Saiba mais sobre caixas de correio inativas

A sua organização poderá ter de reter os e-mails dos antigos funcionários após estes saírem da organização. Dependendo dos requisitos de retenção da sua organização, poderá ter de reter os conteúdos da caixa de correio durante alguns meses ou anos após o fim do seu emprego ou poderá ter de reter os conteúdos da caixa de correio indefinidamente. Independentemente do tempo que precisar de reter e-mails, pode criar caixas de correio inativas para reter a caixa de correio de antigos funcionários.

O que são caixas de correio inativas?

Quando um funcionário sair da sua organização (ou passar uma longa ausência), pode remover a conta Microsoft 365 dele. Os dados da caixa de correio do funcionário são mantidos durante 30 dias após a conta ser removida. Durante este período, ainda pode recuperar os dados da caixa de correio ao desbloquear a conta. Após 30 dias, os dados são removidos permanentemente.

No entanto, se a caixa de correio for aplicada antes de eliminar a conta Microsoft 365, a caixa de correio será convertida numa caixa de correio inativa. As secções seguintes contêm informações sobre as retençãos que podem ser aplicadas com a retenção do Microsoft 365 e os reter na Deteção de Dados Online.

As caixas de correio inativas são úteis quando a sua organização necessita de reter conteúdos de caixas de correio de antigos funcionários por motivos regulamentares ou outros. Embora qualquer tipo de retenção listada neste documento force uma caixa de correio a ser inativa quando um objeto de utilizador é eliminado, recomendamos que o faça aplicando uma política de retenção ou etiquetas de retenção do Microsoft 365 , confirme que a retenção foi aplicada e, em seguida, remova a conta Do Microsoft 365 correspondente. Nessa altura, os conteúdos da caixa de correio inativa são retidos durante o período de retenção especificado antes de a conta de utilizador ser eliminada. Ainda pode recuperar a conta de utilizador correspondente por um período de 30 dias. No entanto, após 30 dias, a caixa de correio é retida no Microsoft 365 como caixa de correio inativa até que a política de retenção ou etiquetas de retenção sejam removidas.

Importante

Como mencionado anteriormente, recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 para criar uma caixa de correio inativa:

  • In-Place as esperas no centro de administração do Exchange foram desaposadas. A partir de 1 de julho de 2020, não era possível criar novas In-Place de trabalho no Exchange Online. A partir de 1 de outubro de 2020, não foi possível alterar a duração das chamadas no local. Qualquer caixa de correio inativa que tenha uma In-Place Desativada só pode ser eliminada ao remover a In-Place Desativada. As caixas de correio inativas existentes que estão In-Place a Espera continuarão a ser preservadas até que a remoção da mesma seja removida. Para obter mais informações sobre In-Place Descarta aposentação, consulte Desativação das ferramentas de Deteção de Dados Online legadas.

  • A retenção de litigações permanece suportada como um método alternativo para manter conteúdo numa caixa de correio e torná-los inativos depois de uma conta de utilizador ser eliminada. No entanto, como tecnologia mais antiga, recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 como alternativa.

Quando existem múltiplas esperas no mesmo conteúdo, o princípio da retenção é aplicado e os conteúdos são mantidos durante o período mais longo.

Confirmar que a receção foi aplicada a uma caixa de correio

Quer aplique uma política de retenção, etiquetas de retenção, retenção de etiquetas, retenção de Deteção de Dados Eletrónicos, Retenção de Litigações ou tenha uma Retenção no In-Place existente, pode confirmar que a retenção foi aplicada com êxito à caixa de correio através do PowerShell. Se configurou recentemente a espera, poderá ter de aguardar até que seja aplicada à caixa de correio.

Para evitar eliminações acidentais ou não acidentals, recomendamos que confirme a retenção antes de eliminar a conta de utilizador. Se a reter não estiver aplicada, a caixa de correio não será convertida numa caixa de correio inativa.

Para obter instruções, consulte Como identificar o tipo de reter colocada numa Exchange Online correio.

Caixas de correio inativas e retenção do Microsoft 365

Se uma política de retenção do Microsoft 365 for aplicada a uma caixa de correio ou se um ou mais itens de e-mail numa caixa de correio tiver uma etiqueta de retenção aplicada e, em seguida, a conta de utilizador do Microsoft 365 for eliminada, a caixa de correio será convertida numa caixa de correio inativa. Para que a caixa de correio inativa seja criada:

  • As definições de retenção têm de ser configuradas para manter o conteúdo ou manter e, em seguida, eliminar os conteúdos. Se a ação de retenção estiver configurada para apenas eliminar conteúdo, a caixa de correio não ficará inativa quando a conta de utilizador for eliminada. Para caixas de correio inativas, recomendamos que utilize a opção reter e, em seguida, eliminar.

  • As definições de retenção têm de ser aplicadas a uma localização de retenção associada a uma caixa de correio do Exchange:

    • E-mail do Exchange
    • Grupos do Microsoft 365
    • Skype para Empresas
    • Pastas públicas do Exchange
    • Mensagens do canal do Teams
    • Conversas do Teams
    • Mensagens de canal privado do Teams
    • Mensagens de comunidade do Yammer
    • Mensagens de utilizador do Yammer

Para obter mais informações sobre a retenção da Microsoft, consulte Saber mais sobre as políticas de retenção e etiquetas de retenção.

Se a retenção do Microsoft 365 for utilizada para criar uma caixa de correio inativa, as definições de retenção da política de retenção ou etiquetas de retenção continuam a ser aplicadas à caixa de correio inativa. Isto significa que, se as definições de retenção estiverem configuradas para reter e, em seguida, eliminar conteúdo, os itens serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando a duração de retenção expirar e, em seguida, eventualmente removidos da caixa de correio inativa. Se as definições de retenção não estiverem configuradas para itens eliminados, os itens que não tenham sido eliminados permanentemente pelo utilizador (antes de a caixa de correio ter sido inativa) não serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis e serão retidos indefinidamente após a caixa de correio ficar inativa.

Dica

Pode utilizar a propriedade ComplianceTagHoldApplied para identificar se uma caixa de correio tem itens que têm uma ou mais etiquetas de retenção aplicadas para reter ou manter e, em seguida, eliminar conteúdo. Para obter mais informações, consulte Identificar caixas de correio em espera porque uma etiqueta de retenção foi aplicada a uma pasta ou item.

Utilizar âmbitos de políticas adaptáveis para gerir a retenção de caixas de correio inativas

Com os âmbitos de políticas adaptáveis, pode aplicar definições de retenção especificamente a caixas de correio inativas. As vantagens desta configuração incluem:

  • Pode cumprir as normas ou políticas da sua organização que exigem períodos de retenção diferentes para funcionários ativos e antigos funcionários.

  • Pode configurar as definições de retenção para reter o conteúdo da caixa de correio apenas enquanto for necessário para cumprir os requisitos da sua organização para os funcionários anteriores.

  • Pode identificar rapidamente a política de retenção atribuída a caixas de correio inativas na sua organização, o que facilita a alteração das definições de retenção, se necessário.

  • É mais fácil eliminar permanentemente uma caixa de correio inativa porque pode removê-la da política ao configurar o âmbito adaptável para a excluir, com base em atributos ou propriedades da caixa de correio inativa. Caso contrário, tem de utilizar Exchange Online PowerShell antes de eliminar a caixa de correio.

Nota

Dependendo da configuração do âmbito da sua política adaptável, as caixas de correio inativas podem ou não ser incluídas. Para visar ou excluir caixas de correio inativas de um âmbito de política adaptável, consulte informações de configuração para e-mails do Exchange e pastas públicas do Exchange.

Utilizar âmbitos de política estática e caixas de correio inativas

Se não utilizar âmbitos de políticas adaptáveis com a retenção do Microsoft 365 e, em vez disso, utilizar um âmbito estático, considere o seguinte:

  • Os âmbitos das políticas estáticas incluem caixas de correio inativas quando utiliza a configuração predefinida Todos os destinatários , mas não são suportados para inclusões ou exclusões específicas. No entanto, se incluir ou excluir um destinatário que tenha uma caixa de correio ativa no momento em que a política é aplicada e, mais tarde, a caixa de correio ficar inativa, as definições de retenção continuarão a ser aplicadas ou excluídas. Neste cenário, continuarão a aplicar-se limites de inclusão e exclusão específicos.

    Nota

    Isto também significa que todas as novas definições de retenção do Microsoft 365 utilizando um âmbito estático aplicado à seleção predefinida de Todos os destinatários incluirão automaticamente todas as caixas de correio inativas existentes.

  • Se alterar a seleção predefinida de Todos os destinatários para incluir destinatários específicos, as definições de retenção da política deixarão de ser aplicadas a caixas de correio inativas, que passarão a ser elegíveis para eliminação automática.

  • Se quiser lançar uma política de retenção aplicada a uma caixa de correio inativa, consulte Disponibilizar uma política para retenção.

Atenção

Quando utilizar a retenção do Microsoft 365 para tornar uma caixa de correio inativa, não altere ou remova o nome principal de utilizador (UPN) da caixa de correio antes de eliminar a conta de utilizador correspondente. Além disso, não altere o endereço SMTP principal (derivado do UPN) nem remova este endereço de e-mail da lista de endereços SMTP secundários associados à caixa de correio antes de tornar a caixa de correio inativa.

Se alterar os endereços de UPN ou de e-mail (que foram atribuídos à caixa de correio no momento em que as definições de retenção foram aplicadas) e, em seguida, eliminar a conta de utilizador para tornar a caixa de correio inativa, não poderá eliminar a caixa de correio inativa se já não precisar de a manter. Isto acontece porque não pode remover a caixa de correio inativa da política ao utilizar um UPN ou endereço de e-mail (para identificar a caixa de correio inativa) que é diferente da que existia quando as definições de retenção eram aplicadas inicialmente à caixa de correio. Para obter mais informações sobre como eliminar caixas de correio inativas, consulte Eliminar uma caixa de correio inativa no Office 365.

Caixas de correio inativas e casos de Deteção de Correio Eletrónico inativos

Se uma reter que está associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos no Portal de Conformidade do Microsoft Purview for colocada numa caixa de correio e, em seguida, a caixa de correio ou a conta do utilizador for eliminada, a caixa de correio torna-se uma caixa de correio inativa. No entanto, não recomendamos que utilize as deteção de casos de Deteção de Eletrónicos para tornar a caixa de correio inativa. Isto deve-se ao facto de os casos de Deteção de Dados Online se destinam a casos específicos e vinculados ao tempo relacionados com um problema legal. A uma altura, é provável que um caso legal termine e as reterções associadas ao caso sejam removidas e o caso de Deteção de Problemas Será fechado. Na verdade, se uma reação que é colocada numa caixa de correio inativa estiver associada a um caso de Deteção de Dados Eletrónicos e, em seguida, a rescisão for lançada ou o caso de Deteção de Dados Eletrónicos for fechado (ou eliminado), a caixa de correio inativa será eliminada permanentemente. Além disso, não é possível criar uma reter a Deteção de Problemas Online baseada no tempo. Isto significa que os conteúdos numa caixa de correio inativa são mantidos para sempre ou até que a retenção seja removida e a caixa de correio inativa seja eliminada. Por essa razão, recomendamos que utilize a retenção do Microsoft 365 para caixas de correio inativas.

Para obter mais informações sobre as diferenças entre as deteção de dados pessoais e a retenção do Microsoft 365, consulte Quando utilizar políticas de retenção e etiquetas de retenção ou retenção de deteção de dados.

Caixas de correio inativas e arquivos de expansão automática

Uma caixa de correio inativa que esteja configurada com um arquivo de expansão automática não pode ser recuperada ou restaurada. Em situações em que seja necessário recuperar dados de uma caixa de correio inativa com um arquivo de expansão automática, recomendamos que utilize a ferramenta de pesquisa de conteúdos para exportar os dados da caixa de correio e, em seguida, importe para outra caixa de correio. Para obter instruções passo a passo sobre como procurar numa caixa de correio inativa e exportar os resultados da pesquisa, consulte:

Caixas de correio inativas e políticas de retenção mrm do Exchange

Aplicar uma política de retenção do Exchange (a funcionalidade Gestão de Registos de Mensagens ou MRM, no Exchange Online) não cria uma caixa de correio inativa quando a conta de utilizador é eliminada.

No entanto, se esta política de retenção MRM tiver sido aplicada a uma caixa de correio antes de ficar inativa, todas as políticas de eliminação (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação Eliminar) continuarão a ser processadas na caixa de correio inativa. Isto significa que os itens etiquetados com uma política de eliminação MRM serão movidos para a pasta Itens Recuperáveis quando o período de retenção expirar. Esses itens são recortados da caixa de correio inativa quando a duração da mesma expira. Se a duração da retenção não for especificada para a caixa de correio inativa, os itens na pasta Recuperar Itens serão retidos indefinidamente.

Por outro lado, todas as políticas de arquivo (etiquetas de retenção MRM configuradas com uma ação MoveToArchive ) incluídas na política de retenção MRM atribuída a uma caixa de correio inativa são ignoradas. Isto significa que os itens numa caixa de correio inativa que estão etiquetados com uma política de arquivo permanecem na caixa de correio principal quando o período de retenção expirar. Não são movidos para a caixa de correio de arquivo nem para a pasta Itens Recuperáveis na caixa de correio de arquivo. Serão mantidos indefinidamente.

Passos seguintes

Para tornar uma caixa de correio inativa e geri-la, como recuperar, restaurar e eliminá-la, consulte Criar e gerir caixas de correio inativas.