Relatório sobre compartilhamento de arquivos e pastas em um site do SharePoint

Você pode criar um arquivo CSV de cada arquivo, usuário, permissão e link exclusivos em um determinado site SharePoint site ou OneDrive. Isso pode ajudá-lo a entender como o compartilhamento está sendo usado e se os arquivos ou pastas estão sendo compartilhados com os convidados. Você deve ser um administrador do site para executar o relatório.

Quando você executar o relatório, o arquivo CSV será salvo em um local de sua escolha no site.

No Microsoft SharePoint, se você não quiser que os membros do site vejam o relatório, considere a criação de uma pasta com permissões diferentes onde somente os proprietários do site podem acessar o relatório.

Para executar o relatório (SharePoint)

  1. Abra o site onde você deseja executar o relatório
  2. No menu Configurações, clique em Uso do site.
  3. Na seção Compartilhado com usuários externos, clique em Executar relatório.
  4. Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.

Para executar o relatório (OneDrive)

  1. No Microsoft 365 de aplicativos, selecione o OneDrive de usuário.
  2. No menu Configurações, clique em OneDrive configurações.
  3. Clique em Mais configurações e clique em Executar relatório de compartilhamento.
  4. Escolha um local para salvar o relatório e clique em Salvar.

O relatório pode levar algum tempo para ser executado, dependendo do tamanho do site.

Quando o relatório terminar de ser executado, você receberá um email com um link para o relatório.

Formato CSV

Para itens compartilhados com acesso direto, o relatório contém uma linha para cada combinação de usuário/item. SharePoint grupos são mostrados no relatório, mas não usuários individuais dentro deles.

Para itens compartilhados com um link, o relatório contém uma linha para cada usuário interno que usou o link ou foi enviado o link por meio da caixa de diálogo de compartilhamento. Links enviado por email diretamente que não foram clicados e Links de Qualquer pessoa não estão incluídos no relatório.

O relatório contém as seguintes colunas:

Coluna Descrição
Caminho do Recurso A URL relativa do item
Tipo de item O tipo de item (web, pasta, arquivo etc.)
Permissão O nível de permissão que o usuário tem neste item
Nome do usuário Nome amigável do usuário ou grupo que tem acesso a esse item. Se for um link de compartilhamento, o nome de usuário será SharingLink
Email do usuário O endereço de email do usuário que tem acesso a esse item. Isso está em branco para SharePoint grupos.
Tipo de usuário ou grupo O tipo de usuário ou grupo: Membro (interno), Convidado (externo), SharePoint grupo, grupo de segurança ou Microsoft 365 grupo. (Observe que o membro se refere a um membro no diretório, não a um membro do site.)
Link ID O GUID do link de compartilhamento se o nome do usuário for Link de Compartilhamento
Tipo de link O tipo de link (Anônimo, Empresa, Pessoas Específicas) se o nome do usuário for Link de Compartilhamento
AccessViaLinkID A ID do Link usada para acessar o item se a permissão de um usuário para um item for por meio de um link.