Colaboração

A página Colaboração no painel do MyAnalytics ajuda você a refletir sobre a eficiência com que você gasta seu tempo em reuniões, emails, chats e chamadas.

Página Colaboração do MyAnalytics.

Média semanal

A seção Média semanal mostra uma estimativa de quanto tempo você gastou em reuniões, emails, chats e chamadas nas últimas quatro semanas. Ele é medido como uma porcentagem da sua semana de trabalho, que se baseia na atividade dentro de suas horas de trabalho definidas como configuradas em Outlook configurações.

Média semanal de colaboração do MyAnalytics.

Hábitos de reunião

A seção Hábitos de Reunião destaca quais são seus hábitos ou práticas em reuniões que você organizou e aceitou. Você pode alternar entre a exibição Hábitos e a exibição Lista:

  • A exibição hábitos de reunião mostra dados sobre seus hábitos de reunião com base nas reuniões em seu calendário nas últimas quatro semanas. Isso ajuda você a entender o número de vezes que cada um desses tipos de reunião ocorrem fora do número total de reuniões que você organizou ou aceitou participar.

    Exibição de Hábitos de Reunião de Colaboração do MyAnalytics.

  • O Exibição de Lista mostra detalhes sobre todas as reuniões em seu calendário nas últimas quatro semanas.

    Exibição da lista de reuniões de colaboração do MyAnalytics.

    Ícone Descrição
    ícone de recur. Representa uma reunião recorrente em seu calendário.
    ícone de reunião de pessoa. Representa uma reunião organizada por você.
    reunião recorrente por seu ícone. Representa uma reunião recorrente organizada por você.
    ícone de marca de verificação. Se uma reunião tiver uma marca de verificação em uma coluna, ela atenderá à métrica da reunião especificada. Por exemplo, a reunião começou a tempo.
    Ícone X. Se uma reunião tiver um X em uma coluna, ela não atenderá à métrica da reunião especificada. Por exemplo, a reunião não começou a tempo.
    ícone dash. Se uma reunião tiver um traço em uma coluna, a métrica de reunião especificada não foi aplicável para essa reunião. Por exemplo, a reunião foi cancelada, portanto, a partir da hora não foi aplicável.
    classificar ícone.classificar ícone para baixo Selecione um nome de coluna na lista Reuniões para classificar a lista por essa coluna em ordem crescente ou decrescente. O ícone de classificação será aparecer ao lado do nome da coluna pelo o que a lista está classificação.

Para uma lista de reuniões excluídas da lista e das métricas de Reuniões, consulte Exclusões de reunião.

Hábitos de comunicação

A seção Hábitos de comunicação mostra o número total de chats (mensagens instantâneas) e emails enviados e lidos durante cada hora do dia nas últimas quatro semanas.

MyAnalytics Hábitos de comunicação.

Informações de produtividade

As percepções são baseadas em sua atividade de colaboração recente no trabalho. Selecione Exibir Sugestões para obter ideias sobre como você pode alterar seus padrões de colaboração atuais.

Sobre as métricas

Esta seção descreve as métricas que a página Colaboração mostra. Ele também descreve como essas métricas são calculadas pelo MyAnalytics.

Reuniões

As métricas de reunião incluem todas as reuniões que você organizou ou aceitou participar que tenham pelo menos uma outra pessoa participando. O horário da reunião inclui reuniões que ocorrem durante e fora do horário de trabalho definido. O tempo de reunião após o horário de reunião também afeta suas métricas de Bem-estar.

Métricas de hábitos de reunião

As seguintes métricas de hábito de reunião estão incluídas na página Colaboração. Você pode selecionar o ícone do ponto de interrogação ao lado de Hábitos de reunião para ver detalhes semelhantes sobre eles.

  • A alta participação inclui reuniões que você organizou ou aceitou que tinham uma taxa de resposta maior do que 50%.
  • Os convites enviados com um aviso de dias incluem reuniões nas quais você enviou convites com mais de 24 horas de aviso antes da hora de início agendada da reunião.
  • O Skype ou o Teams inclui reuniões que você organizou e incluiu um link Skype ou Teams para participação remota.
  • Nenhuma sobreposição com outras reuniões inclui reuniões que você organizou ou aceitou que não se sobrepõem a outras reuniões.
  • Nenhum email ou chats durante a reunião inclui reuniões durante as quais você não enviou um número significativo de emails ou chats.
  • As reuniões online ingressam no horário incluem Skype ou Teams que você ingressou ou começou no horário (ou dentro de cinco minutos do horário de início da agenda).
  • Durante o horário de trabalho, inclui reuniões que você organizou ou aceitou participar durante seu horário de trabalho.

Exclusões de reunião

Os seguintes tipos de reunião são excluídos das métricas de reunião:

  • Reuniões cujo comprimento é igual ou maior que 24 horas. Notavelmente, isso também exclui todas as reuniões do dia: caixa de seleção de reunião de todos os  dias.

  • Reuniões marcadas como Privadas

  • Reuniões com nenhum outro participante além de você, por exemplo, quando você bloqueia o tempo de foco em seu calendário ou configura lembretes

  • Reuniões para as quais Mostrar Como está definido para qualquer um dos seguintes valores:

    • Disponível
    • Working Elsewhere
    • Tentativo
    • Ausência Temporária

Observação

O MyAnalytics conta reuniões com reserva dupla apenas uma vez para cálculos métricos. Por exemplo, se você tiver duas reuniões agendadas de 10:00 às 11:00 no mesmo dia, o MyAnalytics conta isso como apenas uma hora de horário de reunião.

Email

As métricas de email estimam quanto tempo você gastou enviando e lendo emails, em todos os dispositivos, como laptops e telefones celulares. Somente emails que têm seu nome ou um grupo de que você é membro, na linha Para ou na linha Cc estão incluídos. Emails que você exclui sem abrir não estão incluídos.

Cada email enviado é atribuído por cinco minutos. Cada email que você abrir recebe 2,5 minutos. No entanto, tempos mais curtos são atribuídos para os seguintes cenários:

  • Se você enviar um email e abrir ou enviar outro dentro de 5 minutos, o tempo entre as duas ações será atribuído ao primeiro email.
  • Se você abrir um email e abrir ou enviar outro dentro de 2,5 minutos, o tempo entre as duas ações será atribuído ao primeiro email.

Além disso, o tempo que você gasta enviando ou lendo emails fora de suas horas de trabalho definidas(conforme definido por suas configurações de Outlook ) afetará suas métricas de Bem-estar.

Chats e chamadas

O MyAnalytics conta suas chamadas de áudio, chamadas de vídeo e chats (mensagens instantâneas) que ocorrem no Teams e no Skype for Business como atividades de colaboração, que são calculadas da seguinte maneira:

  • Cada chat ou mensagem instantânea enviada conta o tempo como 30 segundos.

  • Cada chat recebido conta como zero segundos no tempo porque, em termos empiricamente, o tempo gasto em mensagens enviadas é um bom preditor da duração total das sessões Teams e Skype for Business.

  • Cada chat ou mensagem instantânea dentro de uma janela de 15 minutos é contada como um chat.

  • Para cada chamada improvisada, o MyAnalytics usa a duração real da chamada. Uma chamada improvisada ou ad hoc é uma chamada não agendada que não está incluída no calendário.

  • Para chamadas agendadas como reuniões em seu calendário, o tempo conta como zero segundos porque essas chamadas já estão sendo contadas como hora de reunião.

    Observação

    Os chats de Teams canais são excluídos das métricas. Geralmente, os dados do Skype for Business são disponibilizados de imediato. No entanto, em raras instâncias, os usuários podem ter atrasos de dois a quatro dias. Para obter mais informações, consulte Perguntas frequentes do MyAnalytics.

Documentos

O MyAnalytics também mostra informações sobre OneDrive e SharePoint documentos em que você trabalhou. Como participante do MyAnalytics, você verá as seguintes informações:

  • O número de documentos em nuvem em que você trabalhou (lido, editado ou revisado).
  • O número de documentos de nuvem em que você trabalhou fora do horário de trabalho.

Para ver essas informações, você deve ter trabalhado em pelo menos três OneDrive ou SharePoint na nuvem durante a semana passada.

Dicas de colaboração

Você pode perder um tempo de colaboração valioso se estiver gastando muito tempo em emails ou chamadas improvisadas ou em reuniões ou chats. A pesquisa mostra que, normalmente, fazer apenas quatro a cinco coisas de forma diferente pode permitir que você aumente o tempo de colaboração em 18 a 24%.

  • Tempo de email em lotes: Para reduzir a distração, tente verificar sua caixa de entrada uma vez por hora. Se isso funcionar bem, tente verificar emails a cada duas horas e assim por diante. Descubra quanto tempo você pode voltar.

  • Agrupar suas reuniões em seu calendário : se seu calendário estiver fragmentado com reuniões, tente agrupar suas reuniões em seu calendário, para que você tenha blocos gratuitos mais longos disponíveis para colaboração em equipe.

  • Reduza as reuniões que você participa e agende:

    • Menos reuniões permitem mais tempo para colaboração. Revise suas reuniões recorrentes para certificar-se de que elas são um bom uso do tempo a cada semana.
    • Verifique as listas de participantes para reuniões que você organiza. Tente condensar reuniões com participantes idênticos.
    • Em uma cultura do office em que as reuniões preenchem o dia, faça o máximo de suas. Ao definir as expectativas e deixar as metas claras com antecedência, as reuniões podem se tornar mais eficientes. Dando a você e seus colegas algum tempo de volta.
  • Manter o tamanho da reunião sob controle: reuniões pequenas e curtas são mais propícias à tomada de decisões, pois solicita aos participantes que se comuniquem mais rapidamente e se concentrem em realizar o trabalho. A pesquisa mostra que cada pessoa adicionada ao grupo de reunião ao longo de sete reduz a eficácia da decisão em 10%. Considere tornar seu tamanho de reunião pequeno para evitar a sobrecarga de tomada de decisões.

  • Responder a reuniões no horário: Responder a convites de reunião a tempo para que sua equipe saiba o que esperar. Os colegas de trabalho podem se preparar melhor para reuniões quando têm uma boa noção de quem planeja participar.

  • Dê tempo para as pessoas se prepararem para reuniões : convites de última hora às vezes são necessários, mas suas reuniões podem ser mais eficazes se você der aos participantes algum tempo para se preparar.

  • Incluir Skype ou Teams para participantes remotos : considere adicionar um Skype ou links de equipe às suas reuniões para acomodar participantes remotos.

  • Inclua agendas de reunião e itens de ação em seus convites : Adicione agendas e itens de ação para obter o máximo de suas reuniões. Considere adicionar clareza para o que você gostaria que os participantes fazem com arquivos anexados em seus convites de reunião.

  • Iniciar e encerrar reuniões no horário:

    • Quando as reuniões começam a tempo, elas provavelmente terminarão a tempo e cumprirão os objetivos da reunião. Considere o tempo de bloqueio para preparação antes do início das reuniões para evitar inícios tardias.
    • Melhores práticas de reunião podem melhorar a produtividade, o compartilhamento de informações, a inovação, a tomada de decisões e a colaboração em equipe.
  • Cancelar reuniões um dia antes: se possível, envie cancelamentos para os participantes no dia anterior. Faça o possível para planejar com antecedência para que os participantes possam re-finalidade ideal nesse momento.

  • Mantenha os threads de email longos offline : Para threads de email longos que aumentam ao longo de algumas semanas, considere a possibilidade de deixar o email offline e agendar uma reunião para sincronizar.

  • Agendar reuniões durante o horário de trabalho : Para reuniões não urgentes, agendar durante o horário de trabalho definido pelos participantes é uma boa prática que respeita o bem-estar das pessoas.

  • Evite multitarefas durante as reuniões : A pesquisa mostra que apenas ter seu smartphone por perto prejudica a capacidade cognitiva em relação aos efeitos da falta de sono. Considere a possibilidade de colocar seu telefone fora durante as reuniões para dedicar atenção total a eles.

Painel do MyAnalytics