Visão geral: Remover um antigo funcionário e proteger dados

Uma pergunta que costumamos obter é: "O que devo fazer para proteger os dados e proteger o acesso quando um funcionário sai da minha organização?" Esta série de artigos explica como bloquear o acesso ao Microsoft 365 para que estes utilizadores não possam entrar no Microsoft 365, os passos que deve efetuar para proteger os dados da organização e como permitir que outros funcionários acedam ao e-mail e aos dados do OneDrive.

Dica

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Before you begin

Tem de ser um administrador global para concluir os passos nesta solução.

Para concluir os passos nesta série, utilize estas funcionalidades e funcionalidades do Microsoft 365.

Produto ou componente Funcionalidade ou funcionalidade
Centro de administração do Microsoft 365 Converter caixa de correio, re encaminhar e-mail, revogar acesso, remover utilizador
Centro de administração do Exchange Bloquear utilizador, bloquear acesso a e-mail, apagar dispositivo
OneDrive e SharePoint Dar acesso a outros utilizadores
Outlook Importar ficheiros pst, adicionar caixa de correio
Active Directory Remover utilizadores em ambientes híbridos

Solução: Remover um antigo funcionário

Importante

Apesar de ter numerado os passos nesta solução e de não ter de concluir a solução com a ordem exata, recomendamos que faça os passos desta forma.

Captura de Ecrã: passos para remover um antigo funcionário da sua organização



Passo Objetivo
Passo 1 - Impedir um antigo funcionário de logar e bloquear o acesso aos serviços do Microsoft 365 Isto bloqueia o seu antigo funcionário de ter acesso ao Microsoft 365 e impede que a pessoa aceda aos serviços do Microsoft 365.
Passo 2 - Guardar os conteúdos da caixa de correio de um antigo funcionário Esta ação é útil para a pessoa que irá tomar o lugar do funcionário ou se houver um litígio.
Passo 3 - Apagar e bloquear o dispositivo móvel de um antigo funcionário Remove os seus dados empresariais do telemóvel ou tablet.
Passo 4 - Re encaminhar o e-mail de um antigo funcionário para outro funcionário ou converter numa caixa de correio partilhada Isto permite-lhe manter o endereço de e-mail do antigo funcionário ativo. Se tiver clientes ou parceiros que continuam a enviar e-mails para o endereço do antigo funcionário, ao efetuar este passo irá reencaminhá-los para o funcionário atual.
Passo 5 - Dar a outro funcionário acesso aos dados do OneDrive e do Outlook Se apenas remover uma licença de utilizador, mas não eliminar a conta, os conteúdos no OneDrive do utilizador permanecerão acessíveis para si mesmo passados 30 dias.

Antes de eliminar a conta, deve dar acesso do respetivo OneDrive e Outlook a outro utilizador. Após eliminar a conta de um funcionário, os conteúdos no respetivo OneDrive e Outlook são mantidos durante 30 dias. No entanto, durante esse período de 30 dias, pode restaurar a conta do utilizador e obter acesso aos seus conteúdos. Se restaurar a conta do utilizador, os conteúdos do OneDrive e do Outlook permanecerão acessíveis para si mesmo passados 30 dias.

Passo 6 - Remover e eliminar a licença do Microsoft 365 de um antigo funcionário Ao remover uma licença, pode atribuí-la a outra pessoa. Em alternativa, pode eliminar a licença para não ter de a pagar até contratar outra pessoa.

Ao remover ou eliminar uma licença, os antigos e-mails, contactos e calendário do utilizador são mantidos durante 30 dias e, após esse prazo, são eliminados permanentemente. Se remover ou eliminar uma licença, mas não eliminar a conta, os conteúdos no OneDrive do utilizador permanecerão acessíveis para si mesmo passados 30 dias.

Passo 7 - Eliminar a conta de utilizador de um antigo funcionário Esta ação remove a conta do centro de administração. Também o ajuda a manter tudo organizado.

Ver: Eliminar um utilizador

Quando um funcionário sair da empresa, terá de o remover do Microsoft 365 para empresas. Antes de o fazer, deve impedir o utilizador de aceder a ficheiros da empresa, preservar os documentos criados pelo mesmo e efetuar várias outras tarefas de administração associadas à remoção de um utilizador.

  1. No centro de administração, selecione Utilizadores e selecione Utilizadores ativos.
  2. Selecione o utilizador que pretende remover e, em seguida, selecione Eliminar utilizador.
  3. Marque a caixa de verificação para remover a licença do contacto e marque a caixa para remover os aliases de e-mail.
  4. Selecione a caixa para dar a outro utilizador acesso ao e-mail do antigo funcionário e selecione Selecionar um utilizador e definir opções de e-mail.
  5. Para remover os aliases de e-mail associados, selecione X junto aos aliases.
  6. Reveja as informações da caixa de correio partilhada e selecione Concluir.
  7. Confirme que as suas opções estão definidas corretamente e selecionar Atribuir e converter.
  8. Reveja os seus resultados e selecione Fechar.

Após remover um utilizador, tem até 30 dias para restaurar a conta do mesmo.

Restaurar um utilizador (artigo)
Adicionar um novo colaborador ao Microsoft 365 (artigo)
Atribuir licenças a utilizadores (artigo)
Desatrimentar licenças de utilizadores (artigo)