Eficácia operacional

Pequenas alterações nas práticas de colaboração podem ter efeitos transformativos na produtividade organizacional em escala. Cada um dos comportamentos listados mostra como sua organização se compara com outras com base na pesquisa do setor e em seus dados organizacionais específicos.

Insights do Microsoft Viva tem uma página Minha organização que mostra os dados de colaboração do líder sobre sua equipe. Os resultados incluem dados sobre a eficácia operacional.

Aprimora a página de eficácia operacional.

Cálculos

A seguir estão as percepções de porcentagem, suas métricas subjacentes e um pouco sobre os cálculos usados para eles.

Visão da porcentagem de eficácia operacional.

Comportamento Perspicácia de porcentagem Métrica Cálculos
Capacidade de liberação Porcentagem de funcionários que têm mais de 20 horas em colaboração a cada semana Horários de colaboração Porcentagem de funcionários que gastam mais de 20 horas por semana colaborando por meio do Microsoft Outlook e Teams. Esse insight é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.
Melhorar a qualidade da reunião Porcentagem de funcionários que passam a maior parte do tempo de reunião em reuniões longas ou grandes Reuniões longas, grandes reuniõese horários de reunião A porcentagem de funcionários que gastaram mais de 50% de suas horas de reunião em reuniões longas ou grandes. As reuniões longas têm mais de uma hora e grandes reuniões têm mais de oito participantes. Isso é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.
Manter os funcionários envolvidos Porcentagem de funcionários que multitarefa significativamente em reuniões Horários de reunião de várias tarefas Porcentagem de funcionários que gastam mais de 25% de suas horas de reuniões multitarefa. Esse insight é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.
Proteger o tempo para terminar o trabalho Porcentagem de funcionários que têm menos de 20 horas disponíveis para se concentrar a cada semana Total de horas de foco O percentual de funcionários que têm menos de 20 horas disponíveis para se concentrar a cada semana, que é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.

O seguinte define os dados organizacionais mostrados nas percepções comportamentais visuais.

Visão visual de eficácia operacional.

Comportamento Visão visual Definição
Capacidade de liberação Distribuição de horários de colaboração Porcentagem de funcionários com base em suas horas semanais de colaboração. Eles são divididos entre zero e 10 horas, 10 e 20 horas e mais de 20 horas colaborando. Essas porcentagens são calculadas semanalmente e médias para o período de tempo inteiro.
Melhorar a qualidade da reunião Horas de reunião por duração e número de participantes Usa o horário de reunião para calcular as seguintes porcentagens calculadas semanalmente e médias para todo o período de tempo:
  • Grandes reuniões - Porcentagem de reuniões maiores do que oito participantes, mas com uma duração inferior a uma hora.
  • Reuniões longas - Porcentagem de reuniões com mais de uma hora, mas com menos de oito participantes.
  • Reuniões longas e grandes - Porcentagem de reuniões que têm mais de oito participantes e têm mais de uma hora.
  • Reuniões de tomada de decisão - Porcentagem de reuniões que têm entre dois e oito participantes e têm menos de uma hora de duração.
Manter os funcionários envolvidos Distribuição de tempo gasto multitarefa em reuniões Porcentagem de funcionários com base em seus horários de reunião de multitarefa semanais. Eles são divididos em aqueles que passam entre zero e uma hora, uma a cinco horas e mais de cinco horas. Eles são calculados semanalmente e mediados para todo o período de tempo.
Proteger o tempo para terminar o trabalho Estabelecer novos hábitos de trabalho Porcentagem de funcionários agrupados pelo total de horas de foco. Eles são divididos em aqueles que têm entre zero e 10 horas, 10 e 20 horas, 20 e 40 horas e mais de 40 horas disponíveis para se concentrar a cada semana. Eles são calculados semanalmente e mediados para todo o período de tempo.

Práticas recomendadas

Para tomar medidas em um resultado, você pode selecionar Exibir práticas recomendadas para ver uma lista de recomendações para uma visão geral. Esta seção descreve por que cada um dos comportamentos a seguir importa e as principais práticas recomendadas que podem ajudar a melhorar a eficácia operacional.

Capacidade de liberação

Reduzir o tempo gasto com a colaboração de baixa qualidade é uma maneira de criar capacidade para atividades que criam valor comercial.

Conforme explicado em How to finally kill the useless, recurring meeting, it's not only that the meeting provides little value or that people are multitasking; é que "a quantidade de tempo investida nessas interações de baixo valor é um impedimento de alto custo para fazer as coisas". Maneiras de reduzir o tempo de reunião:

  • Cancele todas as reuniões recorrentes que possam não ser mais necessárias. A cada trimestre, reavalie a necessidade de reuniões recorrentes que consomem muito tempo. Tente cancelar alguns e, em seguida, adicione-os de volta se não tiver sido possível.
  • Use o bem-estar do MyAnalytics para saber mais sobre seus hábitos de trabalho após o horário de expediente e use sugestões em linha no Outlook para atrasar automaticamente a entrega de email para se alinhar com o horário de trabalho configurado para colegas de trabalho.
  • Reduza o horário de reunião agendando reuniões mais curtas (como apenas 15 minutos) com agendas focadas. Reuniões de stand-up curtas são comuns em locais de trabalho de alto risco para participar ou refletir sobre um evento.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de agendar reuniões mais curtas, consulte Práticas recomendadas para reuniões.

Melhorar a qualidade da reunião

Reuniões longas e grandes são custosas e, muitas vezes, um uso ineficiente do tempo do participante. As reuniões mais curtas e com menos participantes fornecem as condições para tomadas de decisões efetivas.

O guia condensado para a execução de reuniões explica algumas novas ideias que podem ajudar a tornar suas reuniões mais eficazes, como se "você quiser que as pessoas tenham a oportunidade de contribuir, você precisa limitar a participação". Maneiras de otimizar reuniões:

  • Use o MyAnalytics para reduzir as reuniões. Por exemplo, quando você estiver compondo um convite de reunião com uma duração de uma hora, uma sugestão em linha o lembrará de reduzir a reunião em 15 minutos.
  • Convide menos pessoas. Ao preparar a agenda, inclua a finalidade da participação de cada participante. Esse exercício pode revelar convites desnecessários, incluindo pessoas que são opcionais ou que exigem apenas anotações de reunião.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de agendar reuniões mais curtas, consulte Práticas recomendadas para reuniões.

Manter os funcionários envolvidos

As atividades de email e chat durante reuniões não relacionadas a metas de reunião podem levar a distrações, resultando em orientações perdidas e acompanhamento inconsistente. Os hábitos de multitarefa de liderança também podem ser complicados e criar normas de equipe indesejáveis.

Se você multitarefa durante as reuniões, sua equipe também explicará "a multitarefa pode sinalizar para outras pessoas que não valorizamos seu tempo ou suas contribuições. Quando você e toda a sua equipe se envolvem nesse comportamento, pouco bem pode vir dele." Maneiras de manter os funcionários envolvidos:

  • Use a Insights MyAnalytics para se preparar para reuniões. Ele fornece informações sobre a reunião, documentos relacionados e lembretes para reservar o tempo de preparação.
  • Preparar agendas cuidadosas que estanem claramente as metas de reunião e a finalidade da participação de cada participante. Tópicos da agenda de quadros como perguntas para focalizar e enfocar discussões.
  • As pessoas têm curtos intervalos de atenção. Para manter os participantes da reunião envolvidos durante reuniões mais longas, estruturar agendas em incrementos de 15 minutos e fazer mini-pausas.

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de manter o interesse e a participação dos participantes da reunião, consulte Práticas recomendadas para reuniões.

Proteger o tempo para terminar o trabalho

O tempo sem reuniões, emails e chats oferece aos funcionários a oportunidade de fazer um trabalho importante e pensar de forma criativa.

Como estabelecer um dia sem reunião a cada semana explica o tempo "objetivo é foco ininterrupto" para trabalhar "em projetos que exigem foco e raciocínio de alto nível, como escrita, pensamento estratégico, análise, codificação, design ou um projeto com muita complexidade". Maneiras de proteger o tempo:

  • Use o Plano de Foco do MyAnalytics para reservar automaticamente o tempo de foco e proteger esse tempo silenciando chats e permite que você acompanhe seu progresso semanalmente.
  • Crie uma nova norma de equipe que respeite o Microsoft Teams de foco de outras pessoas, não enviando chats para colegas de equipe cujo status é "focalizar".

Para obter mais práticas recomendadas e maneiras de proteger o tempo de si mesmo e de outras pessoas, consulte Práticas recomendadas para o tempo de foco.