Alterar a comunicação

Comunicação de alterações significa informar a empresa sobre suas próximas alterações para garantir que todos os afetados pela transição entendam o processo de migração para a nuvem.

Seu plano de comunicação pode permanecer consistente, mas cada carga de trabalho deve passar por sua própria comunicação de alteração por causa de seus usuários e operadores individuais.

A comunicação de alterações é adicional a quaisquer solicitações de alteração capturadas pela sua equipe de gerenciamento de alterações. Você deve trabalhar com sua equipe de gerenciamento de alterações para garantir que eles gerenciem adequadamente a mudança. Essa equipe também pode ajudar com a comunicação de mudança.

Público para comunicação de mudança

Sua comunicação de mudança precisa atingir vários grupos em sua organização. Você deve ter um plano claro para cada uma das seguintes funções:

• Usuários corporativos que usam a carga de trabalho em questão para concluir atividades
• Gerentes de mudança que precisam planejar o gerenciamento de riscos e devem garantir que a transição siga todos os requisitos necessários
• Proprietários e operadores dos ativos que se movem para o Azure
• Desenvolvedores que implantam nos ativos que migram para o Azure
• Engenheiros de migração que executam a migração

Nota

Sua organização também pode ter outras funções necessárias para incluir.

Alterar o conteúdo da comunicação

Na sua comunicação de mudança, você deve deixar claro para cada função como a próxima mudança os afeta especificamente e o que eles devem fazer para se preparar. Sua comunicação de alteração também deve incluir grupos que trabalham com sistemas relacionados ou em áreas de negócios relacionadas. Mesmo que não tenham etapas de preparação e não sejam diretamente afetados pela mudança, devem estar atentos caso haja algum impacto indireto no seu trabalho.

Deve responder às seguintes perguntas na sua comunicação de alteração:

• Datas críticas: Quais são as datas críticas para a migração?
• Impacto: De quem é o trabalho interrompido, quando e por quanto tempo?
• Etapas para conclusão: Que trabalho cada função deve concluir antes da mudança para estar pronta?
• Etapas pós-alteração: Que trabalho cada função deve concluir após a alteração para confirmar a funcionalidade?
• Obtenha apoio ou saiba mais: A quem as pessoas devem entrar em contato se tiverem dúvidas ou desafios?

Devido ao número de funções envolvidas, talvez seja necessário enviar notificações de alteração diferentes para públicos diferentes. Pode haver uma comunicação ampla para um público geral que explique o período e as interrupções esperadas e, em seguida, uma comunicação mais específica para os recursos de TI planejarem ações operacionais.

Exemplo: alterar o conteúdo da comunicação

Você pode usar o seguinte modelo para redigir sua comunicação de alteração:

O que comunicar	Detalhes
O que está a mudar?	O aplicativo X está migrando para o Azure!
Quando é que esta mudança está a acontecer?	29 de fevereiro de 2024, às 22h PST
Quem afetará esta mudança?	Usuários corporativos do Aplicativo X e qualquer pessoa que use sistemas que extraem informações do Aplicativo X.
Como serão afetados?	O aplicativo X não estará disponível para novos trabalhos até que os sistemas sejam restaurados em 1º de março de 2024, às 2h PST.
O que tenho de fazer?	Certifique-se de que o seu trabalho na Aplicação X está guardado antes da alteração. Você pode retomar as funções normais em 1º de março. Entre em contato se encontrar algum problema.
A quem devo contactar?	E-mail> de contato <para perguntas ou mais informações antes da alteração. Se você encontrar problemas após a alteração, entre em contato com o Helpdesk da Contoso para obter assistência. Mencione o Aplicativo X na linha de assunto.

Próximo passo

Os testes de negócios, ou testes de aceitação do usuário (UAT), podem começar depois que você documentar e planejar a mudança de negócios.

Testes de negócios