Processos de conformidade da política de gestão de custosCost Management policy compliance processes

Este artigo discute uma abordagem para a criação de processos que suportem uma disciplina eficaz de Gestão de Custos.This article discusses an approach to creating processes that support an effective Cost Management discipline. A efetiva governação dos custos em nuvem começa com processos manuais recorrentes concebidos para apoiar o cumprimento das políticas.Effective governance of cloud costs starts with recurring manual processes designed to support policy compliance. Isto requer um envolvimento regular da equipa de governação da nuvem e das partes interessadas das empresas para rever e atualizar a política e garantir o cumprimento da política.This requires regular involvement of the cloud governance team and interested business stakeholders to review and update policy and ensure policy compliance. Além disso, muitos processos de monitorização e execução em curso podem ser automatizados ou complementados com ferramentas para reduzir as despesas gerais de governação e permitir uma resposta mais rápida ao desvio de políticas.In addition, many ongoing monitoring and enforcement processes can be automated or supplemented with tooling to reduce the overhead of governance and allow for faster response to policy deviation.

Processos de planeamento, revisão e reportePlanning, review, and reporting processes

As melhores ferramentas de Gestão de Custos na nuvem são tão boas quanto os processos e políticas que suportam.The best Cost Management tools in the cloud are only as good as the processes and policies that they support. Segue-se um conjunto de processos de exemplo comumente envolvidos na disciplina de Gestão de Custos.The following is a set of example processes commonly involved in the Cost Management discipline. Use estes exemplos como ponto de partida para planear os processos que lhe permitirão continuar a atualizar a política de custos com base na mudança de negócios e feedback das equipas de negócios, sujeito a orientação de governação de custos.Use these examples as a starting point when planning the processes that will allow you to continue to update cost policy based on business change and feedback from the business teams, subject to cost governance guidance.

Avaliação e planeamento inicial dos riscos: Como parte da sua adoção inicial da disciplina de Gestão de Custos, identifique os seus principais riscos de negócio e tolerâncias relacionadas com os custos da nuvem.Initial risk assessment and planning: As part of your initial adoption of the Cost Management discipline, identify your core business risks and tolerances related to cloud costs. Utilize estas informações para discutir riscos orçamentais e relacionados com os custos com os membros das suas equipas de negócio e desenvolva um conjunto de políticas básicas para mitigar estes riscos para estabelecer a sua estratégia inicial de governação.Use this information to discuss budget and cost-related risks with members of your business teams and develop a baseline set of policies for mitigating these risks to establish your initial governance strategy.

Planeamento de implantação: Antes de implementar qualquer ativo, estabeleça um orçamento previsto com base na alocação prevista para a nuvem.Deployment planning: Before deploying any asset, establish a forecasted budget based on expected cloud allocation. Certifique-se de que a propriedade e a informação contabilística para a implantação estão documentadas.Ensure that ownership and accounting information for the deployment is documented.

Planeamento anual: Numa base anual, efetue uma análise de roll-up em todos os ativos implantados e a ser implantados.Annual planning: On an annual basis, perform a roll-up analysis on all deployed and to-be-deployed assets. Alinhar orçamentos por unidades de negócio, departamentos, equipas e outras divisões apropriadas para capacitar a adoção de autosserviço.Align budgets by business units, departments, teams, and other appropriate divisions to empower self-service adoption. Certifique-se de que o líder de cada unidade de faturação está ciente do orçamento e como acompanhar os gastos.Ensure that the leader of each billing unit is aware of the budget and how to track spending.

Este é o momento de fazer um pré-compromisso ou pré-compra para maximizar os descontos.This is the time to make a precommitment or prepurchase to maximize discounting. É aconselhável alinhar o orçamento anual com o ano fiscal do vendedor de nuvem para capitalizar ainda mais as opções de descontos no final do ano.It is wise to align annual budgeting with the cloud vendor's fiscal year to further capitalize on year-end discount options.

Planeamento trimestral: Numa base trimestral, reveja os orçamentos com cada líder de unidade de faturação para alinhar a previsão e a despesa real.Quarterly planning: On a quarterly basis, review budgets with each billing unit leader to align forecast and actual spending. Se houver alterações no plano ou padrões de gastos inesperados, alinhe e realoje o orçamento.If there are changes to the plan or unexpected spending patterns, align and reallocate the budget.

Este processo de planeamento trimestral é também um bom momento para avaliar a atual adesão da sua equipa de governação em nuvem para lacunas de conhecimento relacionadas com planos de negócios atuais ou futuros.This quarterly planning process is also a good time to evaluate the current membership of your cloud governance team for knowledge gaps related to current or future business plans. Convide os colaboradores relevantes e os proprietários da carga de trabalho a participar em avaliações e planeamento como conselheiros temporários ou membros permanentes da sua equipa.Invite relevant staff and workload owners to participate in reviews and planning as either temporary advisors or permanent members of your team.

Educação e formação: Numa base bimestiária, oferecem sessões de formação para garantir que os colaboradores das empresas e das TI estão atualizados sobre os requisitos mais recentes da política de gestão de custos.Education and training: On a bimonthly basis, offer training sessions to make sure business and IT staff are up-to-date on the latest Cost Management policy requirements. Como parte deste processo, reveja e atualize qualquer documentação, orientação ou outros ativos de formação para garantir que estão em sintonia com as mais recentes declarações de política corporativa.As part of this process review and update any documentation, guidance, or other training assets to ensure they're in sync with the latest corporate policy statements.

Reportagem mensal: Mensalmente, reporte os gastos reais contra as previsões.Monthly reporting: On a monthly basis, report actual spending against forecast. Notifique os líderes de faturação de quaisquer desvios inesperados.Notify billing leaders of any unexpected deviations.

Estes processos básicos ajudarão a alinhar os gastos e a estabelecer uma base para a disciplina de Gestão de Custos.These basic processes will help align spending and establish a foundation for the Cost Management discipline.

Processos de monitorização em cursoProcesses for ongoing monitoring

Uma estratégia bem sucedida de Gestão de Custos depende da visibilidade para o passado, atual e planejado gastos futuros relacionados com a nuvem.A successful Cost Management strategy depends on visibility into the past, current, and planned future cloud-related spending. Sem a capacidade de analisar as métricas e dados relevantes dos seus custos existentes, não é possível identificar alterações nos seus riscos ou detetar violações das suas tolerâncias de risco.Without the ability to analyze the relevant metrics and data of your existing costs, you cannot identify changes in your risks or detect violations of your risk tolerances. Os processos de governação em curso discutidos acima requerem dados de qualidade para garantir que a política pode ser modificada para proteger melhor a sua infraestrutura contra a mudança de requisitos de negócio e o uso da nuvem.The ongoing governance processes discussed above require quality data to ensure policy can be modified to better protect your infrastructure against changing business requirements and cloud usage.

Certifique-se de que as suas equipas de TI implementaram sistemas automatizados para monitorizar os gastos em nuvem e o uso para desvios não planeados dos custos esperados.Ensure that your IT teams have implemented automated systems for monitoring your cloud spending and usage for unplanned deviations from expected costs. Estabelecer sistemas de reporte e alerta para garantir a deteção rápida e mitigação de possíveis violações de políticas.Establish reporting and alerting systems to ensure prompt detection and mitigation of potential policy violations.

Infrações à conformidade desencadeiam e ações de execuçãoCompliance violation triggers and enforcement actions

Quando forem detetadas violações, deve tomar medidas de execução para realinhar a política.When violations are detected, you should take enforcement actions to realign with policy. Pode automatizar a maioria dos gatilhos de violação utilizando as ferramentas descritas na ferramenta De Gestão de Custos para Azure.You can automate most violation triggers using the tools outlined in the Cost Management toolchain for Azure.

Seguem-se exemplos de gatilhos:The following are examples of triggers:

  • Desvios orçamentais mensais: Discuta quaisquer desvios na despesa mensal que excedam o rácio de previsão-real de 20% com o líder da unidade de faturação.Monthly budget deviations: Discuss any deviations in monthly spending that exceed 20% forecast-versus-actual ratio with the billing unit leader. Resoluções de registos e alterações na previsão.Record resolutions and changes in forecast.
  • Ritmo de adoção: Qualquer desvio a um nível de subscrição superior a 20% irá desencadear uma revisão com o líder da unidade de faturação.Pace of adoption: Any deviation at a subscription level exceeding 20% will trigger a review with billing unit leader. Resoluções de registos e alterações na previsão.Record resolutions and changes in forecast.

Passos seguintesNext steps

Utilize o modelo de disciplina de Gestão de Custos para documentar os processos e gatilhos que se alinham com o plano de adoção de nuvem atual.Use the Cost Management discipline template to document the processes and triggers that align to the current cloud adoption plan.

Para obter orientações sobre a execução das políticas de Gestão de Custos em alinhamento com os planos de adoção, consulte a melhoria da disciplina de Gestão de Custos.For guidance on executing Cost Management policies in alignment with adoption plans, see Cost Management discipline improvement.