Adicionar ou modificar itens de trabalho em massa com o Excel

Quando você tem muitos itens de trabalho para adicionar ou modificar, o uso do Excel pode economizar seu tempo. Use uma lista plana para adicionar ou modificar diversos tipos de item de trabalho em massa de uma só vez, como itens de lista de pendências, tarefas, bugs ou problemas. Use uma lista de árvore para adicionar ou modificar itens de trabalho em massa e seus links pai/filho.

Também é possível adicionar e modificar itens de trabalho em massa usando o Microsoft Project.

Adicionar itens de trabalho usando uma lista plana

1. Se você não tiver o Microsoft Excel 2007 ou uma versão mais recente, instale-o.

2. Se não tiver instalado o Visual Studio ou o Team Explorer, será necessário instalar uma destas versões para obter o suplemento Team Foundation para Excel.

3. No Excel, comece com uma planilha em branco. Se você não vir a faixa de opções Equipe (ou o menu Equipe se usar o Excel 2007), consulte a etapa 2.

   

   Dica

   Se a faixa de opções Equipe não for mais exibida, talvez seja necessário reabilitá-la.

4. Conecte ao TFS e ao projeto da equipe em que você deseja adicionar itens de trabalho. Se você não conseguir se conectar, seja adicionado como membro da equipe.

   

   Se essa for a sua primeira vez se conectando ao TFS do Excel, talvez você precise adicionar o TFS à lista de servidores reconhecidos.

   

5. Agora, a planilha está associada ao projeto da equipe como uma lista plana. Isso significa que é possível adicionar itens de trabalho ao projeto da equipe da planilha ou adicionar itens de trabalho à planilha do projeto da equipe.

   

6. Especifique os títulos dos itens de trabalho que você deseja adicionar e seu tipo de item de trabalho.

   

   Observe como os campos Estado e Motivo são preenchidos automaticamente com valores padrão.

7. Publique a planilha.

   

   Verifique se o cursor está em uma célula que contém dados. Do contrário, o botão Publicar pode ficar desabilitado.

   Observe como as IDs agora estão atribuídas aos itens de trabalho.

   

8. Além disso, observe como é possível abrir um item de trabalho no Team Web Access para adicionar mais informações.

   

   

É possível fazer alterações em itens de trabalho no Excel, no Project, no Team Web Access ou no Team Explorer do Visual Studio.

Siga estas dicas para manter o trabalho sincronizado:

Ao abrir uma planilha salva pela primeira vez, use (Atualizar) para baixar os dados mais recentes do TFS. Insira dados dos campos adicionais à planilha, incluindo colunas, usando Escolher Colunas. Para evitar conflitos de dados, sempre publique as adições e as modificações. Para evitar a perda de dados antes de publicar ou atualizar, salve a pasta de trabalho periodicamente.

Adicionar itens de lista de pendências e tarefas e seus links pai/filho usando uma lista de árvore

É possível adicionar uma lista aninhada de itens de trabalho, como uma estrutura detalhada ou um conjunto hierárquico de histórias de usuários e experiências de clientes. Por exemplo, é possível adicionar uma lista aninhada de tarefas, subtarefas e bugs, como mostrado na ilustração a seguir, ou tarefas vinculadas a itens de lista de pendências, como descrito nas etapas a seguir.

A lista de árvore mostra como o layout da coluna exibe links pai/filho

1. Siga as etapas de 1 a 6 do procedimento anterior.

2. Converta a lista plana em uma lista de árvore adicionando um nível de árvore.

   

   Observe que agora o tipo de lista está identificado como Árvore e foi inserida uma coluna adicional Título 2.

   

3. Insira títulos para itens de lista de pendências em Título 1 e, para tarefas, em Título 2. Além disso, selecione o tipo de item de trabalho correspondente para cada um.

   

4. Publique a planilha.

   

   O TFS atribui IDs a cada item de trabalho e cria links pai/filho para cada tarefa listada em um item de lista de pendências.

   

Dicas úteis durante o trabalho com uma lista de árvore: O TFS interpreta os dados nas colunas Título para determinar o padrão de links entre itens de trabalho. Quando você publica alterações, qualquer uma das condições a seguir pode resultar em erro, em link inválido ou na criação de um link de árvore entre itens de trabalho incorretos: Uma linha entre itens de trabalho pai e filho está em branco. O Título de um item de trabalho está na coluna errada. Não se esqueça de inserir um título para cada item de trabalho filho. Em uma linha, várias colunas Título contêm dados. Insira texto em apenas uma das colunas de título em cada linha. A lista foi classificada. Não classifique uma lista de árvore. A classificação de uma lista de árvore pode alterar as relações de vinculações hierárquicas. Se classificar uma lista de árvore, será possível se recuperar dessa operação atualizando imediatamente. Para resolver um erro, consulte Resolver links inválidos em uma lista de árvore do Excel. É possível usar ou para demonstrar ou promover um item de trabalho na hierarquia da árvore. Verifique se a coluna à esquerda ou à direita do título do item de trabalho pai é uma coluna Título. O cabeçalho no alto da coluna deve mostrar Título <número>. Do contrário, adicione um nível de árvore. Um item de trabalho vinculado pai/filho só pode ter um pai. Não é possível adicionar a mesma tarefa de item de trabalho a dois itens de lista de pendências. Em vez disso, você precisa definir tarefas de item de trabalho distintas. Se você receber o erro TF208104, as alterações feitas nos campos serão publicadas, mas todas as alterações feitas na hierarquia de vinculação não serão. Pelo menos uma das relações de vinculação definidas para o item de trabalho é bloqueada por outro processo, como a integração do Project Server. Para obter mais informações, consulte Addressing Error TF208104: Hierarchical Link Relationship Is Locked. Ao mover um item de trabalho, não se esqueça de selecionar toda a linha da tabela.

P e R

P: Posso usar o Excel ao trabalhar apenas no cliente Web: Team Web Access ou Visual Studio Online?

R: Sim. Não é possível abrir uma consulta pelo cliente Web, mas é possível abri-la pelo Excel. Para usar o Excel, você deve obter o suplemento do Team Foundation, instalado quando o Visual Studio ou o Team Explorer é instalado. Se você não tiver uma dessas versões instaladas, instale-a agora mesmo. A instalação do Team Explorer é gratuita.

Depois de instalar o Team Explorer, abra o Excel e procure o menu ou a faixa de opções Equipe.

P: Que tipo de lista devo usar?

R: Use a tabela a seguir como guia para selecionar a estrutura da lista.

Tarefa	Estrutura da lista	Atualização da lista
Criar e publicar muitos itens de trabalho não relacionados	Lista plana	Lista de entrada
Realizar edições em massa em muitos itens de trabalho não relacionados	Lista plana	Lista de consulta ou lista de entrada
Realizar edições em massa em muitos itens de trabalho e em seus itens de trabalho relacionados ou dependentes	Lista de árvore	Lista de consulta
Realizar planejamento de cima para baixo e publicar itens de trabalho vinculados pai/filho	Lista de árvore	Lista de entrada
Exibir e modificar a hierarquia e as relações de vinculação pai/filho de muitos itens de trabalho	Lista de árvore	Lista de consulta
Examinar relatórios com base em um conjunto filtrado de itens de trabalho que mudam com o passar do tempo	Lista plana ou de árvore	Lista de consulta

P: Como habilito o grupo Árvore de comandos?

R: Se os comandos do grupo Árvore não estiverem disponíveis, a planilha será configurada como uma lista plana. É possível converter a lista plana em uma lista de árvore, como descrito na etapa 2 em Adicionar itens de lista de pendências e tarefas e seus links pai/filho usando uma lista de árvore.

P: Como converto uma lista de árvore em uma lista plana?

R: Primeiro, publique todas as alterações feitas. Em seguida, na faixa de opções Equipe, escolha Configurar Lista e Atualizar somente itens de trabalho. Isso nivelará a estrutura da árvore e alterará a lista de consulta para uma lista de entrada.

P: Como removo um nível de árvore?

R: Remova todo conteúdo inserido na coluna Título número no nível de árvore que você deseja remover (a coluna de maior número) e aplique Atualizar à planilha.

Dica

Sempre publique alterações feitas por você em itens de trabalho antes de remover um nível de árvore.A remoção de um nível de árvore requer uma atualização, que substitui os dados na lista de itens de trabalho.Você perderá todos os dados não publicados.

P: Como converto uma lista de entrada em uma lista de consulta?

R: Na faixa de opções Equipe, escolha Configurar Lista e selecione a consulta que você deseja usar. A planilha será atualizada apenas com os itens de trabalho retornados pela consulta. Além disso, se você selecionar uma consulta de árvore, a lista se tornará uma lista de árvore.

P: Como adiciono itens de trabalho existentes à minha lista?

R: Se estiver trabalhando com uma lista de entrada sem consulta, você poderá adicionar itens de trabalho escolhendo na faixa de opções Equipe.

P: Posso usar as funções recortar e colar do Excel?

R: Sim. É possível usar muitos recursos do Excel, como cortar, colar, preenchimento automático, formatar, classificar (somente lista plana), filtrar e adicionar fórmulas.

Você pode recortar e colar linhas em itens de ressequência em uma lista e alterar as relações de vinculação entre itens de trabalho.

Para arrastar um item de trabalho, selecione o item de trabalho ou o conjunto contíguo de itens de trabalho que você deseja mover, abra o menu de contexto e escolha Selecionar, Linha de Tabela, aponte para a borda da seleção e, quando o ponteiro se tornar um ponteiro de movimento , arraste a linha para outro local.

Dica

Quando você atualiza a lista de itens de trabalho, nem todos os formatos podem ser mantidos.Por exemplo, os formatos de data são definidos pelo TFS.Todas as alterações feitas por você em um campo de formato de data serão substituídas pelo formato de data usado pelo TFS.

P: Como atualizo rapidamente um conjunto selecionado de itens de trabalho?

R: Selecione os itens de trabalho listados em uma consulta de item de trabalho no Team Explorer, abra o menu de contexto de um dos itens de trabalho selecionados e escolha Abrir Seleção no Microsoft Excel ou o ícone do Excel na barra de ferramentas.

P: Posso usar o Excel para Mac?

R: Não. Para obter o suplemento do Team Foundation, você precisa usar o Excel no mesmo computador em que instalou o Visual Studio ou o Team Explorer. Esses aplicativos requerem um sistema operacional Windows.

P: Como resolvo erros de publicação?

R: Consulte estes tópicos para resolver um conflito de dados, um erro de validação de dados ou um link inválido.

P: Como desabilito o suplemento do Team Foundation?

R: Se você quiser desabilitar o suplemento, consulte Adicionar ou remover um suplemento.

P: Quais outras ferramentas posso usar para modificar itens de trabalho em massa?

R: É possível usar o Team Web Access ou o Project.

P: Deseja dicas para trabalhar no Excel?

R: Consulte Tarefas básicas no Excel.