Planejar Tópicos do Microsoft Viva

Você está no controle de como os tópicos são experimentado em sua organização. Suas decisões de planejamento para Tópicos garantem que os tópicos de alta qualidade sejam mostrados aos usuários e que eles tenham as permissões certas para consumir e contribuir com conhecimento.

Neste artigo, examinaremos essas decisões de planejamento:

  • Quais SharePoint sites que você deseja rastrear para tópicos
  • Quais tópicos, se algum, você deseja excluir das experiências de tópico
  • Para quais usuários você deseja tornar os tópicos visíveis
  • Quais usuários você deseja dar permissões para gerenciar tópicos no centro de tópicos
  • Quais usuários você deseja dar permissões para criar ou editar tópicos no centro de tópicos
  • Qual nome você deseja dar ao centro de tópicos

A segurança e a privacidade de seus dados são respeitadas, e as experiências de tópico não concedem aos usuários acesso adicional aos arquivos aos que eles não têm direitos. Recomendamos que você também leia Tópicos do Microsoft Viva segurança e privacidade como parte do seu processo de planejamento.

Para saber mais sobre a tecnologia de IA por trás dos Tópicos do Viva, leia a leitura de Tópicos do Microsoft Viva: de big data a grande conhecimento.

Tenha em mente que Os Tópicos do Viva precisam de acesso aos sites e arquivos que seus usuários usam todos os dias. A implantação de Tópicos do Viva em um ambiente de teste ou desenvolvimento pode não gerar resultados úteis.

Requisitos

Você deve estar inscrito em Tópicos do Viva e ser um administrador global ou SharePoint para acessar o Centro de administração do Microsoft 365 e configurar Tópicos.

Todos os usuários que vão usar Tópicos exigem uma licença experiências de tópico. A atribuição de licenças é abordada em Configurar Tópicos do Microsoft Viva. Se você planeja atribuir licenças programaticamente, certifique-se de que os usuários já tenham licenças para Microsoft 365 (por exemplo, E3 ou E5) antes de atribuir a licença Experiências de Tópico.

Importante

Os tópicos só rastrearão conteúdo em inglês.

Descoberta de tópicos

As configurações de descoberta de tópicos especificam quais sites do Microsoft Office SharePoint Online são usados como fontes de tópicos. Isso inclui sites clássicos e modernos, bem como sites associados a Microsoft Teams e Microsoft 365 Grupos. OneDrive sites não estão incluídos.

Você pode optar por incluir todos os sites do Microsoft Office SharePoint Online, uma lista específica de sites ou nenhum site. Recomendamos que você escolha todos os sites para que as experiências de tópico possam descobrir um grande número de tópicos bons para seus usuários.

Ao configurar tópicos, você pode escolher entre as seguintes opções:

  • Todos os: todos os sites do Microsoft Office SharePoint Online em sua organização. Isso inclui sites atuais e futuros.
  • Tudo, exceto sites selecionados: Todos os sites, exceto aqueles que você especificar. Os sites criados no futuro serão incluídos como fontes para descoberta de tópicos.
  • Somente sites selecionados: somente os sites especificados. Sites criados no futuro não serão incluídos como fontes para descoberta de tópicos.
  • Nenhum site: Não incluir sites do Microsoft Office SharePoint Online.

Recomendamos selecionar sites suficientes para incluir pelo menos 20.000 documentos para obter os melhores resultados de Tópicos do Viva.

Se você escolher Todos, exceto sites selecionados ou Somente sites selecionados, poderá carregar um arquivo .csv com uma lista de sites. Essas opções são úteis se você estiver fazendo um piloto e quiser incluir um número limitado de sites para iniciar.

Você pode copiar o modelo .csv abaixo:

Site name,URL

Não recomendamos escolher Nenhum site porque impede que os tópicos são criados ou atualizados automaticamente. No entanto, você pode escolher essa opção se quiser configurar Tópicos e adicionar sites posteriormente.

Recomendamos que você crie um processo para usuários ou gerentes de conhecimento solicitarem que sites individuais sejam removidos da descoberta de tópicos, se necessário em sua organização.

Multi-Geo

Se sua organização tiver implantado Microsoft 365 multigeogeo, os Tópicos do Viva respeitarão a soberania dos dados, garantindo que os dados de tópicos sempre serão armazenados na localização geográfica correta. O centro de tópicos é provisionado no local central e o conteúdo de todas as localizações geográficas é processado lá. Os tópicos descobertos resultantes são armazenados na mesma localização geográfica do conteúdo de origem. Se os dados de origem do tópico se movem entre localizações geográficas, as propriedades de tópico correspondentes, como a descrição, também se movem.

Permissões do usuário

As permissões de usuário especificadas determinam quais pessoas em sua organização interagem com tópicos e o que podem fazer.

Observação

Neste momento, os Tópicos do Viva não suportam o fornecimento de licenças ou permissões de usuário para usuários convidados (externos).

Gerenciar tópicos

Os gerentes de conhecimento supervisionam a qualidade das informações, sua estrutura e outras práticas recomendadas em sua organização. Eles podem confirmar e rejeitar tópicos.

Embora você possa especificar gerentes de tópicos individuais, recomendamos que você crie um grupo de segurança (ou use um existente) que contenha as pessoas que você deseja ser gerentes de conhecimento. Você pode especificar esse grupo de segurança durante o processo de instalação.

Criar e editar tópicos

Os colaboradores de tópicos são os campeões e especialistas em assuntos da sua organização. Eles podem criar e editar tópicos.

Recomendamos que você permita que todos na sua organização criem e editem tópicos porque as experiências de tópico funcionam melhor quando todos os usuários podem compartilhar informações.

Se você quiser limitar a criação e edição de tópicos para pessoas ou grupos específicos, crie um grupo de segurança para eles e especifique-os durante o processo de instalação.

Você pode optar por não permitir que ninguém contribua com tópicos, no entanto, isso não é recomendado. Os gerentes de conhecimento ainda poderão editar e criar tópicos se você escolher essa opção.

Visualizadores de tópicos

Os visualizadores de tópicos podem ver informações sobre páginas de tópicos, nos resultados da pesquisa e quando os tópicos são realçados no conteúdo como SharePoint páginas. Os usuários só podem ver tópicos descobertos quando têm acesso aos arquivos e páginas em que o tópico foi descoberto.

Ao configurar os visualizadores de tópicos, você pode escolher entre:

  • Todos na minha organização
  • Somente pessoas selecionadas ou grupos de segurança
  • Ninguém

Recomendamos Todos na minha organização, mas se você estiver fazendo um piloto, talvez queira escolher apenas pessoas selecionadas ou grupos de segurança. Você também pode escolher Ninguém se quiser configurar Tópicos, mas ainda não permitir que as pessoas vejam tópicos. (Os gerentes de conhecimento ainda terão acesso para permitir que eles exibirem os tópicos e ajudar com a decisão de disponibilizar tópicos amplamente.)

Regras de conhecimento

Como administrador, você pode excluir determinados tópicos de experiências de tópicos. Isso é útil se você quiser impedir que dados confidenciais apareçam em tópicos. Embora os gerentes de conhecimento possam excluir tópicos no centro de tópicos, os tópicos excluídos pelo administrador não são visíveis para gerentes de conhecimento. (Os gerentes de conhecimento também podem remover tópicos no centro de tópicos após a descoberta.)

Se você quiser excluir tópicos no nível de administrador, você deve adicioná-los a um arquivo .csv e carregar o arquivo. Você pode fazer isso durante a instalação ou posterior.

O .csv deve conter os seguintes parâmetros:

  • Nome: digite o nome do tópico que você deseja excluir. Há duas maneiras de fazer isso:

  • MatchType-Exact/Partial: Digite se o nome inserido foi um tipo de combinação exato ou parcial.

    • Match exato: Você pode incluir o nome exato ou acrônimo (por exemplo, Contoso ou ATL).
    • Match parcial: você pode excluir todos os tópicos que tenham uma palavra específica nele. Por exemplo, o arco excluirá todos os tópicos com o arco de palavra nele, como círculo de arco, soldagem de arco de plasma ou arco treinamento. Observe que ele não excluirá tópicos nos quais o texto é incluído como parte de uma palavra, como Arquitetura.
  • Significa (opcional): (Também conhecido como expansão ) Se você quiser excluir um acrônimo, digite as palavras que o acrônimo representa.

    Excluir tópicos no modelo CSV.

Você pode copiar o modelo csv abaixo:

Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)

Administração

Quando você configura Tópicos, como parte do processo de instalação, um centro de tópicos é criado automaticamente. Pense no nome do centro de tópicos e no que deseja que a URL seja. Você pode definir o nome e a URL como parte do processo de instalação e pode alterar o nome (mas não URL) posteriormente no Centro de administração do Microsoft 365. Você só pode ter um centro de tópicos.

Lista de verificação de configuração

Ao configurar experiências de tópico, você precisará dos seguintes itens ao passar pelo assistente de instalação:

  • Lista de sites a incluir ou excluir, se não incluir todos os sites para descoberta de tópicos
  • Grupo de segurança para visualizadores de tópicos, se não permitir que todos os usuários visualizem tópicos
  • Grupo de segurança para colaboradores de tópicos, se não permitir que todos os usuários criem e editem tópicos
  • Grupo de segurança para gerentes de conhecimento de tópicos, se não permitir que todos os usuários gerenciem tópicos
  • Lista de tópicos confidenciais a excluir da descoberta de tópicos
  • Um nome para seu site central de tópicos

Confira também

Configurar Experiências de tópico

Gerenciar a descoberta de tópicos no Microsoft 365

Gerenciar visibilidade de tópicos no Microsoft 365

Gerenciar permissões de tópico em Microsoft 365

Alterar o nome do centro de tópicos no Microsoft 365