Práticas recomendadas para evitar sobrecarga de email com o Viva Insights

O email é a ferramenta de colaboração mais usada com uma estimativa de 110 bilhões de mensagens enviadas diariamente. Apesar dos benefícios, o email pode se tornar avassalador para gerenciar. Ele rouba sua atenção e leva a níveis de estresse mais altos.

Práticas melhores de email podem reduzir o estresse, melhorar a comunicação, aumentar a produtividade e dar suporte à capacidade de se concentrar.

Por que isso importa

Como gastar menos tempo no email todos os dias explica como:

  • "O profissional médio gasta 28% do dia de trabalho lendo e respondendo emails, de acordo com uma análise mcKinsey."
  • "Em média, os profissionais verificam seus emails 15 vezes por dia ou a cada 37 minutos."

Práticas recomendadas

  • Designe um canal de comunicação destinado a mensagens urgentes.
  • Permitir que os funcionários se desconectem do email após o trabalho. Se algo urgente aparecer, eles poderão ser alcançados pelos canais alternativos.
  • De definir expectativas claras e gerenciamento de impulsos para definir o exemplo certo para o restante da organização.
  • Escreva emails da maneira que você deseja lê-los. Mantenha-os curtos, use linguagem simples e evite blocos longos de texto
  • Não "enterre a liderança". Escreva a mensagem importante e/ou a pergunta primeiro em seu email seguido de qualquer plano de fundo crítico
  • Não sobressalente o campo "Cc" selecionando cuidadosamente destinatários com base na função e resistindo à pressão para ser sobrecluso.
  • Faça sugestões concretas com horários, locais e prazos específicos para reduzir o back-and-forth desnecessário.
  • Envie menos emails para receber menos emails considerando estrategicamente diferentes mídias (o telefone, uma reunião ou chat) para sua mensagem.
  • Evite "responder a todos" considerando sua função no thread e enviando mensagens direcionadas.
  • Processe emails em lote selecionando duas ou três vezes por dia para processar emails, em vez de verificar emails constantemente durante o dia e a noite.
  • Confirmar emails importantes. Se você não tiver tempo para responder, envie um email curto com um tempo de resposta esperado.
  • Definir limites, como evitar emails fora do horário de trabalho e gerenciar as expectativas de tempo de resposta.

Alterar estratégias

Definir uma prática de email e cadência

Delinear parâmetros claros e expectativas sobre quando você verificará e responderá a emails. Maneiras de fazer isso:

  • Escolha com que frequência você verificará seu email todos os dias: 3 vezes por dia

  • Use momentos específicos ao longo do dia como lembretes: Logo antes do almoço

  • Compartilhe suas intenções e incentive os membros da equipe a fazer o mesmo. Por exemplo:

    "Às vezes, todos podemos ficar sobrecarregados por email, e alternar entre email e outro trabalho pode afetar nossa produtividade pessoal. Por esse motivo, planejo verificar meu email três vezes por dia. Se você precisar de uma resposta imediata, você pode me chamar com um Teams chat ou chamada telefônica. Eu encoraje todos a tentar isso e ver se ele também ajuda você."

Demonstrar boas Teams práticas

Mostre à sua equipe o poder dos produtos baseados em chat, como Microsoft Teams, usando-os por conta própria e incentivando sua equipe a colaborar com eles.

Reduzir o número do destinatário de email

Ao responder ao email, reduza o uso da resposta a todos e remova os participantes que não precisam participar da conversa.

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