Plano de adoção de equipe

A equipe de programa ideal é composta pelos seguintes membros:

Observação

Se você for um gerente de uma pequena equipe interessada em executar esse programa, concentre-se nas funções de gerente de programa e participantes do programa. No entanto, é uma boa ideia informar seu gerente ou um patrocinador executivo sobre seu esforço ineprezável para ajudar sua equipe a criar hábitos de colaboração mais saudáveis.

Apoio executivo

O patrocinador executivo é um líder sênior influente que promove ativamente o valor de desenvolver hábitos de colaboração mais saudáveis. Essa pessoa está comprometida em endossar MyAnalytics e modelar hábitos de trabalho saudáveis. Os participantes do programa precisam estar na organização dessa pessoa.

As responsabilidades críticas do patrocinador executivo são:

  • Participar da definição e comunicação da finalidade do programa
  • Remover obstáculos no caminho do sucesso da equipe
  • Criar animação para o MyAnalytics e o programa de alterações
  • Participar de selecionar atividades do programa
  • Servir como um modelo de função para comportamentos que você deseja promover
  • Incentivar os gerentes a participar e dar suporte à alteração

Gerente de programas

O gerente de programa é o principal arquiteto do programa e lidera a implementação. Essa pessoa pode ser o gerente dos participantes do programa ou outro membro influente e respeitado da equipe que é endossado pelo gerente da equipe. É importante que essa pessoa tenha habilidades fortes de gerenciamento de projetos. Também é útil para essa pessoa ter programas de criação e execução de alterações de experiência anterior para um grupo.

As responsabilidades críticas para o gerente do programa são:

  • Proteger o suporte de um patrocinador executivo se o programa não for orientado do início
  • Identificar, treinar e gerenciar agentes de mudança
  • Remover obstáculos no caminho do sucesso da equipe (Consulte a observação a seguir)
  • Conduzir comunicações do programa e reforçar regularmente a finalidade do programa
  • Estruturar o programa de alterações e atividades de liderança
  • Conduzir discussões e compartilhamento de ideias em check-ins e por meio de canais de colaboração
  • Defenda o produto MyAnalytics e atue como um especialista de produto interno
  • Coletar, gerenciar e analisar comentários e dados do programa
  • Servir como um modelo de função para comportamentos que você deseja promover

Observação

Os gerentes geralmente se concentram em incentivos para motivar as pessoas a mudarem, mas muitas vezes podemos fazer mais para facilitar a mudança removendo os obstáculos do que empurrando as pessoas para uma determinada direção (Nudge, por Richard Thaler e Cass Sunenstein). Por exemplo, se o objetivo da sua equipe for adicionar mais horas de foco, mas não houver locais em seu escritório para trabalho silencioso, designe algumas "zonas sem interrupção" em seu espaço dedicado ao tempo de foco.

Alterar agentes

Agentes de alterações são membros de equipe influentes que ajudam a impulsionar a conscientização e o envolvimento do programa. Eles são ótimos comunicadores, entusiasmados e pensando adiante. Em muitos casos, especialmente se o número de participantes do programa for grande, os agentes de alteração compartilham responsabilidades com o gerente do programa.

As responsabilidades críticas para os agentes de mudança são:

  • Ampliar as comunicações do programa
  • Criar animação para o programa
  • Champion MyAnalytics and act as internal product experts
  • Conduzir atividades de programa de seleção, como check-ins de programa
  • Discussões principais e compartilhamento de ideias por meio de canais de colaboração
  • Coletar e compartilhar comentários do programa com o gerente do programa
  • Servir como um modelo de função para comportamentos que você deseja promover

Participantes do programa

Os participantes do programa também são conhecidos como "equipe". Sem sua participação ativa e disposta, a mudança é impossível. Embora não haja um tamanho mínimo de equipe, uma equipe composta entre 10 e 20 participantes é ideal. Se uma equipe tiver mais de 20 pessoas, considere a criação de subgrupos com base em características comuns e a atribuição de agentes de alteração para conduzir cada subgrupo.

Se você quiser selecionar um único subgrupo de uma população maior, selecione uma equipe central em sua rede e possa inspirar outras equipes a adotar hábitos de trabalho mais saudáveis.

As responsabilidades críticas para os participantes do programa são:

  • Aprender e usar ativamente o MyAnalytics
  • Participar de reuniões de grupo – por exemplo, check-ins
  • Participar de discussões em grupo e compartilhar ideias
  • Concluir todas as pesquisas de programa
  • Fornecer entrada para ajudar a definir metas
  • Tempo de compromisso para aprender sobre mudanças de comportamento
  • Experimentar novos comportamentos
  • Fornecer comentários sobre o programa
  • Ajudar a responsabilizar os colegas de equipe por alterações

O gerente do programa pode solicitar que os participantes do programa compartilhem seus dados de colaboração pessoal para que possam ser agregados a um nível de equipe para acompanhar e medir a meta atingida. Esses materiais incluem instruções para compartilhar e agregar dados (consulte Compartilhamento de dados ),para os participantes que optarem por optar por compartilhar seus dados do MyAnalytics.

Os participantes do programa também devem ter permissão para não participar do programa se assim escolherem. Se alguém quiser desatar, passe um tempo com essa pessoa para entender suas preocupações e resolver essas preocupações, se possível. Ao identificar indivíduos resistentes no início do programa, você pode gerenciá-los (consulte Gerenciarresistência ) para que eles não coloque em risco o sucesso do programa no caminho.

Estruturar o programa

O gerente do programa precisa definir o seguinte:

Duração e datas do programa

Uma duração de programa de 12 semanas normalmente dá às pessoas um tempo adequado para aprender a usar o MyAnalytics, processar novos aprendizados e experimentar novos comportamentos. Dependendo das necessidades de uma equipe e de onde elas estão na jornada de mudança de comportamento, os programas podem ser mais curtos ou mais longos.

Ao selecionar as datas de início e término do programa, encontre um período no qual você espera algumas interrupções importantes no calendário da sua equipe. Evite a estação de feriado e o período de férias de verão, pois sua equipe tem mais probabilidade de passar por semanas de trabalho atípicas. Considere o ritmo de negócios da sua equipe. Evite executar um programa durante períodos de pico de carga de trabalho, como por exemplo, prazos de projeto grandes ou incomuns.

Se o MyAnalytics for novo para sua equipe, aguarde pelo menos duas semanas depois que o produto for lançado antes de iniciar um programa de alteração. Isso dá ao MyAnalytics tempo para processar dados suficientes para que todos os seus recursos possam ser usados, e isso fornece aos participantes do programa dados suficientes para estabelecer linhas de base significativas para medir seu progresso.

Componentes do programa

Esses materiais fornecem orientações para o uso dos seis componentes do programa a seguir:

Embora todos esses componentes possam melhorar o sucesso do programa, é importante projetar um programa que atenda às necessidades da sua equipe. Para isso, recomendamos que você leia as seções sobre esses componentes e selecione as que funcionarão melhor para sua equipe. Por exemplo, se seu grupo se comunicar bem usando um aplicativo de colaboração e você estiver visando minimizar o compromisso de tempo semanal, você pode optar por excluir reuniões de check-in semanais e depender exclusivamente do aplicativo para discussões do programa.

Depois de selecionar os componentes do programa, determine as datas e a frequência corretas para cada componente. Em seguida, você pode estimar um compromisso de tempo semanal para os membros da equipe e incluir essa estimativa nas comunicações de início do programa.

Considere quando quiser que o patrocinador executivo seja mais visível e ativo durante o programa. Inclua esses pontos de toque em sua agenda. Por exemplo, você pode pedir ao patrocinador executivo para enviar um email encorajador ou participar de uma das reuniões de check-in semanais.

Veja a seguir exemplos de estruturas e agendamentos de programas:

Programa completo

Exemplo completo da agenda do programa.

Programa modificado

Exemplo de agenda do programa modificado.

Uma métrica de resultado suplementar (opcional)

Além das métricas do MyAnalytics que você acompanhará durante o programa, você pode optar por definir uma métrica de resultado complementar para medir fora do MyAnalytics. Essa métrica pode incluir medidas de envolvimento ou produtividade.

O objetivo dessa métrica é ajudá-lo a entender e comunicar os efeitos do programa geral. Por exemplo, usar as pontuações de satisfação do cliente como uma métrica complementar pode ajudar a descrever a experiência do programa como: "A equipe recuperou quatro horas de tempo de foco por semana. No final do programa, eles recebiam, em média, maiores pontuações de satisfação do cliente devido ao estresse menor e ao trabalho/produto de melhor qualidade fornecido."

Um grupo de controle (opcional)

Estabeleça um grupo de controle para medir se as alterações de hábito ocorridas durante o programa resultaram do programa ou de outras alterações em sua empresa. Um grupo de controle é um grupo de pessoas semelhantes ao seu grupo, mas que não participam do programa. Se seu departamento tiver 50 pessoas e você solicitar que apenas metade do grupo participe ativamente das atividades do programa, você poderá usar a outra metade do grupo como um grupo de controle.

Para comparar as alterações experimentadas pelo grupo de controle às alterações experimentadas pela equipe do programa, peça a ambos os grupos para preencher pesquisas pré e pós-programa. Você também pode pedir que eles compartilhem dados do MyAnalytics para serem agregados ao nível do grupo, se ambos os grupos usarem o MyAnalytics. Comparar os resultados do controle com as métricas do programa pode ajudá-lo a obter uma compreensão clara dos drivers da mudança, o que, por sua vez, ajuda seus esforços para manter novos comportamentos após o fim do programa.

Desenvolver um plano de comunicação

Programas de alterações bem-sucedidos dependem de comunicação consistente e transparente. Use essas comunicações para atender às expectativas, comunicar os planos e explicar como a alteração afetará os funcionários ( Relatório de Práticas Recomendadasprosci).

Use estas diretrizes gerais ao se comunicar com os participantes do programa:

  • Concentre-se no impacto da alteração no funcionário.
  • Seja claro sobre o que você sabe agora e o que não sabe agora.
  • Avise os funcionários quando mais informações estarão disponíveis.
  • Seja claro como os funcionários podem fornecer comentários sobre o programa.

(Fonte: Prosci)

Você pode usar o exemplo a seguir como um modelo para desenvolver seu plano de comunicação de programa.

Etapa do programa Espectadores Conteúdo Mecanismo de Entrega Communicator Data
Lançamento Participantes do programa
  • Introdução ao programa
  • Descrição do MyAnalytics
  • Finalidade do programa para acreditar nos resultados esperados
  • Visão geral de alto nível da estrutura do programa
  • Expectativas
  • Próximos passos
  • Contatos do programa para perguntas e ajuda
  • Email Apoio executivo 1º de janeiro
    Etapa 2

    Email de início de programa

    De definir seu programa no curso certo com um email de início forte:

    • Envie o patrocinador executivo.
    • Mantenha-o o mais curto possível. Conte com links para informações mais detalhadas quando disponível.
    • Personalize a mensagem para chamar a atenção.
    • Enquadrar o programa como uma oportunidade de aprendizado e experimentação.
    • Forneça aos funcionários informações de contato do programa e canal de comentários fáceis.
    • Inclua o guia privacidade.

    Este email pode incluir:

    Obter suporte de outras equipes

    Nossa cultura de trabalho depende cada vez mais do multiarquivalo, no qual as pessoas são atribuídas a vários projetos simultaneamente e interfuncionais. Se sua equipe trabalhar de perto com outras equipes, deixe essas outras equipes saberem sobre o programa e gerencie suas expectativas. Caso contrário, suas demandas poderiam criar barreiras para mudar. Como um benefício adicionado, você pode inspirar essas outras equipes a embarcarem em suas próprias jornadas de mudança de comportamento.

    Estabelecer um canal de colaboração

    Adicionar um componente social ao seu programa ajudará a difundir novos hábitos. Tente configurar um canal de colaboração, como um canal Microsoft Teams, para dar suporte ao programa.

    Os humanos são animais sociais e somos fortemente influenciados pelo que aqueles ao nosso redor dizem e fazem. As normas sociais, que são os valores, ações e expectativas do seu grupo, orientam os comportamentos da sua equipe (Método EAST Behavior Change). Um canal de colaboração permite que os membros da sua equipe mostrem novos hábitos, compartilhem experiências (vitórias e desafios), dêem suporte um ao outro, se comprometem a mudar, façam perguntas sobre o produto e forneçam comentários sobre o programa.

    O canal de colaboração também serve como uma ótima ferramenta de gerenciamento de programas. Você pode fornecer atualizações sobre o programa e links para recursos, e você pode armazenar materiais de programa no canal para torná-los fáceis de encontrar para os participantes do programa.

    Criar pesquisas

    Além dos dados quantitativos que o MyAnalytics fornece, você pode usar pesquisas para coletar dados qualitativos antes, durante e depois do programa. Pesquisas ajudam a diagnosticar pontos de dor de colaboração, identificar soluções e entender os resultados do seu programa. Objetivo manter sua pesquisa o mais curto possível e evitar esses erros comuns de perguntas de pesquisa: Onde as pesquisas de funcionários em Burnout e Envolvimento darão errado.

    Para facilitar o gerenciamento da pesquisa, use um aplicativo como o Microsoft Forms para distribuir as perguntas e coletar resultados. Para obter mais informações sobre como criar uma pesquisa eficaz, consulte Run an Employee Survey.

    Considere implementar qualquer um dos seguintes procedimentos: uma pesquisa de pré-programa, uma pesquisa de normas de equipe, uma pesquisa pós-programa e/ou uma pesquisa de definição de meta:

    Pesquisa de pré-programa

    A pesquisa de pré-programa ajuda você a diagnosticar os pontos de dor de colaboração da sua equipe. A percepção geralmente difere da realidade, e essa pesquisa ajuda você a entender melhor as necessidades reais da sua equipe, informar suas metas de programa e recomendar novos hábitos que ressoarão com o grupo. Recomendamos que você inclua um link para sua pesquisa de pré-programa no email de início do programa.

    Pesquisa de normas de equipe

    Durante o programa, você pode usar Learning módulos para experimentar novos comportamentos. Alguns desses comportamentos funcionarão para sua equipe; outras não. Depois de experimentar comportamentos diferentes, conduza uma pesquisa de normas de equipe para votar em novas normas para adotar como uma equipe. Para obter informações adicionais sobre como selecionar as normas de grupo e torná-las aderitivas, consulte How to Create Executive Team Norms and Make Them Stick.

    Para evitar a fadiga da pesquisa, empacote a pesquisa de normas de equipe com um módulo de Learning correspondente no momento apropriado na agenda do programa. Os participantes do programa devem concluir a pesquisa depois de ter tempo para processar o conteúdo do módulo Learning e experimentar comportamentos sugeridos.

    Pesquisa pós-programa

    Use a pesquisa pós-programa para coletar informações adicionais sobre os resultados do seu programa, determinar se seu programa foi bem-sucedido e quais devem ser as próximas etapas para desenvolver hábitos de trabalho mais pagãs. Você também pode usar a pesquisa pós-programa para coletar manualmente dados do MyAnalytics dos participantes para medir a meta atingida. Consulte Compartilhamento de dados.

    Pesquisa de configuração de meta

    Uma pesquisa pode ser usada para ajudá-lo a definir suas metas de equipe. Para saber mais sobre a configuração de meta e o uso de uma pesquisa para ajudá-lo a fazer isso, consulte Configuração de meta.

    Preparar para o lançamento

    Para ajudá-lo a ter certeza de que você tomou todas as etapas de planejamento adequadas e está pronto para iniciar seu Programa de Alteração de Comportamento de Equipe do MyAnalytics, use a seguinte lista de verificação:

    caixa de seleção 1. Patrocinador executivo informado e a bordo

    caixa de seleção 2. Agentes de alteração informados e prontos para cumprir responsabilidades

    caixa de seleção 3. Participantes do programa com escopo

    caixa de seleção 4. Plano de comunicações elaborado

    caixa de seleção 5. Programa estruturado

    caixa de seleção 6. Email de início de programa finalizado

    caixa de seleção 7. Canal de colaboração estabelecido

    caixa de seleção 8.Pesquisa de pré-programa criada