Proteger um ficheiro que partilha por e-mail ao utilizar a aplicação de partilha Rights ManagementProtect a file that you share by email by using the Rights Management sharing application

Aplica-se a: Serviços de Gestão de Direitos do Active Directory, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 7 com SP1, Windows 8 e Windows 8.1Applies to: Active Directory Rights Management Services, Azure Information Protection, Windows 10, Windows 7 with SP1, Windows 8, Windows 8.1

Quando protege um ficheiro que partilha por e-mail, cria uma nova versão do ficheiro original.When you protect a file that you share by email, it creates a new version of the original file. O ficheiro original permanece desprotegido e a nova versão é protegida e automaticamente anexada a uma mensagem de e-mail que envia em seguida.The original file remains unprotected and the new version is protected and automatically attached to an email that you then send.

Em alguns casos (para os ficheiros que são criados pelo Microsoft Word, Excel e PowerPoint), a aplicação de partilha RMS cria duas versões do ficheiro que anexa à mensagem de e-mail.In some cases (for files that are created by Microsoft Word, Excel, and PowerPoint), the RMS sharing application creates two versions of the file that it attaches to the email message. A segunda versão do ficheiro tem uma extensão de nome de ficheiro .ppdf e é uma cópia sombra em PDF do ficheiro.The second version of the file has a .ppdf file name extension and it is a PDF shadow copy of the file. Esta versão do ficheiro garante que os destinatários podem sempre ler o ficheiro, mesmo que não tenham instalada a mesma aplicação que utilizou para o criar.This version of the file ensures that recipients can always read the file, even if they don’t have the same application installed that you used to create it. Isto acontece frequentemente quando as pessoas leem os e-mails nos seus dispositivos móveis e pretendem ver os respetivos anexos.This is often the case when people read their email on mobile devices, and want to view their email attachments. Tudo o que precisam para abrir o ficheiro é da aplicação de partilha RMS.All they need to open the file, is the RMS sharing application. Assim, podem ler o ficheiro anexado, mas não o podem alterar até abrirem a outra versão do ficheiro com uma aplicação que suporte o serviço Rights Management.Then, they can read the attached file, but they won’t be able to change it until they open the other version of the file by using an application that supports a Rights Management service.

Se a sua organização utilizar o Azure Information Protection, pode controlar os ficheiros que protege ao partilhar:If your organization uses Azure Information Protection, you can keep track of the files that you protect by sharing:

  • Selecione uma opção para receber e-mails quando alguém tentar abrir estes anexos protegidos.Select an option to receive emails when somebody tries to open these protected attachments. Sempre que alguém aceder ao ficheiro, será notificado sobre quem tentou abrir o ficheiro e quando o fez, bem como se teve êxito (se a autenticação foi efetuada com êxito) ou não.Each time the file is accessed, you will be notified who tried to open the file and when, and whether they were successful (they were successfully authenticated) or not.

  • Utilize o site de controlo de documentação.Use the documentation tracking site. Pode, inclusive, deixar de partilhar o ficheiro ao revogar o acesso ao mesmo no site de controlo de documentos.You can even stop sharing the file, by revoking access to it in the document tracking site. Para obter mais informações, veja Controlar e revogar os documentos quando utiliza a aplicação de partilha RMS.For more information, see Track and revoke your documents when you use the RMS sharing application.

Utilizar o Outlook: para proteger um ficheiro que partilha por e-mailUsing Outlook: To protect a file that you share by email

  1. Crie a sua mensagem de e-mail e anexe o ficheiro.Create your email message and attach the file. Em seguida, no separador Mensagem, no grupo RMS, clique em Partilhar Protegido e, em seguida, clique em Partilhar Protegido novamente:Then, on the Message tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

    Suplemento do Outlook para a aplicação de partilha RMS

    Se não vir este botão, é provável que a aplicação de partilha RMS não esteja instalada no seu computador, que a versão mais recente não esteja instalada ou que seja necessário reiniciar o computador para concluir a instalação.If you do not see this button, it’s likely that either the RMS sharing application is not installed on your computer, the latest version isn’t installed, or your computer must be restarted to complete the installation. Para obter mais informações sobre como instalar a aplicação de partilha, consulte Transferir e instalar a aplicação de partilha Rights Management.For more information about how to install the sharing application, see Download and install the Rights Management sharing application.

  2. Especifique as opções que pretende para este ficheiro na caixa de diálogo partilhar protegido e, em seguida, clique em Enviar Agora.Specify the options that you want for this file in the share protected dialog box, and then click Send Now.

Outras formas de proteger um ficheiro que partilha por e-mailOther ways to protect a file that you share by email

Além de partilhar um ficheiro protegido com o Outlook, também pode utilizar estas alternativas:In addition to sharing a protected file by using Outlook, you can also use these alternatives:

  • A partir do Explorador de Ficheiros: este método funciona para todos os ficheiros.From File Explorer: This method works for all files.

  • A partir de uma aplicação do Office: este método funciona para as aplicações que a aplicação de partilha RMS suporta através do suplemento do Office, de modo a ver o grupo RMS no friso.From an Office application: This method works for applications that the RMS sharing application supports by using the Office add-in so that you see the RMS group on the ribbon.

Utilizar o Explorador de Ficheiros ou uma aplicação do Office: para proteger um ficheiro que partilha por e-mailUsing File Explorer or an Office application: To protect a file that you share by email

  1. Utilize uma das seguintes opções:Use one of the following options:

    • Para o Explorador de Ficheiros: clique com o botão direito do rato no ficheiro, selecione Proteger com RMS e, em seguida, selecione Partilhar Protegido:For File Explorer: Right-click the file, select Protect with RMS, and then select Share Protected:

      Opção de menu Partilhar protegido

    • Para as aplicações do Office, Word, Excel e PowerPoint: certifique-se primeiro de que guardou o ficheiro.For the Office applications, Word, Excel, and PowerPoint: Make sure that you have saved the file first. Em seguida, no separador Base, no grupo RMS, clique em Partilhar Protegido e, em seguida, clique em Partilhar Protegido novamente:Then, on the Home tab, in the RMS group, click Share Protected and then click Share Protected again:

      Suplemento para a barra de ferramentas do Office

    Se não vir estas opções de proteção, é provável que a aplicação de partilha RMS não esteja instalada no seu computador, que a versão mais recente não esteja instalada ou que seja necessário reiniciar o computador para concluir a instalação.If you do not see these options for protection, it’s likely that either the RMS sharing application is not installed on your computer, the latest version isn’t installed, or your computer must be restarted to complete the installation. Para obter mais informações sobre como instalar a aplicação de partilha, consulte Transferir e instalar a aplicação de partilha Rights Management.For more information about how to install the sharing application, see Download and install the Rights Management sharing application.

  2. Especifique as opções que pretende para este ficheiro na caixa de diálogo partilhar protegido e, em seguida, clique em Enviar.Specify the options that you want for this file in the share protected dialog box, and then click Send.

  3. Poderá ver momentaneamente uma caixa de diálogo para lhe indicar que o ficheiro está a ser protegido e, em seguida, verá uma mensagem de e-mail criada para si que indica aos destinatários que os anexos estão protegidos com o Microsoft RMS e que devem iniciar sessão.You might quickly see a dialog box to tell you that the file is being protected, and then you see an email message created for you that tells the recipients that the attachments are protected with Microsoft RMS, and that they must sign in. Quando clicam na ligação para iniciar sessão, veem instruções e ligações para garantir que podem abrir o anexo protegido.When they click the link to sign in, they see instructions and links to ensure that they can open your protected attachment.

    Exemplo:Example:

    Mensagem de e-mail para o Azure Information Protection

    Está a perguntar-se: o que é o ficheiro .ppdf criado automaticamente?Are you wondering: What’s the .ppdf file that’s automatically created?

  4. Opcional: pode alterar tudo o que pretender nesta mensagem de e-mail.Optional: You can change anything that you want in this email message. Por exemplo, pode adicionar ou alterar o assunto ou o texto da mensagem.For example, you can add to or change the subject or text in the message.

    Aviso

    Embora possa adicionar ou remover pessoas desta mensagem de e-mail, isso não altera as permissões para o anexo que especificou na caixa de diálogo partilhar protegido.Although you can add or remove people from this email message, this does not change the permissions for the attachment that you specified in the share protected dialog box. Se pretender alterar essas permissões, por exemplo, para fornecer permissões a uma nova pessoa para abrir o ficheiro, feche a mensagem de e-mail sem a guardar ou enviar e regresse ao passo 1.If you want to change those permissions, for example, give a new person permissions to open the file, close the email message without saving or sending it, and return to step 1.

  5. Envie a mensagem de e-mail.Send the email message.

Exemplos e outras instruçõesExamples and other instructions

Para obter exemplos de como pode utilizar a aplicação de partilha Rights Management e instruções sobre como proceder, veja as secções seguintes do guia do utilizador da aplicação de partilha Rights Management:For examples for how you might use the Rights Management sharing application, and how-to instructions, see the following sections from the Rights Management sharing application user guide:

Consulte TambémSee Also

Guia do utilizador da aplicação de partilha Rights ManagementRights Management sharing application user guide

ComentáriosComments

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