Diagnosticar um problema para melhorar

Se você estiver sentindo a dor da sobrecarga de colaboração, mas não identificou o problema e sua causa, comece com um exercício de diagnóstico:

Use uma lista de perguntas (diagnóstico qualitativo) e dados do painel do MyAnalytics (diagnóstico quantitativo) para entender melhor suas prioridades para gerenciar sua carga de colaboração em algumas categorias principais: tempo de foco, email e reuniões, rede e equilíbrio de vida útil.

Diagnóstico qualitativo

Primeiro, faça as seguintes perguntas:

Tempo de foco

  • Posso agendar tempo suficiente para me concentrar em fazer meu trabalho mais importante?
  • Produzo regularmente ideias criativas e originais?
  • Estou constantemente sendo interrompido por outras pessoas e/ou distraida pela tecnologia?
  • Eu faço regularmente meus prazos importantes?
  • Tenho controle adequado sobre minha agenda?

Email e reuniões

  • Em geral, as reuniões que eu faço são um uso efetivo do meu tempo?
  • Posso melhorar a maneira como organizo e conduzo reuniões?
  • As reuniões impedem que eu me concentre em fazer meu trabalho mais importante?
  • Estou totalmente presente e capaz de adicionar valor nas reuniões que participei?
  • Estou gastando tempo com as pessoas que são mais críticas às minhas prioridades?
  • O volume de emails que recebo é apropriado, dada a minha função?
  • Posso gerenciar efetivamente minha caixa de entrada?
  • Posso melhorar a maneira como componho meus emails?
  • Eu dependo muito do email em relação a outros métodos de comunicação?
  • Estou constantemente verificando emails durante todo o dia?

Wellbeing

  • Meu trabalho interfere na minha vida pessoal?
  • Estou constantemente lendo e enviando emails quando estou em casa?
  • Posso escolher reuniões após o horário em vez de compromissos pessoais?
  • Posso fazer meu trabalho mais importante durante meu horário comercial normal?
  • Eu me sinto drenado e stressado no final do dia?

Rede

  • As pessoas com quem passo meu tempo estão alinhadas com minhas prioridades principais?
  • Perdi o contato com pessoas que podem me ajudar a atingir minhas metas?
  • Posso melhorar o desempenho do meu trabalho interagindo mais com pessoas de fora da minha equipe?
  • Não estou respondendo o suficiente a pessoas ou grupos importantes?
  • Posso obter autonomia de ou concedi-la a determinados indivíduos colaborando menos com eles?

Depois de refletir sobre essas perguntas, uma única categoria de colaboração se destaca como seu maior ponto de dor ou você está sofrendo em mais de uma categoria? Se mais de uma categoria, recomendamos que você priorize e selecione uma categoria para se concentrar para começar.

Diagnóstico quantitativo

Veja seu painel do MyAnalytics para usar dados para validar seu ponto de dor de colaboração e pesquisar mais profundamente para ajudar a descobrir as causas raiz. Recomendamos que você veja as últimas três semanas para ajudar a identificar padrões e tendências. Aqui estão as perguntas a fazer para ajudá-lo a analisar os dados:

Foco

Focus page
  • Meu número total de tempo de foco por semana como uma porcentagem da minha semana de trabalho é suficiente?
  • Quais dias durante a semana normalmente eu tenho mais tempo para me concentrar?
  • A quantidade de tempo que gasto em reuniões com outras pessoas e o foco no meu trabalho individual é apropriado para o meu trabalho?
  • Meu número total de horas de email por semana como um percentual da minha semana de trabalho é muito alto?
  • Estou gastando mais tempo escrevendo emails do que lendo emails?
  • Estou enviando emails durante todo o dia ou em horários específicos durante o dia?
  • Estou lendo e enviando muitos emails fora do horário comercial?
  • Meu número total de horas de reuniões por semana é muito alto?
  • Quanto tempo como porcentagem da minha semana devo gastar em reuniões para meu trabalho?
  • A maioria das reuniões que eu frequento está agendada por mim ou por outras pessoas?

Wellbeing

Wellbeing page
  • Meu número total após o horário é aceitável?
  • Estou colaborando após o expediente em determinados dias ou todos os dias?
  • Estou gastando a maioria dos meus horários após o expediente em reuniões ou por email?

Rede

Network page
  • Meus investimentos de tempo em pessoas estão alinhados com minhas principais prioridades?
  • Há oportunidades para eu encontrar mais ou menos com determinados indivíduos?
  • Alguém está faltando no meu mapa com quem devo passar o tempo?
  • Estou agindo como um abrandamento para determinadas pessoas porque sou muito lento para responder aos emails deles?

Objetivos de mudança de comportamento

Depois de analisar seu problema de colaboração de forma qualitativo e quantitatória, você deve ter mais clareza sobre o que você gostaria de alterar sobre a maneira como colabora. Os objetivos de mudança de comportamento incluem:

  • Reduza o número de horas que gasto em reuniões ineficazes.
  • Agende mais horas de foco para aumentar minha produtividade, criatividade e tomada de decisões.
  • Gerencie minha caixa de entrada com mais eficiência.
  • Melhore a eficácia dos emails que envio.
  • Reduza minha colaboração após o expediente para obter um equilíbrio de vida útil melhor.
  • Passe mais tempo com as pessoas na minha rede que estão alinhadas com minhas principais prioridades.

Depois de ter seu objetivo, é hora de convertê-lo em uma meta mensurável usando uma métrica myAnalytics. Consulte Definir sua meta.