Ajudar os utilizadores a proteger ficheiros através do serviço Azure Rights Management
Após implementar e configurar o Azure Information Protection para a sua organização, forneça ajuda e orientações para os utilizadores, administradores e o seu apoio ao utilizador:
Informações do utilizador final
Diga aos utilizadores como e quando devem proteger documentos e e-mails que contenham informações confidenciais. Sempre que possível, forneça estas informações aos respetivos fluxos de trabalho existentes para que possam incorporar os passos adicionais num processo já familiar em vez de introduzir novos processos. Certifique-se de que lhes indica os benefícios (e os riscos) específicos para a sua empresa, bem como fornece orientação para quando devem proteger os ficheiros e e-mails.
Sugestão
Vídeos de exemplo para utilizadores finais:
Informações de administrador
Algumas aplicações aplicam automaticamente a proteção de informações ao utilizar políticas e definições que os administradores configuram. Para estas aplicações, poderá ter de fornecer instruções a outros administradores que gerem estas aplicações e serviços.
Para obter mais informações, consulte Como as aplicações suportam o serviço do Azure Rights Management e Configurar aplicações para o serviço Azure Rights Management.
Informações do ambiente de trabalho de ajuda
Se os utilizadores têm o cliente do Azure Information Protection, os operadores de suporte técnico podem pedir-lhes que utilizem a opção Ajuda e Comentários para obter informações, tais como se a edição do Office não consegue suportar proteção e a conta de utilizador com assinatura atualmente assinada. Também pode utilizar esta opção para recolher ficheiros de registo e repor o cliente. Para obter mais informações, consulte o guia de administração: Instalar verificações e remoção de problemas.
Se houver pedidos legítimos para ter acesso a direitos completos a documentos protegidos, certifique-se de que o apoio ao cliente tem processos para pedir este acesso através da funcionalidade super utilizador do Information Protection do Azure. Por exemplo, estes pedidos podem ser do departamento jurídico ou de um gestor depois de um funcionário sair da organização.
Além disso, alguns dos problemas comuns que os utilizadores podem comunicar incluem as seguintes categorias:
Ajuda de inscrever-se
Poderá ser pedido aos utilizadores que indiquem as credenciais quando o serviço Azure Rights Management necessitar de autenticar um utilizador e não conseguir utilizar credenciais em cache. Normalmente, as credenciais necessárias são para a conta e palavra-passe escolares ou de trabalho do utilizador associadas ao seu inquilino Office 365 ou inquilino Azure Active Directory. Apesar de o serviço Azure Rights Management poder autenticar contas do Azure AD, algumas aplicações também podem abrir conteúdo protegido quando uma conta Microsoft é utilizada para autenticação. Mais informações
Forneça instruções aos utilizadores e ao seu centro de ajuda sobre que conta utilizar quando os utilizadores lhe são solicitadas credenciais quando têm aplicações que utilizam o serviço Azure Rights Management.
Problemas a proteger ou a consumir conteúdo
Certifique-se de que os utilizadores têm as instruções adequadas para as aplicações que utilizam e que utilizam aplicações e dispositivos suportados pelo serviço Azure Rights Management. Para obter mais informações sobre aplicações e dispositivos suportados, consulte Requisitos de utilização do Azure Information Protection.
Para confirmar que um utilizador ou grupo específico pode ser autorizado pelo Azure Active Directory para proteger ou consumir conteúdo protegido, utilize as verificações de verificação em Preparar utilizadores e grupos para o Azure Information Protection.
Se os direitos que os utilizadores têm não estiverem conforme esperado, consulte a descrição dos direitos e qualquer implementação específica da aplicação a partir da tabela de direitos de utilização.
Utilize as secções seguintes para informações específicas da aplicação para ajudar os utilizadores a proteger documentos e e-mails.
Utilizar a proteção de informações com o cliente de Information Protection Azure
Se os utilizadores Office 2010, o cliente do Azure Information Protection é necessário para proteger e consumir e-mails protegidos. No entanto, o cliente Information Protection Azure também é recomendado para todos os computadores e dispositivos móveis que suportem este serviço.
Para além de facilitar aos utilizadores a proteção de documentos e e-mails, o cliente do Azure Information Protection permite aos utilizadores controlar os documentos que protegeram. Os documentos registados também podem ser revogados se os utilizadores anteriormente autorizados já não deverão ter acesso aos mesmas.
Para obter instruções sobre como utilizar este cliente em Windows, consulte o guia de utilizador do Information Protection cliente do Azure.
Utilizar a proteção de informações com Office 365, Office 2019, Office 2016 ou Office 2013
Se estiver a utilizar o serviço Azure Rights Management e não tiver instalado o cliente do Azure Information Protection, os utilizadores não veem a barra de Information Protection do Azure nas suas aplicações Office de ambiente de trabalho. Também não veem o botão Desnecessária no fita ou Classificar e proteger contra Explorador de Ficheiros. Estas adições facilitam a proteção de documentos e e-mails por parte dos utilizadores. Para estes utilizadores, têm de seguir instruções semelhantes às que se seguem.
Sugestão
Para encontrar instruções e ajuda específicas da aplicação para utilizar a proteção de informações com estas aplicações, procure IRM e o nome e a versão da aplicação.
Para proteger um documento no Word de Office 365 ProPlus
No Microsoft Word, crie um documento.
A partir do menu Ficheiro: InfoProtect>DocumentRestrict> Access.
Escolha um modelo para aplicar rapidamente os direitos de utilização adequados ou selecione Restringir Acesso e selecione os direitos de utilização você mesmo.
Nota
Se ainda não tiver utilizado a Gestão de Direitos no seu computador, a opção Restringir Acesso liga-se ao serviço Azure Rights Management e ser-lhe-ão solicitadas as credenciais para configurar o cliente Office IRM. Em seguida, pode escolher um modelo ou direitos de utilização.
Guarde o documento.
Quando as outras pessoas abrem o documento, são autenticadas primeiro. Se não estiverem autorizados a abrir o documento, o documento não é aberto. Se o utilizador estiver autorizado a abrir o documento, é aberto com os direitos de utilização restritos especificados para esse utilizador.
Por exemplo, um direito de utilização de Apenas visualização não permite ao utilizador editar ou guardar o documento, mesmo que seja copiado primeiro para outra localização.
Os direitos de utilização são apresentados na parte superior do documento utilizando uma faixa de restrição. A faixa poderá apresentar as permissões aplicadas ao documento ou fornecer uma ligação para as apresentar.
Para proteger uma mensagem de e-Outlook de Office 365 ProPlus, ligue-se a Exchange Online
Dentro Outlook, crie uma mensagem de e-mail endereçada a um destinatário na sua organização.
No separador OPÇÕES : Permissão Selecione> uma opção. Por exemplo: Não Re encaminhar, ou <Nome da Empresa> – Confidencial ou <Nome da Empresa> – Apenas Vista Confidencial.
Envie a mensagem.
Da mesma forma que vê um documento protegido, quando os destinatários abrem a mensagem de e-mail protegida, são autenticados primeiro. Se o utilizador estiver autorizado a ver a mensagem de e-mail, é aberta com os direitos de utilização restritos especificados para esse utilizador.
Por exemplo, se a mensagem de e-mail estiver protegida ao utilizar a opção Não Recorrer, o botão Re encaminhar no fita não está disponível.
Para proteger uma mensagem de e-mail com Outlook na Web
Através Outlook na Web, crie uma mensagem de e-mail endereçada a um destinatário na sua organização.
Selecione Proteger. A menos que a predefinição tenha sido alterada por um administrador, a opção Não Reencacionar é selecionada automaticamente. Se quiser alterar a predefinição, selecione Alterar Permissões e, em seguida, selecione uma opção do drop-down. Por exemplo: Encriptar<ou Nome da Empresa> – Confidencial.
Envie a mensagem.
De forma semelhante a ver um documento protegido, quando os destinatários abrem a mensagem de e-mail, são autenticados primeiro. Se o utilizador estiver autorizado a ver a mensagem de e-mail, é aberta com os direitos de utilização restritos especificados para esse utilizador.
Por exemplo, com a opção predefinida Não Resumir , a opção Re encaminhamento na janela de mensagem não está disponível.