Relatório sobre compartilhamento de arquivos e pastas em um site do SharePoint

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Você pode criar um arquivo CSV de cada arquivo, usuário, permissão e link exclusivos em um determinado site do SharePoint ou no OneDrive. Isso pode ajudá-lo a entender como o compartilhamento está sendo usado e se os arquivos ou pastas estão sendo compartilhados com os convidados. Você deve ser um administrador do site para executar o relatório. Observe que opções adicionais de relatório estão disponíveis com o Microsoft Graph Data Connect.

Quando você executa o relatório, o arquivo CSV é salvo em um local de sua escolha no site. Se você não quiser que os membros do site vejam o relatório, considere criar uma pasta com permissões diferentes em que apenas os proprietários do site possam acessar o relatório.

Para executar o relatório (SharePoint)

  1. Abra o site em que você deseja executar o relatório
  2. No menu Configurações , clique em Uso do site.
  3. Na seção Compartilhado com usuários externos , clique em Executar relatório.
  4. Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.

Para executar o relatório (OneDrive)

  1. No inicializador de aplicativos do Microsoft 365, selecione o bloco do OneDrive.
  2. No menu Configurações , clique em Configurações do OneDrive.
  3. Clique em Mais configurações e clique em Executar relatório de compartilhamento.
  4. Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.

O relatório pode levar algum tempo para ser executado dependendo do tamanho do site.

Quando o relatório terminar de ser executado, você receberá um email com um link para o relatório.

Formato CSV

Para itens compartilhados com acesso direto, o relatório contém uma linha para cada combinação de usuário/item. Os grupos do SharePoint são mostrados no relatório, mas não usuários individuais dentro deles.

Para itens compartilhados com um link, o relatório contém uma linha para cada usuário conectado que usou o link ou enviou o link por meio da caixa de diálogo de compartilhamento. Links enviados por email diretamente que não foram clicados e Links de Qualquer pessoa não estão incluídos no relatório.

O relatório contém as seguintes colunas:

Coluna Descrição
Caminho do recurso A URL relativa do item
Tipo de item O tipo de item (Web, pasta, arquivo etc.)
Permissão O nível de permissão que o usuário tem neste item
Nome do usuário Nome amigável do usuário ou grupo que tem acesso a este item. Se este for um link de compartilhamento, o nome de usuário será SharingLink
Email do usuário O endereço de email do usuário que tem acesso a este item. Isso está em branco para grupos do SharePoint.
Tipo de usuário ou grupo O tipo de usuário ou grupo: Membro (interno), Convidado (externo), grupo do SharePoint, Grupo de segurança ou grupo do Microsoft 365. (Observe que Membro se refere a um membro no diretório, não a um membro do site.)
Link ID O GUID do link de compartilhamento se o nome de usuário estiver compartilhando Link
Tipo de link O tipo de link (Anonymous, Organization, Specific Pessoas) se o nome de usuário estiver compartilhando Link
AccessViaLinkID A ID do Link usada para acessar o item se a permissão de um usuário para um item for por meio de um link.

Visão geral da A Conexão de Dados do Microsoft Graph