Práticas recomendadas para reuniões

Para resolver um problema ou tomar uma decisão, isso ajuda a manter o público da reunião pequeno e a duração curta. A pesquisa mostra que reuniões menores e mais curtas permitem que os participantes se comuniquem mais rapidamente, que as decisões são tomadas com mais rapidez e se concentrem em fazer o trabalho.

Por que isso importa

O guia condensado para a execução de reuniões explica algumas novas ideias que podem ajudar a tornar suas reuniões mais eficazes:

  • "Se você quiser que as pessoas tenham a oportunidade de contribuir, você precisa limitar a participação."
  • "A pesquisa de psicologia social mostrou que, quando as pessoas executam tarefas de grupo (como debater ou discutir informações em uma reunião), elas mostram uma diminuição considerável no esforço individual do que quando executam sozinhas."
  • "A pesquisa mostra que há vantagens em manter [reuniões] mais curtas."
  • "Fazer com que todos contribuam não seja apenas bom para criar reuniões mais eficazes, mas também para os próprios participantes."

O artigo Parar a madness de reunião explica o que 182 gerentes sênior em um intervalo de setores disse sobre reuniões quando pesquisados:

  • "65% dizem que as reuniões os impedirão de concluir seu próprio trabalho."
  • "71% dizem que as reuniões são improdutivas e ineficientes."
  • "64% das reuniões dizem que as reuniões vêm às custas de um raciocínio profundo."
  • "62% dizem que as reuniões perdem oportunidades de aproximar a equipe."

Práticas recomendadas

  • Diga não às reuniões.. Consulte Maneiras educadas de recusar um convite de reunião e Definir regras e políticas de reunião de equipe para saber como recusar e definir a política de reunião.
  • Suporte ao encurtamento de reuniões e ao convite de menos pessoas.
  • Incentive os funcionários a usarem ideias de reunião do MyAnalytics para entender como eles podem melhorar seus hábitos de reunião.
  • Use Teams e OneNote para compartilhar anotações de reunião. Os funcionários podem compartilhar anotações da reunião com decisões e itens de ação com os gerentes como uma forma alternativa de mantê-los informados.
  • Habilita as percepções do Gerente no Workplace Analytics para ajudar os gerentes a identificar maneiras de melhorar o comportamento da equipe.
  • Fazer check-in regular e aberto com os funcionários. Frustração, frustração e até mesmo desesperança são sinais de que as pessoas estão voltando a padrões menos produtivos. A alteração de protocolos e comportamentos leva tempo, e manter o impulso requer atenção consistente.
  • Avalie e discuta o progresso em torno dos hábitos de reunião e seu impacto no foco. Pequenas vitórias tangíveis fornecem algo para as pessoas comemorarem, e pequenas perdas oferecem oportunidades de aprendizado e correção.
  • Compartilhar 6 dicas para lidar com conflitos de agendamento.
  • Exigir agendas de reunião, com objetivos claros de reunião.
  • Mantenha as reuniões curtas, mas também não se apresse em conversas importantes.
  • Desencorajar o uso de dispositivos em reuniões. É uma distração para aqueles que usam os dispositivos e aqueles que participam das reuniões.
  • Tente realizar reuniões de stand-up. Estudos mostram que eles são cerca de 34% mais curtos do que reuniões de reunião, mas produzem as mesmas soluções.
  • Incentivar a participação em reuniões. É útil criar reuniões mais eficazes e dar aos participantes uma maneira de serem ouvidas e consideradas.
  • Evite a realização de uma reunião apenas para atualizar as pessoas. Decida se um comunicado de email é suficiente.

Alterar estratégias

Definir regras e políticas de reunião de equipe

  • Leve uma pesquisa de funcionários para coletar dados e impressões sobre a frequência de reunião da organização e seu impacto sobre quanto trabalho é ou não está sendo feito durante o dia.
  • Reunir-se como uma equipe para compartilhar os comentários de todos. É importante processar todas as contribuições e análises de todos os membros da equipe para iniciar o processo de alteração.
  • Concorde com uma meta pessoal e coletiva com base nos comentários da pesquisa. Por exemplo, declare períodos de "reunião livre" para liberar o tempo no calendário de todos. Isso aumenta o tempo de foco individual e a produtividade e reduz o vazamento em tempo pessoal.
  • Definir padrões para quando um funcionário pode recusar uma reunião. Forneça um modelo de recusa de reunião com explicações de política que os funcionários podem usar para recusar reuniões com base nas regras de reunião da sua equipe. Por exemplo, "a reunião não tem agenda" ou "alguém da minha equipe já está participando da reunião".
  • Crie e compartilhe a lista de regras de reunião da sua equipe juntamente com uma mensagem capacitante que permite que os funcionários diga sim ou não aos convites de reunião que eles considera valiosos ou não participarem.

Capacitar seus funcionários e dizer não

Se você não for necessário em uma reunião, declina e forneça ao funcionário uma breve explicação do motivo. Isso capacita os membros da equipe a se tornarem tomadores de decisão.

Criar listas de verificação de participação na reunião

Reduza o número de participantes em reuniões identificando claramente quem é obrigatório e quem é opcional. Crie e compartilhe uma lista de verificação para ajudar os funcionários a decidir quem devem convidar. Veja a seguir um exemplo de uma lista de verificação e possíveis funções necessárias para a reunião.

Lista de verificação para convidar os participantes da reunião:

  • Quais decisões precisam ser tomadas?
  • Posso atribuir a cada participante uma função clara na reunião?
  • Posso alcançar o resultado desejado se remover um participante?
  • Posso reduzir os participantes fornecendo um resumo de email?

Funções possíveis para reunião:

  • Principais tomadores de decisão: Maria e João
  • Necessário para o contexto comercial: Taylor e Omar
  • Obrigatório para a sign-off do orçamento: Kerry