Entendendo a Retenção de Litígio

 

Aplica-se a: Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

Tópico modificado em: 2015-06-24

Quando existe uma expectativa razoável de litígio, as organizações são solicitadas a preservar informações armazenadas eletronicamente (incluindo emails) relevantes para o caso. Essa expectativa pode acontecer antes que os detalhes do caso sejam conhecidos, e a preservação geralmente é total. As organizações podem preservar todos os emails relacionados a um tópico específico ou todos os emails de determinados indivíduos. Dependendo das práticas de descoberta eletrônica (eDiscovery) da organização, algumas medidas adotadas pelas organizações para preservar emails incluem:

  • Pode ser solicitado aos usuários finais que preservem emails sem excluir qualquer mensagem. No entanto, os usuários ainda podem excluir email conscientemente ou inadvertidamente.

  • Mecanismos de exclusão automática, como o gerenciamento de registros de mensagens (MRM), podem ser suspensos. Isso poderia resultar em grandes volumes de email atrapalhando a caixa de correio do usuário, impactando assim na sua produtividade. Suspender a exclusão automática também não impede que usuários excluam emails manualmente.

  • Algumas organizações copiam ou movem emails para um arquivo morto, para garantir que não sejam excluídas, alteradas ou violadas. Isso aumenta os custos devido a esforços manuais exigidos para copiar ou mover mensagens para um arquivo morto, ou a produtos de terceiros usados para coletar e armazenar emails fora do Microsoft Exchange.

A falha na preservação de emails pode expor a organização a riscos legais e financeiros, como exames detalhados da retenção de registros da organização e processos de descoberta, julgamentos legais adversos, sanções ou multas.

No Exchange Server 2010, é possível usar a retenção de litígio para alcançar as seguintes metas:

  • Habilitar usuários a serem colocados em espera e manter itens de caixa de correio em um estado inalterado

  • Preservar itens de caixa de correio que possam ter sido excluídos ou editados por usuários

  • Preservar itens de caixa de correio excluídos automaticamente pelo MRM

  • Manter a retenção de litígio transparente do usuário, sem a necessidade de suspender o MRM

  • Habilitar pesquisas de descoberta de itens colocados em retenção

Colocar uma Caixa de Correio Retenção de Litígio

Usuários autorizados que foram adicionados ao grupo de função de controle de acesso baseado em função (RBAC) Gerenciamento de Descobertas ou atribuídos à função de gerenciamento armazenamento legal podem colocar usuários de caixa de correio em retenção de litígio. Você pode delegar a tarefa para gerenciadores de registros, responsáveis pela conformidade ou advogados no departamento jurídico da sua organização, atribuindo os privilégios mínimos. Para saber mais sobre como atribuir o grupo de função Gerenciamento de Descobertas, consulte Adicionar um usuário ao grupo de função de gerenciamento de descoberta.

No Exchange 2010 SP1, você pode usar o Console de Gerenciamento do Exchange (EMC), o Painel de Controle do Exchange (ECP) ou o Shell de Gerenciamento do Exchange 2010 para colocar uma caixa de correio em retenção de litígio. No Exchange 2010 RTM, o cmdlet Set-Mailbox deve ser usado para colocar uma caixa de correio em retenção de litígio. Para saber mais sobre como colocar uma caixa de correio em retenção de litígio, consulte Colocar uma caixa de correio em espera legal.

Muitas organizações exigem que os usuários sejam informados quando forem colocados em retenção de litígio. Além disso, quando uma caixa de correio está em retenção em litígio, qualquer diretiva de retenção aplicável ao usuário da caixa de correio não precisa ser suspensa. Como as mensagens continuam a ser excluídas como previsto, os usuários podem não perceber que estão em retenção de litígio. Se sua organização exige que os usuários em retenção em litígio sejam informados, é possível inserir uma mensagem de notificação à propriedade Retention Comment do usuário da caixa de correio. O Outlook 2010 exibe a notificação na área de backstage. A propriedade Retention Comment pode ser adicionada usando o Console de Gerenciamento do Exchange (EMC) ou o Shell de Gerenciamento do Exchange.

Dica

No Exchange 2010, a propriedade Retention Comment é usada para exibir uma notificação para a retenção e a retenção de litígio.

Retenção de Litígio e Cotas de Caixa de Correio

Itens na pasta Itens Recuperáveis não são calculados na cota de caixa de correio do usuário. No Exchange 2010, a pasta Itens Recuperáveis tem sua própria cota. Quando a pasta Itens Recuperáveis de um usuário exceder a cota de aviso para itens recuperáveis (conforme especificado pelo parâmetro RecoverableItemsWarningQuota), um evento é registrado no log de eventos do Aplicativo do servidor de Caixa de Correio. Quando a pasta exceder a cota para itens recuperáveis (conforme especificado no parâmetro RecoverableItemsQuota), os usuários não poderão esvaziar a pasta Itens Excluídos ou excluir itens da caixa de correio permanentemente. A gravação de cópia também não poderá criar cópias de itens modificados. Portanto, é essencial que as cotas de Itens Recuperáveis de usuários de caixa de correio colocados em retenção de litígio sejam monitoradas.

Para bancos de dados de caixa de correio, os valores padrão de RecoverableItemsWarningQuota e RecoverableItemsQuota são definidos como 20 Gb e 30 Gb, respectivamente. Essas definições geralmente são suficientes para armazenar vários anos de dados de caixa de correio quando em situação de retenção de litígio. Para modificar esses valores para um banco de dados de caixa de correio, use o cmdlet Set-MailboxDatabase. Para modificá-los para caixas de correio individuais, use o cmdlet Set-Mailbox.

Retenção em Litígio e a Pasta Itens Recuperáveis

A retenção em litígio usa um novo recurso do Exchange 2010 chamado pasta Itens Recuperáveis. Essa pasta substitui o recurso informalmente conhecido como dumpster em versões anteriores do Exchange. A pasta Itens Recuperáveis é oculta da visualização padrão do Microsoft Outlook, Microsoft Office Outlook Web App e outros clientes de email. Para saber mais sobre a pasta Itens Recuperáveis, consulte Informações sobre itens recuperáveis.

Por padrão, quando um usuário exclui uma mensagem de uma pasta diferente da pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Excluídos. Isso é conhecido como mudança. Quando um usuário executa a exclusão temporária em um item (pressionando as teclas SHIFT e DELETE) ou exclui um item da pasta Itens Excluídos, ou esvazia a pasta Itens Excluídos, a mensagem é movida para a pasta Itens Recuperáveis, desaparecendo, assim, da exibição do usuário.

Os itens na pasta Itens Recuperáveis são mantidos pelo período de retenção de itens excluídos configurado no banco de dados de caixa de correio do usuário. Por padrão, o período de retenção de itens excluídos é configurado como 14 dias em bancos de dados de caixas de correio. No Exchange 2010, você também pode configurar uma cota de armazenamento para a pasta Itens Recuperáveis. Isso protege a organização de um possível ataque de negação de serviço (DoS), devido ao rápido crescimento da pasta Itens Recuperáveis e, portanto, do banco de dados de caixas de correio. Se uma caixa de correio não for colocada em retenção de litígio, itens serão removidos permanentemente da pasta Itens Recuperáveis no modo primeiro a entrar, primeiro a sair (PEPS) quando a cota de aviso relacionada aos Itens Recuperáveis for excedida ou caso o item tenha sido mantido na pasta por um tempo maior que o período de retenção de itens excluídos.

A pasta Itens Recuperáveis possui as três subpastas a seguir, usadas para armazenar itens excluídos em vários estados e facilitar a retenção de litígio:

  1. Exclusões   Itens removidos da pasta Itens Excluídos ou excluídos temporariamente de outras pastas são movidos para a subpasta Exclusões e são visíveis ao usuário quando o recurso Recuperar Itens Excluídos é usado no Outlook. Por padrão, os itens permanecem nesta pasta até que o período de retenção de itens excluídos configurado para a caixa de correio expire.

  2. Remoções   Quando um usuário exclui itens da pasta Itens Recuperáveis (usando a ferramenta Recuperar Itens Excluídos no Outlook ou no Outlook Web App), o item é movido para a pasta Remoções. Itens que excedem o período de retenção de itens excluídos configurado no banco de dados de caixa de correio ou na caixa de correio também são movidos para a pasta Remoções. Itens nesta pasta não são visíveis aos usuários, caso usem a ferramenta Recuperar Itens Excluídos. Quando o assistente da caixa de correio processa a caixa de correio, os itens na pasta Remoções são removidos do banco de dados de caixa de correio. Quando o usuário da caixa de correio é colocado em retenção de litígio, o assistente da caixa de correio não remove itens desta pasta.

  3. Versões   No Exchange 2010, quando um usuário que é colocado em retenção de litígio muda propriedades específicas de um item de caixa de correio, o item original é preservado para atender a obrigações de descoberta. Uma cópia do item de caixa de correio original é criada antes que o item alterado seja gravado. A cópia original é salva na pasta Versões. Esse processo é conhecido como gravação de cópia. A gravação de cópia se aplica a itens que residem em qualquer pasta da caixa de correio. A pasta Versões não é visível para os usuários.

    A tabela a seguir lista as propriedades de mensagem que disparam a gravação de cópia.

    Propriedades que disparam a gravação de cópia

    Tipo de item Propriedades que disparam a gravação de cópia

    Mensagens (IPM.Note*)

    Postagens (IPM.Post*)

    • Assunto

    • Body

    • Anexos

    • Remetentes/Destinatários

    • Datas Enviadas/Recebidas

    Itens diferentes de mensagens e postagens

    Qualquer alteração em uma propriedade visível, exceto:

    • Localização do item (quando um item é movido entre pastas)

    • Alteração de status do item (lidas ou não lidas)

    • Alterações na marca de retenção aplicada a um item

    Itens na pasta padrão Rascunhos

    Nenhum (itens na pasta Rascunhos isentos de gravação de cópia)

Importante

No Exchange 2010 SP1, a gravação de cópia é desativada para itens de calendário na caixa de correio do organizador quando respostas da reunião são recebidas de participantes e as informações de controle referentes à reunião são atualizadas. Alterações para feeds RSS não são capturadas pela gravação de cópia.

Dica

Embora as pastas Remoções e Versões não sejam visíveis aos usuários, todos os itens na pasta Itens Recuperáveis são indexados pela Pesquisa do Exchange e são descobertos usando a Pesquisa em Várias Caixas de Correio.

Após um usuário de caixa de correio ser removido da retenção de litígio, os itens nas pastas Remoções e Versões são removidos pelo assistente da caixa de correio.

Migrar caixas de correio em Retenção de Litígio do Exchange 2010 para o Office 365

Se você tiver uma implantação híbrida do Exchange, as seguintes condições serão verdadeiras quando você mover uma caixa de correio local (integrada) do Exchange 2010 para Office 365:

  • Se a caixa de correio local estiver em Retençao de Litígio, as configurações de retenção são preservadas após a caixa de correio ser movida para Office 365.

  • Se a caixa de correio local estiver em Retenção de Litígio, qualquer conteúdo da pasta Itens Recuperáveis é movido para a caixa de correio baseada em nuvem no Office 365.

Dica

O conteúdo e as configurações Em Espera na pasta de Itens Recuperáveis também são preservadas quando você move uma caixa de correio baseada em nuvem para sua organização local (offboard) do Exchange 2010.

Há outras maneiras de migrar dados de email locais para o Office 365, como o uso de uma migração em fases do Exchange ou uma migração de transferência do Exchange.

  • Uma migração em fases pode ser usada para migrar caixas de correio do Exchange 2003 ou do Exchange 2007 para o Office 365. Nessas versões do Exchange, a pasta de Itens Recuperáveis (e sua funcionalidade) não existem. Portanto, quando você migra caixas de correio do Exchange 2003 ou do Exchange 2007 para o Office 365, não há qualquer conteúdo da pasta de Itens Recuperáveis para mover.

  • Uma migração de substituição pode ser usada para migrar caixas de correio do Exchange 2003, do Exchange 2007 e do Exchange 2010 para o Office 365. Como declarado anteriormente, as caixas de correio do Exchange 2003 e do Exchange 2007 não têm uma pasta de Itens Recuperáveis que pode ser migrada. Como a pasta Recuperar Itens foi introduzida no Exchange 2010, o conteúdo da pasta de itens Recuperáveis é migrada para o Office 365 quando você usa uma migração de substituição para migrar as caixas de correio do Exchange 2010.

Dica

Para o Exchange 2010, uma implantação híbrida do Exchange é a maneira recomendada de migrar caixas de correio locais para o Office 365.

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