Criar e gerir caixas de correio inativas

As caixas de correio inativas permite-lhe reter os e-mails dos antigos funcionários após estes saírem da sua organização e podem ser acedidos por pessoas autorizadas a quem foram concedidas permissões de Deteção de Dados Eletrónicos por motivos de conformidade ou legais. Por exemplo, administradores, responsáveis pela conformidade e gestores de registos que podem, em seguida, utilizar a Pesquisa de Conteúdos para procurar e exportar os conteúdos de uma caixa de correio inativa. As caixas de correio inativas não podem receber e-mails e não são apresentadas no livro de endereços partilhado da sua organização ou noutras listas.

Para obter mais informações sobre caixas de correio inativas, consulte Saber mais sobre caixas de correio inativas.

Criar uma caixa de correio inativa

Para tornar uma caixa de correio inativa, é necessário ter uma reter a caixa de correio e, em seguida, eliminar a caixa de correio ou a conta de utilizador correspondente.

Para tornar uma caixa de correio inativa, tem de lhe ser atribuída uma licença do Exchange Online Plano 2 (ou uma licença do Exchange Online Plano 1 com uma licença de adicionar Arquivo de Exchange Online) para que seja aplicada uma ressarna à caixa de correio antes de ser eliminada. Após a eliminação da conta de utilizador, Exchange Online licença de utilizador associada à conta de utilizador estará disponível para ser atribuida a um novo utilizador.

Recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 para aplicar a retenção na caixa de correio. Outros métodos são abrangidos em Saber mais sobre caixas de correio inativas.

A melhor forma de eliminar uma caixa de correio é eliminar a conta de utilizador correspondente no centro de administração do Microsoft 365. Para obter informações sobre como eliminar contas de utilizador, consulte Eliminar um utilizador da sua organização. No entanto, também pode eliminar a caixa de correio ao utilizar o cmdlet Remove-Mailbox no Exchange Online PowerShell. Para obter mais informações, consulte Eliminar ou restaurar caixas de correio de utilizadores Exchange Online.

A tabela seguinte resume o processo de criar uma caixa de correio inativa para diferentes cenários de retenção.


Para... Faça o isto... Result
Manter o conteúdo da caixa de correio indefinidamente depois de um funcionário sair da organização 1. Aplique as definições de retenção do Microsoft 365 com as ações de retenção para a caixa de correio (uma política de retenção) ou itens de e-mail específicos (uma ou mais etiquetas de retenção).

2. Aguarde até que as definições de retenção sejam aplicadas.

3. Remova a conta Microsoft 365 do utilizador.
Todo o conteúdo na caixa de correio inativa que tem definições de retenção aplicadas, incluindo itens na pasta Itens Recuperáveis, é retido indefinidamente.
Manter todos os conteúdos da caixa de correio durante um período específico após um funcionário sair da organização e, em seguida, eliminar a caixa de correio 1. Aplique uma política de retenção do Microsoft 365 à caixa de correio com definições de retenção que retêm e, em seguida, eliminem itens quando o período de retenção expirar.

2. Aguarde até que as definições de retenção sejam aplicadas.

3. Remova a conta Microsoft 365 do utilizador.
Quando o período de retenção de um item de caixa de correio expirar, o item é movido para a pasta Itens Recuperáveis e, em seguida, é eliminado permanentemente (removido) da caixa de correio inativa quando o período de retenção do item eliminado (para caixas de correio do Exchange) expira. O período de retenção da política de retenção do Microsoft 365 baseia-se sempre na data original em que um item de caixa de correio foi recebido ou criado.

Nota

Se as definições de retenção do Microsoft 365 configuradas para reter ou manter e, em seguida, eliminar conteúdos, já estiverem aplicadas à caixa de correio ou aos itens da caixa de correio, ou se já estiver colocada uma retenção de Litigação numa caixa de correio ou então tudo o que tem de fazer para criar uma caixa de correio inativa é eliminar a conta de utilizador correspondente.

Ver uma lista de caixas de correio inativas

Para ver uma lista das caixas de correio inativas na sua organização:

  1. Vá para o Portal de Conformidade do Microsoft Purview e inscreva-se com as credenciais de um administrador de Administrador global ou de Conformidade na sua organização.

  2. No painel de navegação esquerdo, selecione Mostrar tudo e, em seguida, selecione Gestão do ciclo de vida de > dados Políticas de retenção.

  3. Selecione a opção Caixa de correio inativa :

    Opção Caixa de Correio Inativa na página Políticas de retenção da gestão do ciclo de vida de dados.

  4. A página Caixas de correio inativas apresenta uma lista de caixas de correio inativas. Selecione um para ver detalhes sobre essa caixa de correio inativa. Os detalhes incluem o identificador do Exchange para a caixa de correio e se está em Retenção de Litigação.

    Não verá outros tipos de retenção no painel de detalhes, por exemplo uma política de retenção do Microsoft 365 ou uma retenção da Deteção de Dados Técnicos. Para encontrar estas informações, consulte Como identificar o tipo de reter colocada numa caixa Exchange Online correio.

Se tiver muitas caixas de correio inativas, poderá ser mais fácil procurar e ordenar um ficheiro CSV para obter os detalhes que vê na lista: Na página Caixas de correio inativas, selecione Exportar.

Em alternativa, pode executar o seguinte comando no Exchange Online PowerShell para apresentar a lista de caixas de correio inativas:

 Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | FT DisplayName,PrimarySMTPAddress,WhenSoftDeleted

Também pode executar o seguinte comando para exportar a lista de caixas de correio inativas e outras informações para um ficheiro CSV. Neste exemplo, o ficheiro CSV é criado no diretório atual.

Get-Mailbox -InactiveMailboxOnly | Select Displayname,PrimarySMTPAddress,DistinguishedName,ExchangeGuid,WhenSoftDeleted | Export-Csv InactiveMailboxes.csv -NoType

Nota

É possível que uma caixa de correio inativa possa ter o mesmo endereço SMTP que uma caixa de correio de utilizador ativa. Neste caso, o valor da propriedade DistinguishedName ou ExchangeGuid pode ser utilizado para identificar exclusivamente uma caixa de correio inativa.

Procurar e exportar os conteúdos de uma caixa de correio inativa

Pode aceder aos conteúdos da caixa de correio inativa ao utilizar a ferramenta de Pesquisa de Conteúdos no Portal de Conformidade do Microsoft Purview. Quando procura numa caixa de correio inativa, pode criar uma consulta de pesquisa de palavras-chave para procurar itens específicos ou pode devolver todo o conteúdo da caixa de correio inativa. Pode pré-visualizar os resultados da pesquisa ou exportar os resultados da pesquisa para um ficheiro de Dados do Outlook (PST) ou como mensagens de e-mail individuais. Para ver procedimentos passo a passo para procurar caixas de correio e exportar resultados de pesquisa, consulte os seguintes tópicos:

Eis algumas coisas a ter em conta ao procurar em caixas de correio inativas.

  • Se uma pesquisa de conteúdo incluir uma caixa de correio de utilizador e essa caixa de correio for inativa, a pesquisa de conteúdos continuará a procurar na caixa de correio inativa quando voltar a fazer a pesquisa depois de esta ficar inativa.

  • Em alguns casos, um utilizador pode ter uma caixa de correio ativa e uma caixa de correio inativa que têm o mesmo endereço SMTP. Neste caso, só será pesquisada a caixa de correio específica que selecionar como localização para uma pesquisa de conteúdo. Por outras palavras, se adicionar a caixa de correio de um utilizador a uma pesquisa, não pode assumir que as respetivas caixas de correio ativas e inativas serão pesquisadas; só será pesquisada a caixa de correio que adicionou explicitamente à pesquisa.

  • Recomendamos vivamente que evite ter uma caixa de correio ativa e uma caixa de correio inativa com o mesmo endereço SMTP. Se precisar de reutilizar o endereço SMTP que está atualmente atribuído a uma caixa de correio inativa, recomendamos que recupere a caixa de correio inativa ou restaure os conteúdos de uma caixa de correio inativa para uma caixa de correio ativa (ou o arquivo de uma caixa de correio ativa) e, em seguida, elimine a caixa de correio inativa.

Alterar a duração de suspensão de uma caixa de correio inativa

Depois de uma caixa de correio estar inativa, poderá alterar a duração da reter aplicada à caixa de correio inativa.

Para procedimentos passo a passo, consulte Alterar a duração da reter uma caixa de correio inativa.

Recuperar uma caixa de correio inativa

Se um antigo funcionário regressar à sua organização ou se um novo funcionário for contratado para assumir as responsabilidades do funcionário desemparecida, pode recuperar os conteúdos da caixa de correio inativa.

Quando recupera uma caixa de correio inativa, a caixa de correio é convertida numa nova caixa de correio, o conteúdo e a estrutura da pasta da caixa de correio inativa são retidos e a caixa de correio é ligada a uma nova conta de utilizador. Após ser recuperada, a caixa de correio inativa já não existe.

Para obter procedimentos passo a passo e mais informações sobre quando recupera uma caixa de correio inativa, consulte Recuperar uma caixa de correio inativa.

Restaurar os conteúdos de uma caixa de correio inativa para outra caixa de correio

Se outro funcionário assumir as responsabilidades do cargo de um antigo funcionário, ou se outra pessoa precisar de aceder aos conteúdos da caixa de correio inativa, pode restaurar (ou intercale) os conteúdos da caixa de correio inativa para uma caixa de correio existente.

Quando restaura uma caixa de correio inativa, os conteúdos são copiados para outra caixa de correio. A caixa de correio inativa é retida e permanece uma caixa de correio inativa. A caixa de correio inativa ainda pode ser pesquisada através da Deteção de Dados Eletrónicos, os seus conteúdos podem ser restaurados para outra caixa de correio ou podem ser recuperados ou eliminados posteriormente.

Para procedimentos passo a passo, consulte o artigo Restaurar uma caixa de correio inativa.

Eliminar uma caixa de correio inativa

Se já não precisar de reter os conteúdos de uma caixa de correio inativa, pode eliminar permanentemente a caixa de correio inativa ao remover a retenção aplicada à caixa de correio inativa. A caixa de correio será retida durante 183 dias após remover a política de retenção ou retenção e poderá ser recuperável durante esse período de tempo. Após 183 dias, a caixa de correio será marcada para eliminação permanente e a caixa de correio não será recuperável.

Para ver procedimentos passo a passo para remover uma retenção ou uma política de retenção para eliminar permanentemente uma caixa de correio inativa, consulte Eliminar uma caixa de correio inativa.