Cenário – enviar um e-mail confidencial da empresaScenario - Send a company-confidential email

Aplica-se a: Azure Information Protection, Office 365Applies to: Azure Information Protection, Office 365

Este cenário e a documentação de apoio do utilizador utilizam a tecnologia do Azure Rights Management do Azure Information Protection para que qualquer utilizador na organização possa enviar em segurança comunicações por e-mail que não podem ser lidas fora da organização.This scenario and supporting user documentation uses the Azure Rights Management technology from Azure Information Protection, so that any user in the organization can safely send email communications that cannot be read outside the organization. Por exemplo, se alguém reencaminhar a mensagem de e-mail para alguém noutra organização ou para uma conta de e-mail pessoal.For example, if somebody forwards the email message to somebody in another organization or to a personal email account. As mensagens de e-mail e quaisquer anexos serão protegidos pelo Azure Rights Management e por um modelo que os utilizadores selecionam no cliente de e-mail.The emails and any attachments will be protected by Azure Rights Management and a template that users select from the email client.

A forma mais simples para ativar este cenário é utilizar um dos modelos predefinidos incorporados que automaticamente restringem o acesso a todos os utilizadores na sua organização.The simplest way to enable this scenario is to use one of the built-in, default templates that automatically restrict access to all users in your organization. Porém, se necessário, pode tornar isto mais restritivo ao criar um modelo personalizado que, por exemplo, restringe o acesso a um subconjunto de utilizadores ou que tenha outras restrições, tais como só de leitura ou uma data de validade, ou desativa o botão Reencaminhar no cliente de e-mail.But if required, you can make this more restrictive by creating a custom template that for example, restricts access to a subset of users, or has other restrictions such as read-only or an expiration date, or disables the Forward button in the email client.

Importante

Neste cenário, embora possa remover o direito Reencaminhar de um modelo personalizado que configurou (este procedimento desativará o botão Reencaminhar no cliente de e-mail), esta configuração não impede que os utilizadores partilhem o e-mail com outro utilizador autorizado.In this scenario, although you can remove the Forward right from a custom template that you configure, and this will disable the Forward button in the email client, this configuration doesn't prevent users from sharing the email with another authorized user. O destinatário pode guardar o e-mail (e quaisquer anexos) e, em seguida, partilhar as informações através de outros mecanismos de partilha.The recipient could save the email (and any attachments) and then share the information by using other sharing mechanisms.

Por exemplo, João envia um e-mail a Adriana através de um modelo personalizado que aplica os direitos personalizados Guardar Ficheiro e Editar Conteúdo ao grupo de Marketing e não inclui o direito Reencaminhar.For example, Bob sends an email to Alice using a custom template that applies the Save File and Edit Content custom rights to the Marketing group, and does not include the Forward right. Embora Adriana não possa reencaminhar o e-mail a outras pessoas, pode guardar a mensagem de e-mail e quaisquer anexos numa pen USB ou numa partilha de servidor de ficheiros, que, posteriormente, qualquer membro do grupo de Marketing pode ler e editar se conseguir aceder a estes ficheiros.Even though Alice cannot forward the email to others, she can save the email message and any attachments to a USB drive or file server share, which any member of the Marketing group can then read and edit if they can access these files. Os utilizadores que não estão no grupo de Marketing não poderão abrir o conteúdo.Users who are not in the Marketing group will not be able to open the content.

As instruções aplicam-se às seguintes circunstâncias:The instructions are suitable for the following set of circumstances:

  • Qualquer utilizador da organização pretende partilhar informações com outras pessoas dentro da organização, mas essas informações não devem ser partilhadas fora da organização.Any user within the organization wants to share information with others inside the organization, but that information should not be shared outside the organization.

  • As informações a serem partilhadas podem estar dentro da mensagem de e-mail ou do anexo.The information to be shared can be within the email message or attachment.

  • Os utilizadores têm de selecionar manualmente o modelo no cliente de e-mail.Users must manually select the template from within their email client.

Instruções de implementaçãoDeployment instructions

Instruções do administrador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Certifique-se de que os seguintes requisitos estão em vigor antes de avançar para a documentação do utilizador.Make sure that the following requirements are in place before going on to the user documentation.

Requisitos para este cenárioRequirements for this scenario

Para que as instruções para este cenário funcionem, é necessário o seguinte:For the instructions for this scenario to work, the following must be in place:

RequisitoRequirement Se precisar de mais informaçõesIf you need more information
Preparou contas e grupos para o Office 365 ou o Azure Active DirectoryYou have prepared accounts and groups for Office 365 or Azure Active Directory Preparação para o Azure Information ProtectionPreparing for Azure Information Protection
A sua chave de inquilino do Azure Information Protection é gerida pela Microsoft; não está a utilizar o BYOKYour Azure Information Protection tenant key is managed by Microsoft; you are not using BYOK Planear e implementar a sua chave de inquilino do Azure Information ProtectionPlanning and implementing your Azure Information Protection tenant key
O Azure Rights Management está ativadoAzure Rights Management is activated Ativar o Azure Rights ManagementActivating Azure Rights Management
Um dos seguintes:One of the following:

- O Exchange Online está ativado para o Azure Rights Management- Exchange Online is enabled for Azure Rights Management

- O conetor RMS está instalado e configurado para o Exchange no local- The RMS connector is installed and configured for Exchange on-premises
Para o Exchange Online: consulte a secção Exchange Online: configuração do IRM de Office 365: configuração para clientes e serviços online.For Exchange Online: See the Exchange Online: IRM Configuration section from Office 365: Configuration for clients and online services.

Para o Exchange no local: Implementar o conector Azure Rights ManagementFor Exchange on-premises: Deploying the Azure Rights Management connector
Não arquivou o modelo do Azure Rights Management predefinido <organização> – Confidencial.You have not archived the default Azure Rights Management template <organization> - Confidential. Ou configurou um modelo personalizado para este fim porque precisa de definições mais restritivas ou apenas um subconjunto de utilizadores da organização deve ter capacidade para ler os e-mails protegidos.Or, you have configured a custom template for this purpose because you need more restrictive settings or only a subset of users in the organization should be able to read the protected emails. Configurar modelos personalizados para o serviço Azure Rights ManagementConfiguring custom templates for the Azure Rights Management service

Sugestão: se forem necessárias definições de política de utilização mais restritivas, mas para todos os utilizadores na organização, copie e edite um dos modelos predefinidos, em vez de criar um modelo do zero.Tip: If you need more restrictive usage policy settings but for all users in the organization, copy and then edit one of the default templates, rather than create a template from scratch.

Os modelos atualizados não são imediatamente atualizados para os clientes de e-mail neste cenário.Updated templates do not refresh immediately for the email clients in this scenario. Consulte o artigo Atualizar modelos para os utilizadores para obter informações.Check the Refreshing templates for users article for information.
Os utilizadores que enviem o e-mail protegido têm o Outlook 2013, o Outlook 2016 ou o Outlook Web Access.Users that send the protected email have Outlook 2013 or Outlook 2016, or Outlook Web Access.

Os utilizadores que recebem o e-mail têm um cliente de e-mail que suporta o Azure Rights Management.Users that receive the email have an email client that supports Azure Rights Management.
Pode utilizar o Outlook 2010, mas tem de instalar a aplicação de partilha Rights Management para Windows e ajustar as instruções de utilizador em conformidade.You can use Outlook 2010, but you must install the Rights Management sharing application for Windows and adjust the user instructions accordingly.

Para obter uma lista de clientes de e-mail que suportam o Azure Rights Management, consulte a coluna E-mail na tabela de Aplicações que suportam a proteção de dados do Azure Rights Management.For a list of email clients that support Azure Rights Management, see the Email column in the table from Applications that support Azure Rights Management data protection.

Instruções da documentação do utilizadorUser documentation instructions

Utilizando o modelo seguinte, copie e cole as instruções de utilizador numa comunicação destinada aos utilizadores finais e efetue estas alterações para refletir o seu ambiente:Using the following template, copy and paste the user instructions into a communication for your end users, and make these modifications to reflect your environment:

  1. Substitua todas as instâncias de <nome da organização> pelo nome da sua organização.Replace all instances of <organization name> with the name of your organization.

  2. Substitua todas as instâncias de <nome da organização – Confidencial> pelo nome do modelo personalizado ou predefinido.Replace all instances of <organization name - Confidential> with the name of your default or custom template.

  3. Substitua as capturas de ecrã para mostrarem os nomes dos modelos da organização.Replace the screenshots so that they show your organization template names.

  4. Substitua os <detalhes de contacto> por instruções sobre como os utilizadores podem contactar o suporte técnico, tais como uma ligação para um Web site, um endereço de e-mail ou um número de telefone.Replace <contact details> with instructions for how your users can contact the help desk, such as a website link, email address, or telephone number.

  5. Modificações adicionais que poderá querer efetuar:Additional modifications you might want to make:

    • Se for prático limitar as instruções apenas a um cliente de e-mail, considere fazê-lo para simplificar e elimine o outro conjunto de instruções.If it is practical to limit instructions to one email client only, consider doing this for simplicity and delete the other set of instructions.

    • Se utilizar um modelo personalizado em vez do modelo predefinido sugerido, reveja as palavras utilizadas em conformidade:If you use a custom template rather than the suggested default template, revise the wording in accordingly:

      • Torne o título mais específico.Make the title more specific.

      • Especifique os utilizadores ou grupos a selecionar no passo 1.Specify the users or groups to select in step 1.

      • Especifique o nome do modelo personalizado no passo 2.Specify the name of the custom template in step 2.

      • Modifique o parágrafo final para explicar as restrições que os destinatários terão.Modify the final paragraph to explain the restrictions the recipients will have.

  6. Efetue as modificações adicionais que pretender a este conjunto de instruções e, em seguida, envie-o para os utilizadores.Make any other modifications that you want to this set of instructions, and then send it to these users.

  7. Uma vez que alguns clientes não suportam o Rights Management, poderá ter de fornecer orientações e recomendações aos destinatários destas mensagens de e-mail protegidas.Because some clients do not support Rights Management, you might need to provide guidance and recommendations for the recipients of these protected email messages. Estas informações serão baseadas nos dispositivos e aplicações de e-mail que estarão em utilização na sua organização e nas preferências que tiver.This information will be based on which devices and email applications are in use in your organization and any preferences that you have. Por exemplo, recomendamos que os utilizadores do iOS leiam os e-mails protegidos com o Outlook para iPad e iPhone, em vez do cliente de correio iOS nativo.For example, recommend that iOS users read protected emails with Outlook for iPad and iPhone rather than the native iOS mail client.

    Para obter mais informações sobre os clientes de e-mail, consulte a coluna E-mail, na tabela Capacidade dos dispositivos cliente de Requisitos do Azure Rights Management.For more information about the email clients, see the Email column in the Client devices capability table, from Requirements for Azure Rights Management.

A documentação de exemplo mostra o aspeto que estas instruções poderão ter para os utilizadores depois das personalizações.The example documentation shows how these instructions might look for users, after your customizations.

Modelo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do OutlookHow to send emails that contain company-confidential information using Outlook

  1. No Outlook, crie uma nova mensagem de correio, adicione os anexos que pretende incluir e, em seguida, selecione os utilizadores ou os grupos da <nome da organização>.Within Outlook, create a new mail message, add any attachments that you want to include, and then select users or groups from <organization name>.

  2. No separador OPÇÕES, clique em Permissão e, em seguida, selecione <nome da organização – Confidencial>:From the OPTIONS tab, click Permission, and then select <organization name - Confidential>:

    Captura de ecrã de como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook

  3. Envie a mensagem.Send the message.

Como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook Web AppHow to send emails that contain company-confidential information using Outlook Web App

  1. No Outlook Web App, crie uma nova mensagem de correio, adicione os anexos que pretende incluir e, em seguida, selecione os utilizadores ou os grupos da <nome da organização> no livro de endereços.Within the Outlook Web App, create a new mail message, add any attachments that you want to include, and then select <organization name> users or groups from the address book.

  2. Clique em , clique em Definir permissões e, em seguida, selecione <nome da organização – Confidencial>:Click , click Set permissions, and then select <organization name - Confidential>:

    Captura de ecrã de como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook Web App

  3. Envie a mensagem.Send the message.

Quando os indivíduos na linha Para, Cc ou Bcc recebem este e-mail, poderá ser pedida a sua autenticação antes de poderem ler a mensagem para confirmar se são utilizadores da <nome da organização>.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they might be asked to authenticate before they can read the message, to verify that they are a user from <organization name>. Noutros casos, a autenticação não é solicitada porque estes já estão autenticados.Other times, users are not prompted because they are already authenticated.

As pessoas a quem enviar o e-mail poderão reencaminhá-lo para outras pessoas, mas apenas os utilizadores da <nome da organização> poderão lê-lo.People that you send your email to will be able to forward it to other people, but only users from <organization name> will be able to read it. Se anexar um documento do Office, terá a mesma proteção, mesmo que esse anexo seja guardado com um nome diferente e noutra localização.If you attach an Office document, it will have the same protection, even if that attachment is saved with a different name, to another location. No entanto, os utilizadores autenticados com êxito podem copiar e colar a partir do e-mail ou anexo ou imprimir a partir do mesmo.However, successfully authenticated users can copy and paste from the email or attachment, or print from it. Se precisar de uma proteção mais restritiva que impeça ações como estas, contacte o suporte técnico.If you need more restrictive protection that prevents actions such as these, contact the help desk.

Precisa de ajuda?Need help?

  • Contactar o suporte técnico:Contact the help desk:

    • <detalhes de contacto><contact details>

Exemplo de documentação do utilizador personalizadaExample customized user documentation

Exemplo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do OutlookHow to send emails that contain company-confidential information using Outlook

  1. No Outlook, crie uma nova mensagem de correio, adicione os anexos que pretende incluir e, em seguida, selecione os utilizadores ou os grupos da VanArsdel no livro de endereços.Within Outlook, create a new mail message, add any attachments that you want to include, and then select VanArsdel users or groups from the address book.

  2. No separador OPÇÕES, clique em Permissão e, em seguida, selecione VanArsdel, Lda. – Confidencial:From the OPTIONS tab, click Permission, and then select VanArsdel, Ltd - Confidential:

    Captura de ecrã de como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook

  3. Envie a mensagem.Send the message.

Como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook Web AppHow to send emails that contain company-confidential information using Outlook Web App

  1. No Outlook Web App, crie uma nova mensagem de correio, adicione os anexos que pretende incluir e, em seguida, selecione os utilizadores ou os grupos da VanArsdel no livro de endereços.Within the Outlook Web App, create a new mail message, add any attachments that you want to include, and then select VanArsdel users or groups from the address book.

  2. Clique em , clique em Definir permissões e, em seguida, selecione VanArsdel, Lda. – Confidencial:Click , click Set permissions, and then select VanArsdel, Ltd - Confidential:

    Captura de ecrã de como enviar e-mails que contêm informações confidenciais da empresa através do Outlook Web App

  3. Envie a mensagem.Send the message.

Quando os indivíduos na linha Para, Cc ou Bcc recebem este e-mail, poderá ser pedida a sua autenticação antes de poderem ler a mensagem para confirmar se são utilizadores da VanArsdel, Ltd.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they might be asked to authenticate before they can read the message, to verify that they are a user from VanArsdel, Ltd. Noutros casos, a autenticação não é solicitada porque estes já estão autenticados.Other times, users are not prompted because they are already authenticated.

As pessoas a quem enviar o e-mail poderão reencaminhá-lo para outras pessoas, mas apenas os utilizadores da VanArsdel poderão lê-lo.People that you send your email to will be able to forward it to other people, but only users from VanArsdel will be able to read it. Se anexar um documento do Office, terá a mesma proteção, mesmo que esse anexo seja guardado com um nome diferente e noutra localização.If you attach an Office document, it will have the same protection, even if that attachment is saved with a different name, to another location. No entanto, os utilizadores autenticados com êxito podem copiar e colar a partir do e-mail ou anexo ou imprimir a partir do mesmo.However, successfully authenticated users can copy and paste from the email or attachment, or print from it. Se precisar de uma proteção mais restritiva que impeça ações como estas, contacte o suporte técnico.If you need more restrictive protection that prevents actions such as these, contact the help desk.

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