Criar um fluxo para gerenciar as aprovações de projetoCreate a flow to manage project approvals

Observação: este artigo faz parte de uma série de tutoriais sobre como usar o PowerApps, o Microsoft Flow e o Power BI com o SharePoint Online.Note: This article is part of a tutorial series on using PowerApps, Microsoft Flow, and Power BI with SharePoint Online. Certifique-se de ler a Introdução da série para ter uma noção da visão geral, bem como dos downloads relacionados.Make sure you read the series introduction to get a sense of the big picture, as well as related downloads.

Nesta tarefa, criaremos um fluxo que orienta o processo de aprovação de projetos.In this task we'll create a flow that drives the process of approving projects. O Microsoft Flow é integrado ao SharePoint, portanto, é fácil criar um fluxo diretamente de uma lista.Microsoft Flow is integrated with SharePoint, so it's easy to create a flow directly from a list. O fluxo que criaremos é disparado quando um item é adicionado à lista Solicitações de Projeto.The flow we'll create is triggered when an item is added to the Project Requests list. O fluxo envia um email para o aprovador do projeto, que aprova ou rejeita a solicitação diretamente no email.The flow sends an email to the project approver, who approves or rejects the request directly in email. O fluxo, em seguida, envia um email de aprovação ou rejeição ao solicitante do projeto e atualiza nossas listas do SharePoint adequadamente.The flow then sends an approval or rejection email to the project requestor and updates our SharePoint lists appropriately.

Etapa 1: configurar o modelo de fluxoStep 1: Configure the flow template

  1. Na lista Solicitações de Projeto, clique ou toque em Fluxo e em Criar um fluxo.In the Project Requests list, click or tap Flow, then Create a flow.

    Criar um fluxo

  2. No painel direito, clique ou toque em Inicie a aprovação quando um novo item for adicionado.In the right pane, click or tap Start approval when a new item is added.

    Criar um fluxo de aprovação

  3. Se você ainda não tiver entrado, entre no SharePoint e no Outlook e clique ou toque em Continuar.If you're not already signed in, sign into SharePoint and Outlook, then click or tap Continue.

    Entrar para usar o modelo

    Agora você vê o modelo para este fluxo, pronto para ser preenchido.You now see the template for this flow, ready for you to complete. As caixas no fluxo representam etapas.The boxes in the flow represent steps. Elas recebem entradas de etapas anteriores, bem como de entradas que você fornecer.They take input from previous steps, as well as input that you provide. Cada etapa pode então fornecer uma saída para as etapas subsequentes.Each step can then provide output to subsequent steps.

    Modelo de aprovação

  4. Na caixa Atribuído a, insira um nome que seja válido em seu locatário.In the Assigned To box, enter a name that is valid in your tenant.

    Contato de email de aprovação

    A próxima caixa no fluxo responde à decisão do aprovador do projeto e direciona o fluxo para uma das duas ramificações: Se sim ou Se não.The next box in the flow responds to the project approver's decision and routes the flow to one of two branches: If yes or If no.

    Condição de aprovação

Etapa 2: Criar ações para Aprovar = simStep 2: Create actions for Approve = yes

Por padrão, essa ramificação envia um email de aprovação ao solicitante.By default, this branch sends an approval email to the requestor. Vamos atualizar também a lista de Solicitações de Projeto e adicionar um item à lista Detalhes do Projeto porque o projeto foi aprovado.We'll also update the Project Requests list, and add an item to the Project Details list because the project has been approved.

  1. Na ramificação Se sim, clique ou toque em Informar criador do item sobre a aprovação e, em seguida, em Editar, para ver as opções padrão do email enviado ao solicitante.In the If yes branch, click or tap Inform item creator of approval, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar configurações de email

  2. Por padrão, um email é enviado para a pessoa que criou o item de lista, com a linha do assunto e corpo da mensagem que você vê.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Você pode atualizá-los se desejar.You can update these if you like.

    Configurações de email padrão

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.Click or tap Add an Action.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Ação Atualizar item

  5. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de Atualizar item

  6. Selecione a caixa ID e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

    O conteúdo dinâmico está disponível em todo o fluxo, com base nas etapas anteriores.Dynamic content is available throughout the flow, based on previous steps. Nesse caso, as informações da lista do SharePoint estão disponíveis e podemos usá-las nas ações que criamos.In this case, the SharePoint list information is available, and we can use it in the actions that we create.

  7. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  8. Na caixa Aprovado, digite “Sim”.In the Approved box, enter "Yes". Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.This part of the flow should now look like the following image.

    Atualização de lista

  9. Clique ou toque em Adicionar uma Ação novamente.Click or tap Add an Action again. Neste momento, adicionaremos um item à lista Detalhes do Projeto para o projeto que foi aprovado.This time we'll add an item to the Project Details list for the project that was approved.

    Adicionar uma ação

  10. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e selecione SharePoint – Criar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then select SharePoint – Create item.

    Ação Criar item

  11. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de Criar item

  12. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  13. Selecione a caixa RequestId e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.Select the RequestId box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

  14. Na caixa PMAssigned, insira “Não Atribuído”.In the PMAssigned box, enter "Unassigned". Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.This part of the flow should now look like the following image.

    Criar item concluído

Etapa 3: Examinar a ação para Aprovar = nãoStep 3: Review action for Approve = no

Por padrão, essa ramificação envia um email de rejeição ao solicitante.By default, this branch sends a rejection email to the requestor. Também atualizaremos a lista de Solicitações de Projeto.We'll also update the Project Requests list. O projeto não avançará, por isso não adicionaremos um item à lista Detalhes do Projeto.The project isn't moving forward, so we don't add an item to the Project Details list.

  1. Na ramificação Se não, clique ou toque em Informar criador do item sobre a rejeição e, em seguida, em Editar, para ver as opções padrão do email enviado ao solicitante.In the If no branch, click or tap Inform item creator of rejection, then Edit to see the default options for the email sent to the requestor.

    Editar configurações de email

  2. Por padrão, um email é enviado para a pessoa que criou o item de lista, com a linha do assunto e corpo da mensagem que você vê.By default, an email is sent to the person who created the list item, with the subject line and message body that you see. Você pode atualizá-los se desejar.You can update these if you like.

    Configurações de email padrão

  3. Clique ou toque em Adicionar uma Ação.Click or tap Add an Action.

    Adicionar uma ação

  4. Em Escolher uma ação, pesquise por “SharePoint” e clique ou toque em SharePoint – Atualizar item.Under Choose an action, search for "SharePoint", then click or tap SharePoint – Update item.

    Ação Atualizar item

  5. Insira o nome da lista e a URL do site do SharePoint.Enter the SharePoint site URL and list name.

    Parâmetros de Atualizar item

  6. Selecione a caixa ID e clique ou toque em ID na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico.Select the Id box, then click or tap ID in the dynamic content dialog box.

    Conteúdo dinâmico de ID da lista

  7. Selecione a caixa Título, pesquise por "Título" na caixa de diálogo de conteúdo dinâmico e clique ou toque em Título.Select the Title box, search for "Title" in the dynamic content dialog box, then click or tap Title.

    Conteúdo dinâmico do título de lista

  8. Na caixa Aprovado, digite “Não”.In the Approved box, enter "No". Agora essa parte do fluxo deve ser semelhante à imagem a seguir.This part of the flow should now look like the following image.

    Atualização de lista

  9. Na parte superior direita da tela, clique ou toque em Criar fluxo e em Concluído.At the top right of the screen, click or tap Create flow, then Done.

    Botão Concluído

    O fluxo agora está concluído e deve se parecer com a imagem a seguir se você recolher as caixas.The flow is now complete, and it should look like the following image if you collapse the boxes.

    Fluxo concluído

Etapa 4: executar o fluxo de aprovaçãoStep 4: Run the approval flow

  1. Na lista Solicitações de Projeto, clique em Edição Rápida e adicione um item como o seguinte:In the Project Requests list, click Quick Edit and add an item like the following:

    • Título = "Novo monitor para Megan"Title = "New monitor for Megan"
    • Aprovado = "Pendente"Approved = "Pending"
    • Descrição = "Giovanni precisa um monitor de 24""Description = "Megan needs a 24" monitor"
    • EstimatedDays = "1"EstimatedDays = "1"
    • ProjectType = "Novo hardware"ProjectType = "New hardware"
    • RequestDate = "02/03/2017"RequestDate = "02/03/2017"
    • Solicitante = "Megan Bowen"Requestor = "Megan Bowen"

      Item adicionado à lista

  2. Clique em Concluído na parte superior da página quando terminar.Click Done at the top of the page when you're finished.

    Marca de seleção de Concluído

  3. Verifique a caixa de entrada da conta de email do aprovador.Check the inbox of the approver's email account. Você deve ter um email com o seguinte.You should have an email like the following.

    Email para Allan Deyoung

  4. Após clicar em Aprovar ou Rejeitar, o fluxo executa outro processo e você recebe comentários como o a seguir diretamente no email.After you click Approve or Reject, the flow runs another process, and you get feedback like the following, directly in the email.

    Ação de aprovação concluída

  5. O fluxo envia um email para Megan com a resposta de Allan, como na imagem a seguir.The flow sends an email to Megan with Allan's response, as in the following image. Esse email vem de Megan porque ela é a proprietária do fluxo.This email comes from Megan because she owns the flow.

    Email para Megan Bowen

Próximas etapasNext steps

A próxima etapa nesta série de tutoriais é criar um aplicativo para gerenciar projetos.The next step in this tutorial series is to create an app to manage projects.