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Localizar e desativar relatórios .rdl não usados

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APLICA-SE A: Power BI Report Builder Power BI Desktop Servidor de Relatórios do Power BI 2022 Serviços de Relatórios do SQL Server 2022

Sua empresa pode lidar com centenas de relatórios paginados (arquivos .rdl) no Servidor de Relatórios do Power BI e no SSRS (SQL Server Reporting Services). Alguns desses relatórios podem ficar obsoletos e precisam ser desativados. Como autor ou administrador de relatórios, você não vai migrar os relatórios não usados para o serviço do Power BI. Ao planejar uma migração para a nuvem, sugerimos que você faça uma limpeza para eliminar os relatórios .rdl não usados. Essa prática recomendada dá suporte à governança de retenção e permite que a organização use uma agenda de retenção e uma política de dados.

Há dois processos para verificar relatórios não usados. Ampliamos a limpeza a objetos não usados, bem como a tabelas de banco de dados não usadas que possam conter dados obsoletos.

Executar uma auditoria (opcional)

Primeiro, sugerimos que você crie uma auditoria de servidor e uma especificação de auditoria de banco de dados. A auditoria de uma instância do Mecanismo de Banco de Dados do SQL Server ou de um banco de dados individual envolve o acompanhamento e o registro em log de eventos que ocorrem no Mecanismo de Banco de Dados. A auditoria doSQL Server permite criar auditorias de servidor, que podem conter especificações de auditoria de servidor para eventos no nível de servidor, além de especificações de auditoria de banco de dados para eventos no nível de banco de dados. Os eventos auditados podem ser gravados nos logs de eventos ou nos arquivos de auditoria.

Depois de preencher o log de auditoria com tabelas e procedimentos armazenados usados para relatórios, você pode exportar esses objetos para um arquivo do Excel e compartilhá-los com os stakeholders. Informe-os que você está se preparando para preterir objetos não usados.

Observação

É possível que alguns relatórios importantes sejam executados apenas raramente, portanto, solicite comentários sobre os objetos de banco de dados que são usados com pouca frequência. Ao preterir um objeto, você pode alterar o nome dele precedendo-o com zdel, o que faz com que o objeto caia para a parte inferior do Pesquisador de Objetos. Dessa forma, se você decidir mais tarde que precisa do objeto zdel, poderá alterar o nome novamente para o original. Quando você souber que está pronto para remover os objetos não usados do seu banco de dados, crie um cronograma para excluí-los.

Criar uma lista de métricas de uso de relatórios

Em segundo lugar, você poderá criar uma lista de métricas de uso de relatórios .rdl consultando o BD do Servidor de Relatórios. Use o T-SQL abaixo para gerar as contagens de uso. Se o servidor de relatório estiver configurado para armazenar um ano de histórico de execução de relatório, você poderá usar uma data específica para filtrar as métricas de uso.


; with UnusedReportsCte 
AS 
( 
SELECT 
Cat.Name,Path,COUNT(ExeLog.TimeStart) AS Cnt 

FROM (SELECT * FROM Catalog 
WHERE type=2 and Hidden=0) AS Cat 
LEFT JOIN 
ExecutionLog AS ExeLog 
ON ExeLog.ReportID = Cat.ItemID 
AND ExeLog.TimeStart>'01/01/2021' 
GROUP BY Cat.Name,Path) 
SELECT * FROM UnusedReportsCte 
ORDER BY Cnt ASC,path

Observação

Os sub-relatórios e os relatórios vinculados não aparecem no log de execução quando o relatório pai é excluído.

Agora, você pode decidir se deseja excluir os relatórios não usados imediatamente ou substituí-los por uma mensagem. Você pode informar aos usuários que o relatório não está mais sendo usado, para que eles possam entrar em contato com um administrador e obter suporte. Depois, você poderá desenvolver uma cadência para excluí-los ao longo do tempo.

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