Cenário – manter o controlo de documentos armazenados no SharePointScenario - Retain control of documents stored in SharePoint

Aplica-se a: Azure Information Protection, Office 365Applies to: Azure Information Protection, Office 365

Este cenário e a documentação do utilizador associada utilizam a tecnologia Azure Rights Management do Azure Information Protection para garantir que os documentos do Office armazenados no SharePoint permanecem sob o seu controlo através da utilização de bibliotecas protegidas.This scenario and supporting user documentation uses the Azure Rights Management technology from Azure Information Protection, to ensure that Office documents stored in SharePoint remain under your control by using protected libraries. Por exemplo, os documentos são automaticamente protegidos contra fugas acidentais ou intencionais por parte dos utilizadores e pode bloquear o acesso ao conteúdo mesmo depois de este ser transferido ou sincronizado.For example, the documents are automatically protected from accidental or intended leakage by users and you can block access to content even after it is downloaded or synchronized. Os ficheiros que pretende proteger podem destinar-se à colaboração interna em documentos ou planos de conceção ou podem ser outros tipos de material a entregar.The files you want to protect might be for internal collaborating on design documents or plans, or for other deliverables. Quando configura bibliotecas protegidas para o SharePoint, os ficheiros do Office armazenados nas mesmas são protegidos pelo Azure Rights Management.When you configure protected libraries for SharePoint, the Office files stored in them will be protected by Azure Rights Management.

As instruções aplicam-se às seguintes circunstâncias:The instructions are suitable for the following set of circumstances:

  • Os empregados partilham e colaboram em documentos do Office armazenados numa biblioteca do SharePoint.Employees share and collaborate using Office documents that are on a SharePoint library.

  • Os empregados não precisam de definir ou alterar as permissões que um administrador define ao nível da biblioteca.Employees do not need to set or change the permissions that an administrator sets at the library level.

  • Os empregados não precisam de partilhar estes documentos com pessoas fora da sua organização.Employees do not need to share these documents with people outside your organization.

Instruções de implementaçãoDeployment instructions

Instruções do administrador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Certifique-se de que os seguintes requisitos e procedimentos de suporte estão em vigor antes de avançar para a documentação do utilizador.Make sure that the following requirements and the supporting procedures are in place before you go on to the user documentation.

Requisitos para este cenárioRequirements for this scenario

Para que este cenário funcione, é necessário que os seguintes aspetos estejam implementados:For this scenario to work, the following must be in place:

RequisitoRequirement Se precisar de mais informaçõesIf you need more information
Preparou contas e grupos para o Office 365 ou o Azure Active DirectoryYou have prepared accounts and groups for Office 365 or Azure Active Directory Preparação para o Azure Information ProtectionPreparing for Azure Information Protection
O Azure Rights Management está ativadoAzure Rights Management is activated Ativar o Azure Rights ManagementActivating Azure Rights Management
Se pretender utilizar o SharePoint Server: implemente o conector RMS e configure-o para o SharePointIf you will use SharePoint Server: Deploy the RMS connector and configure it for SharePoint Implementar o conetor Azure Rights ManagementDeploying the Azure Rights Management connector
Configurar permissões para o site do SharePoint a protegerConfigure permissions for the SharePoint site to protect Gerir permissões para uma lista, biblioteca, pasta, documento ou item da listaManage permissions for a list, library, folder, document, or list item

Aplicar a Gestão de Direitos de Informação a uma lista ou bibliotecaApply Information Rights Management to a list or library
Configurar o SharePoint para IRM e bibliotecas protegidasConfigure SharePoint for IRM and protected libraries Configurar a Gestão de Direitos de Informação (IRM) no centro de administração do SharePointSet up Information Rights Management (IRM) in SharePoint admin center

Aplicar a Gestão de Direitos de Informação a uma lista ou bibliotecaApply Information Rights Management to a list or library

Para configurar a biblioteca do SharePoint para definições de IRMTo configure the SharePoint library for IRM settings

  1. Depois de configurar o SharePoint para utilizar o serviço de IRM, navegue para a biblioteca do SharePoint que pretende proteger com o Azure RMS.After you have configured SharePoint to use the IRM service, navigate to your SharePoint library to protect with Azure RMS. Na página Definições > Gestão de Direitos de Informação (IRM) do site, além de selecionar Restringir as permissões nesta biblioteca durante a transferência e especificar um título da política para os administradores e uma descrição da política para os utilizadores, clique em MOSTRAR OPÇÕES.In the Settings > Information Rights Management (IRM) page for the site, in addition to selecting Restrict permissions on this library on download, and specifying a policy title for administrators and a policy descriptions for users, click SHOW OPTIONS.

  2. Selecione o seguinte:Select the following:

    • Não permitir que os utilizadores carreguem documentos que não suportam a IRMDo not allow users to upload documents that do not support IRM

    • Opcional: Permitir proteção de grupo. Grupo predefinido e, em seguida, especifique o nome de um grupo adicional que poderá ter de colaborar em documentos armazenados nesta biblioteca, mas fora do SharePoint.Optional: Allow group protection. Default group and then specify the name of an additional group that might need to collaborate on documents stored in this library, but outside SharePoint. Por exemplo, o grupo Vendas tem permissões de Edição no site e uma pessoa deste grupo transfere um documento, guarda-o no disco e envia-o por e-mail para uma colega de trabalho.For example, the Sales group has Edit permissions to the site and somebody from this group downloads a document, saves it to disk, and emails it to a co-worker. O colega de trabalho iria obter acesso ao documento (com direitos de edição), se fosse um membro do grupo criado.The co-worker would only get access to the document (with Edit rights) if she is a member of the designed group.

      Sem esta opção, apenas os utilizadores que têm acesso à biblioteca do SharePoint podem colaborar nestes documentos e apenas se os transferirem diretamente do SharePoint.Without this option, only users that have access to the SharePoint library will be able to collaborate on these documents, and only by downloading the documents directly from SharePoint. Em muitos casos, esta restrição é adequada.In many cases, this restriction is appropriate.

Instruções da documentação do utilizadorUser documentation instructions

Não existem instruções sobre procedimentos a dar aos utilizadores para este cenário, uma vez que as bibliotecas protegidas não requerem qualquer ação especial por parte deles.There are no procedural instructions to give to users for this scenario because protected libraries require no special action from users. Os documentos são automaticamente protegidos durante a transferência, de acordo com as permissões definidas por um administrador do SharePoint para o site.Documents are automatically protected on download, according to the permissions that a SharePoint administrator sets for the site. No entanto, deve informar os utilizadores sobre esta alteração para que saibam o que esperar. Do mesmo modo, deve indicar ao suporte técnico quais são as bibliotecas que estão protegidas e como esta proteção pode restringir a utilização dos documentos.However, inform users about this change so that they know what to expect, and let your help desk know which libraries are protected and how this can restrict the use of the documents. Por exemplo, devido às limitações atuais, estes documentos podem ser visualizados, mas não editados, em dispositivos móveis.For example, because of current limitations, these documents can be viewed but not edited with mobile devices. Se tiver configurado a proteção de grupo, indique aos utilizadores quais são os grupos que podem aceder e editar documentos fora do SharePoint.If you configured the group protection, let users know which groups can access and edit documents outside SharePoint.

Utilizando o modelo seguinte, copie e cole o anúncio numa comunicação destinada aos utilizadores finais e efetue estas alterações para refletir o seu ambiente:Using the following template, copy and paste the announcement into a communication for your end users, and make these modifications to reflect your environment:

  1. Substitua cada instância de <nome da biblioteca do SharePoint> pelo nome e a ligação da biblioteca do SharePoint que configurou para o Azure Rights Management.Replace each instance of <name of SharePoint library> with the name and link of the SharePoint library that you configured for Azure Rights Management. Se esta comunicação se destinar a mais do que uma biblioteca protegida, altere as instruções em conformidade.If this communication is for more than one protected library, change the instructions accordingly.

  2. Se tiver configurado a opção Permitir proteção de grupo. Grupo predefinido, substitua <nome do grupo> pelo nome do grupo que configurou e forneça o motivo – <motivo pelo qual este grupo tem permissões de acesso para colaborar nos ficheiros, mas não através da biblioteca do SharePoint>.If you configured the Allow group protection. Default group option, replace <group name> with name of the group you configured and supply the reason for <reason why this group has access permissions to collaborate on the files but not by using the SharePoint library>. Se não tiver configurado esta opção, elimine esta frase.If you did not configure this option, delete this sentence.

  3. Substitua os <detalhes de contacto> por instruções sobre como os utilizadores podem contactar o suporte técnico, tais como uma ligação para um Web site, um endereço de e-mail ou um número de telefone.Replace <contact details> with instructions for how your users can contact the help desk, such as a website link, email address, or telephone number.

  4. Efetue quaisquer modificações adicionais que pretenda ao anúncio e, em seguida, envie-o aos utilizadores.Make any additional modifications that you want to the announcement, and then send it to these users.

A documentação de exemplo mostra que aspeto este anúncio poderá ter para os utilizadores depois das personalizações.The example documentation shows how this announcement might look for users, after your customizations.

Modelo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Anúncio de TI: alterações ao site de <nome da biblioteca do SharePoint>IT Announcement: Changes to the <name of SharePoint library> site

O site do SharePoint, <nome da biblioteca do SharePoint>, está agora configurado para colaboração segura.The SharePoint site, <name of SharePoint library>, is now configured for secure collaboration. Agora, apenas os membros do <nome do grupo> podem abrir estes documentos a partir deste site, mesmo que os guarde localmente ou envie por e-mail para outra pessoa.Now, only members of the <group name> can open these documents from this site, even if you save them locally or email them to somebody else. A exceção é que pode partilhá-los com os membros do <nome do grupo> depois de transferir os documentos, para que <motivo pelo qual este grupo tem permissões de acesso para colaborar nos ficheiros, mas não através da biblioteca do SharePoint>.The exception is that you can share them with members of the <group name> after you have downloaded the documents, so that <reason why this group has access permissions to collaborate on the files but not by using the SharePoint library>. Ao editar os ficheiros, é apresentada uma faixa de informações amarela na parte superior do documento para informá-lo de que tem esta proteção e sobre quem pode aceder.When you edit the files, you see a yellow information banner at the top of the document, to let you know that it has this protection and who can access them.

Esta alteração ajuda a manter os nossos dados confidenciais da empresa protegidos das pessoas que não os devem ver.This change helps to keep our company-confidential data safe from people who should not see it. Se utilizar um dispositivo móvel para aceder a estes documentos protegidos, pode visualizá-los. No entanto, se pretender editá-los, tem de utilizar um dispositivo de ambiente de trabalho.If you use a mobile device to access these protected documents, you can view them but you must use a desktop device to edit them.

Não poderá carregar documentos para o site <nome de site do SharePoint> se estes não suportarem a colaboração segura.You will not be able to upload documents to the <name of SharePoint site> site if they do not support secure collaboration.

Precisa de ajuda?Need help?

  • Contacte o suporte técnico: <detalhes de contacto>Contact the help desk: <contact details>

Exemplo de documentação do utilizadorExample user documentation

Exemplo de documentação do utilizador para a Implementação Rápida do Azure RMS

Anúncio de TI: alterações ao site de Previsões de Vendas e RelatóriosIT Announcement: Changes to the Sales Forecasts and Reports site

O site do SharePoint, Previsões de Vendas e Relatórios, está agora configurado para colaboração segura.The SharePoint site, Sales Forecasts and Reports, is now configured for secure collaboration. Agora, apenas os membros da nossa equipa de Vendas e Marketing podem abrir estes documentos a partir deste site, mesmo que os guarde localmente ou envie por e-mail para outra pessoa.Now, only members of our Sales and Marketing team can open these documents from this site, even if you save them locally or email them to somebody else. A exceção é que pode partilhá-los com os membros da equipa de Finanças depois de transferir os documentos, para que eles possam extrair os valores das previsões mensais.The exception is that you can share them with members of the Finance team after you have downloaded the documents, so that they can extract the monthly forecast figures. Ao editar os ficheiros, é apresentada uma faixa de informações amarela na parte superior do documento para informá-lo de que tem esta proteção e sobre quem pode aceder.When you edit the files, you see a yellow information banner at the top of the document, to let you know that it has this protection and who can access them.

Esta alteração ajuda a manter os nossos dados confidenciais da empresa protegidos das pessoas que não os devem ver.This change helps to keep our company-confidential data safe from people who should not see it. Se utilizar um dispositivo móvel para aceder a estes documentos protegidos, pode visualizá-los. No entanto, se pretender editá-los, tem de utilizar um dispositivo de ambiente de trabalho.If you use a mobile device to access these protected documents, you can view them but you must use a desktop device to edit them.

Não poderá carregar documentos para o site Previsões de Vendas e Relatórios se estes não suportarem a colaboração segura.You will not be able to upload documents to the Sales Forecasts and Reports site if they do not support secure collaboration.

Precisa de ajuda?Need help?

  • Contactar o suporte técnico: helpdesk@vanarsdelltd.comContact the help desk: helpdesk@vanarsdelltd.com

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