Planejar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2013Plan document sets in SharePoint Server 2013

aplica-se a: sim2013 sim2016 sim2019 noSharePoint OnlineAPPLIES TO: yes2013 yes2016 yes2019 noSharePoint Online

Este artigo descreve os conjuntos de documentos e fornece orientação sobre como você pode integrá-los com sua solução de gerenciamento de documentos do SharePoint Server.This article describes Documents Sets and provides guidance on how you can integrate them with your SharePoint Server document management solution.

Sobre os Conjuntos de DocumentosAbout Document Sets

Os conjuntos de documentos são um recurso do SharePoint Server que permite que uma organização gerencie um único produto ou produto comercial, que pode incluir vários documentos ou arquivos.Document Sets are a feature in SharePoint Server that enables an organization to manage a single deliverable, or work product, which can include multiple documents or files. Um Conjunto de Documentos é um tipo de pasta especial, que combina atributos exclusivos do Conjunto de Documentos, os atributos e comportamento de pastas e documentos, além de fornecer uma interface de usuários (UI), metadados e elementos do modelo de objeto para ajudar a gerenciar todos os aspectos do produto de trabalho.A Document Set is a special kind of folder that combines unique Document Set attributes, the attributes and behavior of folders and documents, and provides a user interface (UI), metadata, and object model elements to help manage all aspects of the work product.

Para as equipes e os usuários em muitas organizações, um conjunto de documentos, ou um produto de trabalho, é necessária para gerenciar melhor um projeto ou produto. Por exemplo, uma equipe jurídica pode precisar coletar, criar e gerenciar vários documentos, fotos e arquivos de áudio que estão relacionados a um caso específico. Ou, uma equipe de vendas pode precisar compilar documentos de várias fontes para criar e gerenciar uma solicitação de proposta (RFP) para um cliente potencial. Os Conjuntos de Documentos fornecem essas equipes e os usuários com a capacidade de gerenciar esses conjuntos de documentos como uma única coleção, produto, ou produto de trabalho. Os proprietários dos Conjuntos de Documentos podem, então, criar uma página personalizada de boas-vindas que pode exibir os itens incluídos e informações importantes sobre o produto de trabalho.For teams and users in many organizations, a set of documents, or a work product, is needed to better manage a project or deliverable. For example, a legal team might need to collect, create, and manage various documents, photos, and audio files that are related to a particular case. Or, a sales team might need to compile documents from various sources to create and manage a request for proposal (RFP) for a potential client. Documents Sets provide those teams and users with the ability to manage those sets of documents as a single collection, deliverable, or work product. Document Set owners can then create a custom Welcome Page that can display the items included and important information about the work product.

No SharePoint Server, as organizações que desejam criar e gerenciar conjuntos de documentos de forma consistente podem configurar um tipo de conteúdo de conjunto de documentos para cada produto de trabalho que normalmente cria.In SharePoint Server, organizations that want to create and manage Document Sets consistently can configure a Document Set content type for each work product they typically create. Um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos pode então, definir os tipos de conteúdo aprovados, atributos, itens padrão, colunas, fluxos de trabalho e políticas.A Document Set content type can then define approved content types, attributes, default items, columns, workflows, and policies. Tipos de conteúdo de Conjunto de Documentos personalizados adicionais, podem ser criados a partir do tipo de conteúdo pai, cada um herdando as propriedades e as configurações do tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos pai.Additional customized Document Set content types can then be created from the parent content type, each inheriting properties and settings from the parent Document Set content type. Após o tipo de conteúdo ser adicionado a uma biblioteca, os usuários podem então, criar um Conjunto de Documentos que herda os atributos do tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos por meio do uso do comando Novo.After the content type is added to a library, users can then create a Document Set that inherits the attributes of the Document Set content type by using the New command. Um tipo de conteúdo de Conjunto de Documentos fornece configurações adicionais que lhe permitem especificar tipos de conteúdo permitidos, conteúdo padrão, colunas compartilhadas, colunas da Página de Boas-vindas, e visualização padrão da página de boas-vindas.A Document Set content type provides additional settings that enable you to specify allowed content types, default content, shared columns, Welcome Page columns, and default Welcome Page view.

Para obter mais informações sobre tipos de conteúdo, consulte Plan content types and workflows in SharePoint 2013.For more information about content types, see Plan content types and workflows in SharePoint 2013.

Para obter mais informações sobre como criar e gerenciar conjuntos de documentos no SharePoint Server 2013, confira criar e configurar um novo tipo de conteúdo do conjunto de documentos no sharepoint Server 2013 help.For more information about how to create and manage Document Sets in SharePoint Server 2013, see Create and configure a new document set content type in SharePoint Server 2013 Help.

Administrando os Conjuntos de DocumentosAdministering Document Sets

Os conjuntos de documentos no SharePoint Server compartilham muitos dos mesmos atributos e propriedades que as pastas.Document Sets in SharePoint Server share many of the same attributes and properties as folders. No entanto, há algumas considerações importantes que você deve estar ciente de ao planejar uma solução de Conjunto de Documentos.However there are some important considerations you should be aware of when planning a Document Set solution.

  • Não há limites em relação ao número de documentos que podem existir em um Conjunto de Documentos. No entanto, No entanto, os tempos de carregamento de exibição podem ser limitados pelo limite de exibição de lista, que por padrão é de 5.000 itens. A presença de pastas é permitida nos conjuntos de documentos, porém a navegação de metadados não pode ser utilizada em um Conjunto de Documentos, Portanto, é importante considerar a possibilidade de exceder limites de exibição de lista e as preocupações de design de navegação ao determinar quantos itens devem existir em um Conjunto de Documentos. Além disso, ao utilizar o recurso Enviar para com um Conjunto de Documentos, a soma de todos os documentos em um Conjunto de Documentos não pode ser maior do que 50 MB. Para uma coleção ou produto de trabalho com um número muito grande de itens, uma estrutura de pastas em uma biblioteca de documentos pode ser uma solução melhor.There is no limit on the number of documents that can exist in a Document Set. However, display load times may be limited by the list view threshold which by default is set at 5,000 items. Folders are allowed in document sets, but metadata navigation cannot be used in a Document Set. Therefore, it is important to consider the possibility of exceeding list view thresholds and navigation design concerns when you determine how many items should exist in a Document Set. In addition, when you use the Send to feature with a Document Set, the sum for all documents in a Document Set cannot be larger than 50MB. For a collection or work product with a very large number of items, a folder structure in a document library may be a better solution.

  • Não há limites em relação ao número de Conjuntos de Documentos que podem existir em uma biblioteca de documentos. No entanto, o número de Conjuntos de Documentos que podem aparecer em listas será limitado pelo limite de exibição de lista.There is no limit on the number of Document Sets that can exist in a document library. However, the number of Document Sets that can appear in lists will be limited by the list view threshold.

  • Ao utilizar metadados compartilhados, se houver mais de 10 itens que estejam usando metadados compartilhados em um conjunto de documentos, as atualizações de metadados serão executadas por um trabalho de timer a cada 15 minutos. Por exemplo, se você tiver 10 documentos no nível superior da biblioteca e um único documento em um conjunto de documentos com metadados compartilhados, o trabalho de timer não será executado. Entretanto, se você adicionar outro conjunto de documentos com mais 9 documentos, o trabalho de timer será executado.When using shared metadata, if there are more than 10 items that are using shared metadata in a Document Set, metadata updates will be run by a timer job every 15 minutes. For example, if you have 10 documents in the top level of the library, and a single document in a Document Set with shared metadata, the time job will not run. But if you add another Document Set with 9 more documents, the timer job will run.

  • Ao utilizar o Conjunto de Documentos de roteamento, Conjuntos de Documentos que são enviados para um organizador de conteúdo permanecerão na biblioteca de redistribuição e serão movidos para os locais apropriados pelo trabalho de timer do processamento do organizador de conteúdo, o qual, por padrão, é executado diariamente.When using Document Set routing, Document Sets that are sent to a content organizer will remain in the drop-off library and be moved to the appropriate location by the content organizer processing timer job, which by default runs daily.

Para utilizar Conjuntos de Documentos em um conjunto de sites, o recurso Conjuntos de Documentos deve ser ativado.To use Document Sets in a site collection, the Document Sets feature must be enabled.

Para ativar o recurso Conjuntos de Documentos para um conjunto de sitesTo enable Document Sets feature for a site collection

  1. Na página Configurações do Site, abaixo de Administração do Conjunto de Sites, clique em Recursos do conjunto de sites.On the Site Settings page, under Site Collection Administration, click Site collection features.

  2. Na página Recursos, para Conjuntos de Documentos, clique em Ativar.On the Features page, for Document Sets, click Activate.

Após os Conjuntos de Documentos serem ativados, é possível criar tipos de conteúdo de Conjuntos de Documentos.After the Document Sets feature is enabled, you can create Document Set content types.