Identificar funções de gerenciamento de registros (Office SharePoint Server)

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Atualizado em: 2009-02-26

Um gerenciamento de registros eficiente requer um comprometimento de toda a organização com o planejamento, a implementação, supervisão e participação no programa de gerenciamento de registros. Para alcançar isso, os membros da organização com uma gama de funções e habilidades relacionadas ao gerenciamento de registros devem oferecer suporte ao esforço. Quando você começar a planejar a solução de gerenciamento de registros, identifique as pessoas na sua organização que se encaixem nas seguintes funções:

  • Gerentes de registros   Geralmente membros do departamento jurídico de uma organização. Eles possuem habilidades específicas no processo de categorização de documentos eletrônicos e físicos e em decidir quais documentos devem se tornar registros. Os gerentes de registros ajudam a determinar as políticas de gerenciamento organizacional de registros e participam na criação da solução de gerenciamento de registros. Eles são responsáveis por pesquisar e escrever o plano de arquivo e o agendamento de retenção e participam na produção do documento de requisitos de conformidade. Os gerentes de registros também operam o sistema de gerenciamento de registros, realizando tarefas como colocar registros em espera durante litígio e descartar registros no fim de seus períodos de retenção. A participação dos gerentes de registros é essencial para o sucesso do sistema de gerenciamento de registros.

  • Diretores de conformidade   Também membros do departamento jurídico de uma organização. Em algumas organizações, essa função é preenchida por gerentes de registros. Os diretores de conformidade monitoram cada aspecto do gerenciamento empresarial de registros para garantir que a organização esteja seguindo à risca as orientações e regulamentações relevantes. Eles são principalmente responsáveis por escrever o documento de requisitos de conformidade, que descreve os planos de treinamento, as diretrizes e a metodologia do gerenciamento empresarial de registros.

  • Profissionais de TI   Responsáveis por implantar, operar e manter os computadores e aplicativos que implementam a solução de gerenciamento de registros. Eles garantem que a solução de gerenciamento de registros seja segura, do tamanho adequado, confiável e se comunique com os servidores de gerenciamento de documento e servidores de email que fornecem os registros.

  • Criadores de site   Em uma solução de gerenciamento de registros baseada no Microsoft Office SharePoint Server 2007, eles são os especialistas em criar e configurar sites implementando um site da Central de Registros.

  • Gerentes de conteúdo   Gerenciar equipes que produzem documentos ou que lidam com arquivos físicos ou eletrônicos que podem ser registros. Sua função é fornecer liderança na identificação de registros, no planejamento de processos para suas equipes que garantirão boas práticas de gerenciamento de registros e certificar-se de que os operadores de informações em suas equipes participam do esforço de gerenciamento empresarial de registros.

  • Operadores de informações   Os participantes no sistema de gerenciamento de registros. Eles criam ou gerenciam os documentos impressos ou eletrônicos, memorandos, relatórios, mensagens e qualquer outro conteúdo que possa ser um registro. O sucesso da sua solução de gerenciamento de registros depende da qualidade da participação dos operadores de informações na organização.

    Dica

    A maneira como você cria o sistema de gerenciamento de registros pode ter um grande impacto no nível de conformidade dos operadores de informações com o mesmo. Por exemplo, ao criar processos simples para reter registros, você aumentará a participação porque os operadores não verão essas tarefas como impedimentos para que seu trabalho seja realizado. Além disso, a documentação e o treinamento do gerenciamento de registros eficientes aumentarão a participação ativa dos operadores de informações.

A sua organização já deve ter preenchido todas as funções descritas neste artigo. Caso não tenha, talvez você queira procurar especialistas em gerenciamento e conformidade de registros. Organizações profissionais como associações de administradores e gerentes de registros podem ser úteis na localização de profissionais de gerenciamento de registros na sua área.

As tarefas iniciais da equipe que projeta o sistema de gerenciamento de registros incluem a análise da utilização de conteúdo na organização, a análise da regulamentação e de outros requisitos que afetarão as decisões do gerenciamento de registros, a avaliação dos recursos de hardware e aplicativos a serem usados para reter registros e o planejamento da melhor estratégia para garantir a cooperação dos operadores de informações no gerenciamento de registros. Como esse planejamento conta com várias disciplinas na organização, forme uma equipe diversa para planejar a solução de gerenciamento de registros, incluindo todas as funções descritas acima.

Ação de planilha

Use a planilha dos participantes do gerenciamento de registros (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=73296&clcid=0x416) para registrar o nome, endereço de email, a função e outras informações de contato para cada participante que você inscreva na equipe de planejamento do gerenciamento de registros.

Planilha

Use a seguinte planilha para ajudá-lo a planejar a implantação:

Baixar este manual

Este tópico está incluído no seguinte manual que pode ser baixado para facilitar a leitura e a impressão:

Consulte a lista completa de manuais disponíveis na página de download de conteúdo do Office SharePoint Server 2007.