Retenção e exclusão no OneDrive

Este artigo descreve como você pode gerenciar o OneDrive de um usuário ao excluir a conta do Microsoft 365 do usuário para sua organização e quais etapas acontecem automaticamente.

Excluir um usuário do Centro de administração do Microsoft 365

Ao excluir um usuário da página Usuários ativos no Centro de administração do Microsoft 365, você pode escolher o que deseja fazer com as licenças de produto, o email e o OneDrive do usuário. Para obter mais informações, consulte Excluir um usuário de sua organização.

Se você der a outro usuário acesso ao OneDrive, esse usuário terá 30 dias por padrão para acessar e baixar os arquivos que deseja manter. (Para alterar o tempo de retenção, consulte Definir a retenção do OneDrive para usuários excluídos.) Eles receberão um email com um link para essas instruções para acessar o OneDrive do usuário excluído: copiar arquivos do OneDrive de outro usuário.

Configurar a delegação de acesso automático

Por padrão, quando um usuário é excluído, o gerenciador do usuário recebe automaticamente acesso ao OneDrive do usuário. Siga estas etapas para confirmar se essa delegação de acesso automático está habilitada para sua organização e para definir um proprietário secundário caso um usuário não tenha um gerenciador especificado. Se a delegação de acesso estiver desabilitada ou um gerente ou proprietário secundário não estiver definido para um usuário, ninguém terá acesso automático quando o usuário for excluído ou será avisado de que o OneDrive será excluído.

1. Acesse Mais recursos no novo centro de administração do SharePoint e entre com uma conta que tenha permissões de administrador para sua organização.

   Observação

   Se você tiver o Office 365 operado pela 21Vianet (China), entre no centro de administração do Microsoft 365, navegue até o centro de administração do SharePoint e abra a página Mais recursos.

2. Em Perfis de usuário, selecione Abrir.

3. Em Minhas Configurações do Site, selecione Configurar Meus Sites.

4. Ao lado do My Site Cleanup, verifique se Habilitar a delegação de acesso está selecionado.

5. Recomendamos que você também especifique uma conta secundária de proprietário na seção Limpeza de Meu Site . Essa conta será o proprietário nomeado do OneDrive se o gerenciador do usuário não estiver definido em Microsoft Entra ID. Email notificações também serão enviadas para a conta de proprietário secundário quando o valor for preenchido.

6. Selecione OK.

O processo de exclusão do OneDrive

O período de retenção do OneDrive para limpeza do OneDrive começa quando uma conta de usuário é excluída do Microsoft Entra ID. Nenhuma outra ação fará com que o processo de limpeza ocorra, incluindo impedir que o usuário entre ou remova a licença do usuário. Para obter informações sobre como remover a licença de um usuário, consulte Remover licenças de usuários no Microsoft 365 para empresas.

O processo de exclusão do OneDrive funciona da seguinte maneira:

1. Um usuário é excluído do Centro de administração do Microsoft 365 ou é removido por meio da sincronização do Active Directory.

2. A exclusão da conta é sincronizada com o SharePoint.

3. O Trabalho de Limpeza do OneDrive é executado e o OneDrive está marcado para exclusão. O usuário excluído aparecerá no Centro de administração do Microsoft 365 por 30 dias. O período de retenção padrão do OneDrive também é de 30 dias, mas você pode alterá-lo no centro de administração do SharePoint (consulte Definir a retenção do OneDrive para usuários excluídos) ou usando o cmdlet Set-SPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32>do PowerShell . Para obter mais informações sobre como usar esse cmdlet, consulte Set-SPOTenant.

4. Se um gerenciador for especificado para o usuário excluído, o gerente receberá um email informando que tem acesso ao OneDrive e que o OneDrive será excluído no final do período de retenção do OneDrive. Para obter informações sobre como especificar o gerenciador de um usuário no centro de administração Microsoft Entra, consulte Adicionar ou atualizar as informações de perfil de um usuário.

   Se um gerenciador não for especificado para a conta de usuário, mas um proprietário secundário tiver sido inserido no centro de administração do SharePoint, o proprietário secundário receberá um email informando que tem acesso ao OneDrive e que o OneDrive será excluído no final do período de retenção.

5. Sete dias antes do período de retenção do OneDrive expirar, um segundo email será enviado ao gerente ou proprietário secundário como um lembrete de que o OneDrive será excluído em sete dias.

6. Após sete dias, o OneDrive para o usuário excluído é movido para a lixeira do conjunto de sites, onde é mantido por 93 dias. Durante esse tempo, os usuários não poderão mais acessar nenhum conteúdo compartilhado no OneDrive. Para restaurar o OneDrive, você precisa usar o PowerShell. Para obter informações, consulte Restaurar um OneDrive excluído.

   Observação

   Observe que a lixeira não é indexada e, portanto, pesquisas não localizam seu conteúdo. Isso significa que um porão de descoberta eletrônica não pode localizar nenhum conteúdo na Lixeira para mantê-lo.

As configurações de retenção do Microsoft 365 de políticas de retenção e rótulos de retenção sempre têm precedência para o processo de exclusão padrão do OneDrive, portanto, o conteúdo incluído para retenção do OneDrive pode ser excluído antes de 30 dias ou retido por mais tempo do que o período de retenção do OneDrive. Da mesma forma, se um OneDrive for colocado em espera como parte de um caso de descoberta eletrônica, os gerentes e proprietários secundários receberão email sobre a exclusão pendente do OneDrive, mas o OneDrive não será excluído até que a retenção seja removida.