Otimizador de colaboração do espaço de trabalho

Como profissional de gerenciamento de instalações ou planejador de ocupação, você pode usar o Otimizador de Colaboração do Workspace para planejar um espaço de trabalho. Se sua empresa estiver mudando para um novo local de trabalho ou reorganizando um espaço de trabalho existente, essa ferramenta de código aberto poderá ajudar, da seguinte forma:

  • Aumente a inovação e a colaboração localizando funcionários ao lado das pessoas que mais colaboram.
  • Tire a subjetividade e a política dos planos de ocupação.
  • Aumente a produtividade dos funcionários reduzindo o tempo gasto viajando entre reuniões.

O Otimizador de Colaboração de Espaço de Trabalho é um conjunto de aplicativos Web baseados em Python (Blocos de Anotações jupyter) que pode ajudar com planos de assento otimizados para inovação e colaboração entre equipes. O algoritmo subjacente minimiza a distância entre as equipes que mais colaboram entre si. Você pode usar essa ferramenta para gerar planos de assento de forma rápida e objetiva, de forma orientada por dados.

O algoritmo dessa ferramenta conta com as seguintes regras e restrições:

  • Teams permanecer juntos - Quando um espaço de trabalho pode hospedar todos na equipe, ele manterá todos juntos.
  • Teams que colaboram mais juntos - Com base nos padrões de colaboração e nas distâncias entre espaços, se a equipe A passar a maior parte do tempo com a equipe B, as duas equipes serão atribuídas espaços de trabalho mais próximos possíveis.
  • A equipe mais central está no espaço de trabalho mais central - Como prioridade menor do que as duas anteriores, a ferramenta pode ajudá-lo a determinar quais planos de assentos são melhores do que outros para o assento de equipes específicas em locais centrais.
  • Todos têm um assento - Todos os membros da equipe têm um lugar atribuído em um espaço de trabalho.
  • As atribuições de pessoas e de assentos devem corresponder - Nenhum espaço de trabalho é atribuído a mais pessoas do que tem assentos, e nenhum espaço de trabalho pode ter um número negativo de pessoas atribuídas aos assentos.

Você pode criar planos de assento que exigem variáveis diferentes, como:

  • Localize as equipes que mais colaboram entre si no mesmo edifício com vários pisos que tenha várias zonas ou bairros.
  • Fator nas restrições de assento para equipes específicas. Por exemplo, a equipe de RH deve estar localizada no primeiro andar no mesmo bairro e a Zona A deve estar ao lado da sala de arquivos.
  • Incorpore taxas de compartilhamento de assentos para conta de espaços de trabalho compartilhados em seus planos de assento.
  • Use o algoritmo para criar cronogramas de turno de trabalho alternância ou rotação para equipes que compartilham um espaço de trabalho em semanas ou dias diferentes.

Pré-requisitos

Antes de usar a ferramenta, confirme se os seguintes pré-requisitos necessários foram atendidos.

  • Anaconda - Use para instalar e gerenciar as seguintes versões necessárias do Bloco de Anotações Python e Jupyter. Consulte Anaconda para instalá-lo. Durante a instalação, selecione Registrar Anaconda como seu padrão para Python.
  • Python - Mais recente disponível ou versão 3.3 ou posterior é necessária.
  • Bloco de anotações jupyter - Um aplicativo de código aberto que é necessário para executar o Otimizador de Colaboração de Espaço de Trabalho.
  • Workplace Analytics - Configurar o aplicativo com uma função de analista para criar os dados de consulta para o arquivo de interação.

Arquivos de entrada

Você precisa dos quatro arquivos de entrada a seguir (.csv) para gerar um plano de assento. Esses arquivos definem as informações relevantes para seu projeto de espaço de trabalho, como tamanhos de equipe, capacidades de espaço de trabalho e as distâncias relativas entre espaços de trabalho. A ferramenta usa isso para gerar planos de assento com assentos recomendados para cada equipe com base em seus padrões de colaboração do arquivo de interação.

  • equipe size.csv - Define o número de funcionários em cada equipe em sua organização.
  • espaço capacity.csv - Define os espaços de trabalho, que podem ser uma combinação de edifícios, pisos e zonas ou bairros, e as capacidades máximas de assento para cada um.
  • interaction.csv - Esta é uma consulta de grupo para grupo do Workplace Analytics que mostra padrões de colaboração entre as diferentes equipes. Um analista do Workplace Analytics precisa executar a consulta de grupo para grupo no Workplace Analytics. Para etapas detalhadas, consulte Create an Interaction file. Certifique-se de que os nomes de equipe usados neste arquivo estejam alinhados com os nomes usados no arquivo team_size.csv arquivo.
  • distance.csv – define as distâncias relativas entre os espaços de trabalho especificados no arquivo space_capacity. Você pode criar um arquivo de distância por conta própria com base na distância de caminhada estimada entre zonas, pisos e edifícios, em uma unidade especificada (como minutos estimados ou metros). Para etapas detalhadas, consulte Create a Distance file. Como alternativa, você pode usar a ferramenta para ajudar a criar o arquivo de distância para você usando um sistema de coordenadas. Para obter detalhes, consulte Create a seating plan.

A ferramenta usa os dados nesses arquivos de entrada para gerar um plano de assento no formato de tabela, onde as linhas representam as equipes e as colunas representam os espaços de trabalho onde as equipes estão sentadas.

Exemplo de dados nos arquivos.  Plano de assento de exemplo.

Arquivos de ferramentas

Antes de executar a ferramenta, você deve salvar os arquivos a seguir, que estão localizados no repositório Otimizadorde Colaboração do Espaço de Trabalho, em uma pasta mestra. Se você for novo GitHub, você precisará se registrar e entrar antes de acessar esse repositório. Consulte GitHub Para obter detalhes. Você usará essa pasta mestra para criar uma pasta de trabalho para cada projeto de espaço de trabalho.

  • Bloco de anotações do Auxiliar de Distância - Cria um arquivo de distância que especifica a distância relativa entre zonas ou bairros em diferentes pisos (e edifícios potencialmente diferentes) com base nas coordenadas dos diferentes espaços de trabalho. Você não precisará desse arquivo se já tiver criado um arquivo de distância.
  • Bloco de anotações validações de arquivo - Valida os arquivos de entrada, incluindo o arquivo de distância criado a partir do bloco de anotações do Auxiliar de Distância.
  • Gerar bloco de anotações floorplan - Cria um plano de assento a partir dos arquivos de entrada validados e executa o algoritmo novamente nos planos de assento editado.
  • Arquivo de texto Requisitos - Inclui a lista de pacotes Python necessários para executar os blocos de anotações.

Criar um plano de assento

Faça o seguinte para criar um plano de assento:

  1. Preparar os arquivos de entrada
  2. Criar um arquivo de distância - o arquivo distance.csv define as distâncias relativas entre os espaços de trabalho especificados no arquivo space_capacity.csv.
  3. Valide os arquivos de entrada - Execute o bloco de anotações para verificar se todos os arquivos de entrada estão concluídos e formatados corretamente. Esse bloco de anotações também formatará automaticamente o interactions.csv de entrada.
  4. Gerar um plano de assento - Execute o bloco de anotações que cria o plano de assento ou execute o algoritmo novamente para um plano de assento existente com equipes não atribuídas. Consulte Exemplo de plano de assento para um plano de exemplo.

Preparar os arquivos de entrada

  1. Determine o número de edifícios, pisos de construção e zonas para cada andar que estão no escopo do seu plano de assentos de espaço de trabalho.

    Uma zona é uma definição flexível. Pode ser um piso em um edifício ou uma seção específica de um piso em um edifício, que também é conhecido como um bairro ou uma coleção de cubículos, mesas ou bancos de espaço de trabalho. A definição de zonas permite que a ferramenta planeje um espaço de trabalho baseado na configuração e nos planos de assento exclusivos de seus edifícios. Se você não tiver zonas predefinida para cada andar, poderá definir como um ou mais pisos em um edifício podem ser divididos em zonas menores. Pense nessas zonas como "bairros" onde suas equipes se sentarão no espaço de trabalho. As zonas devem ter aproximadamente tamanho igual em comparação com suas equipes. Quanto mais detalhado o escopo das zonas, mais específico seu plano de assentos pode ser. No entanto, se você tornar as zonas muito pequenas (com poucos assentos para acomodar uma equipe completa), as equipes serão divididas em várias zonas.

  2. Depois de ter os números de construção, piso e zona e definições prontas, você pode preparar os arquivos de entrada. Os nomes dos arquivos devem ser escritos exatamente como listados na seção anterior e salvos em uma pasta mestra.

  3. Copie os arquivos de Entrada preparados e os arquivos da Ferramenta necessários em uma pasta de trabalho para planejar o espaço de trabalho.

  4. Abra o aplicativo navegador Anaconda com um navegador do Google Chrome, que é exigido pelo Jupyter.

Criar um arquivo de distância

Observação

Se você já tiver criado um arquivo de distância, poderá pular para Validar os arquivos de entrada.

  1. Em Anaconda, abra o Bloco de Anotações de Jupyter e localize e abra o bloco de anotações auxiliar de distância na pasta mestra.

  2. No bloco de anotações auxiliar de distância , selecione Executar na parte superior, que levará alguns minutos para carregar os arquivos na primeira vez que você o executar.

  3. Quando solicitado, insira o número total de edifícios que você tem e selecione Ir. Se o escopo de restack incluir apenas um edifício, insira 1.

    Prompt de edifícios auxiliares de distância.

  4. Insira as informações de construção na tabela, incluindo o nome, o número e o endereço completo de cada edifício. A ferramenta precisa do endereço completo para coordenadas precisas de latitude e longitude. Você pode usar Bing mapas para obter os endereços.

  5. Na etapa 3, insira o número máximo de pisos para os edifícios incluídos no espaço de trabalho geral e selecione Ir. Por exemplo, se dois dos edifícios têm dois pisos e um tem três pisos no espaço de trabalho geral, você inserirá 3 como o número máximo de pisos.

  6. Na etapa 4, insira os números e os nomes dos pisos que o espaço de trabalho inclui para cada edifício. Por exemplo, se o espaço de trabalho da empresa for iniciado no primeiro andar, insira 1 para o Piso Número 1. Se o espaço de trabalho da empresa for iniciado no quinto andar de um edifício, insira 5 para o Piso Número 1.

  7. Na etapa 5, insira o número máximo de zonas que você precisará definir para qualquer um dos pisos em qualquer um dos edifícios individuais. Por exemplo, o seguinte mostra a inserção de 6 como o número máximo de zonas necessárias para um piso em um dos edifícios.

    Prompts de número de zona e piso do Auxiliar de Distância.

  8. Na etapa 6, insira os nomes de piso, o número de zonas e as coordenadas de zona correspondentes para cada edifício, que você definiu na etapa 3 e selecione Ir. Por exemplo, o seguinte mostra o Piso 1 com 6 zonas no edifício 32 que exigem coordenadas de zona de (1,1), (3,1), (4,1) e assim por diante. Para saber mais sobre como criar as coordenadas, consulte Create the zone coordinates.

    Tabela de exemplo do Jogo de Zonas do Jogo de Zonas do Auxiliar de Distância.

  9. Na etapa 7, insira as coordenadas de zona de cada andar e um nome de espaço amigável que define o número e a zona do piso do edifício na tabela. O exemplo a seguir mostra uma coordenada de zona de 4,3 com um nome de espaço amigável de 16-1D, que representa a zona D no primeiro andar do edifício 16.

    Nomes de espaço de exemplo do Auxiliar de Distância.

    Importante

    Os nomes de espaço amigáveis devem corresponder aos nomes de piso inseridos no arquivo space_capacity.csv.

  10. Selecione Ir, que salva um novo arquivo distance.csv com todas as suas entradas em sua pasta de trabalho.

Validar os arquivos de entrada

  1. Selecione Abrir Validações do Bloco de Anotações da Interface do Usuário.

  2. No bloco de anotações Validações de Arquivo, selecione Executar para validar os arquivos que serão usados para gerar os planos de assento.

  3. Quando solicitado a carregar os dados, selecione o local para cada um dos arquivos, conforme mostrado no gráfico a seguir e selecione Ir para validá-los.

    Exemplo de bloco de anotações validações de arquivo.

  4. Após a validação, você verá uma marca de verificação verde para cada arquivo passado e um X vermelho para qualquer validação com falha. Para um X vermelho, você pode selecionar Mostrar detalhes para solucionar o motivo pelo qual o arquivo falhou. Depois de ter corrigido quaisquer problemas, repita as etapas anteriores para validar os arquivos atualizados.

  5. Depois que todos os arquivos são validados com êxito, selecione um dos seguintes cenários de entrada que a ferramenta deve usar para agregar a saída final para o arquivo de interação. Esses cenários são baseados nos dados de consulta de arquivo de interações.

    • Colaboração total - Agrega dados de colaboração com base no número total de horas que as equipes gastaram colaborando durante o período especificado no Workplace Analytics. Use isso como a opção de agregação padrão.
    • Aumentar a colaboração interna - Agrega dados de colaboração com base no número "impulsionado" de horas de colaboração gastas com duas equipes específicas. Você pode alterar a configuração Aumentar Multiplicador que define como aplicar o aumento. A configuração máxima é 3, o que fará com que o número máximo de horas de colaboração seja múltiplo em 3. Esse valor multiplicado substitui as horas de colaboração existentes para todas as equipes. Use essa opção se Colaboração dentro de grupos for baixa, mas você deseja manter as equipes juntas o máximo possível em seu plano de assento final.
    • Data mais recente - Agrega dados de colaboração com base na semana mais recente de atividade de colaboração entre as equipes.
    • Colaboração média - Agrega dados de colaboração com base nas médias semanais de horas de colaboração gastas entre as diferentes equipes.
  6. Os arquivos atualizados são salvos em uma nova pasta de conjunto de Arquivos Finais. Todas as alterações relacionadas a esses arquivos também são salvas nessa pasta.

    Observação

    O arquivo de interação salvo na pasta de conjunto de Arquivos Finais não é uma cópia do arquivo de interação original. É um arquivo de interação recém-otimizado que agrega as horas de colaboração entre as equipes com base no cenário selecionado nas etapas anteriores.

Gerar um plano de assento

  1. Abra o bloco de anotações Gerar Plano de Piso e selecione Executar.

  2. Selecione Padrão para começar. Depois de criar um plano de assento padrão, faça um dos seguintes.

    • Padrão - Selecione para criar um novo plano de assentos baseado nos arquivos validados na pasta Conjunto de Arquivos Finais. Em Novo nome de resultados, insira um nome de arquivo para ele e selecione Ir.

    • Espaços fixos - Essa opção está disponível após a criação de um plano de assento usando o modo Padrão. Se você quiser fazer alterações específicas no seu plano de assento Padrão, como sentar uma equipe em um espaço de trabalho específico ou reunir duas equipes, esse modo espaços fixos permite executar o algoritmo novamente no plano de assento editado para qualquer equipe não atribuída. Para essa opção, faça o seguinte:

      1. Edite o arquivo de .xlsx existente do plano de app_results . Depois de editá-lo, você deve salvar o plano de assento como um arquivo .csv. Ao editar o plano, você deve permanecer dentro das restrições definidas nos arquivosspace_capacity.csv e team_size.csv validados. Você também deve deixar algumas equipes não atribuídas para que o algoritmo atribua corretamente os assentos dentro das restrições definidas.

      2. Depois de salvar as novas alterações em um arquivo de plano de assento, selecione Fixo e, em seguida, selecione o arquivo de plano de assento atualizado. Por exemplo, o gráfico a seguir mostra arquivos de entrada de exemplo e um plano de assentos no qual Engenharia e Marketing são atribuídos a vários locais.

        Exemplo de plano de assento padrão.

        No exemplo a seguir, as atribuições de assento foram alteradas (fixas) para manter as equipes de Engenharia e Marketing mais próximas. Você deve levar em conta a capacidade dos espaços de trabalho. Por exemplo, se o espaço de trabalho B31-Floor2 tem uma capacidade de 100, então você não pode colocar 150 pessoas nesse espaço de trabalho. Observe que a equipe de produto não foi atribuída, portanto, o plano de assento fixo manterá as atribuições de assento de equipe marketing e engenharia inalteradas e a equipe de Produto será atribuída a todos os espaços desocupados com base nos arquivos de entrada originais na pasta de conjunto de Arquivos Finais.

        Exemplo de plano de assento fixo.

  3. Na pasta app_results, abra o plano de assento mais recente para ver as atribuições de assento. Neste exemplo, depois de executar espaços fixos, a equipe de Produto será sentada nos espaços de trabalho disponíveis e as equipes de Engenharia e Marketing permanecerão fixas de acordo com as alterações anteriores.

Exemplo de plano de assento

Ao abrir um arquivo de plano de assentos, você verá equipes atribuídas a zonas ou bairros, que devem corresponder aos nomes de equipe e zona atribuídos nos arquivos space_capacity.csv e team_size.csv.

A seguir, mostra um plano de assento de exemplo em que a equipe de Produto tem 64 pessoas atribuídas ao Piso 1, Zona A e 16 pessoas atribuídas ao Piso 1, Zona B.

Plano de piso de exemplo.

Criar as coordenadas de zona

Você pode usar o Microsoft PowerPoint ou uma ferramenta semelhante para definir as coordenadas de zona. Faça o seguinte para definir as coordenadas de zona para cada espaço de trabalho (zona de piso):

  1. Identifique as zonas para cada andar.

  2. Crie uma tabela ou grade para sobreposição na imagem do seu plano de assento. Use uma grade detalhada o suficiente para que cada zona tenha coordenadas exclusivas.

  3. Sobreposição de coordenadas x e y para cada zona. Por exemplo, se a Zona A estiver localizada em (0,0) e a Zona B estiver localizada em (0, 1), a Zona B fica a uma zona de distância da Zona A. Enquanto a Zona C em (0, 2) fica a duas zonas de distância da Zona A. Esse sistema de coordenadas é flexível o suficiente para corresponder ao seu espaço de trabalho exclusivo e garante que a matriz de distância seja formatada corretamente.

  4. Mapeie todas as zonas e coordenadas em uma tabela. Essas coordenadas são necessárias no bloco de anotações auxiliar de distância. A seguir, mostra um exemplo de definição de coordenadas de zona para um piso de espaço de trabalho.

    Se você tiver zonas maiores que outras zonas, poderá ajustar o valor dos sistemas de coordenadas para levar em conta diferentes tamanhos de zonas. Por exemplo, se a Zona A tiver duas vezes o tamanho das zonas B, C e D, as coordenadas poderão ser representadas como A: (0,0), B: (0,2), C: (0,3), D: (0,4).

    Exemplo de grade de zona e tabela.

Dicas

  • A melhor maneira de validar a saída é comparar os níveis de colaboração no arquivo de colaboração com a atribuição de assento de equipe no plano de assentos.
  • A otimização do plano de assento pode criar um plano menos que ideal devido à não convexa das restrições.
  • Vários planos de assento igualmente insuváveis podem atender aos mesmos requisitos, especialmente quando a colaboração entre todas as equipes é muito semelhante.
  • O algoritmo não pode interpretar contexto (política, hierarquia ou intenções) que uma pessoa poderia ao alocar um espaço de trabalho.
  • Quando o algoritmo criar um plano de assento que não seja ideal, use o modo Espaços Fixos para melhorar as previsões do modelo.

Perguntas frequentes

P1. O que fazer quando um bloco de anotações Jupyter não é carregado quando aberto?

R1. Confirme se você está usando um navegador Chrome. Em seguida, tente reiniciar o navegador selecionando Reinicialização do Kernel > e Saída Limpa. Ou você pode selecionar Executar se a interface do usuário não estiver carregando automaticamente.

P2. Os valores no bloco de anotações do Auxiliar de Distância podem ser copiados e copiados?

R2. Sim, você pode usar Ctrl+C e Ctrl+V para copiar e colar os valores neste bloco de anotações em suas respectivas células. Neste momento, você não pode copiar e colar vários valores.

P3. O que representa o erro X?

A3. Verifique o seguinte, que pode estar causando o erro.

  • Bloco de anotações do Auxiliar de Distância - Confirme se os endereços e as coordenadas de zona são inseridos corretamente.
  • Bloco de anotações validações de arquivo - Confirme se os arquivos de entrada têm os títulos corretos e corresponder aos valores nos outros arquivos. Por exemplo, os nomes de equipe no team_size.csv devem corresponder aos nomes de equipe no interactions.csv e os nomes do espaço de trabalho devem ser os mesmos no arquivo de distância e no arquivo space_capacity. Além disso, verifique a seção Arquivos de Entrada para confirmar se o arquivo Requirements.txt tem os nomes corretos para todos os arquivos necessários.
  • Gerar bloco de anotações floorplan - Confirme se todos os arquivos validados necessários estão na pasta Arquivos Finais.