Noções Básicas sobre Marcas e Diretivas de Retenção
Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3
Tópico modificado em: 2016-11-28
Gerenciamento de registros de mensagens (MRM) é a tecnologia de gerenciamento de registros do Microsoft Exchange Server 2010 que ajuda as organizações na redução dos riscos legais associados a emails e outras comunicações. Com o MRM fica mais fácil manter mensagens necessárias para conformidade com políticas da empresa, regulamentações do governo ou necessidades legais, e remover conteúdo que não tenha valor legal ou de negócios.
As organizações formulam diretivas de MRM que especificam o período de retenção de diferentes classes de mensagens de email. No entanto, no passado, a aplicação dessas diretivas muitas vezes era uma tarefa desafiadora. As tentativas de automatizar o processo de MRM tiveram sucesso limitado. A funcionalidade MRM no Exchange 2010 indica esses desafios.
Procurando tarefas de gerenciamento relacionadas a MRM? Consulte Implantando o gerenciamento de registros de mensagens.
Sumário
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Requisitos
Marcas de retenção
Diretivas de Retenção
Assistente de Pasta Gerenciada
Suspensão de retenção
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
O MRM no Exchange 2010 é feito com o uso de marcas de retenção e políticas de retenção. Antes de discutir os detalhes sobre cada um desses recursos de retenção, é importante saber como os recursos são usados em toda a estratégia de MRM do Exchange 2010. Essa estratégia é baseada no seguinte:
Atribuição de marcas de diretiva de retenção (RPTs) a pastas padrão, como a caixa de entrada.
Aplicação de DPTs (marcas de política padrão) a caixas de correio para gerenciar a retenção de todos os itens sem marca.
Permissão para o usuário atribuir marcas pessoais a pastas personalizadas e itens individuais.
Separação da funcionalidade de MRM a partir dos hábitos de gerenciamento e arquivamento da caixa de entrada do usuário. Os usuários não são obrigados a arquivar mensagens em pastas gerenciadas com base em requisitos de retenção. Mensagens individuais podem ter uma marca de retenção diferente em relação à aplicada à pasta em que estão localizadas.
A figura a seguir ilustra as tarefas envolvidas na implementação dessa estratégia.
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Requisitos
A tabela a seguir mostra os requisitos para o servidor de Caixa de Correio e o aplicativo cliente.
Requisitos de políticas de retenção e marcas de retenção
| Local | Requisito |
|---|---|
Servidor de Caixa de Correio |
Exchange 2010 é necessário. |
Aplicativo cliente (para exibir as marcas de retenção e aplicar as marcas pessoais) |
Somente os usuários do Microsoft Outlook 2010 e do Microsoft Office Outlook Web App aplicam marcas pessoais e exibem as marcas de retenção aplicadas aos seus itens ou pastas de caixa de correio. Dica Como as políticas de retenção são processadas em servidores de Caixa de Correio, elas são independentes da versão do Outlook utilizada pelos usuários de sua organização. Você pode ainda aplicar as políticas de retenção a caixas de correio de usuário executando o Microsoft Office Outlook 2007 e anteriores. Nesses casos, as RPTs na política são aplicadas às pastas padrão em sua caixa de correio, e a DPT é aplicada a itens de caixa de correio sem marcas. |
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Marcas de retenção
Como mostrado na figura anterior, as marcas de retenção são usadas para aplicar configurações de retenção a pastas e itens individuais, como mensagens de email e caixa postal. Essas configurações especificam por quanto tempo uma mensagem fica em uma caixa de entrada e a ação a ser tomada quando a mensagem atinge o período de retenção especificado. Quando uma mensagem alcança seu tempo de retenção, ela é movida para o arquivo morto pessoal ou excluída.
Ao contrário das pastas gerenciadas (o recurso MRM apresentado no Exchange Server 2007), as marcas de retenção permitem que os usuários marquem suas próprias pastas de caixa de correio e itens individuais para retenção. Os usuários não precisam mais ter itens de arquivo em pastas gerenciadas fornecidas por um administrador com base nos requisitos de retenção de mensagens.
Dica
As pastas gerenciadas ainda estão disponíveis no Exchange 2010. Para saber mais, confira Noções Básicas Sobre Pastas Gerenciadas.
Tipos de marcas de retenção
Existem três tipos de marcas de retenção:
Marcas de política padrão As DPTs se aplicam a itens de caixa de correio sem marca de toda a caixa de correio. O itens sem marcas são os de caixa de correio que ainda não têm uma marca de retenção aplicada, por herança da pasta em que se encontram ou pelo usuário.
Marcas de política de retenção As RPTs aplicam configurações de retenção a pastas padrão como Caixa de Entrada, Itens Excluídos e Itens Enviados. Os itens de caixa de entrada em uma pasta padrão com uma RPT aplicada herdam a marca da pasta. Os usuários não podem aplicar ou alterar uma RPT aplicada a uma pasta padrão, mas podem aplicar uma marca diferente aos itens de uma pasta padrão.
Você pode criar RPTs para as pastas mostradas na tabela a seguir.
Pastas nas quais podem ser criadas RPTs
Nome da pasta Detalhes Calendário
Essa pasta padrão é usada para armazenar compromissos e reuniões.
Importante
RPTs para as pastas padrão Calendário e Tarefas são suportados no Microsoft Exchange Server 2010 SP2 RU4. Para detalhes, consulte o artigo do Blog da Equipe do Exchange Server Suporte a Marca de Retenção de Calendário e Tarefas no Exchange 2010 SP2 RU4.
Histórico de Conversa
Essa pasta é criada pelo Microsoft Lync (anteriormente Microsoft Office Communicator). Embora não tratada como uma pasta padrão pelo Outlook, ela é tratada como uma pasta especial pelo Exchange e pode ter RPTs aplicadas.
Itens Excluídos
Essa pasta padrão é usada para armazenar itens excluídos de outras pastas na caixa de correio. Os usuários do Outlook e do Outlook Web App podem esvaziar essa pasta manualmente. Os usuários podem também configurar o Outlook para esvaziar a pasta no fechamento do Outlook.
Rascunhos
Essa pasta padrão é usada para armazenar mensagens de rascunho que ainda não foram enviadas pelo usuário. O Outlook Web App também usa essa pasta para salvar mensagens que foram enviadas pelo usuário, mas não enviadas ao servidor de Transporte de Borda.
Caixa de Entrada
Essa pasta padrão é usada para armazenar mensagens entregues a uma caixa de correio.
Diário
Essa pasta padrão contém ações selecionadas pelo usuário. Essas ações são automaticamente gravadas pelo Outlook e colocadas em uma exibição de linha de tempo.
Lixo Eletrônico
Essa pasta padrão é usada para salvar mensagens marcadas como lixo eletrônico pelo filtro de conteúdo em um servidor do Exchange ou por um filtro antispam no Outlook.
Notas
Essa pasta contém notas criadas pelos usuários no Outlook. Essas notas estão também visíveis no Outlook Web App. As RPTs da pasta Notas têm suporte apenas no Exchange 2010 SP1.
Caixa de Saída
Essa pasta padrão é usada para armazenar mensagens temporariamente enviadas pelo usuário até elas serem enviadas a um servidor de Transporte de Hub. Uma cópia das mensagens enviadas é salva na pasta padrão Itens Enviados. Como as mensagens geralmente permanecem nessa pasta por um breve período, não é necessário criar uma RPT para essa pasta.
Alimentações RSS
Essa pasta padrão contém feeds RSS.
Itens Recuperáveis
Esta é uma pasta oculta na subárvore Não IPM. Ela contém as subpastas Exclusões, Versões, Remoções e Auditorias. As marcas de retenção dessa pasta movem itens da pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio principal do usuário para a pasta Itens Recuperáveis da caixa de correio de arquivo morto do usuário. Apenas a ação de retenção Mover para o arquivo morto pode ser atribuída a marcas para essa pasta. Para saber mais, confira Informações sobre itens recuperáveis.
Itens Enviados
Essa pasta padrão é usada para armazenar mensagens enviadas a um servidor de Transporte de Hub.
Problemas de Sincronização
Essa pasta contém logs de sincronização. Para saber mais, consulte Synchronization error folders.
Tarefas
Essa pasta padrão contém itens de tarefa. As mensagens que são sinalizadas por um usuário também aparecem no modo de exibição da Lista de Afazeres. No entanto, essas mensagens não são itens de tarefa e não residem na pasta Tarefas.
Para criar uma RPT para a pasta Tarefas, você precisa usar o Shell de Gerenciamento do Exchange. Para saber mais, confira New-RetentionPolicyTag.
> [!IMPORTANT] > RPTs para as pastas padrão Calendário e Tarefas são suportados no Exchange Server 2010 SP2 RU4. Para detalhes, consulte o artigo do Blog da Equipe do Exchange Server <A href="https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=263478">Suporte a Marca de Retenção de Calendário e Tarefas no Exchange 2010 SP2 RU4</A>.> [!IMPORTANT] > Não é possível incluir mais de uma RPT para o mesmo tipo de pasta padrão em uma diretiva de retenção. Por exemplo, se uma diretiva de retenção tiver uma marca de Caixa de Entrada, você não poderá adicionar outra RPT do tipo Caixa de Entrada a essa diretiva de retenção.<BR>Não é possível aplicar RPTs à pasta Contatos.Marcas pessoais Marcas pessoais estão disponíveis para os usuários do Outlook 2010 e do Outlook Web App como parte de sua diretiva de retenção. Os usuários podem aplicar marcas pessoais a pastas criadas por eles ou a itens individuais, mesmo se esses itens já tiverem uma marca diferente aplicada. No Outlook 2010 e no Outlook Web App, as marcas pessoais com a ação Mover para o arquivo morto aparecem como Política de arquivo morto, e marcas pessoais com a ação Excluir e permitir recuperação ou Excluir permanentemente aparecem como Política de retenção, como mostra a figura a seguir.
Marcas pessoais no Outlook 2010 e no Outlook Web App
Mensagens que tenham uma marca pessoal aplicada sempre são processadas com base nas configurações da marca pessoal. Dependendo das marcas pessoais que você criar, os usuários podem aplicar uma marca pessoal a uma mensagem para que ela seja movida ou excluída mais cedo ou mais tarde do que as configurações especificadas na DPT ou nas RPTs aplicadas à caixa de correio desse usuário. Também é possível criar marcas pessoais com a retenção desabilitada. Isso permite aos usuários marcar itens para que eles nunca sejam movidos para um arquivo morto ou nunca expirem.
Dica
Os usuários podem aplicar políticas de arquivo morto a pastas padrão, pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais. Os usuários podem aplicar uma política de retenção a pastas ou subpastas criadas pelos usuários e a itens individuais (incluindo subpastas e itens em uma pasta padrão), mas não a pastas padrão.
No Exchange 2010 SP1, os usuários podem utilizar o ECP (Painel de Controle do Exchange) para selecionar marcas pessoais adicionais que não estejam vinculadas à sua política de retenção. As marcas selecionadas ficam disponíveis no Outlook 2010 e no Outlook Web App. Para permitir que os usuários selecionem marcas adicionais pelo ECP, adicione Função MyRetentionPolicies à política de atribuição de função do usuário. Para saber mais sobre as políticas de atribuição de funções para usuários, consulte Entendendo as Diretivas de Atribuições de Função de Gerenciamento. Se você permitir que os usuários selecionem marcas pessoais adicionais, todas as marcas pessoais em sua organização do Exchange ficam à disposição deles.
Dica
As marcas pessoais são um recurso premium. As caixas de correio com políticas que incluam essas marcas (ou resultantes da adição dessas marcas às caixas de correio por parte dos usuários) exigem uma CAL (licença de acesso para cliente) do Exchange Enterprise.
Limite de tempo de retenção e ações de retenção
Quando você habilita uma marca de retenção, você deve especificar um tempo de retenção para a marca. Esse tempo indica o número de dias para reter uma mensagem após ela chegar na caixa de correio do usuário.
O tempo de retenção para itens não recorrentes (como mensagens de email) é calculado de maneira diferente dos itens que têm uma data final ou itens recorrentes (como reuniões e tarefas). Para saber como o tempo de retenção é calculado para tipos diferentes de itens, consulte Como a idade de retenção é calculada.
Você pode também criar marcas de retenção com a retenção desabilitada ou desabilitar marcas após elas serem criadas. Como as mensagens com uma marca desabilitada aplicada não são processadas pelo Assistente de Pasta Gerenciada, nenhuma ação de retenção é executada. Como resultado, os usuários podem utilizar uma marca pessoal desabilitada como uma marca Nunca Mover ou Nunca Excluir para substituir uma DPT ou RPT que de outra forma se aplicaria à mensagem.
Ao criar ou configurar uma RPT, você pode selecionar uma das seguintes ações para especificar qual ação de retenção deve ser executada quando um item de caixa de correio atinge seu tempo de retenção:
Mover para Arquivo Morto Essa ação move uma mensagem para a caixa de correio de arquivo morto do usuário. As marcas com essa ação aplicada são conhecidas como marcas de arquivo morto. As mensagens são movidas para uma pasta na caixa de correio de arquivo morto que tem o mesmo nome da pasta de origem na caixa de correio principal do usuário. Isso permite que os usuários localizem mensagens facilmente em sua caixa de correio de arquivo morto. A ação Mover para Arquivo Morto está disponível apenas para as DPTs e as marcas pessoais. Não é possível criar uma RPT com a ação Mover para Arquivo Morto. Se o usuário da caixa de correio não tiver uma caixa de correio de arquivo morto, nenhuma ação será executada. Para saber mais sobre caixas de correio de arquivo morto, consulte Noções Básicas Sobre Arquivos Pessoais.
Excluir e Permitir Recuperação Essa ação emula o comportamento quando a pasta Itens Excluídos é esvaziada. As marcas com essa ação aplicada são conhecidas como marcas de exclusão. Quando essa ação ocorre, e a retenção de item excluído é configurada para o banco de dados de caixa de correio ou o usuário, as mensagens são movidas para a pasta Itens Recuperáveis. A pasta Itens Recuperáveis (anteriormente conhecida como dumpster) dá ao usuário outra chance de recuperar as mensagens excluídas. Para fazer isso, o usuário deverá acessar a caixa de diálogo Recuperar Itens Excluídos no Outlook 2010 ou no Outlook Web App. Para saber mais sobre itens recuperáveis, consulte Informações sobre itens recuperáveis.
Excluir Permanentemente Essa ação exclui permanentemente uma mensagem. Assim como as marcas com a ação Excluir e Permitir Recuperação, as marcas com essa ação aplicada são conhecidas como marcas de exclusão. Quando essa ação é aplicada a uma mensagem, ela é removida da caixa de entrada. Essa ação é como uma mensagem excluída sendo removida da pasta Itens Recuperáveis. Depois que isso acontecer, o usuário não poderá mais recuperar a mensagem.
Marcar como fora do limite de retenção Esta ação não está disponível no EMC (Console de Gerenciamento do Exchange); é necessário usar o Shell. A ação marca uma mensagem como expirada depois que ela atinge seu período de retenção. No Outlook 2010 e no Outlook Web App, os itens expirados são exibidos com a notificação declarando 'Este item expirou' e 'Este item vai expirar em 0 dias'. No Outlook 2007, os itens marcados como expirados são mostrados como texto tachado.
Importante
Se a retenção de litígio estiver habilitada para um usuário de caixa de correio, os itens excluídos permanentemente serão retidos na pasta Itens Recuperáveis até a retenção de litígio ser removida. A Pesquisa em Várias Caixas de Correio irá ainda retornar mensagens excluídas permanentemente nos resultados da pesquisa. Para saber mais, consulte Entendendo a Retenção de Litígio e Noções Básicas Sobre Pesquisa em Várias Caixas de Correio.
Se uma recuperação de item único estiver habilitada para a caixa de correio, os itens excluídos permanentemente serão retidos na pasta Itens Recuperáveis até o período de retenção de item excluído para o banco de dados de caixa de correio (ou o período de retenção de item excluído para a caixa de correio, se especificado) ser atingido. Para saber mais, confira Informações sobre itens recuperáveis.
No Exchange 2010 SP1, as ações Mover para a pasta Itens Excluídos e Mover para uma Pasta Personalizada Gerenciada foram removidas das marcas de retenção.
Para detalhes sobre como criar marcas de retenção, consulte Criar uma Marca de Retenção.
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Diretivas de Retenção
Você pode usar diretivas de retenção para agrupar uma ou mais marcas de retenção e aplicá-las a caixas de correio. Uma caixa de correio não pode ter mais de uma diretiva de retenção. As marcas de retenção podem ser vinculadas a uma política de retenção ou desvinculadas dela a qualquer momento, e as alterações automaticamente entram em vigor para todas as caixas de correio que tenham a política aplicada.
Uma diretiva de retenção pode ter as seguintes marcas de retenção:
Uma ou mais RPTs para pastas padrão suportadas
Dica
Não é possível vincular mais de uma RPT para uma pasta padrão particular (como Itens Excluídos) à mesma diretiva de retenção.
Uma DPT com a ação Mover para Arquivo Morto
Uma DPT com a ação Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente
Uma DPT para mensagens de caixa postal no Exchange 2010 SP1
Qualquer número de marcas pessoais
Embora seja possível adicionar qualquer número de marcas pessoais a uma diretiva de retenção, tem muitas marcas pessoais com diferentes configurações de retenção pode confundir os usuários. Recomendamos vincular no máximo 10 marcas pessoais a uma diretiva de retenção.
Dica
Embora uma diretiva de retenção não precise ter nenhuma marca de retenção vinculada a ela, não recomendamos usar esse cenário. Se as caixas de correio com políticas de retenção não tiverem marcas de retenção vinculadas a elas, isso poderá fazer com que os itens de caixa de correio nunca expirem.
Uma política de retenção pode conter marcas de arquivo morto (marcas que movem itens para a caixa de correio de arquivo morto pessoal) e marcas de exclusão (marcas que excluem itens). Um item de caixa de correio pode ter também ambos os tipos de marcas aplicados. As caixas de correio de arquivo morto não têm uma política de retenção separada. A mesma política de retenção é aplicada à caixa de correio principal e de arquivo morto.
Ao planejar criar políticas de retenção, você deve considerar se elas incluirão as marcas de arquivo morto e exclusão. Como mencionado antes, uma política de retenção pode ter uma DPT que usa a ação Mover para Arquivo Morto e uma DPT que usa a ação Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. A DPT com a ação Mover para Arquivo Morto deve ter um tempo de retenção inferior à DPT com uma ação de exclusão. Por exemplo, você pode usar uma DPT com a ação Mover para Arquivo Morto para mover itens para a caixa de correio de arquivo morto em dois anos, e uma DPT com uma ação de exclusão para remover itens da caixa de correio em sete anos.
Para detalhes sobre como criar uma política de retenção, consulte Criar uma Política de Retenção.
Para detalhes sobre como adicionar marcas de retenção a uma política de retenção, consulte Adicionar marcas de retenção a uma diretiva de retenção.
Para obter detalhes sobre como aplicar uma diretiva de retenção às caixas de correio, consulte Aplicar uma diretiva de retenção para caixas de correio.
Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão
No Exchange 2010 SP1, a Instalação do Exchange cria a política de arquivo morto e de retenção padrão. Quando você habilitar um arquivo morto pessoal para uma caixa de correio, a Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão será automaticamente aplicada à caixa de correio se ainda não tiver uma política de retenção. Se você aplicar posteriormente uma política de retenção à caixa de correio, as marcas da Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão não estarão mais disponíveis para a caixa de correio. Os itens existentes que tenham marcas da Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão aplicadas ainda são processados e movidos para o arquivo morto ou excluídos com base na marca.
A tabela a seguir lista as marcas de retenção padrão vinculadas à Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão.
Marcas de retenção vinculadas à Política de Arquivo Morto e de Retenção Padrão no Exchange 2010 SP1
Nome Tipo Tempo de retenção (dias) Ação de retenção Padrão: mover para arquivo morto em 2 anos
DPT
730
Mover para arquivo morto
Pessoal: mover para arquivo morto em 1 ano
Marca pessoal
365
Mover para arquivo morto
Pessoal: mover para arquivo morto em 5 anos
Marca pessoal
1,825
Mover para arquivo morto
Pessoal: nunca mover para arquivo morto
Marca pessoal
NA (Not applicable)
Mover para arquivo morto
Itens Recuperáveis: mover para arquivo morto em 14 dias
Pasta Itens Recuperáveis
14
Mover para arquivo morto
Excluir em 1 semana
Marca pessoal
7
Excluir e Permitir Recuperação
Excluir em 1 mês
Marca pessoal
30
Excluir e Permitir Recuperação
Excluir em 6 meses
Marca pessoal
180
Excluir e Permitir Recuperação
Excluir em 1 ano
Marca pessoal
365
Excluir e Permitir Recuperação
Excluir em 5 anos
Marca pessoal
1,825
Excluir e Permitir Recuperação
Nunca excluir
Marca pessoal
Não aplicável
Excluir e Permitir Recuperação
Na versão RTM do Exchange 2010, a Configuração do Exchange cria a política de retenção chamada Política de Arquivo Morto Padrão. Essa política não contém marcas pessoais com a ação Excluir e Permitir Recuperação.
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Assistente de Pasta Gerenciada
O Assistente de Pasta Gerenciada, um assistente de caixa de correio executado em servidores de Caixa de Correio, processa caixas de correio que tenham uma política de retenção aplicada.
O Assistente de Pasta Gerenciada aplica a política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele marca os itens sujeitos à retenção com as marcas de retenção apropriadas e usa a ação de retenção especificada em itens que atingiram seu período de retenção.
No Exchange 2010 SP1, o Assistente de Pasta Gerenciada é um assistente baseado em limitação. Esses assistentes estão sempre em execução e não precisam ser programados. Os recursos do sistema que eles consomem são limitados. Você pode configurar o Assistente de Pasta Gerenciada para processar todas as caixas de correio em um servidor de Caixa de Correio dentro de um determinado período (conhecido como um ciclo de trabalho). Além disso, em um intervalo específico (conhecido como o ponto de verificação do ciclo de trabalho), o assistente atualiza a lista de caixas de correio a serem processadas. Durante a atualização, o assistente adiciona as caixas de correio movidas ou recém-criadas à fila. Ele também redefine a prioridade das caixas de correio existentes que não foram processadas com êxito devido a falhas e as move mais para cima na fila para que possam ser processadas durante o mesmo ciclo de trabalho.
Você pode também usar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para disparar manualmente o assistente para que processe uma caixa de correio especificada. Para mais detalhes, consulte Agendar o Assistente de pasta gerenciada.
No Exchange 2010 RTM, o Assistente de Pasta Gerenciada é executado com base em uma programação especificada. Por padrão, ele está programado para ser executado diariamente da 01h00 até às 09h00 (1:00 A.M. até 9:00 A.M.). Você pode programar o assistente para ser executado a qualquer momento quando o servidor de Caixa de Correio está relativamente ocioso ou não estiver sob carga pesada. Ao determinar uma programação para o assistente, considere outros processos que competem aos recursos de servidor de Caixa de Correio, como desfragmentação offline do banco de dados de caixa de correio e das verificações de antivírus.
Dica
O Assistente de Pasta Gerenciada não executa nenhuma ação nas mensagens não sujeitas à retenção, o que é especificado desabilitando a marca de retenção. Você pode também desabilitar uma marca de retenção para impedir temporariamente que itens com essa marca sejam processados.
Movendo itens entre pastas
Um item de caixa de correio movido de uma pasta para outra herda todas as marcas aplicadas à pasta para a qual é movido. Se um item for movido para uma pasta que não tenha uma marca atribuída, a DPT será aplicada a ela. Se o item tiver uma marca explicitamente atribuída a ele, a marca sempre prevalecerá sobre qualquer outra marca em nível de pasta ou sobre a marca padrão.
Removendo ou excluindo uma marca de retenção de uma política de retenção
Quando uma marca de retenção é removida da diretiva de retenção aplicada a uma caixa de correio, a marca não fica mais disponível ao usuário e não pode ser aplicada aos itens da caixa de correio.
Os itens existentes que receberam essa marca continuam sendo processados pelo Assistente de Pasta Gerenciada com base nessas configurações, e qualquer ação de retenção especificada na marca é aplicada a essas mensagens.
Entretanto, se você excluir a marca, a definição de marca armazenada no Active Directory será removida. Isso faz com que o Assistente de Pasta Gerenciada processe todos os itens de uma caixa de correio e marque novamente os que têm a marca removida aplicada. Dependendo do número de caixas de correio e mensagens, esse processo poderá resultar em um consumo significativo de recursos em todos os servidores de Caixa de Correio que contêm caixas de correio com diretivas de retenção que incluem a marca removida.
Importante
Se uma marca de retenção for removida de uma diretiva de retenção, qualquer item de caixa de correio existente com a marca aplicada continuará a expirar com base nas configurações da marca. Para impedir que as configurações da marca sejam aplicadas a algum item, essa marca deverá ser excluída. A exclusão de uma marca a remove de quaisquer diretivas de retenção em que está presente.
Desabilitando uma marca de retenção
Se você desabilitar a marca de retenção, o Assistente de Pasta Gerenciada ignorará os itens que tenham essa marca aplicada. Os itens que tenham uma marca de retenção para a qual a retenção está desabilitada não são nunca movidos ou excluídos, dependendo da ação de retenção especificada. Como esses itens ainda são considerados itens com marca, a DPT não é aplicada a eles. Por exemplo, se quiser solucionar problemas das configurações de marca de retenção, você poderá desabilitar temporariamente uma marca de retenção para impedir que o Assistente de Pasta Gerenciada processe mensagens com essa marca.
Dica
O período de retenção de uma marca de retenção desabilitada é exibido ao usuário como Nunca. Se o usuário marcar um item acreditando que ele nunca será excluído, habilitar a marca posteriormente poderá resultar em exclusão não intencional de itens que o usuário não queria excluir. O mesmo é verdadeiro para marcas com a ação Mover para Arquivo Morto.
Estratégia de gerenciamento de registros de mensagens
Suspensão de retenção
Quando os usuários ficam temporariamente afastados do trabalho e não têm acesso ao seu email, as configurações de retenção poderão ser aplicadas a novas mensagens antes de eles retornarem ao trabalho. Dependendo da diretiva de retenção, as mensagens podem ser excluídas ou movidas para o arquivo morto pessoal do usuário. Você pode impedir temporariamente que as diretivas de retenção processem uma caixa de correio por um determinado período colocando a caixa de correio em retenção. Ao colocar uma caixa de correio em retenção, você poderá também especificar um comentário de retenção informando o usuário de caixa de correio (ou outro usuário autorizado a acessar a caixa de correio) sobre a retenção, incluindo quando a retenção está programada para iniciar e terminar. Comentários de retenção são exibidos em clientes com suporte do Outlook. Você pode também localizar o comentário de retenção no idioma preferido do usuário.
Dica
Colocar uma caixa de correio em retenção não afeta o modo como as cotas de armazenamento de caixa de correio são processadas. Dependendo do uso da caixa de correio e das cotas de caixa de correio aplicáveis, considere aumentar temporariamente a cota de armazenamento da caixa de correio para os usuários quando eles estiverem em férias ou não tiverem acesso ao email por um longo período. Para obter mais informações sobre as cotas de armazenamento de caixa de correio, consulte Configurar cotas de armazenamento para uma caixa de correio.
Durante as longas ausências do trabalho, os usuários podem acumular uma grande quantidade de email. Dependendo do volume de email e do tempo de ausência, esses usuários podem levar várias semanas para classificar suas mensagens. Nesses casos, considere o tempo adicional que pode ser necessário para que os usuários fiquem em dia com seus emails antes de remover essas mensagens da retenção.
Caso a sua organização nunca tenha implementado MRM e seus usuários não estejam familiarizados com os recursos, você poderá também usar as retenções durante a fase inicial de preparação e treinamento de sua implantação de MRM. Você pode criar e implantar políticas de retenção e treinar os usuários sobre as políticas sem o risco de ter itens movidos ou excluídos antes que os usuários possam marcá-los. Alguns dias antes do período de preparação e treinamento terminar, você deverá lembrar os usuários do prazo de preparação. Após o prazo, você poderá remover a retenção das caixas de correio do usuário, permitindo que o Assistente de Pasta Gerenciada processe os itens de caixa de correio e executem a ação de retenção especificada.
Para obter detalhes sobre como colocar uma caixa de correio em retenção, consulte Colocar uma caixa de correio em espera de retenção.
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