Transformar reuniões

As reuniões são essenciais para a colaboração, no entanto, reuniões desnecessárias e práticas ruins podem prejudicar o envolvimento e limitar a produtividade. Cada um dos comportamentos listados mostra como sua organização se compara com outras com base na pesquisa do setor e em seus dados organizacionais específicos.

Transforme a página de cultura de reunião.

Cálculos

A seguir estão as percepções de porcentagem, suas métricas subjacentes e um pouco sobre os cálculos usados para eles.

As reuniões de transformação examinam reuniões recorrentes.

Comportamento Perspicácia de porcentagem Métrica Cálculos
Otimizar o horário de reunião Porcentagem de funcionários que passam a maior parte do tempo de reunião em reuniões longas ou grandes Reuniões longas, grandes reuniões, reuniões de tomada de decisãoe horários de reunião Porcentagem de funcionários que gastam a maioria de suas horas de reunião em reuniões longas, que são mais de uma hora ou grandes reuniões, que têm mais de oito participantes. Esse insight é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.
Examinar reuniões recorrentes Porcentagem de funcionários que passam a maior parte do tempo em reuniões recorrentes IsRecurring meeting filter and meeting hours Porcentagem de funcionários que gastam mais de 50% do horário de reunião em reuniões recorrentes. Esse insight é calculado semanalmente e mediado para todo o período de tempo.
Promover hábitos de reunião saudáveis Porcentagem de funcionários que multitarefa significativamente em reuniões Horários de reunião de multitarefas Porcentagem de funcionários que gastam mais de 25% de suas horas de reuniões multitarefa. Esse insight é calculado semanalmente e, em seguida, mediado para todo o período de tempo.

O seguinte define os dados organizacionais mostrados nas percepções comportamentais visuais.

Transformar reuniões promovem hábitos de reunião saudáveis.

Comportamento Visão visual Definição
Melhorar a qualidade da reunião Reuniões por duração e número de participantes Usa o horário de reunião para calcular as seguintes porcentagens:
  • Grandes reuniões - Porcentagem de reuniões maiores do que oito participantes, mas com uma duração inferior a uma hora.
  • Reuniões longas - Porcentagem de reuniões com mais de uma hora, mas com menos de oito participantes.
  • Reuniões longas e grandes - Porcentagem de reuniões que têm mais de oito participantes e têm mais de uma hora.
  • Reuniões de tomada de decisão - Porcentagem de reuniões que têm entre dois e oito participantes e têm menos de uma hora de duração.
Examinar reuniões recorrentes Reuniões recorrentes versus não recorrentes Porcentagem do total de horas de reunião recorrentes e aquelas que não são recorrentes. Essas horas são resumidas para todo o período de tempo e, em seguida, as porcentagens são calculadas. Esses cálculos usam a métrica do horário de reunião e o filtro de reunião IsRecurring.
Promover hábitos de reunião saudáveis Distribuição de multitarefas em reuniões Porcentagem de funcionários com base em seus horários de reunião de multitarefa semanais. Eles são divididos em aqueles que passam entre zero e uma hora, uma e cinco horas e mais de cinco horas multitarefa em reuniões. Essas porcentagens são calculadas semanalmente e médias para o período de tempo inteiro.

Tomar medidas

Você pode selecionar Ver suas ideias para ver maneiras de conduzir alterações ou transformar a cultura de reunião da sua organização. Dependendo da sua função, os seguintes estão disponíveis, além das recomendações em Tomar uma ação.

  • Grupos de oportunidade - lista os grupos que são mais afetados e se beneficiariam mais com essas práticas recomendadas ou Planos ,que são baseados em seus dados organizacionais e pesquisas do setor.

  • Explore as estatísticas – As recomendações a seguir vinculam-se a dados mais aprofundados sobre o trabalho em equipe ou reuniões da sua organização. Na seção Tomar ação para cada um dos seguintes comportamentos, selecione Ver suas percepções Explore as estatísticas para > acessá-las:

    Comportamento Recomendação Explore as estatísticas
    Otimizar o horário de reunião Reduzir o horário de reunião Visão geral das reuniões
    Examinar reuniões recorrentes Reinventar a reunião recorrente Teamwork
    Promover hábitos de reunião saudáveis Melhorar as práticas de reunião Teamwork
  • Explore em Power BI - Links para Power BI relatórios para análise mais avançada para uma ou mais recomendações.

  • Planos - Abre um novo Plano que você pode configurar relacionado a uma ou mais das recomendações.

Práticas recomendadas

Esta seção descreve por que cada um dos comportamentos a seguir importa e as principais práticas recomendadas que podem ajudar a transformar a cultura de reunião.

Otimizar o horário de reunião

Reuniões longas e grandes são cara e geralmente consideradas uma perda de tempo. Reuniões mais curtas com menos pessoas podem melhorar o desempenho individual e de equipe.

O guia condensado para a execução de reuniões explica algumas novas ideias que podem ajudar a tornar suas reuniões mais eficazes, como se "você quiser que as pessoas tenham a oportunidade de contribuir, você precisa limitar a participação". Outras maneiras de reduzir o tempo de reunião:

  • Use Microsoft Teams canais como uma maneira para que os membros da equipe recebam perguntas respondidas e forneçam atualizações sem a necessidade de uma reunião.
  • Incentive os funcionários a dizer educadamente não a reuniões que não têm uma agenda ou são desalinhados com prioridades. Os comentários motivam os organizadores a planejar reuniões melhores.

Para obter mais práticas recomendadas e estratégias de mudança, consulte Práticas recomendadas para reuniões.

Examinar reuniões recorrentes

Reuniões recorrentes para atualizações de equipe geralmente consomem grandes quantidades de tempo. Com o tempo, eles podem ficar inchadas com participantes, improdutivas e desconectadas das metas originais.

Conforme descrito em How to finally kill the useless, recurring meeting, we all know how wasteful a "bloated" weekly meeting can be. Porém, há uma esperança: "Para liberar as vítimas desse ciclo vicioso aparentemente inescapável, é necessário iniciar um ciclo virtuoso no qual todos têm o poder de dizer não, perguntar por que e identificar estratégias para permitir que todos em uma organização sejam mais eficazes no dia a dia." Maneiras de otimizar reuniões recorrentes:

  • Use Microsoft Teams canais como uma maneira para que os membros da equipe recebam perguntas respondidas e forneçam atualizações sem a necessidade de uma reunião.
  • Experimente reuniões de 15 minutos. Reuniões de stand-up curtas com agendas focadas são comuns em locais de trabalho de alto risco para refletir ou refletir sobre um evento.

Para obter mais práticas recomendadas e estratégias de mudança, consulte Práticas recomendadas para reuniões.

Promover hábitos de reunião saudáveis

Enviar emails e conversar durante as reuniões pode levar a diferentes interpretações de decisões, orientações perdidas e acompanhamento inconsistente de itens de ação.

De acordo com Se você multitarefadurante as reuniões, sua equipe também : "Os gerentes que enviam emails com frequência durante as reuniões têm 2,2 vezes mais chances de ter relatórios diretos que também fazem várias tarefas em reuniões". Maneiras de melhorar as reuniões:

  • Use as informações do MyAnalyticspara se preparar para reuniões , que inclui informações sobre as reuniões, documentos relacionados e lembretes para reservar o tempo de preparação.
  • Quando você se distrair com um pensamento de enviar um email durante uma reunião, adicione-o rapidamente à sua lista de a fazer e vá em frente. Isso fornece satisfação e pode ajudá-lo a recuperar o foco.

Para obter mais práticas recomendadas e estratégias de mudança, consulte Práticas recomendadas para reuniões.