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Recomendações para formalizar tarefas de rotina e não periódica

  • Artigo

Aplica-se a esta recomendação de lista de verificação de Excelência Operacional do Azure Well-Architected Framework:

OE:02 Formalize a forma como executa tarefas operacionais de rotina, conforme necessário, e de emergência com documentação, listas de verificação ou automatização. Esforce-se pela consistência e previsibilidade dos processos de equipa e dos materiais a entregar através da adoção de práticas e abordagens líderes do setor, como uma abordagem de mudança à esquerda.

Este guia descreve as recomendações para formalizar tarefas de rotina e não periódicas. As equipas de cargas de trabalho eficientes e bem-sucedidas têm práticas de gestão de cargas de trabalho consistentes e previsíveis. Otimize a eficiência e consistência ao adotar ferramentas e práticas comprovadas pela indústria e ao automatizar processos quando é prático. Ao ser consistente quanto à forma como as tarefas de rotina, improvisadas e de emergência são processadas, minimiza o risco de não estar preparado quando surgem problemas. Ao seguir uma abordagem de melhoria contínua à gestão da carga de trabalho, aumenta a consistência e eficiência da sua equipa ao longo do ciclo de vida da carga de trabalho.

Principais estratégias de conceção

Os processos consistentes tornam a qualidade do seu trabalho previsível e a qualidade de trabalho previsível torna o suporte da carga de trabalho mais suave. Para obter consistência nos seus processos, tem de ser intencional e explícito sobre a forma como executa processos em padrões padrão. Utilize estratégias como a automatização e abordagens shift-left para minimizar potenciais áreas de imprevisibilidade.

A uniformização do processo tem muitas formas. Descrever todas as formas de abordar a uniformização está fora do âmbito deste guia, mas algumas recomendações gerais incluem:

  • Os processos que uniformizar devem abranger todos os aspetos da gestão da carga de trabalho: fiabilidade, segurança, otimização de custos, desempenho e processos operacionais. A equipa de carga de trabalho deve ter a propriedade dos processos necessária para manter e melhorar continuamente a carga de trabalho sob a governação geral da organização.

  • A documentação que produzir captura os seus procedimentos operacionais padrão e dita como as coisas são feitas, mas a documentação nunca é final. Os procedimentos devem evoluir à medida que a carga de trabalho e a sua equipa evoluem. Reveja e desafie regularmente os padrões para garantir que são os padrões certos para a sua equipa neste momento. A sua documentação deve ser templatizada e controlada pela versão para garantir a consistência nos formatos de documentação e que existe um registo de revisões e atualizações. O controlo de versões também ajuda a reforçar os requisitos de que a equipa realiza revisões da documentação em intervalos agendados regularmente.

  • Divida tarefas de rotina, improvisadas e de emergência em itens de lista de verificação fáceis de compreender. Um exemplo de uma tarefa de rotina é o processo de aplicação de uma atualização a uma dependência open source. A carga de trabalho poderá ter de utilizar uma biblioteca open source como um SDK para utilizar um serviço de mensagens de terceiros. Este SDK deve ser atualizado regularmente para correções de segurança, correções de erros e melhorias de funcionalidade.

    Quando determina que precisa de uma atualização, a equipa de carga de trabalho pode ter uma lista de verificação que inclui itens como testar a atualização em ambientes inferiores, criar um pedido de gestão de alterações para implementar a atualização em produção e atualizar a documentação, como um wiki ou base de dados de conhecimento, para garantir que refletem a versão correta. Concentre cada item de lista de verificação numa tarefa discreta que esteja claramente definida.

  • As tarefas improvisadas e de emergência são específicas do cenário, mas os operadores ainda devem compreender claramente as suas funções e responsabilidades. Precisam de saber como interagir com a equipa de carga de trabalho e com outras equipas da organização para trabalhar eficazmente com esses tipos de tarefas.

    Por exemplo, uma tarefa improvisada pode implementar um novo tipo de recurso, como um serviço de machine learning, que foi aprovado para melhorar a funcionalidade da carga de trabalho. Poderá não existir uma lista de verificação totalmente realizada para a implementação e teste deste tipo de recurso. No entanto, devem existir listas de verificação gerais para adicionar novos recursos à sua infraestrutura como modelos de código e padrões que abrangem testes de infraestrutura para desempenho, segurança e fiabilidade em cada fase da sua cadeia de promoção.

    Da mesma forma, o seu plano de resposta de emergência deve definir claramente funções e responsabilidades e processos e procedimentos gerais. Tem de cumprir este plano em situações de emergência para garantir que os processa de forma eficiente.

    As operações improvisadas e de emergência também são boas oportunidades para aprender a melhorar os seus procedimentos operacionais padrão. Peça à equipa de cargas de trabalho para refletir sobre as formas como as operações poderiam ter corrido mais suavemente e determinar se uma atualização dos processos existentes poderia ser benéfica no futuro.

  • Adote práticas comprovadas pela indústria para minimizar o tempo que a sua equipa gasta na criação de processos e padrões. Seguir as práticas Ágil com o Scrum, organizar o seu trabalho através de quadros Kanban e adotar um ethos de mudança para a esquerda são todos exemplos de práticas que foram desenvolvidas ao longo de muitos anos e têm sido comprovadamente eficazes para organizações de qualquer dimensão. Muitas organizações maduras utilizam procedimentos operativos padrão controlados por versões, wikis, manuais de novos funcionários e manuais de operações para impor a consistência.

    Confie na experiência da sua equipa para decidir que práticas se adequam à gestão do ciclo de vida da carga de trabalho. Aprenda com outras equipas sobre os padrões que implementaram com êxito para compreender como práticas específicas se encaixam na sua estrutura organizacional.

    Neste contexto, um ethos de mudança para a esquerda significa que as equipas de carga de trabalho devem ser capacitadas para procurar medidas que possam melhorar a segurança, a fiabilidade e a eficiência de custos da carga de trabalho. Em seguida, adicionam essas medidas de melhoria ao seu próprio registo de tarefas pendentes, em vez de transferirem a responsabilidade para equipas externas.

    Por exemplo, um teste exploratório pode descobrir uma área para melhorar a segurança que pode não ter sido detetada até ser exposta por análises de segurança, que ocorrem mensalmente ou ainda menos frequentemente. Incentive a equipa de carga de trabalho a assumir a propriedade da carga de trabalho em todos os aspetos do respetivo ciclo de vida e a contribuir proativamente para a sua melhoria contínua, em vez de depender de outras equipas.

  • Incorpore requisitos organizacionais e funções transversais nos seus procedimentos operacionais padrão. A sua organização pode ter padrões para alguns processos que deve adotar. No entanto, também poderá ter capacidade para desenvolver os seus próprios padrões para outros processos, por isso procure formas de incorporar as normas necessárias nos seus processos. É provável que os processos que possui se intersectem com os processos de outras equipas, por isso, esforce-se por alinhar os padrões de forma praticável.

    Documente onde os processos da equipa de carga de trabalho e de outra equipa divergem para garantir que a equipa de carga de trabalho pode trabalhar melhor com outras equipas quando existem pontos de interseção. As equipas de segurança central podem utilizar diferentes ferramentas e procedimentos do que a equipa de carga de trabalho e as equipas podem colaborar mais facilmente se estiverem cientes dessas diferenças.

  • Incorpore os requisitos de conformidade nos seus procedimentos operacionais padrão. Consoante o seu setor e as regiões em que opera, podem existir requisitos rigorosos sobre como realizar e documentar tarefas. Certifique-se de que compreende e incorpora esses requisitos enquanto cria os seus padrões. Prepare regularmente a equipa de cargas de trabalho com base nesses requisitos.

  • Utilize a automatização para ajudar a alcançar a consistência. Automatize tarefas repetitivas e propensas a erros humanos para aliviar os encargos de gestão da sua equipa. Procure oportunidades para automatizar processos, como gerar pedidos itsm, por exemplo. Para obter mais informações, veja Recomendações para implementar a automatização.

  • Seja intencional quanto à sua abordagem à adoção open source. Uniformize as regras sobre quando é permitida a utilização de ferramentas open source e certifique-se de que está alinhado com os requisitos organizacionais e de conformidade. Poderá querer criar normas sobre as contribuições dos membros da equipa de cargas de trabalho para projetos open source e decidir se pretende abrir o seu código interno a outras equipas de desenvolvimento na organização.

Contrapartida: a codificação de procedimentos operacionais padrão pode correr o risco de conduzir a estagnação ou complacência. Os padrões devem ser seguidos, mas não devem ser rígidos ou estáticos. Tente encontrar um equilíbrio entre a estrita adesão e o subsídio de inovação para que os seus processos possam evoluir com segurança ao longo do tempo.

Facilitação do Azure

Embora não existam produtos do Azure que facilitem diretamente a formalização de processos e procedimentos, a Microsoft publica muitas orientações sobre este tópico. Utilize esta documentação de orientação para compreender as práticas recomendadas e comprovadas pela indústria e para considerar como aplicá-las à sua carga de trabalho.

O Well-Architected Framework também fornece orientações detalhadas sobre os processos e procedimentos que devem ser codificados para garantir que a carga de trabalho e a equipa de carga de trabalho são executados de acordo com as normas do setor.

Lista de verificação de Excelência Operacional

Veja o conjunto completo de recomendações.

Lista de verificação de Excelência Operacional