Gerar relatórios e fechar uma solicitação
Neste artigo: entenda os tipos de relatórios gerados em Solicitações de Direitos de Entidade. Saiba mais sobre os períodos de retenção para os dados coletados e encontre instruções para fornecer resultados ao titular dos dados e fechar a solicitação.
Depois de concluir a revisão de dados para uma solicitação de direitos de entidade, o próximo estágio é gerar os relatórios necessários para atender à solicitação. Priva criará relatórios e coletará os arquivos marcados como Incluir durante o processo de revisão de dados. Os arquivos selecionados desses pacotes de dados podem ser enviados ao titular dos dados para concluir a solicitação.
Noções básicas sobre relatórios
Depois de selecionar Concluir revisão no estágio De revisão de dados da solicitação de direitos da entidade, os relatórios finais da solicitação começarão a ser gerados automaticamente. Na guia Relatórios da página de detalhes de solicitações de direitos de entidade, a coluna Status indica quando a geração do relatório está em andamento e quando um relatório está Pronto para download. Pode levar até 30 minutos para concluir a criação dos relatórios.
Os relatórios são divididos em duas seções:
Relatórios para o titular dos dados: esses relatórios contêm informações que podem ser retornadas ao titular dos dados como parte do cumprimento da solicitação. É aqui que você encontrará o pacote de dados que contém arquivos para enviar ao titular dos dados.
Importante
Um pacote de dados só será gerado se você marcar itens como Incluir durante a revisão de dados.
Importante
Um pacote de dados só será gerado para tipos de solicitações de Exportação e Acesso. Um pacote de dados não será gerado para uma lista marcada para solicitação de acompanhamento. Examine os detalhes sobre os tipos de solicitação de direitos de entidade.
Relatórios para uso interno: esses relatórios são para os registros internos da sua organização relacionados à solicitação de direitos de entidade. Eles incluem um log de auditoria e uma lista de todos os arquivos aos quais você aplicou marcas durante a revisão de dados para acompanhar ou executar outras ações.
Observação
Quando os relatórios são gerados, a organização conclui a solicitação enviando os relatórios apropriados de maneira segura para o titular dos dados a fim de atender à solicitação de direitos da entidade. Se o titular dos dados solicitou a exclusão de seus dados, é responsabilidade da organização identificar itens para exclusão e realizar a exclusão.
Pacote de dados
O pacote de dados de solicitação de direitos de entidade contém itens marcados como Include durante o estágio de revisão de dados do processo. O pacote de dados é gerado como um arquivo zip. Quando estiver pronto para download, selecione a linha do relatório na guia Relatórios da página de detalhes da solicitação de direitos de assunto. Um painel de submenu será aberto com um botão para Baixar o relatório. As próximas instruções what do do no painel de submenu fornecem uma referência rápida sobre como trabalhar com o conteúdo.
Quando estiver pronto para baixar o pacote de dados, selecione Baixar, localize o download e abra o arquivo zip baixado.
Conteúdo do pacote de dados
O arquivo zip do pacote de dados contém os seguintes itens:
- Uma pasta chamada Azure: essa pasta contém os materiais principais para o assunto dos dados. Confira a explicação detalhada abaixo.
- Arquivos fora da pasta do Azure : eles podem incluir duas planilhas chamadas Resultados e Resumo. Esses arquivos fora da pasta do Azure são fornecidos para referência e devem ser usados principalmente pelos administradores da sua organização.
Quando Priva identifica e recupera arquivos para uma solicitação de direitos de entidade, os arquivos exportados nesse processo são renomeados usando identificadores exclusivos para ajudar a proteger dados pessoais. Você pode fazer referência cruzada aos nomes exclusivos com os nomes de arquivo originais usando o Export_load_file.csv arquivo. Como os nomes de arquivo originais podem incluir informações confidenciais, você deve seguir suas políticas que se aplicam a essas informações.
Observação
É recomendável examinar o conteúdo dessa pasta com cuidado e enviar apenas os arquivos necessários para o titular dos dados. Você deve avaliar sua resposta para garantir que ela seja adaptada para atender aos requisitos da lei aplicável.
Conteúdo da pasta do Azure
Abra a pasta do Azure e abra o arquivo AEDExport.zip , que contém outra pasta de arquivos com um nome longo composto por números e letras. Abra a pasta com o nome longo para revelar o conteúdo descrito abaixo:
- Extracted_text_files : contém texto extraído dos arquivos nativos (quando compatível).
- Pasta NativeFiles : contém todos os itens marcados durante a revisão de dados como Incluídos, em seu formato de arquivo nativo. Cada item nessa pasta recebe um nome de arquivo exclusivo para proteger dados pessoais. Você pode fazer referência cruzada a esses nomes exclusivos com o nome de arquivo original usando o arquivo Export_load_file.csv, explicado abaixo.
- Os arquivos que foram editados usando a função Anotação durante o processo de revisão de dados estão na pasta NativeFiles e têm o sufixo "_burn.pdf".
- Export_load_file.csv : contém os nomes de arquivo originais para que você possa fazer referência cruzada a eles com os nomes de arquivo exclusivos fornecidos na pasta NativeFiles.
- Arquivo de texto de resumo: fornece um resumo dos tipos de arquivos no pacote de dados, o número de arquivos e seu tamanho.
O que fazer com o conteúdo da pasta
Abra a pasta do Azure e os arquivos zip, conforme explicado acima. Sua próxima tarefa é examinar os itens, determinar o que enviar para o titular dos dados e modificar o conteúdo do arquivo zip, se necessário.
Por exemplo, para uma solicitação de exportação em que o titular dos dados deseja receber uma cópia de todos os itens que contêm seus dados pessoais mantidos pela organização, você desejará examinar de perto os itens na pasta NativeFiles e remover qualquer item que não deseja enviar de volta para o titular dos dados.
Para uma solicitação de acesso em que o titular dos dados deseja receber um resumo de todas as suas informações pessoais mantidas pela organização, você deve se concentrar no arquivo de texto Resumo.
Modifique o arquivo zip para remover qualquer conteúdo que você não queira incluir no pacote final. Depois de concluído, envie o arquivo zip de maneira segura para o titular dos dados que fez a solicitação de direitos de entidade.
Log de auditoria
O log de auditoria é um arquivo CSV que fornece um registro da progressão de estágios para cada solicitação de direitos de entidade. Ele lista cada estágio do processo juntamente com a data e a hora concluídas e o nome de usuário do indivíduo que concluiu a etapa.
Relatórios de arquivos marcados
Os relatórios rotulados como Arquivos marcados como... são arquivos CSV que listam os itens de conteúdo aos quais as marcas foram aplicadas durante o processo de revisão de dados. As marcas são usadas para sinalizar itens de conteúdo para maior atenção ou ação da organização. Saiba mais sobre as configurações de marcas.
Períodos de retenção para relatórios e dados
Relatórios gerados por Solicitações de Direitos de Entidade e dados associados, como arquivos anotados salvos no Azure, são armazenados por um período de tempo especificado. O período de retenção padrão é de 30 dias a partir da data em que uma solicitação de direitos de entidade é fechada.
O período de retenção de dados é definido Priva Configurações aplica-se a todas as solicitações de direitos de entidade. Para exibir ou alterar o período de retenção de dados, siga as etapas abaixo:
- Em qualquer lugar Solicitações de direitos do titular Priva, selecione Configurações (o ícone de engrenagem) no canto superior direito da tela.
- Selecione Períodos de retenção de dados no painel de navegação esquerdo.
- No menu suspenso Dados coletados e relatórios, selecione 30 dias ou 90 dias como o período de retenção.
- Selecione Salvar para salvar suas configurações.
Verifique se os períodos de retenção de dados escolhidos estão em conformidade com as políticas e obrigações legais da sua organização.
Fechar a solicitação
Quando você tiver executado todas as ações necessárias relacionadas à solicitação de direitos de entidade, marque a solicitação como fechada selecionando Fechar a solicitação no canto superior direito da página de detalhes da solicitação. Uma solicitação fechada significa que ela não está mais ativa e indica que nenhum trabalho adicional é necessário para atender à solicitação original do titular dos dados para sua organização.
As solicitações fechadas não podem ser reabertos, mas você pode retornar à solicitação para exibir detalhes e anotações da solicitação. Os relatórios para a solicitação são retidos de acordo com o período de retenção estabelecido.