Saiba mais sobre a gestão de registos

Microsoft 365 de licenciamento para conformidade & segurança.

Dica

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Nota

Microsoft 365 a conformidade é agora denominada conformidade Microsoft Purview as soluções dentro da área de conformidade foram reestabreadas. Para obter mais informações sobre Microsoft Purview, consulte o anúncio do blogue.

As organizações de todos os tipos requerem uma solução de gestão de registos para gerir registos regulamentares, legais e críticos para a empresa nos respetivos dados empresariais. A gestão de registos para o Microsoft Purview ajuda uma organização a gerir as suas obrigações legais, fornece a capacidade de demonstrar a conformidade com as regulamentações e aumenta a eficiência com a disposição regular de itens que já não são necessários para ser retidos, já não têm de ser de valor ou já não são necessários para fins empresariais.

Utilize as seguintes funcionalidades para suportar a sua solução de gestão de registos para Microsoft 365 e aplicações:

  • Label content as a record. Crie e configure etiquetas de retenção para marcar conteúdo como um registo que pode ser aplicado pelos utilizadores ou aplicado automaticamente ao identificar informações confidenciais, palavras-chave ou tipos de conteúdo.

  • Migrar e gerir os seus requisitos de retenção com o plano de ficheiros. Ao utilizar um plano de ficheiros, pode criar um plano de retenção existente para o Microsoft 365 ou criar um novo para funcionalidades de gestão melhoradas.

  • Configure as definições de retenção e eliminação com etiquetas de retenção. Configure etiquetas de retenção com os períodos de retenção e ações com base em vários fatores que incluem a data da última modificação ou criação.

  • Iniciar períodos de retenção diferentes quando um evento ocorre com a retenção baseada em eventos.

  • Rever e validar a eliminação com revisões de eliminação e prova da eliminação de registos.

  • Exporte informações sobre todos os itens eliminados com a opção de exportação.

  • Defina permissões específicas para funções de gestor de registos na sua organização para ter o acesso certo.

Ao utilizar estas capacidades, pode incorporar as agendas de retenção e requisitos da sua organização numa solução de gestão de registos que gere a retenção, declaração de registos e disposição, para suportar o ciclo de vida completo dos seus conteúdos.

Para além da documentação online, poderá ser útil transferir um agamento com FAQs de um webinar de gestão de registos. A gravação do webinar real já não está disponível.

Registos

Quando o conteúdo é declarado como um registo:

  • São colocadas restrições nos itens em termos das ações que são permitidas ou bloqueadas.

  • São anotadas atividades adicionais sobre o item.

  • Tem prova de eliminação quando os itens são eliminados no final do respetivo período de retenção.

Utilize etiquetas de retenção para marcar conteúdo como um registo ou um registo de regulamentação. A diferença entre estes dois é explicada na secção seguinte. Pode publicar essas etiquetas para que os utilizadores e administradores possam aplicá-las manualmente ao conteúdo ou aplicar automaticamente essas etiquetas aos conteúdos que pretende marcar como um registo ou um registo de regulamentação.

Ao utilizar etiquetas de retenção para declarar registos, pode implementar uma estratégia única e consistente para a gestão de registos no seu Microsoft 365 ambiente.

Comparar restrições em que ações são permitidas ou bloqueadas

Utilize a seguinte tabela para identificar que restrições são colocadas nos conteúdos como resultado da aplicação de uma etiqueta de retenção padrão e etiquetas de retenção que marcam conteúdo como um registo ou registo regulamentar.

Uma etiqueta de retenção padrão tem definições e ações de retenção, mas não marca os conteúdos como um registo ou um registo de regulamentação.

Nota

Para ser mais completa, a tabela inclui colunas para um registo bloqueado e desbloqueado, que é aplicável ao SharePoint e OneDrive, mas não Exchange. A capacidade de bloquear e desbloquear um registo utiliza o versioning de registos que não é suportado para Exchange itens. Portanto, para todos os Exchange marcados como um registo, o comportamento é mapeado para a coluna Gravar - bloqueado e a coluna Registar - desbloqueado não é relevante.

Ação Etiqueta de retenção Gravar - bloqueado Gravar - desbloqueado Registo de regulamentação
Editar conteúdos Permitido Bloqueado Permitido Bloqueado
Editar propriedades, incluindo alterar o nome Permitido Permitido 1 Permitido Bloqueado
Eliminar Permitido 2 Bloqueado Bloqueado Bloqueado
Copiar Permitido Permitido Permitido Permitido
Mover dentro do contentor 3 Permitido Permitido Permitido Permitido
Deslocar-se entre contentores 3 Permitido Permitido se nunca estiver desbloqueado Bloqueado Bloqueado
Abrir/Ler Permitido Permitido Permitido Permitido
Alterar etiqueta Permitido Permitido - apenas para administradores de contentores Bloqueado Bloqueado
Remover etiqueta Permitido Permitido - apenas para administradores de contentores Bloqueado Bloqueado

Notas de rodapé:

1 A edição de propriedades de um registo bloqueado é permitida por predefinição, mas pode ser bloqueada por uma definição de inquilino na gestão de registos Portal de Conformidade do Microsoft Purview > > Definições de gestão de registosRetention labelsAllowing > > of record properties.

2 Eliminar itens etiquetados no SharePoint e no OneDrive pode ser bloqueado como uma definição de inquilino na gestão de Portal de Conformidade do Microsoft Purview > > > > Receção de gestão de registosDeleção de itens.

Quando aplica uma etiqueta de retenção a um item de lista que tem um anexo de documento, esse documento não herda as definições de retenção e pode ser eliminado do item de lista. Em comparação, se esse item de lista fosse declarado como um registo com uma etiqueta de retenção, o anexo do documento herdaria as definições de retenção e não poderia ser eliminado.

3 Os contentores incluem bibliotecas de documentos do SharePoint, OneDrive contas e caixas Exchange correio.

Importante

A diferença mais importante para um registo de regulamentação é que após ser aplicado ao conteúdo, ninguém, nem mesmo um administrador global, pode remover a etiqueta.

As etiquetas de retenção configuradas para registos de regulamentação também têm as seguintes restrições de administrador:

  • O período de retenção não pode ser mais curto após a etiqueta ser guardada, apenas prolongada.
  • Estas etiquetas não são suportadas por políticas de etiquetagem automática e têm de ser aplicadas através de políticas de etiqueta de retenção.

Além disso, não é possível aplicar uma etiqueta de regulamentação a um documento com saída conferida no SharePoint.

Devido às restrições e às ações irreversíveis, certifique-se de que precisa realmente de utilizar registos de regulamentação antes de selecionar esta opção para as suas etiquetas de retenção. Para ajudar a impedir a configuração acidental, esta opção não está disponível por predefinição, mas tem de ser ativada primeiro através do PowerShell. As instruções estão incluídas nos registos Declare ao utilizar etiquetas de retenção.

Orientação da configuração

Consulte o Introdução com a gestão de registos. Este artigo tem informações sobre subscrições, permissões e ligações para orientações de configuração ponto a ponto para cenários de gestão de registos.