Quem está fazendo o trabalho, quando e onde?

Nessa etapa, você precisa entender quem está fazendo o trabalho. Qual é sua função?

Pode ser mais fácil começar com o nome das pessoas, mas você deve entender qual é o papel delas ao realizar a tarefa. Por exemplo:

• Qualquer funcionário enviando um relatório de despesas

• Gerente do remetente do relatório aprovando o relatório (a relação com o remetente é a chave)

• Especialista em contabilidade analisando o relatório (a associação em uma equipe específica é a chave)

• Diretor financeiro analisando as informações financeiras agregadas (o título específico é a chave)

Ocasionalmente, uma única pessoa pode desempenhar cada uma dessas funções, mas a chave é entender a função que ela está desempenhando quando executa a tarefa. Entender as funções ajudará você a projetar as telas dos aplicativos e a configurar o acesso e a segurança. (Vamos falar sobre aquelas na fase de design.)

Em termos de TI, cada pessoa ou grupo de pessoas que desempenha a mesma função é referida como função de trabalho, e uma descrição de suas características relevantes é identificada em persona (que geralmente possui um nome associado a ela para fácil referência).

Depois de identificar o "quem", considere:

• Qual dispositivo é usado? Onde é o local principal do trabalho? É o escritório? Local do cliente? Fábrica? (Falaremos mais sobre isso nas próximas seções.)

• Quais outros sistemas são usados regularmente? (Saber isso será útil na fase de design. Por exemplo, um gerente que está no Microsoft Teams talvez queira receber solicitações de aprovação nessa plataforma em vez de por email.)

• O que essa pessoa obteria usando o aplicativo ou cooperando para trabalhar com esse novo processo?

O último ponto é muito importante, pois pode haver objeções ou hesitações das pessoas envolvidas no processo antes ou depois das etapas tratadas pelo seu aplicativo. Isso pode resultar em seu aplicativo não ser usado pela falta de cooperação.

Dica

É essencial saber quem será afetado por uma alteração em um processo empresarial. Identifique quem usará o aplicativo e quem será afetado por essa alteração, mesmo que não o use.

Dica

Ao aplicar essa análise para obter informações das quais talvez você não tenha conhecimento, a melhor coisa a fazer é conversar com a pessoa e entender a perspectiva dela. Você certamente pode fazer suposições sobre o trabalho dela, mas é incrível o que você pode aprender em uma conversa rápida — não só como ela trabalha atualmente, como também o que espera desse trabalho no futuro.

Com que frequência ela realiza o trabalho?

Registre também com que frequência a tarefa é realizada. Diariamente, semanalmente, ocasionalmente, sazonalmente?

Um aplicativo usado diariamente oferece considerações de design diferentes daqueles que são usados apenas ocasionalmente. (Por exemplo, o primeiro pode requerer simplificação e o segundo pode requerer mais texto explicativo.)

Onde ela realiza o trabalho?

Ao considerar cada pessoa que contribui para resolver o problema, pense em como ela faz seu trabalho:

• É algo que ela faz na própria mesa?

• Ela está trabalhando em um local específico no campo?

• Ela se desloca de um local para outro no campo?

É bom entender como cada um dos usuários trabalha para que possam usar normalmente a solução criada por você.

• Será um aplicativo móvel?

• Será um aplicativo de desktop?

• Deve haver versões para dispositivos móveis e desktop?

Considerações sobre conectividade

Ao executar sua parte do processo, o trabalhador pode se conectar à Internet?

Ele está em um local onde não há conectividade? O usuário pode trabalhar com a solução automatizada para capturar os dados em tempo real e sincronizá-los quando estabelece a conectividade?

O que os outros participantes do processo precisam saber (se houver algo) quando a pessoa executando essa etapa está offline?

Compreender isso ajuda a determinar se você precisa de processos que coletam dados localmente, para que o usuário possa ficar "desconectado" enquanto faz sua parte do processo e, em seguida, sincronizar os resultados na reconexão.

Considerações sobre dispositivos

À medida que você entende como cada colaborador para a solução do problema trabalha, também é importante saber em quais dispositivos esse colaborador está trabalhando. Se um funcionário estiver em campo e trabalhar somente por meio de seu celular ou tablet, é bom levar isso em consideração ao definir a aparência e o funcionamento das telas. Se todos os colaboradores estiverem usando um desktop ou notebook, você poderá adotar diferentes abordagens de design. É possível criar soluções para dispositivos móveis e desktop que funcionem em conjunto.

Exemplo: personas no processo de relatório de despesas

São os tipos de funções, estilos de trabalho e preferências que encontramos quando analisamos nosso processo de relatório de despesas.

Leia – Vendedora

• Quase sempre em trânsito

• Prefere trabalhar com um tablet ao se encontrar com clientes

• Nem sempre tem conectividade com a Internet; portanto, deve poder trabalhar offline

• Prefere registrar suas despesas e recibos o mais rápido possível após eles ocorrerem

Nelson – Gerente de vendas

• Quase sempre em trânsito

• Só precisa de uma tela sensível ao toque

• Necessita de suporte offline em locais remotos

• Responsável por aprovar os relatórios de despesas de todos os seus subordinados diretos

Sandra – Atendimento ao cliente

• Usa principalmente um desktop

• Geralmente incorre em despesas para a moral da equipe e deve identificar os funcionários incluídos

Rebeca – Auditora

• Precisa interagir com todos os funcionários em todos os locais

• Tem despesas ocasionais de viagem

• Usa principalmente um desktop, mas prefere usar um telefone

• Geralmente tem acesso à internet

• Responsável por garantir a conformidade geral dos funcionários com os procedimentos de relatório

Alberto – Contabilidade

• Deve poder analisar todos os relatórios e recibos de despesas

• Responsável por garantir a conformidade de todos os relatórios de despesas

• Lida com um grande volume de trabalho; precisa ser capaz de processar informações rapidamente

• Deve ser capaz de relatar como as despesas estão sendo equilibradas para se adequar ao orçamento

Carla - Diretora financeira

• Deve ficar de olho no orçamento geral das despesas e ajudar os gerentes de seção a permanecerem dentro do orçamento

• Viaja para vários escritórios, tem reuniões e conferências externas e deve registrar suas próprias despesas

• Trabalha no escritório, remotamente e em casa, usando vários dispositivos: desktop, telefone e tablet

• Nem sempre está conectada à Internet

Quando analisamos especificamente a etapa 1 do nosso processo (sobre como criar o relatório de despesas), veja o que documentamos.

Tarefa 1: Criar um relatório de despesas

Quem realiza essa tarefa?	Todos os funcionários
Onde o trabalho acontece?	No escritório, nos locais do cliente ou em trânsito
Quando o trabalho acontece?	Ad hoc. Alguns funcionários realizam essa atividade pelo menos semanalmente. Outros podem realizá-la uma ou duas vezes por ano.
Online ou offline?	Atualmente, ela é realizada no papel, mas a equipe deseja fazê-la digitalmente. A inserção de dados pode ser feita offline quando não é possível se conectar. Os vendedores não querem se conectar para começar a registrar seus recibos e despesas. (Por exemplo, eles podem preferir fazer isso em uma viagem de avião para casa.)
Dispositivos?	Celular, tablet, notebook ou desktop

Próxima etapa: quais atividades estão sendo realizadas?

Observação

Você pode nos falar mais sobre suas preferências de idioma para documentação? Faça uma pesquisa rápida. (Observe que esta pesquisa está em inglês)

A pesquisa levará cerca de sete minutos. Nenhum dado pessoal é coletado (política de privacidade).