Práticas recomendadas para trabalho focado

Ter agendado um tempo ininterrupto para se concentrar no trabalho profundo oferece aos funcionários a oportunidade de realizar tarefas difíceis e produzir resultados em um nível de elite, em termos de qualidade e velocidade.

Por que isso importa

O artigo Parar a madness de reunião explica o que 182 gerentes sênior em um intervalo de setores disse sobre reuniões quando pesquisados:

  • "65% dizem que as reuniões os impedirão de concluir seu próprio trabalho."
  • "71% dizem que as reuniões são improdutivas e ineficientes."
  • "64% das reuniões dizem que as reuniões vêm às custas de um raciocínio profundo."
  • "62% dizem que as reuniões perdem oportunidades de aproximar a equipe."

Como estabelecer um dia sem reunião a cada semana explica o tempo "objetivo é foco ininterrupto" para trabalhar "em projetos que exigem foco e raciocínio de alto nível, como escrita, pensamento estratégico, análise, codificação, design ou um projeto com muita complexidade".

Práticas recomendadas

  • Peça à sua equipe para usar o plano de Foco do MyAnalytics para reservar automaticamente o tempo de foco, proteger esse tempo silenciando chats e acompanhar o progresso semanal.
  • Crie uma nova norma de equipe para não enviar chats aos membros da equipe que agendam o horário de foco e use o status Nãoincomodar no Microsoft Teams .
  • Leve uma pesquisa de funcionários para coletar dados e impressões sobre a frequência de reunião da organização e seu impacto sobre quanto trabalho é ou não está sendo feito durante o dia.
  • Reunir-se como uma equipe para compartilhar os comentários de todos. É importante processar todas as contribuições e análises de todos os membros da equipe para iniciar o processo de alteração.
  • Concorde com uma meta pessoal e coletiva com base nos comentários da pesquisa. Por exemplo, declare períodos de "reunião livre" para liberar o tempo no calendário de todos. Isso aumenta o tempo de foco individual e a produtividade e reduz o vazamento em tempo pessoal.
  • Avalie e discuta o progresso em torno dos hábitos de reunião e seu impacto no foco. Pequenas vitórias tangíveis fornecem algo para as pessoas comemorarem, e pequenas perdas oferecem oportunidades de aprendizado e correção.
  • Fazer check-in regular e aberto com os funcionários. Frustração, frustração e até mesmo desesperança são sinais de que as pessoas estão voltando a padrões ruins. A alteração de protocolos e comportamentos leva tempo, e manter o impulso requer atenção consistente.

Alterar estratégias

Estabelecer um período de "nenhuma reunião"

Selecione um dia, cadência ou período de tempo que sua equipe pode bloquear para se concentrar no trabalho e envie um convite de calendário recorrente para reservar esse tempo. Maneiras de fazer isso:

  • Escolha o dia da semana mais conveniente, como sexta-feira.
  • Decida com que frequência ocorrerá o bloqueio de tempo, como a cada duas semanas.
  • Determine quanto tempo a duração deve ser, como quatro horas.
  • Envie um convite de calendário recorrente à sua equipe para bloquear o horário.

Cancelar reuniões recorrentes

A cada trimestre, reavalia a necessidade de reuniões recorrentes que levam mais tempo. Tente cancelar um ou dois, você sempre poderá adicioná-los de volta se não tiverem sido perdidas. Confira Como finalmente matar a reunião recorrente e inutil para saber mais sobre isso.

Experimente um plano de foco do MyAnalytics

Incentive os funcionários a usar o Plano de Foco do MyAnalytics para bloquear automaticamente o tempo de foco em seus calendários para garantir que eles tenham tempo suficiente para fazer o trabalho.