Cenário – Partilhar um ficheiro do Office com os utilizadores noutra organizaçãoScenario - Share an Office file with users in another organization

Aplica-se a: Azure Information Protection, Office 365Applies to: Azure Information Protection, Office 365

Este cenário e a documentação do utilizador associada utilizam a tecnologia do Azure Rights Management do Azure Information Protection para que os utilizadores possam enviar em segurança um ficheiro do Office por e-mail para pessoas noutra organização.This scenario and supporting user documentation uses the Azure Rights Management technology from Azure Information Protection, so that users can safely email an Office file with people in another organization. Por exemplo, o ficheiro do Office poderá ser um documento do Word, uma folha de cálculo do Excel ou uma apresentação do PowerPoint com informações sobre a lista de preços de um parceiro, uma lista de produtos de um revendedor ou uma lista de prazos de entrega com potenciais clientes.For example, the Office file might be a Word document, Excel spreadsheet, or PowerPoint presentation that contains price list information for a partner, a list of products for a reseller, or a list of delivery time lines with potential customers. Se os utilizadores seguirem as instruções, o ficheiro anexado à mensagem de e-mail será protegido pelo Azure Rights Management.When users follow the instructions, the file attached to the email message will be protected by Azure Rights Management.

Este cenário aplica-se às seguintes circunstâncias:This scenario is suitable for the following set of circumstances:

  • O empregado tem de enviar informações para fora da organização, por e-mail, sob a forma de um anexo de documento do Office.The employee has to send information outside the organization, via email, in the form of an Office document attachment.

  • O documento contém informações que não são públicas, mas que não se destinam exclusivamente a utilização interna.The document contains information that is not public, but is not exclusively for internal use.

  • Os destinatários não precisam de partilhar estas informações com outras pessoas, imprimi-las ou utilizá-las como parte da sua própria documentação.The recipient users do not have a requirement to further share this information with others, print it, or use it as part of their own documentation. Se não for este o caso, pode alterar as instruções de utilizador na seleção de permissões só de visualização para outra opção que permita ao destinatário alterar o anexo.If this is not the case, you can change the user instructions from selecting view-only permissions to another option that permits the recipient to change the attachment.

  • O empregado está possivelmente interessado em saber quando este documento é aberto pelo utilizador externo.The employee is potentially interested in knowing when this document is opened by the external user.

Instruções de implementaçãoDeployment instructions

Instruções do administrador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Certifique-se de que os seguintes requisitos estão em vigor antes de avançar para a documentação do utilizador.Make sure that the following requirements are in place before going on to the user documentation.

Requisitos para este cenárioRequirements for this scenario

Para que as instruções de utilizador para este cenário funcionem, é necessário que os seguintes aspetos estejam implementados:For the user instructions for this scenario to work, the following must be in place:

RequisitoRequirement Se precisar de mais informaçõesIf you need more information
Preparou contas e grupos para o Office 365 ou o Azure Active DirectoryYou have prepared accounts and groups for Office 365 or Azure Active Directory Preparação para o Azure Information ProtectionPreparing for Azure Information Protection
O Azure Rights Management está ativadoAzure Rights Management is activated Ativar o Azure Rights ManagementActivating Azure Rights Management
A aplicação de partilha Rights Management está implementada nos computadores dos utilizadores que executam o WindowsThe Rights Management sharing application is deployed to users’ computers that run Windows Implementação automática da aplicação de partilha Microsoft Rights ManagementAutomatic deployment for the Microsoft Rights Management sharing application
Os utilizadores têm o Outlook do Office 2013Users have Outlook from Office 2013 Se os utilizadores tiverem o Office 2016 ou o Office 2010, substitua a captura de ecrã por uma versão equivalente para que a imagem corresponda ao que os utilizadores veem.If users have Office 2016 or Office 2010, replace the screen shot with an equivalent version so that the picture matches what users see.
A sua subscrição do Azure Information Protection inclui controlo de documentosYour subscription for Azure Information Protection includes document tracking Se a sua subscrição não incluir o controlo de documentos e a revogação, os utilizadores não conseguirão concluir todos os passos nas instruções de utilizador.If your subscription does not include document tracking and revocation, users will not be able to complete all steps in the user instructions. Neste caso, compre uma subscrição que suporte estas funcionalidades ou modifique as instruções de utilizador para remover os passos que as utilizam.In this case, either purchase a subscription that does support these features, or modify the user instructions to remove the steps that use these features.

Consulte a lista de funcionalidades no site do Azure Information Protection.Check the feature list from the Azure Information Protection site.

Instruções da documentação do utilizadorUser documentation instructions

Utilizando o modelo seguinte, copie e cole as instruções de utilizador numa comunicação destinada aos utilizadores finais e efetue estas alterações para refletir o seu ambiente:Using the following template, copy and paste the user instructions into a communication for your end users, and make these modifications to reflect your environment:

  1. Substitua <nome do tipo de documento do Office> pelo tipo de documento que os seus utilizadores enviarão.Replace <name of Office document type> with the type of document that your users will be sending. Utilize expressões específicas e familiares para os seus fluxos de trabalho, tais como “lista de preços”, “prazos de entrega” e “proposta de licitação”, em vez de “Documento do Word” e “Folha de cálculo do Excel”.Use wording that is specific and familiar to their work flows, such as "price list", "delivery times", and "bid proposal" rather than "Word document" and "Excel spreadsheet". A utilização de expressões mais específicas ajuda a aumentar a probabilidade de os utilizadores seguirem as instruções ao trabalhar com esses documentos.This more specific wording helps to increases the likelihood that they will follow the instructions when working with those documents.

  2. Substitua os <detalhes de contacto> por instruções sobre como os utilizadores podem contactar o suporte técnico, tais como uma ligação para um Web site, um endereço de e-mail ou um número de telefone.Replace <contact details> with instructions for how your users can contact the help desk, such as a website link, email address, or telephone number.

  3. Modificações adicionais que poderá querer efetuar:Additional modifications you might want to make:

    • No passo 2, sugerimos Visualizador – Ver Apenas para as permissões, o que torna o documento anexado (mas não o original) só de leitura para os destinatários.In step 2, we suggest Viewer - View Only for the permissions, which makes the attached document (but not the original) read-only for the recipients. Se esta restrição não for adequada para a sua necessidade comercial, altere esta opção para outro conjunto de permissões, tal como Revisor – Ver e Editar.If this restriction is not suitable for your business requirement, change this option for another set of permissions, such as Reviewer - View and Edit.

    • No passo 3, sugerimos Revogar instantaneamente o acesso a estes documentos para que não haja um atraso se os utilizadores revogarem o documento mais tarde. Contudo, a definição desta opção obriga a que o destinatário tenha sempre uma ligação à Internet para abrir o anexo.In step 3, we suggest Allow me to instantly revoke access to these documents so that there is no delay if your users revoke the document later, but setting this option requires the recipient to always have an Internet connection to open the attachment. Este passo também requer que tenha uma subscrição que suporte o controlo de documentos e a revogação.This step also requires you to have a subscription that supports document tracking and revocation. Elimine este passo se não for adequado para os seus utilizadores.Delete this step if it is not suitable for your users.

    • No passo 4, sugerimos a opção Enviar-me um e-mail quando alguém tentar abrir este documento.In step 4, we suggest the option Email me when somebody tries to open this document. Se os utilizadores controlarem os documentos através do portal de controlo de documentos, poderá decidir que a notificação por e-mail não é necessária e eliminar este passo.If users track their documents by using the document tracking portal, you might decide that email notification is not necessary and delete this step.

    • Os passos não incluem a definição de uma data de expiração.The steps do not include setting an expiration date. Caso as informações não devam ser utilizadas após uma data específica, adicione outro passo para definir um prazo de expiração adequado, como 90 dias após o envio da mensagem de e-mail.If the information should not be used after a specific date, add another step to set an appropriate expiration time, such as 90 days from sending the email message.

    Nota

    Para obter mais informações sobre cada uma das opções que os utilizadores podem selecionar, consulte Opções da caixa de diálogo para a aplicação de partilha Rights ManagementFor more information about each of the options that users can select, see Dialog box options for the Rights Management sharing application

  4. Efetue as modificações adicionais que pretender a este conjunto de instruções e, em seguida, envie-o para os utilizadores.Make any other modifications that you want to this set of instructions, and then send it to these users.

A documentação de exemplo mostra o aspeto que estas instruções poderão ter para os utilizadores depois das personalizações.The example documentation shows how these instructions might look for users, after your customizations.

Modelo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Como partilhar um <nome do tipo de documento do Office>How to share a <name of Office document type>

  1. Crie a sua mensagem de e-mail ao especificar o endereço ou os endereços de e-mail, escreva a mensagem e anexe o <nome do tipo de documento do Office> à mesma.Create your email message by specifying the email address or addresses, type your message, and attach the <name of Office document type> to the email message. Em seguida, no separador MENSAGEM, no grupo RMS, clique em Partilhar Protegido e, em seguida, clique em Partilhar Protegido novamente:Then, on the MESSAGE tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Captura de ecrã de como partilhar um documento do Office através do Outlook

  2. Na caixa de diálogo partilhar protegido, selecione Visualizador – Ver Apenas:In the share protected dialog box, Select Viewer – View Only:

    caixa de diálogo partilhar protegido – Visualizador – Ver Apenas

  3. Selecione Revogar instantaneamente o acesso a estes documentos:Select Allow me to instantly revoke access to these documents:

    caixa de diálogo partilhar protegido – revogar instantaneamente

  4. Selecione Enviar-me um e-mail quando alguém tentar abrir estes documentos:Select Email me when somebody tries to open these documents:

    caixa de diálogo partilhar protegido – enviar-me um e-mail

  5. Clique em Enviar Agora.Click Send Now.

Quando as pessoas na linha Para, CC ou Bcc recebem este e-mail, veem uma mensagem com instruções sobre como ler o <nome do tipo de documento do Office> anexado.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they see a message that gives them instructions how to read the attached <name of Office document type>. Podem ler o documento em vários dispositivos, incluindo iPads, iPhones, tablets e telemóveis Android, computadores Mac e computadores com o Windows.They can read the document on many devices, including iPads, iPhones, Android tablets and phones, Mac computers, and Windows computers.

Utilize o portal de controlo de documentos para controlar se e quando abrem o <nome do tipo de documento do Office> anexado.Use the document tracking portal to track if and when they open the attached <name of Office document type>. Considere contactá-las através de uma chamada telefónica de acompanhamento logo depois de confirmar que abriram o <nome do tipo de documento do Office>.Consider contacting them with a follow-up telephone call soon after you see they have opened the <name of Office document type>.

Precisa de ajuda?Need help?

Exemplo de documentação do utilizador personalizadaExample customized user documentation

Exemplo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Como partilhar uma lista de preços com o seu clienteHow to share a price list with your customer

  1. Crie a sua mensagem de e-mail ao especificar o endereço ou os endereços de e-mail do cliente, escreva a mensagem e anexe a lista de preços mais recente à mesma.Create your email message by specifying the email address or addresses of your customer, type your message, and attach the latest price list to the email message. Em seguida, no separador MENSAGEM, no grupo RMS, clique em Partilhar Protegido e, em seguida, clique em Partilhar Protegido novamente:Then, on the MESSAGE tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Captura de ecrã de como partilhar um documento do Office através do Outlook

  2. Na caixa de diálogo partilhar protegido, selecione Visualizador – Ver Apenas:In the share protected dialog box, Select Viewer – View Only:

    caixa de diálogo partilhar protegido – Visualizador – Ver Apenas

  3. Selecione Revogar instantaneamente o acesso a estes documentos:Select Allow me to instantly revoke access to these documents:

    caixa de diálogo partilhar protegido – revogar instantaneamente

  4. Selecione Enviar-me um e-mail quando alguém tentar abrir estes documentos:Select Email me when somebody tries to open these documents:

    caixa de diálogo partilhar protegido – enviar-me um e-mail

  5. Clique em Enviar Agora.Click Send Now.

Quando as pessoas na linha Para, CC ou Bcc recebem este e-mail, veem uma mensagem com instruções sobre como ler a lista de preços anexada.When somebody on the To, Cc, or Bcc line receives this email, they see a message that gives them instructions how to read the attached price list. Podem ler o documento em vários dispositivos, incluindo iPads, iPhones, tablets e telemóveis Android, computadores Mac e computadores com o Windows.They can read the document on many devices, including iPads, iPhones, Android tablets and phones, Mac computers, and Windows computers.

Utilize o portal de controlo de documentos para controlar se e quando abrem a lista de preços anexada.Use the document tracking portal to track if and when they open the attached price list. Considere contactá-las através de uma chamada telefónica de acompanhamento logo depois de confirmar que abriram a lista de preços.Consider contacting them with a follow-up telephone call soon after you see they have opened the price list.

Precisa de ajuda?Need help?

ComentáriosComments

Antes de inserir um comentário, pedimos-lhe que reveja as nossas Regras básicas.Before commenting, we ask that you review our House rules.