a vacation request in a SharePoint Online list.
  2. Adiciona a solicitação de férias ao centro de aprovação e, em seguida, envia-a por email para o aprovador.Adds the vacation request to the approval center, and then emails it to the approver.
  3. Envia um email com a decisão do aprovador para a pessoa que solicitou férias.Sends an email with the approver's decision to the person who requested vacation.
  4. Atualiza a lista do SharePoint Online com os comentários de decisão do aprovador.Updates the SharePoint Online list with the approver's decision comments.

Pré-requisitosPrerequisites

Para concluir este passo a passo, você deve ter acesso a:To complete this walkthrough, you must have access to:

  • Power Automate.Power Automate.
  • Uma lista do SharePoint Online.A SharePoint Online list.
  • Conta dos Usuários do Office 365 e do Outlook do Office 365.Office 365 Outlook and Office 365 Users account.

Observação

Enquanto usamos o SharePoint Online e o Outlook do Office 365 neste passo a passo, você pode usar outros serviços, como Zendesk, Salesforce ou Gmail.While we use SharePoint Online and Office 365 Outlook in this walk-through, you can use other services such as Zendesk, Salesforce, or Gmail.

Antes de criar o fluxo, crie uma lista do SharePoint Online; depois, vamos usar essa lista para aprovação de solicitação de férias.Before you create the flow, create a SharePoint Online list; later, we'll use this list to request approval for vacations.

Crie essas colunas em sua lista do SharePoint Online:Create these columns in your SharePoint Online list:

Colunas da lista do SharePoint Online

Anote o nome e a URL da lista do SharePoint Online.Make note of the name and URL of the SharePoint Online list. Você precisará desses itens mais tarde ao configurar o gatilho SharePoint – quando um item é criado.You'll need these items later when you configure the SharePoint - When an item is created trigger.

Crie seu fluxo a partir do modelo em brancoCreate your flow from the blank template

  1. Entre no Power Automate.Sign in to Power Automate.

    entrar

  2. Selecione a guia Meus fluxos.Select the My flows tab.

    selecione meus fluxos

  3. Selecione Criar do zero.Select Create from blank.

    criar do zero

  4. Selecione o botão Criar de um modelo em branco.Select the Create from blank button.

adicione um gatilhoAdd a trigger

  1. Digite SharePoint na caixa de pesquisa.Enter SharePoint into the search box.

    pesquisar gatilhos do SharePoint

  2. Localize e selecione o gatilho SharePoint – Quando um novo item é criado.Find, and then select the SharePoint - When an item is created trigger.

    selecione o gatilho do SharePoint

  3. Selecione o Endereço do Site e o Nome da Lista para a lista do SharePoint que seu fluxo monitora para novos itens.Select the Site Address and the List Name for the SharePoint list that your flow monitors for new items.

O Endereço do Site e o Nome da Lista são os itens que você anotou anteriormente neste passo a passo.The Site Address and the List Name are the items you noted earlier in this walkthrough.

Informações do SharePoint

Adicionar uma ação de perfilAdd a profile action

  1. Selecione Nova Etapa e depois selecione Adicionar uma ação.Select New step, and then select Add an action.

    nova etapa

  2. Digite perfil na caixa de pesquisa Escolher uma ação .Enter profile into the Choose an action search box.

    procurar por perfil

  3. Localize e selecione a ação Usuários do Office 365 - Obter meu perfil.Find, and then select the Office 365 Users - Get my profile action.

    selecione os usuários do Office

  4. Forneça um nome para o fluxo e, em seguida, selecione Criar fluxo para salvar o trabalho que fizemos até agora.Provide a name for your flow, and then select Create flow to save the work we've done so far.

    salvar fluxo

Adicionar uma ação de aprovaçãoAdd an approval action

  1. Selecione Nova Etapa e depois selecione Adicionar uma ação.Select New step, and then select Add an action.

    nova etapa

  2. Insira aprovação na caixa de pesquisa Escolher uma ação .Enter approval into the Choose an action search box.

    pesquisar para aprovação

  3. Selecione a ação Aprovações - Iniciar uma aprovação.Select the Approvals - Start an approval action.

    selecione a ação de aprovações

  4. Configure o cartão Iniciar uma aprovação para atender às suas necessidades.Configure the Start an approval card to suit your needs.

    Observação

    Os campos Título e Atribuído a são necessários.The Title and Assigned To fields are required. Use o Markdown para formatar o campo Detalhes.You can use Markdown to format the Details field.

    configurar a aprovação

Observação

Essa ação envia a solicitação de aprovação ao endereço de email na caixa Atribuído A.This action sends the approval request to the email address in the Assigned To box.

Se o seu cenário exigir, você poderá anexar arquivos às suas solicitações de aprovação que usam Common Data Service.If your scenario requires it, you can attach files to your approval requests that use Common Data Service.

Adicionar uma condiçãoAdd a condition

  1. Selecione Nova etapa e Adicionar uma condição.Select New step, and then select Add a condition.

    adicionar condição

  2. Selecione a caixa Nome do Objeto e, em seguida, insira resposta na caixa de pesquisa no cartão Adicionar conteúdo dinâmico a partir de aplicativos e serviços usados neste fluxo.Select the Object Name box, and then enter response into the search box on the Add dynamic content from the apps and services used in this flow card.

  3. Selecione o token Resposta.Select the Response token.

    selecione o token resposta

  4. Selecione a caixa Valor e, em seguida, insira Aprovar na caixa.Select the Value box, and then enter Approve into the box.

    Observação

    As respostas válidas para a ação Aprovações - Iniciar uma aprovação são "Aprovar" e "Rejeitar".The valid responses to the Approvals - Start an approval action are "Approve" and "Reject". Essas respostas diferenciam maiúsculas de minúsculas.These responses are case-sensitive.

  5. Seu cartão de Condição agora deve ser semelhante a esta imagem:Your Condition card should now resemble this image:

Adicionar uma ação de email para aprovaçõesAdd an email action for approvals

Siga estas etapas para enviar um email, se a solicitação de férias for aprovada:Follow these steps to send an email if the vacation request is approved:

  1. Selecione Adicionar uma ação, no branch da condição SE SIM.Select Add an action on the IF YES branch of the condition.

    adicionar nova etapa

  2. Insira enviar email na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação.Enter send email into the search box on the Choose an action card.

    procurar por ações de email

  3. Selecione a ação Outlook do Office 365 - Enviar um email:Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    selecione “enviar uma ação de email”

  4. Configure o cartão de email para atender às suas necessidades.Configure the email card to suit your needs.

    Observação

    Para, Assunto e Corpo são necessários.To, Subject, and Body are required.

    Este cartão é um modelo para o email que é enviado quando o status das solicitações de férias for alterado.This card is a template for the email that is sent when the status of the vacation request changes.

    Observação: na caixa Corpo, no cartão Enviar um email, use o token Comentários da ação Aprovações - Iniciar uma aprovação.Note: In the Body box on the Send an email card, use the Comments token from the Approvals - Start an approval action.

configurar o modelo de email aprovados

Adicionar uma ação de atualização para solicitações aprovadasAdd an update action for approved requests

  1. Selecione Adicionar uma ação na ramificação SE SIM.Select Add an action from the IF YES branch.

  2. Insira atualizar na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação.Enter update into the search box on the Choose an action card.

    pesquisar ação de atualização

  3. Selecione a ação SharePoint - Atualizar o item.Select the SharePoint - Update item action.

    selecionar atualizar item

  4. Configure o cartão Atualizar item para atender às suas necessidades.Configure the Update item card to suit your needs.

Observação

Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são necessários.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

atualizar configuração de item

Adicionar uma ação de email para rejeiçõesAdd an email action for rejections

  1. Selecione Adicionar uma ação na ramificação SE NÃO, NÃO FAÇA NADA.Select Add an action on the IF NO, DO NOTHING branch.

  2. Insira Enviar email na caixa de pesquisa do cartão Escolher uma ação.Enter Send email into the search box of the Choose an action card.

    procurar por ação de email

  3. Selecione a ação Outlook do Office 365 - Enviar um email:Select the Office 365 Outlook - Send an email action.

    selecionar a ação enviar email

  4. Configure o cartão de email para atender às suas necessidades.Configure the email card to suit your needs.

    Esse cartão representa o modelo para o email que é enviado quando o status das solicitações de férias for alterado.This card represents the template for the email that's sent when the status of vacation requests change.

configuração de solicitações rejeitadas

Adicionar ação de atualização de solicitações rejeitadasAdd update action for rejected requests

  1. Selecione Adicionar uma ação.Select Add an action.

    adicionar ação

  2. Insira atualizar item na caixa de pesquisa no cartão Escolher uma ação.Enter update item into the search box on the Choose an action card.

    pesquisar ação de atualização

  3. Selecione a ação SharePoint - Atualizar o item.Select the SharePoint - Update item action.

    selecionar atualizar item

  4. Configure o cartão para atender às suas necessidades.Configure the card to suit your needs.

Observação

Os campos Endereço do Site, Nome da Lista, ID e Título são necessários.Site Address, List Name, Id, and Title are required.

atualizar cartão do item

  1. Selecione Atualizar fluxo para salvar o trabalho que fizemos.Select Update flow to save the work we've done.

    selecionar atualizar ação

Se você acompanhou até aqui, o fluxo deve se parecer com esta captura de tela:If you've followed along, your flow should resemble this screenshot:

visão geral do fluxo

Agora que criamos o fluxo, é hora de testá-lo!Now that we've created the flow, it's time to test it!

Solicitar uma aprovaçãoRequest an approval

Crie uma solicitação de férias na lista do SharePoint Online que você criou anteriormente.Create a vacation request in the SharePoint Online list you created earlier.

Depois de salvar esta solicitação, os gatilhos de fluxo e, em seguida:After you save this request, the flow triggers, and then:

  1. Cria uma solicitação no centro de aprovações.Creates a request in the approvals center.
  2. Envia um email de solicitação de aprovação aos aprovadores.Sends an approval request email to the approvers.

Criar aprovações de execução prolongadaCreate long-running approvals

Se for provável que o fluxo seja executado por mais de 30 dias, considere armazenar suas aprovações em Common Data Service.If it's likely that your flow will run for more than 30 days, consider storing your approvals in Common Data Service. Isso possibilita que você crie fluxos que agem em resposta a solicitações de aprovação, mesmo após a execução do fluxo original atingir o tempo limite. Para fazer isso, use dois fluxos, um para enviar uma solicitação de aprovação e o outro para executar a lógica de negócios nas respostas para a solicitação de aprovação, com base na ação Criar uma aprovação (v2) .This makes it possible for you to create flows that act on responses to approval requests, even after the original flow run times out. To do this, use two flows, one to send an approval request, and the other to run business logic on the responses to the approval request, based on the Create an approval (v2) action. Saiba mais sobre as aprovações de execução prolongada.Learn more about long running approvals.

Dica

Se você usar clientes de email modernos, não precisará se perguntar se uma solicitação ainda é necessária, pois o Power Automate atualiza automaticamente o email para indicar que a aprovação foi concluída.If you use modern email clients, you don't have to wonder if a request is still required because Power Automate automatically updates the email to indicate that the approval is completed.

Cancelar as solicitações de aprovaçãoCancel an approval requests

Às vezes, você pode querer cancelar uma solicitação de aprovação que enviou.Sometimes you might want to cancel an approval request that you've sent. Possivelmente, você cometeu um erro na solicitação ou não é mais relevante.Possibly you made a mistake in the request, or it’s no longer relevant. Em ambos os casos, a pessoa que enviou a solicitação pode cancelá-la seguindo estas etapas:In either case, the person who sent the request can Cancel it by following these steps:

  1. Selecione a aprovaçãoSelect the approval
  2. Selecione Cancelar aprovação no painel lateral.Select Cancel approval in the side pane.

Dica

Você sempre pode selecionar a guia Histórico para exibir as solicitações de aprovação que você cancelou.You can always select the History tab to view the approval requests that you've canceled.

Observação

O recurso de cancelamento é compatível com a ação Criar uma aprovação (v2) .The cancel feature is supported on the Create an approval (v2) action.

Solicitar aprovações de usuários convidadosRequest approvals from guest users

Você pode enviar solicitações de aprovações para pessoas fora de sua organização.You can send approvals requests to persons outside your organization. Para fazer isso, use os usuários convidados do Azure AD (Azure Active Directory) convidando usuários de outros locatários como convidados.To do this, use Azure Active Directory (Azure AD) guest users by inviting users from other tenants as guests.

Quando você atribui uma função a um convidado, isso dá ao convidado a permissão necessária para participar do processo de aprovação.When you assign a role to a guest, this gives the guest the permission required to participate in the approval process.

Agora que você criou e testou seu fluxo, informe às outras pessoas sobre como usá-lo.Now that you've created and tested your flow, be sure to let others know how to use it.

Saiba maisLearn more