Opções de fim de ciclo de vida para grupos, equipas e Yammer

Grupos do Microsoft 365 e Microsoft Teams funcionam com múltiplos serviços ligados. Quando um grupo ou equipa é eliminado, a maioria das informações nos serviços ligados também é eliminada. Este artigo descreve opções para reter informações ao movê-la para fora do grupo ou equipa antes de ser eliminada.

Uma prática comum para grupos ou equipas que já não são necessárias é mover os ficheiros da equipa e arquive-os noutra localização, como uma biblioteca de documentos do SharePoint. Esta prática baseia-se num estilo de trabalho legado em que as informações são armazenadas em ficheiros e pastas e as comunicações são efetuadas por e-mail.

A seguinte tabela realna os serviços associados a grupos e equipas e os tipos principais de conteúdos encontrados em cada um deles:

Serviço Tipos de conteúdo
Teams Conversas de canal, ficheiros em canais
Formulários Estrutura e resultados de inquéritos
OneNote Bloco de Notas
Outlook Correio e calendário
Planner Project estado e informações da tarefa
Power Automate Fluxos de trabalho
Power BI Dados, relatórios e dashboards
Project na Web Project planos
Informações Gerais Roadmaps
SharePoint Ficheiros, listas e Teams dados wiki de canal
Stream Vídeos
Yammer Conversações

Ao eliminar um grupo ou equipa, a maioria dos recursos associados também é eliminada. As exceções incluem:

  • Os vídeos no Stream permanecem e pertencem à pessoa que os carregou/gravou
  • Os fluxos Power Automate permanecem e pertencem à pessoa que os criou.
  • Project dados de informações Project informações de informações Project na Web permanecem no CDS e podem ser restaurados separadamente.

Os grupos e equipas permanecem num estado de eliminação de forma recuperável durante 30 dias e podem ser restaurados em qualquer altura. No entanto, após os 30 dias, bem como os recursos associados, como serviços e conteúdos, são recindidos do ambiente Microsoft 365 empresas. Todos os conteúdos protegidos por uma política de retenção permanecem disponíveis através de pesquisas de Deteção de Dados Online.

Considerações sobre o fim do ciclo de vida para serviços ligados a grupos

Existem três áreas-chave que os proprietários de equipa e de grupos e os administradores de IT têm de ter em consideração ao eliminar um grupo ou equipa.

Content

Os conteúdos precisam de ser retidos depois de a equipa já não estar lá? É suficiente depender das funcionalidades de retenção do Microsoft 365 ou alguns dos conteúdos em aplicações e serviços que não oferecem retenção? Os conteúdos têm de ser retidos para fins de gestão de registos, arquivo ou utilização futura e referência?

Para evitar uma potencial perda de dados, estas perguntas têm de ser perguntadas antes de qualquer equipa ser arquivada ou eliminada.

Serviços

Os conteúdos precisam de se manter no seu formato de trabalho atual? Por exemplo, o Power BI relatório tem de continuar acessível? Os resultados do formulário têm de estar disponíveis na vista de resumo visual? As listas no SharePoint estão ligadas ou incorporadas em qualquer lugar?

Estas perguntas têm de ser perguntadas antes de o grupo subjacente ser eliminado, uma vez que a exportação dos conteúdos pode não ser suficiente.

Convidados

Quando os convidados são convidados para uma equipa, é criada uma conta de convidado na lista de Azure Active Directory organização anfitrião antes de os adicionar à equipa. Quando uma equipa é eliminada, os convidados não são removidos da Azure Active Directory. Embora os convidados não possam aceder a grupos, sites, equipas ou conteúdos que não foram partilhados com elas, ainda podem utilizar funcionalidades dentro do Microsoft Teams como iniciar chats, chamadas de voz e de vídeo e utilizar aplicações.

Um proprietário de equipa ou de grupo pode convidar alguém de fora da organização para se tornar um convidado no Azure Active Directory adicionando-o a uma equipa. No entanto, um proprietário de equipa não pode remover o convidado Azure Active Directory. A eliminação de contas só pode ser efetuada por um administrador global ou administrador de utilizador.

É importante efetuar avaliações de convidados e compreender se os convidados precisam de ser removidos do Azure Active Directory após a eliminação da equipa. Pode haver um caso válido para os convidados permanecerem no diretório, como ser membro de outras equipas ou utilizar outros serviços do Microsoft 365 ou do Azure.

Teams

Teams conteúdo específico é essencialmente sob a forma de conversações.

As conversações nos canais não podem ser copiadas nem movidas através da Microsoft Teams nativa. No entanto, podem ser exportados através da Graph API.

Além disso, se for aplicada uma política de retenção a um Teams, as conversações são mantidas e disponibilizadas através de pesquisas de Deteção de Dados Online. Com a Deteção de Dados Premium, pode reconstruir uma conversação Teams conversa.

Arquivar uma equipa

O benefício de arquivar uma equipa é que esta fornece acesso total à equipa tal como estava. Os utilizadores continuam a poder procurar conversas de canal e abrir ficheiros mesmo que não se encontrarem ativos. Além disso, as equipas podem ser desemparegadas se for necessário continuar a trabalhar nas mesmos (por exemplo, se um projeto for prolongado).

Quando uma equipa é arquivada por um proprietário, é definida como só de leitura para membros, quer para conteúdo dentro da equipa, como para o site do SharePoint associado. O objetivo desta ação é garantir que as conversações nos canais são preservadas no seu estado existente, juntamente com conteúdos baseados no SharePoint, como ficheiros e wikis.

No site do SharePoint não existem alterações visíveis. No entanto, não é possível fazer alterações a quaisquer ficheiros ou listas porque as permissões do SharePoint para o grupo Microsoft 365 estão definidas para Visitantes do site. Isto inclui o bloco OneNote de notas da equipa, que é armazenado na biblioteca Recursos do Site no site do SharePoint.

Quando uma equipa é arquivada, o grupo Microsoft 365 submetida ainda está sujeito à política de expiração (se definida) e, como tal, o proprietário tem de continuar a renovar a equipa.

Enquanto as conversações do canal da equipa e os conteúdos do site do SharePoint estão definidos como só de leitura, o mesmo não se aplica a outros serviços associados:

  • Os grupos e tarefas do Planner continuam a poder ser criados, modificados e eliminados.
  • Os formulários continuam a poder receber submissões.
  • A Outlook de correio de Empresa ainda pode receber e-mails.
  • Power BI dashboards, relatórios e dados podem ser modificados.
  • Os projetos e os planos ainda podem ser editados no Project na Web.
  • Os vídeos continuam a poder ser carregados, modificados e eliminados no Stream.
  • Os fluxos Power Automate podem ser criados, modificados, eliminados e continuarão a ser executados. (Irão falhar no entanto, se for necessário publicar uma mensagem num canal da equipa arquivada.)

Formulários

Embora um formulário possa ser movido de uma conta individual para um grupo, não pode ser movido ou copiado de um grupo para outro. Existem três opções disponíveis para um formulário quando uma equipa é eliminada.

Duplicar o formulário

Os formulários podem ser partilhados como modelos, permitindo que outros utilizadores os copiem para a sua própria conta ou grupo. Isto não retém os dados das submissões de resultados; apenas estrutura de formulário, como perguntas e definições.

Exportar resultados para uma nova

Se os dados das respostas do formulário precisarem de ser mantidos, isto pode ser atingido ao exportar os resultados para uma Excel de dados. Esta ação só exportará as perguntas e as respetivas respostas como dados, não incluirá gráficos criados pelo Forms.

Eliminar o Formulário

Embora a eliminação do grupo também resulte na eliminação de quaisquer formulários associados, os membros do grupo podem eliminá-los diretamente sem serem proprietários do grupo. No entanto, este é um passo manual que não fornece quaisquer vantagens adicionais.

OneNote

O OneNote bloco de notas incluído num grupo é armazenado na biblioteca Recursos do Site no site do SharePoint associado. Embora os ficheiros de bloco de notas possam, por vezes, ser distribuídos por múltiplos ficheiros individuais, não podem ser copiados e abertos de forma independente. Em vez disso, os conteúdos do OneNote de notas têm de ser movidos ou exportados utilizando OneNote 2016.

Mover páginas e secções para outro bloco de notas

Mover páginas ou secções individualmente para outro bloco de notas dá aos proprietários a oportunidade de limpar os respetivos dados e tirar apenas o que é necessário manter.

Exportar o bloco de notas inteiro como um pacote

Se todo o bloco de notas precisar de ser retido com a sua estrutura existente, pode ser exportado como um ficheiro de pacote de OneNote e, em seguida, importado para uma nova localização. Em vez disso, isto pode ser utilizado como um método para manter os conteúdos num único ficheiro em vez da estrutura de múltiplos ficheiros existente.

Imprimir como PDF

Em cenários em que alguns conteúdos do bloco de notas só precisam de ser retidos para referência ou como registos, as páginas individuais podem ser impressas para PDF e armazenadas noutro local.

Caixa de correio e calendário

Não é invulgar a caixa de correio associada ao grupo ser utilizada, apesar de várias conversações podeem ter sido realizadas nos canais da equipa. A caixa de correio só armazena e-mails enviados diretamente para a mesma e não inclui e-mails enviados diretamente para os canais.

Em alguns casos, os e-mails armazenados na caixa de correio podem ser notificações de reuniões, atualizações de tarefas do Planner e outras mensagens geradas pelo sistema ou aplicações. é importante que os conteúdos da caixa de correio sejam revistos para determinar se os conteúdos devem ser retidos ou eliminados.

Se for aplicada uma política de retenção no Exchange, os e-mails e itens de calendário são mantidos e disponibilizados através de pesquisas de Deteção de Dados Eletrónicos.

Exportar correio e calendário

Os membros de equipa ou de grupo podem exportar os conteúdos da caixa de correio e calendário para um ficheiro Outlook Dados/ Pessoal Armazenamento (PST). Em seguida, este ficheiro pode ser armazenado noutro local ou os conteúdos podem ser importados para uma caixa de correio diferente. A primeira não é recomendada porque os conteúdos do ficheiro PST não são pesculháveis sem o abrir no Outlook e o ficheiro em si pode ficar danificado ao longo do tempo.

Migração de conteúdo executada por IT

Os administradores podem utilizar ferramentas de terceiros para migrar e-mails e conteúdos do calendário entre caixas de correio sem intervenção do utilizador. Uma localização de armazenamento potencial pode ser uma caixa de correio partilhada criada de forma pura para servir como um "arquivo" dos conteúdos da caixa de correio do grupo.

Planner

Cada grupo ou equipa pode ter múltiplos planos. É importante garantir que os requisitos de retenção são endereçados a cada plano durante o processo de desligação. Tal como os outros serviços, existem várias abordagens para conteúdos fora do plano no Planner.

Exportar o plano para uma planésia

Se apenas for necessário manter uma cópia do plano para fins de manutenção de registos, a abordagem mais simples é exportar o plano para uma folha de Excel dados. Esta é uma ação de sentido único - não há opção para importar planos a partir de uma mesma.

Importante

Exportar um plano para Excel irá obter a maior parte das informações no plano, mas não incluirá comentários, ligações ou ficheiros.

Copiar e mover tarefas para outro Plano

Ao copiar ou mover tarefas para outro plano parecer uma solução, as tarefas individuais só podem ser copiadas ou movidas entre planos no mesmo grupo. Esta ação não faz uma segurança dos dados se o grupo associado ao plano estiver a ser eliminado.

Copiar todo o plano

Também é possível copiar todo o plano. Não é possível copiar para um grupo existente. Copiar o plano irá criar um novo grupo. Além disso, copiar todo o plano não incluirá comentários, tarefas, ligações, anexos ou datas.

Power Automate

Os fluxos criados Power Automate e associados a um grupo ou equipa não pertencem ao grupo. São propriedade do criador e são apenas partilhados com outros utilizadores e grupos. Como tal, não são afetados se um grupo ou equipa for eliminado.

Alterar a propriedade do fluxo

Se o fluxo precisar de continuar a funcionar, os proprietários podem adicionar outros utilizadores ou Microsoft 365 grupos como proprietários.

Exportar o fluxo

Se o fluxo não precisar de continuar a funcionar, mas precisar de ser preservado para uma possível utilização futura, pode ser exportado como um ficheiro e importado novamente mais tarde.

Power BI

Power BI áreas de trabalho e dados podem funcionar de forma independente de grupos e equipas, e como outras cargas de trabalho oferecem formas diferentes de ser desassociado.

Copiar relatórios para outra área de trabalho

Se precisar do relatório assim que o grupo ou equipa for eliminado, este pode ser copiado da área de trabalho existente para outra área de trabalho dentro Power BI.

Exportar dados a partir de um dashboard ou relatório

Em vez disso, se o relatório já não precisar de estar ativo, mas precisar de reter os dados, pode ser exportado para a Excel.

Project

Os projetos e as Rotas criados no Project para a Web estão associados a Microsoft 365 e têm abordagens para se desassociar de forma semelhante a Power BI.

Atribuir o projeto a outro grupo

Se o projeto tiver de ser preservado no seu estado funcional para além da vida do grupo ou da equipa, pode ser atribuído a um Microsoft 365 grupo. Isto pode ser feito através do Centro de Administração do Dynamics 365.

Exportar dados do projeto ou das informações de informações

Através do Centro de Administração do Dynamics 365, é possível exportar os dados de utilizador do projeto para uma mesma. Os dados também podem ser exportados para um Project ficheiro (. Formatos de ficheiro MPP e XML através do PowerShell.

SharePoint

Todos os ficheiros nos canais de equipa são armazenados no site do SharePoint do grupo associado. Em alguns casos, o conteúdo que não seja documentos pode existir no SharePoint, como listas ou páginas.

Geralmente, os ficheiros são armazenados em três localizações principais num site do SharePoint:

  • Páginas - Biblioteca de Páginas do Site
  • Imagens utilizadas em páginas – biblioteca Recursos do Site
  • Ficheiros em canais – Biblioteca de documentos
  • Páginas wiki – Teams de Dados Wiki

Se o site tiver um ou mais subsites, o processo de desfasamento terá de ser repetido para cada subsite. Se a equipa tiver canais privados ou partilhados, existe um site do SharePoint separado para cada canal.

É importante que, ao remover ficheiros de um grupo ou equipa, estes possam ser partilhados com utilizadores que não sejam membros do grupo ou da equipa. Poderá querer comunicar a alteração iminente às mesmas.

Transferir ficheiros

Os ficheiros armazenados no SharePoint numa das bibliotecas mencionadas acima podem ser transferidos para um computador local.

Mover ficheiros

Além disso, os ficheiros podem ser movidos para outra localização no SharePoint, como uma biblioteca num site diferente.

Lista exportar

Os dados armazenados em listas do SharePoint podem ser exportados para uma Excel de dados e importados novamente para uma lista noutro site.

Em alternativa, pode utilizar uma ferramenta de terceiros para migrar a lista entre sites para manter a função, vistas de lista, formatação e outros atributos.

Ficheiros wiki "Exportar"

Os conteúdos do wiki nos canais de equipa são armazenados num ficheiro com formato HTML numa biblioteca dedicada do site do SharePoint associado. Não podem ser exportados e importados facilmente para outro wiki de canal, mas podem ser convertidos num ficheiro HTML e abertos como uma página Web.

Microsoft Stream

Tal como Power Automate, os vídeos no Stream associados a um grupo ou equipa não pertencem realmente ao grupo e não são eliminados quando o grupo é eliminado. Os vídeos no Stream pertencem à pessoa que carregou ou criou o vídeo, mesmo que adicionem utilizadores ou grupos como proprietários. As reuniões gravadas num Teams de mensagens pertencem à pessoa que iniciou a gravação.

Adicionar outros proprietários

Uma vez que o vídeo é retido no Stream quando o grupo é eliminado, o proprietário original pode partilhar o vídeo com outros utilizadores e grupos, adicionando-os até como proprietários.

Transferir o vídeo

Em cenários em que o vídeo não precisa de ser retido no Stream ou precisa de ser armazenado numa localização alternativa, como um sistema de gestão de registos, um proprietário pode transferi-lo localmente.

Yammer

Ao contrário das conversações Microsoft Teams, o Yammer oferece opções aos utilizadores e aos administradores para mover ou exportar conversações.

Mover conversas para outro grupo ou comunidade

As conversações podem ser movidas para outro Yammer grupo e não apenas por proprietários ou administradores. Isto é possível na clássica Yammer e nas novas Yammer interfaces.

Exportar dados de rede

Yammer de rede exportam dados de rede. No entanto, fazê-lo exportará todas as conversações para toda a rede. A exportação resultante lista o ID de Grupo. É possível filtrar conversações com base neste ID.

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