Diretrizes de arquitetura de informações para portais do SharePoint Online

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Ter uma arquitetura de informações sólida é um pré-requisito importante para ter um portal de boa manutenção e bom desempenho. Criar a estrutura ideal exige um planejamento detalhado. Caso não tenha feito corretamente, você pode prejudicar a adoção de usuários ou ter problemas de desempenho significativos; é muito provável que ocorra ambos. 

Considere os fatores a seguir:

  • Objetivos de negócios e a estrutura organizacional.
  • O tipo de conteúdo que está lidando. O conteúdo é colaborativo ou publicado?
  • Classificação do conteúdo e confidencialidade.
  • Ciclo de vida do conteúdo e possíveis estratégias de retenção/eliminação. Isso também vale para sites. 
  • Usuários do conteúdo, seu comportamento, tarefas comuns e expectativas.

Depois de saber mais sobre os usuários o conteúdo e uso desejado do portal, você terá uma boa base para começar e possivelmente evitar algumas armadilhas comuns ao redor da arquitetura de informações.

A arquitetura de informações não é um processo único, pelo contrário, é um processo contínuo. Enquanto uma arquitetura de informações ideal pode não ser óbvia para os usuários finais, uma arquitetura de informações gerenciada e criada de forma incorreta certamente será lembrada se a experiência for ruim. Continue medindo, continue evoluindo e mantenha-o relevante e atualizado.


Implementar um diagrama Melhorar-medir-Governar


Observação

Embora essa orientação vise principalmente o SharePoint Online, a maior parte também se aplica a portais hospedados em um ambiente local do SharePoint.

Este artigo não se aprofunda em cada aspecto de arquitetura de informações e governança. O objetivo é destacar os problemas comuns que afetam a adoção e/ou o desempenho do usuário.

O que não fazer

A lista a seguir contém os pontos principais o quenão fazer ao criar sua arquitetura de informações no portal.

Não:

  • Ter muitos conjuntos de sites do portal pai do nível superior. Isso causará confusão e poderá trazer efeitos negativos para o gerenciamento, considerações de segurança, usabilidade, navegação e adoção em geral.
  • Usar hierarquias profundas em um único conjunto de sites com permissões exclusivas. Isso pode causar dificuldades de desempenho.
  • Tenha muitos sub-sites em uma única coleção de sites. Todos os sites em um conjunto de sites são armazenados juntos no mesmo banco de dados SQL. Isso pode afetar potencialmente o desempenho do site e do servidor (local), dependendo de como as coleções e sites do site estão estruturados e dependendo da finalidade dos sites.
  • Encobrir o conteúdo. O conteúdo profundo afeta a capacidade de descoberta, assim como a adoção. Se o usuário não encontrar o conteúdo que está procurando após alguns níveis, eles abandonarão seus esforços e considerarão o portal ineficiente, o que, por sua vez, mata a adoção. 
  • Manter o conteúdo obsoleto. Ninguém gosta de conteúdo obsoleto e depois de vê-lo algumas vezes, eles não retornarão por esta razão. 
  • Não usar estratégias de disposição conteúdo. Elas são necessárias para ajudar a evitar o conteúdo obsoleto e a permanecer dentro dos limites de capacidade definido. 
  • Contar com um gerenciamento ruim dos dados mestres. Isso resulta em um design ruim da taxonomia do Microsoft Office SharePoint Online.   

As seções a seguir descrevem algumas áreas chave que você deve considerar ao criar sua arquitetura de informações.

Padrões de organização do site

Considere a minimizar o número de nós do conjunto de sites de nível superior e o número de níveis de subsites dentro da arquitetura de informações.

As discussões foram alteradas ao redor de conjuntos de sites horizontais/planos versus verticais/hierárquicos. No passado, nós promovemos hierarquias de nivelamento em potencialmente várias coleções de sites separadas; as razões incluíam fatores como as melhores práticas de IA, estruturas de menu, gerenciamento de banco de dados de conteúdo e capacidade. No que diz respeito à capacidade, isso não é mais relevante para o SharePoint Online. No entanto, agora há outras considerações como as limitações da URL.

Para mais informações, confira Limites do SharePoint Online.

Os padrões recomendados incluem o agrupamento de sites e conjuntos de sites em diferentes grupos lógicos, como nível Corporativo e sites de publicação. Isso pode incluir centros de pesquisa, centros de registros e centros de descoberta eletrônica. Eles podem estar no nível da raiz nível ou sob o caminho gerenciado "/sites". Sites de publicação/portal de intranet também podem estar no nível da raiz ou sob o caminho gerenciado "/sites". Por exemplo:

Sites considerados sites de nível empresarial que podem ser estruturadas como:

  • /sites/
    • Pesquisa
    • Central de Registros
    • Central de Descobertas Eletrônicas
    • Mídia
    • Centro de Política de Conformidade
    • Portal de BI
    • Hub do Tipo de Conteúdo

Sites considerados sites de portal de publicação podem ser estruturadas como:

  • /sites/
    • Intranet Home
    • Função Corporativa A
    • Função Corporativa B
    • ...
    • Unidade de Negócios A
    • Unidade de Negócios B
    • ...

Normalmente, nem tudo migra para a nuvem ao mesmo tempo e imediatamente, assim planeje uma híbrida IA e evolua conforme necessário. Planeje-se adequadamente para cenários híbridos.

Para obter mais informações, confira Pesquisa e sites híbridos do SharePoint.

Permissões

A estruturação para permissões é uma tarefa difícil e é um outro tópico que requer um planejamento cuidadoso. O uso de contas de usuários, grupos do SharePoint e grupos Active Directory/grupos do Azure AD para definir permissões às vezes pode ser muito desafiador. O SharePoint Online pode usar uma combinação dos três:

  • Abordagem de permissões de usuário direto
  • Abordagem de grupos do SharePoint
  • Grupos de segurança do Active Directory (grupos de segurança do Azure AD)

Observação

Se você estiver no SharePoint Online, sincronize seus grupos com o AD Connect.

Siga estas diretrizes ao planejar as permissões:

  • Siga o princípio de privilégios mínimos para iniciar, expandindo conforme necessário.
  • Use o padrão, grupos padrão primeiro (Membros, Visitantes, Proprietários). Obviamente, limite o número de pessoas ao grupo Proprietários.
  • Use a herança de permissões e use grupos ao invés de pessoas ao conceder permissões.
  • Organize o conteúdo para aproveitar a herança de permissões ou organize por permissões exclusivas e segmento em níveis de classificação se possível.

O conteúdo inacessível que não deve estar causa frustrações e eventualmente prejudica a adoção do usuário final e também causa problemas nos resultados de pesquisa.

Há várias considerações de design relacionadas às opções de configuração específicas para pesquisar no SharePoint Online. Uma especificação detalhada de pesquisa deve ser desenvolvida, especialmente para as configurações avançadas. A experiência de pesquisa pode ser ajustada para desempenho e relevância e pode ser personalizada para os usuários.

Isso inclui:

  • Definir propriedades gerenciadas pesquisáveis.
  • Identificar páginas de alta qualidade para ajuste de relevância. 
  • Gerenciar regras de consulta e fontes de resultados.

A agregação de conteúdo pode ter um impacto significativo no desempenho do seu portal e na suas páginas. Para mais informações sobre a agregação de conteúdo, confira Orientações sobre a agregação de conteúdo em postais do SharePoint Online.

Taxonomia

Taxonomia aborda os dois sites navegação e também dados. Um planejamento cuidadoso é necessário de uma perspectiva de governança, bem como de uma perspectiva de desempenho. Pense sobre as funções principais de negócios para começar, mas pense também sobre o crescimento e a capacidade de gerenciamento futuro.

Tipos de conteúdo

O planejamento adequado, configuração e implementação de tipos de conteúdo e seus metadados associados é fundamental para a capacidade de organizar, gerenciar, classificar e encontrar informações no SharePoint.

Defina um pequeno conjunto global de tipos de conteúdo, que pode se basear no requisitos da equipe legal ou de gerenciamento de registros, bem como requisitos de coautoria para marcação, etc.

Esses tipos de conteúdo devem ter pelo menos, alguns campos, como:

  • InformationClassification
  • BusinessFunction
  • CorporateFunction
  • ...

Crie-os no hub de tipo de conteúdo e use o SharePoint CSOM para criar tipos de conteúdo usando IDs exclusivas. Você ainda precisará publicar manualmente esses tipos de conteúdo. Não use o hub de tipo de conteúdo se você acha que precisa alterar os tipos de conteúdo do conjunto de sites.

Para mais informações, confira Introdução a tipos de conteúdo e publicação de tipo de conteúdo.

Metadados gerenciados

Este é outro tópico muito grande para o escopo deste artigo. Para um bom começo e saber mais, confira Introdução a metadados gerenciados.

Os metadados do SharePoint permitem que as organizações combinem as vantagens de taxonomias formais gerenciadas com os benefícios dinâmicos de marcação social no mapeamento de formas personalizadas para cenários de gerenciamento e uso de diferentes informações.

Hierarquias de metadados de empresas podem se basear em classificações de segurança de informações. Metadados gerenciados também podem ser mapeados para documentos ou itens de lista usando colunas de site e tipos de conteúdo. Esses conjuntos de termos de metadados gerenciados podem ser gerenciados por gerentes e colaboradores e a capacidade de adicionar termos a conjuntos de termos também pode ser controlada.

Hierarquias de repositório de termos de empresas normalmente são gerenciadas por um comitê de governança de orientação com um processo de entrada de outras equipes na organização.

Importante

Um planejamento e gerenciamento ruins podem causar problemas em hierarquias de taxonomia grande e classificação profunda. Os dados precisam ser armazenados do lado do cliente, portanto, recomendamos que considere cuidadosamente a profundidade potencial da hierarquia e o número de termos a ser retornado. A profundidade da hierarquia e o número de termos pode fazer que a classificação do Modelo de Objeto do Documento (DOM) do cliente o leve alguns segundos.

Não exclua itens do repositório de termos, desaprove-os. Mantenha o repositório de termos livre de objetos potencialmente perdidos ou permissões defeituosas, causando atrasos no retornos dos dados.

Os termos não possuem remoção de segurança, portanto a confidencialidade precisa ser considerada.

Para o planejamento de metadados gerenciados, as planilhas a seguir estão disponíveis:

Para mais informações sobre as práticas recomendadas de navegação, confira Soluções de navegação dos portais do SharePoint Online.

Mídia grandes

Arquivos grandes, como vídeos, imagens e arquivos do PowerPoint, podem causar sofrimento para os usuários, já que eles esperam que sejam recuperados rapidamente. Arquivos, como vídeos precisam ser transmitidos com determinadas taxas e alguns aplicativos podem não renderizar até eles recuperarem os arquivos necessários. Considere a externalização de arquivos de mídia grandes. Isso ajuda com a adoção de usuários. 

Considere as seguintes opções:

Para obter informações sobre a CDN, confira:

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