Explicar a retenção no SharePoint Online e no OneDrive
Para aplicar a retenção no SharePoint Online e no OneDrive, são usadas bibliotecas dedicadas para itens e versões a serem mantidas chamadas bibliotecas de Retenção de Preservação. Como o OneDrive é implementado com conjuntos de sites pessoais no SharePoint Online, ele funciona da mesma forma para ambos os serviços. Os arquivos no SharePoint Online são todos armazenados em bibliotecas de documentos e, se for executada qualquer ação que exija uma cópia de retenção de um determinado arquivo, ela será movida para a biblioteca de retenção de preservação específica do site. As bibliotecas de Retenção de Preservação são armazenadas no nível superior dos sites e visíveis apenas para os administradores do conjunto de sites.
Se alguém tentar alterar ou excluir um documento sujeito às configurações de retenção, será feita uma validação se o conteúdo foi alterado desde que as configurações de retenção foram aplicadas. Se esta for a primeira alteração desde que as configurações de retenção foram aplicadas, o conteúdo será copiado para a biblioteca de Retenção de Preservação, que permite que a pessoa altere ou exclua o conteúdo original armazenado na biblioteca de documentos original. Qualquer conteúdo em um conjunto de sites geralmente pode ser copiado para a biblioteca de Retenção de Preservação, independentemente das configurações de retenção.
Um trabalho de timer limpa periodicamente a biblioteca de Retenção de Preservação. Este trabalho compara todo o conteúdo da biblioteca de Retenção de Preservação com todas as consultas usadas pelas configurações de retenção desse conteúdo. O conteúdo mais antigo do que o período de retenção configurado é excluído da biblioteca de Retenção de Preservação e do local original, se ainda estiver lá. Esse trabalho de timer é executado a cada sete dias, o que significa que pode levar até sete dias para que o conteúdo seja excluído.
Esse comportamento se aplica ao conteúdo que existe quando as configurações de retenção foram aplicadas. Além disso, para políticas de retenção, qualquer novo conteúdo criado ou adicionado ao conjunto de sites depois de ter sido incluído na política será retido após a exclusão. No entanto, o novo conteúdo não é copiado para a biblioteca de Retenção de Preservação na primeira vez que é editado, apenas quando é excluído. Para manter todas as versões de um arquivo independentemente das configurações de retenção individuais, o recurso de controle de versão pode ser usado para proteger algumas versões de todos os arquivos.
Os usuários recebem um erro se tentarem excluir uma biblioteca, lista, pasta ou site sujeito a uma política de retenção. Os usuários podem excluir uma pasta se primeiro moverem ou excluírem quaisquer arquivos na pasta que estejam sujeitos à política. A biblioteca de Retenção de Preservação é criada neste estágio, mas não quando uma política de retenção é criada ou um rótulo de retenção é aplicado. Portanto, para testar a retenção, primeiro todos os documentos devem ser editados ou excluídos de um site que esteja sujeito a uma política de retenção ou que tenha um rótulo de retenção aplicado e, em seguida, a biblioteca de retenção de preservação pode ser investigada para exibir as cópias retidas.
Depois que as configurações de retenção são atribuídas ao conteúdo em uma conta do OneDrive ou site do SharePoint, os caminhos que o conteúdo percorre dependem se as configurações de retenção devem ser mantidas e excluídas, reter somente ou excluir somente.
Nota
Para ajudar a evitar a perda inadvertida de dados, nenhum conteúdo é excluído permanentemente da biblioteca de Retenção de Preservação, mas o conteúdo é movido apenas para a Lixeira. Assim, quando o conteúdo é excluído da biblioteca de Retenção de Preservação, ele passa pela Lixeira de segundo estágio antes de ser excluído permanentemente.
Funcionalidade da biblioteca de retenção de preservação
A imagem a seguir mostra a maneira como os arquivos são manipulados nas bibliotecas de documentos do SharePoint Online quando as bibliotecas de retenção de preservação são usadas com as configurações de serviço padrão.
A forma como o conteúdo da biblioteca de documentos é tratado varia entre as diferentes configurações de retenção. A tabela a seguir mostra as diferenças entre as configurações de retenção reter e excluir, somente retenção e/ou somente exclusão:
| Passo | (1) Se o conteúdo for modificado ou eliminado durante o período de retenção... | (2) Se o conteúdo não for modificado ou eliminado durante o período de retenção... |
|---|---|---|
| reter e eliminar | Uma cópia do conteúdo original tal como existia quando a política de retenção foi atribuída é criada na biblioteca de Retenção de Preservação. Lá, o trabalho de timer identifica os itens cujo período de retenção expirou. Esses itens são movidos para a Lixeira de segundo estágio, onde são excluídos permanentemente ao final de 93 dias. A Lixeira de segundo estágio não é visível para os usuários finais (apenas a Lixeira de primeiro estágio é), mas os administradores do conjunto de sites podem exibir e restaurar o conteúdo de lá. | O trabalho de timer move esse conteúdo para a Lixeira de primeiro estágio no final do período de retenção. Se um usuário excluir o conteúdo de lá ou esvaziar essa Lixeira (também conhecida como limpeza), o documento será movido para a Lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras de primeiro e segundo estágios. Ao final de 93 dias, o documento é excluído permanentemente de onde quer que resida, na Lixeira de primeiro ou segundo estágio. A Lixeira não está indexada e, portanto, indisponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de Descoberta Eletrônica não consegue encontrar nenhum conteúdo da Lixeira no qual colocar uma retenção. |
| somente retenção | Uma cópia do documento original é criada na biblioteca de Retenção de Preservação e retida até o final do período de retenção, quando a cópia na biblioteca de Retenção de Preservação é movida para a Lixeira de segundo estágio e é excluída permanentemente após 93 dias. | Nada acontece antes e depois do período de retenção; O documento permanece em seu local original. |
| somente exclusão | O documento é movido para a Lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento de lá ou esvaziar essa Lixeira, o documento será movido para a Lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras do primeiro e do segundo estágio. Ao final de 93 dias, o documento é excluído permanentemente de onde quer que resida, na Lixeira de primeiro ou segundo estágio. Se o conteúdo for modificado durante o período configurado, ele seguirá o mesmo caminho de exclusão após o período configurado. | No final do período configurado na política de retenção, o documento é movido para a Lixeira de primeiro estágio. Se um usuário excluir o documento de lá ou esvaziar essa Lixeira (também conhecida como limpeza), o documento será movido para a Lixeira de segundo estágio. Um período de retenção de 93 dias abrange as lixeiras do primeiro e do segundo estágio. Ao final de 93 dias, o documento é excluído permanentemente de onde quer que resida, na Lixeira de primeiro ou segundo estágio. A Lixeira não está indexada e, portanto, indisponível para pesquisa. Como resultado, uma pesquisa de Descoberta Eletrônica não consegue encontrar nenhum conteúdo da Lixeira no qual colocar uma retenção. |
Como funciona a retenção com versões de documentos
O controle de versão é um recurso de todas as listas de documentos e bibliotecas no SharePoint e no OneDrive. Por padrão, o controle de versão mantém um mínimo de 500 versões principais, embora você possa aumentar esse limite. Quando um documento com versões está sujeito a configurações de retenção para reter esse conteúdo, as versões que são copiadas para a biblioteca de Retenção de Preservação existem como um item separado. Se as definições de retenção estiverem configuradas para eliminação no final do período de retenção:
Se o período de retenção for baseado em quando o conteúdo foi criado, cada versão tem a mesma data de expiração que o documento original. O documento original e suas versões expiram ao mesmo tempo.
Se o período de retenção for baseado em quando o conteúdo foi modificado pela última vez, cada versão tem sua própria data de expiração com base em quando o documento original foi modificado para criar essa versão. O documento original e suas versões expiram independentemente um do outro.
Quando a ação de retenção é excluir o documento, todas as versões que não estão na biblioteca de retenção de preservação são excluídas ao mesmo tempo de acordo com a versão atual.
Para itens sujeitos a uma política de retenção (ou uma retenção de Descoberta Eletrônica), os limites de controle de versão para a biblioteca de documentos são ignorados até que o período de retenção do documento seja atingido (ou a retenção de Descoberta Eletrônica seja liberada). Nesse cenário, as versões antigas não são limpas automaticamente e os usuários são impedidos de excluir versões. Esse não é o caso de rótulos de retenção quando o conteúdo não está sujeito a uma política de retenção (ou a uma retenção de Descoberta Eletrônica). Em vez disso, os limites de controle de versão são respeitados para que as versões mais antigas sejam excluídas automaticamente para acomodar novas versões, mas os usuários ainda são impedidos de excluir versões.
Importante
As versões retidas desses documentos do SharePoint e do OneDrive não podem ser pesquisadas pelas ferramentas de Descoberta Eletrônica. Isso é muito importante saber por razões de conformidade.
Considerações importantes
É claro como a retenção no SharePoint Online e no OneDrive funciona para itens armazenados em bibliotecas de documentos. Como qualquer Grupo do Microsoft 365 e qualquer site pessoal do OneDrive é equipado com um bloco de anotações do OneNote por padrão, as configurações de retenção definidas em um nível de site também se aplicam ao bloco de anotações. No entanto, nos bastidores, as diferentes seções do OneNote são arquivos individuais, cada seção será mantida e excluída individualmente.
Também é importante saber o que acontece com os arquivos dos usuários, quando eles saem da organização:
| SharePoint Online | OneDrive |
|---|---|
| Quando um usuário sai da organização, qualquer conteúdo criado por esse usuário não é afetado porque o SharePoint é um espaço de trabalho compartilhado e os arquivos únicos não são afetados. Isso difere da caixa de correio ou da conta do OneDrive de um usuário. | Se um usuário sair da organização, todos os arquivos que estiverem sujeitos a uma política de retenção ou tiverem um rótulo de retenção permanecerão durante a política ou rótulo. Durante esse período, todo o acesso de compartilhamento continua a funcionar. Quando o período de retenção expira, o conteúdo é movido para a Lixeira do Conjunto de Sites e não é acessível a ninguém, exceto ao administrador. Se um documento for marcado por um rótulo de retenção como um registro, o documento não será excluído até que o período de retenção termine, após o qual o conteúdo será excluído permanentemente. |