Personalizar uma política de arquivamento e exclusão para caixas de correio em sua organização

  • Artigo

Para reter e excluir emails, recomendamos usar políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365 em vez do MRM (gerenciamento de registros de mensagens) mais antigo do Exchange Online. No entanto, uma razão válida para ainda usar esse recurso mais antigo é mover automaticamente emails da caixa de correio primária de um usuário para sua caixa de correio de arquivo. Você também pode precisar usar o MRM para aplicar configurações de retenção e exclusão a pastas específicas na caixa de correio, em vez de toda a caixa de correio.

Use este artigo como um cenário de exemplo para entender melhor esses dois motivos válidos para usar políticas de retenção de MRM e marcas de retenção. Para todos os outros cenários de retenção e exclusão, use políticas de retenção e rótulos de retenção do Microsoft 365.

As etapas de configuração em nosso cenário de exemplo exigem que você crie uma política de retenção de MRM que você atribuir às caixas de correio. Essa política move itens para a caixa de correio de arquivo de um usuário após um período de tempo especificado e também exclui itens da pasta itens excluídos depois que eles atingem um limite de idade específico.

Observação

As instruções neste artigo usam o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview e o centro de administração do Exchange.

As regras reais que determinam quais itens são movidos ou excluídos e quando isso acontece são chamadas de marcas de retenção. As marcas de retenção estão vinculadas a uma política de retenção de MRM, que, por sua vez, é atribuída à caixa de correio de um usuário. Uma marca de retenção aplica as configurações de retenção a mensagens e pastas individuais na caixa de correio de um usuário. Ele define quanto tempo uma mensagem permanece na caixa de correio e qual ação é tomada quando a mensagem atinge a idade de retenção especificada. Quando uma mensagem atinge sua idade de retenção, ela é movida para a caixa de correio de arquivo do usuário ou é excluída.

Dica

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Cenário de exemplo para as instruções

As etapas deste artigo configuram uma política de arquivamento e retenção para uma organização fictícia chamada Alpine House. Esta implantação de exemplo requer as seguintes tarefas:

  • Etapa 1: habilitar uma caixa de correio de arquivo para cada usuário da organização. Esse procedimento fornece aos usuários mais armazenamento de caixa de correio e é necessário para que uma política de retenção possa mover automaticamente itens para a caixa de correio de arquivo. Um usuário também pode mover manualmente itens para sua caixa de correio de arquivo para armazenamento de arquivamento.

  • Etapa 2: criar duas marcas de retenção personalizadas para fazer as seguintes ações:

    • Mova automaticamente itens com 3 anos de idade para a caixa de correio de arquivo do usuário. Mover itens para a caixa de correio de arquivo libera espaço na caixa de correio primária de um usuário.

    • Exclua automaticamente itens com 5 anos de idade da pasta Itens Excluídos. Isso também libera espaço na caixa de correio primária do usuário. Os usuários terão a oportunidade de recuperar esses itens, se necessário. Para obter mais informações, confira a bala final na seção Mais informações .

  • Etapa 3: crie uma nova política de retenção e adicione as novas marcas de retenção personalizadas a ela. Além disso, você adicionará uma marca de retenção interna que não pode ser obtida com um rótulo de retenção recomendado do Microsoft 365 porque ele também move itens para a caixa de correio de arquivo. É uma marca pessoal para arquivamento após 1 ano que os usuários podem atribuir a itens em sua caixa de correio quando querem um período de arquivo mais curto do que o padrão de 3 anos.

  • Etapa 4: substitua a política de MRM padrão pela nova política de retenção que você criou.

Opcionalmente, você também pode executar o Assistente de Pasta Gerenciada para aplicar as novas configurações e tornar a nova política de retenção o padrão para sua organização.

Você pode seguir algumas ou todas as etapas deste artigo para ajudar a configurar sua própria política de arquivamento e exclusão para caixas de correio em sua organização. Recomendamos testar esse processo em algumas caixas de correio antes de implementá-lo em todas as caixas de correio da sua organização.

Antes de configurar a política de arquivamento e exclusão

  • Use uma conta de administrador global para sua organização para executar todas as etapas para este cenário de exemplo.

  • Quando você cria uma nova conta de usuário e atribui ao usuário uma licença de Exchange Online, uma caixa de correio é criada automaticamente para o usuário. Quando a caixa de correio é criada, ela é atribuída automaticamente a uma política de retenção padrão, chamada Política de MRM Padrão. Nesta implantação de exemplo, você criará uma nova política de retenção de MRM e atribuí-la às caixas de correio do usuário, substituindo a política de MRM padrão. Uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção de MRM atribuída a ela ao mesmo tempo.

  • Para saber mais sobre marcas de retenção e políticas de retenção de MRM em Exchange Online, consulte Marcas de retenção e políticas de retenção e as instruções associadas. Por exemplo:

Etapa 1: Habilitar caixas de correio de arquivo para usuários

A primeira etapa é garantir que cada usuário da sua organização tenha uma caixa de correio de arquivo. A caixa de correio de arquivo de um usuário deve ser habilitada para que, para nosso cenário de exemplo, uma marca de retenção com uma ação de retenção "Mover para Arquivo" possa mover o item após a expiração da idade de retenção.

Para obter instruções para habilitar caixas de correio de arquivo, consulte Habilitar caixas de correio de arquivo no Microsoft 365.

Observação

Você pode habilitar caixas de correio de arquivo a qualquer momento durante esse processo, desde que elas estejam habilitadas em algum momento antes de concluir o processo. Se uma caixa de correio de arquivo não estiver habilitada, nenhuma ação será tomada em quaisquer itens que tenham uma política de arquivamento ou exclusão atribuída a ela.

Etapa 2: criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão

Nesta etapa, você criará as duas marcas de retenção personalizadas que foram descritas anteriormente para nosso cenário de exemplo.

  • Uma marca de política padrão de arquivo personalizado, que nomearemos "Alpine House 3 Year Move to Archive".
  • Uma marca de política de retenção personalizada configurada para a pasta Itens Excluídos, que nomearemos "Itens Excluídos da Casa Alpina 5 Anos Excluir e Permitir Recuperação".

Para essa configuração, você pode usar o portal do Microsoft Purview ou o portal de conformidade do Microsoft Purview.

  1. Dependendo do portal que você está usando, navegue até um dos seguintes locais:

    • Entrar no portal> do Microsoft PurviewMarcas de retenção mrm do Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dadoscartão> Exchange (herdado).>

      Se a solução de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados na seção Governança de Dados.

    • Entre nas marcas portal de conformidade do Microsoft Purview>SolutionsGerenciamento> de ciclo de > vidade dados Exchange (herdado)>Marcas de retenção de MRM

    Uma lista das marcas de retenção para sua organização é exibida.

Siga as instruções passo a passo como criar as marcas de retenção de exemplo para nosso cenário.

Criar a marca de política padrão de arquivo personalizado

Primeiro para nosso cenário de exemplo, você criará uma DPT (marca de política padrão de arquivo) personalizada que moverá itens para a caixa de correio de arquivo após 3 anos.

  1. Na página Marcas de retenção mrm , selecione + Nova marca e, em seguida, na página Nomear sua marca , digite um nome para a nova marca de retenção e uma descrição opcional que explica a finalidade da marca de retenção personalizada.

    Para nosso cenário de exemplo, nomearemos essa marca "Alpine House 3 Year Move to Archive".

  2. Na página Definir como a marca será aplicada , selecione Automaticamente em toda a caixa de correio (padrão).

  3. Na página Definir configurações de retenção , conclua os seguintes campos:

    1. Quando os itens atingem a idade a seguir (em dias) Insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão movidos para a caixa de correio de arquivo após 1095 dias (3 anos).

    2. Para a ação de retenção , selecione Mover item para arquivar para mover itens para a caixa de correio de arquivo quando o período de retenção expirar.

  4. Selecione Avançar e, em seguida, examine e envie para criar o DPT de arquivo personalizado.

O novo DPT de arquivo é exibido na lista de marcas de retenção.

Criar a marca de política de retenção personalizada para a pasta Itens Excluídos

A segunda marca de retenção a ser criada para nosso cenário de exemplo é uma RPT (marca de política de retenção personalizada) para a pasta Itens Excluídos. Essa marca de retenção excluirá itens na pasta Itens Excluídos após 5 anos e fornecerá um período de recuperação em que os usuários podem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos para recuperar um item.

  1. De volta à página marcas de retenção mrm , selecione + Nova marca e, na página Nomear sua marca , digite um nome para a nova marca de retenção e uma descrição opcional que explica a finalidade da marca de retenção personalizada.

    Para nosso cenário de exemplo, nomearemos essa marca "Itens Excluídos da Casa Alpina 5 Anos Excluir e Permitir Recuperação".

  2. Na página Definir como a marca será aplicada , selecione Automaticamente para a pasta padrão e, em seguida, para a opção Aplicar marca a essa pasta , selecione itens excluídos.

  3. Na página Definir configurações de retenção , conclua os seguintes campos:

    1. Quando os itens atingem a idade a seguir (em dias) Insira a duração do período de retenção. Para esse cenário, os itens serão excluídos após 1825 dias (5 anos).

    2. Para a ação de retenção , selecione Excluir e permita que a recuperação exclua itens quando o período de retenção expirar, mas permita que os usuários recuperem um item excluído dentro do período de retenção de item excluído (que por padrão é de 14 dias).

  4. Selecione Avançar e, em seguida, examine e envie para criar o DPT de exclusão personalizado.

O novo RPT é exibido na lista de marcas de retenção.

Etapa 3: criar uma nova política de retenção

Depois de criar as marcas de retenção personalizadas, a próxima etapa para nosso cenário de exemplo é criar uma nova política de retenção e adicionar as marcas de retenção. Você adicionará as duas marcas de retenção personalizadas que você criou na Etapa 2 e uma marca interna pré-configurada para você. Na Etapa 4, você atribuirá essa nova política de retenção às caixas de correio do usuário.

  1. Dependendo do portal que você está usando, navegue até um dos seguintes locais:

    • Entrar no portal> do Microsoft PurviewPolíticas de retenção de MRM(herdado)>Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados cartão > Exchange.

      Se a solução de Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados cartão não for exibida, selecione Exibir todas as soluções e selecione Gerenciamento de Ciclo de Vida de Dados na seção Governança de Dados.

    • Entre nas políticas portal de conformidade do Microsoft Purview >Solutions>Gerenciamento> do ciclo de vidade dados Exchange (herdado)>Políticas de retenção de MRM.

  2. Na página Políticas de retenção de MRM , selecione Nova política.

  3. Na caixa Nome , digite um nome para a nova política de retenção; por exemplo, Alpine House Archive and Deletion Policy.

  4. Selecione + Adicionar marca.

    Uma lista das marcas de retenção em sua organização é exibida, que inclui as marcas personalizadas que você criou na Etapa 2.

  5. Adicione as 3 marcas de retenção descritas com mais detalhes na seção Mais informações :

    • Alpine House 3 Year Move to Archive - a marca de política padrão de arquivo personalizado criada na etapa 2 dessas instruções
    • Alpine House Deleted Items 5 Years Delete and Allow Recovery - a marca personalizada para a pasta Itens Excluídos criada na etapa 2 dessas instruções
    • Movimentação pessoal de 1 ano para arquivo - uma marca interna que está pré-configurada

    Para adicionar essas marcas de retenção, selecione-as e selecione Adicionar.

  6. De volta à página Configurar sua política, selecioneAvançar para examinar e enviar a nova política.

A nova política de retenção é exibida na lista. Selecione-o para exibir as marcas de retenção vinculadas a ela no painel de detalhes.

Etapa 4: atribuir a nova política de retenção às caixas de correio do usuário

Quando uma nova caixa de correio é criada, uma política de retenção chamada política de MRM padrão é atribuída a ela por padrão. Nesta etapa para nosso cenário de exemplo, você substituirá essa política de retenção atribuindo a nova política de retenção que você criou na Etapa 3 às caixas de correio do usuário em sua organização.

A substituição é necessária porque uma caixa de correio pode ter apenas uma política de retenção de MRM atribuída a ela por vez. Essa etapa pressupõe que você atribuirá a nova política a todas as caixas de correio da sua organização.

Para seguir essas etapas, use o novo centro de administração do Exchange, em vez da versão clássica.

  1. Entre no Centro de administração do Exchange (EAC)e vá para Caixasde Correiode Destinatários>.

    Uma lista de todas as caixas de correio de usuário em sua organização é exibida.

  2. Selecione todas as caixas de correio selecionando a caixa para Nome de exibição.

  3. Selecione a opção Políticas de caixa de correio .

  4. No painel de flyout de políticas de caixa de correio, em Política de Retenção, selecione a política de retenção que você criou na Etapa 3; por exemplo, Alpine House Archive and Retention Policy.

  5. Selecione Salvar para salvar a nova atribuição de política de retenção.

  6. Para verificar se a nova política de retenção foi atribuída às caixas de correio:

    1. Selecione uma caixa de correio na página Caixas de Correio .

    2. Na página de propriedades da caixa de correio para o usuário selecionado, selecione Caixa de correio.

    O nome da nova política atribuída à caixa de correio é exibido para a política de retenção.

(Opcional) Etapa 5: executar o Assistente de Pasta Gerenciada para aplicar as novas configurações

Depois de aplicar a nova política de retenção às caixas de correio na Etapa 4, ela pode levar até 7 dias em Exchange Online para que as novas configurações de retenção sejam aplicadas às caixas de correio. Isso ocorre porque um processo chamado Assistente de Pasta Gerenciada processa caixas de correio pelo menos uma vez a cada 7 dias. Em vez de aguardar a execução do Assistente de Pasta Gerenciada, você pode forçar que isso aconteça executando o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant no Exchange Online PowerShell.

O que acontece quando você executa o Assistente de Pasta Gerenciada? Ele aplica as configurações na política de retenção inspecionando itens na caixa de correio e determinando se eles estão sujeitos à retenção. Em seguida, ele carimba itens sujeitos à retenção com a marca de retenção apropriada e, em seguida, executa a ação de retenção especificada em itens após a idade de retenção.

Estas são as etapas para se conectar ao Exchange Online PowerShell e, em seguida, executar o Assistente de Pasta Gerenciada em cada caixa de correio da sua organização.

  1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

  2. Execute os dois comandos a seguir para iniciar o Assistente de Pasta Gerenciada para todas as caixas de correio de usuário em sua organização.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}

    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant

Isso é tudo. Você criou uma política de arquivamento e exclusão para a organização Alpine House.

Mais informações sobre o Assistente de Pasta Gerenciada

Conforme indicado anteriormente, o Assistente de Pasta Gerenciada processa caixas de correio pelo menos uma vez a cada 7 dias. Portanto, é possível que uma caixa de correio possa ser processada pelo Assistente de Pasta Gerenciada com mais frequência. Além disso, os administradores não podem prever a próxima vez que uma caixa de correio for processada pelo Assistente de Pasta Gerenciada, o que é um dos motivos pelos quais talvez você queira executá-la manualmente.

No entanto, se você quiser impedir temporariamente que o Assistente de Pasta Gerenciada aplique as novas configurações de retenção a uma caixa de correio, você poderá executar o Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true comando para desabilitar temporariamente o Assistente de Pasta Gerenciada de processar uma caixa de correio.

Para habilitar novamente o Assistente de Pasta Gerenciada para uma caixa de correio, execute o Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false comando.

Por fim, se um usuário de caixa de correio tiver uma conta desabilitada, os itens não serão movidos para a caixa de correio de arquivo dessa caixa de correio.

(Opcional) Etapa 6: tornar a nova política de retenção o padrão para sua organização

Na Etapa 4, você precisa atribuir a nova política de retenção às caixas de correio existentes. Mas você pode configurar Exchange Online para que a nova política de retenção seja atribuída a novas caixas de correio criadas no futuro.

Você faz isso usando Exchange Online PowerShell para atualizar o plano de caixa de correio padrão da sua organização. Um plano de caixa de correio é um modelo que configura automaticamente propriedades em novas caixas de correio. Nesta etapa opcional, você pode substituir a política de retenção atual atribuída ao plano de caixa de correio (por padrão, a Política de MRM Padrão) pela política de retenção de MRM que você criou na Etapa 3. Depois de atualizar o plano de caixa de correio, a nova política de retenção de MRM será atribuída a novas caixas de correio.

  1. Conectar-se ao Exchange Online PowerShell.

  2. Execute o comando a seguir para exibir informações sobre os planos da caixa de correio em sua organização.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault

    Observe o plano de caixa de correio definido como o padrão.

  3. Execute o comando a seguir para atribuir a nova política de retenção de MRM que você criou na Etapa 3 (por exemplo, Alpine House Archive and Retention Policy) ao plano de caixa de correio padrão. Este exemplo pressupõe que o nome do plano de caixa de correio padrão seja ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"

  4. Você pode executar novamente o comando na etapa 2 para verificar se a política de retenção de MRM atribuída ao plano de caixa de correio padrão foi alterada.

Mais informações

  • A idade de retenção dos itens da caixa de correio é calculada a partir da data da entrega. Ou da data da criação para itens como mensagens de rascunho que não são enviadas, mas que são criadas pelo usuário. Quando o Assistente de Pasta Gerenciada processa itens em uma caixa de correio, ele insere uma data inicial e uma data de expiração para todos os itens com marcas de retenção com a ação de retenção Excluir e Permitir Recuperação ou Excluir Permanentemente. Itens que têm uma marca de arquivo são carimbados com uma data de movimentação.

  • A tabela a seguir fornece mais informações sobre cada marca de retenção para a política de retenção de MRM personalizada neste artigo.

    Marca de retenção O que essa marca faz Interno ou personalizado? Tipo
    Alpine House 3 Year Move to Archive
    		 Move itens com 1095 dias (3 anos) para a caixa de correio de arquivo.
    		Personalizado (Consulte Etapa 2: criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão)
    		 Marca de política padrão (arquivo); essa marca é aplicada automaticamente a toda a caixa de correio.
    Itens excluídos da casa alpina 5 anos excluir e permitir a recuperação
    		 Exclui itens da pasta Itens Excluídos com 5 anos de idade. Os usuários podem recuperar esses itens por até 14 dias após serem excluídos. Confira a próxima entrada de lista para obter mais informações.
    		Personalizado (Consulte Etapa 2: criar novas marcas de retenção para as políticas de arquivamento e exclusão)
    		 Marca de política de retenção (itens excluídos); essa marca é aplicada automaticamente a itens na pasta itens excluídos.
    Movimentação de 1 anos para arquivo pessoal
    		 Move itens para a caixa de correio de arquivo após 1 ano.
    		Interno
    		 Pessoal; essa marca pode ser aplicada pelos usuários.

  • Os usuários podem usar a ferramenta Recuperar Itens Excluídos no Outlook e Outlook na Web para recuperar um item excluído dentro do período de retenção de item excluído, que por padrão é de 14 dias em Exchange Online. Um administrador pode usar Exchange Online PowerShell para aumentar o período de retenção de item excluído para um máximo de 30 dias. Para obter mais informações, confira: Recuperar itens excluídos no Outlook para Windows e Alterar o período de retenção de item excluído para uma caixa de correio em Exchange Online.