Estrutura do processo
Quando estrutura uma automatização de processos, o primeiro passo é decidir quando e o que automatizar. Olhando para o processo empresarial que tem atualmente, deve primeiro identificar qual a parte do processo a automatizar.
Identificar áreas de automatização
Os tipos de benefícios que pode potencialmente obter pela automatização enquadram-se nestas categorias:
Aplicar consistentemente regras de negócio padronizadas
Reduzir o trabalho manual em processos repetitivos
Reduzir erro humano
Simplificar aprovações
Ganhar eficiência em transações de grande volume
Mover eficientemente dados entre sistemas (reduzir a introdução manual de dados)
Maximizar a utilização de recursos disponíveis
Aumentar o débito
Aplicar regras de negócio padronizadas
As regras de negócio são a lógica de se/então que aplica as suas políticas de negócio. Automatizá-las garante que serão sempre seguidas de forma consistente.
No nosso cenário de relatório de despesas de exemplo, uma regra de negócio requer que, se um montante de relatório de despesas for superior a 10.000 USD, também precisa de ser aprovado pelo CFO. Ao automatizar o processo, Abhay garante que nenhum relatório de despesas de valor elevado passará despercebido.
Automatizar processos repetitivos
Automatizar processos repetitivos pode ajudar os seus colaboradores a evitar o desgaste mental e físico. Os processos que são sempre feitos da mesma forma devem estar no topo da sua lista a considerar para automatização.
Por exemplo, Abhay, o contabilista, tem de recolher formulários de despesas e recibos de todos. Os recibos podem ser um recibo de papel de um restaurante ou faturas de papel de vendedores. Abhay tem que digitalizar manualmente estes papéis num ficheiro PDF e armazená-los. Abhay também precisa de introduzir o que está escrito no papel e publicá-lo no sistema financeiro para cada relatório de despesas apresentado.
Reduzir erro humano
Tarefas como copiar e colar valores de um sistema para outro, ou introduzir manualmente dados a partir de formulários de papel, são processos onde podem ocorrer erros humanos.
Um exemplo para o cenário de relatório de despesas é onde Abhay precisa de reembolsar dinheiro ao empregado, procurando os dados bancários dos funcionários, e depois acedendo ao sistema bancário.
Diagrama que mostra um fluxo de processo empresarial para Abhay, o contabilista. Dois passos no processo ("Procurar detalhes bancários dos empregados" e "Reembolsar o dinheiro ao requerente") são circulados a vermelho para indicar as áreas potenciais onde o Power Automate pode reduzir os erros humanos automatizando estes passos.
Simplificar aprovações
Um tipo diferente de erro ocorre quando as pessoas se esquecem de executar as suas tarefas. Pode configurar a automatização para lembrá-los de trabalharem na tarefa ou processo que lhes foi atribuído.
Por exemplo, Lee apresentou um relatório de despesas, mas Nick não responde ao pedido de aprovação há algum tempo. Uma automatização pode ser configurada para lembrar Nick para tomar uma decisão, e até fornecer um botão para responder diretamente a partir do lembrete.
Diagrama que mostra um fluxo de processo empresarial para Abhay, o contabilista. O processo de aprovação é alterado de modo a que um lembrete para aprovações seja automatizado através da criação de uma automatização do acionador para verificar o estado. Se a aprovação estiver completa, a automatização termina; e se a aprovação não estiver completa, é enviado um lembrete ao aprovador e a automatização do lembrete será novamente executada para verificar até que a aprovação esteja concluída.
Ganhar eficiência em processos de grande volume
Outra área que pode querer automatizar são processos de grande volume. Processos de grande volume são processos que ocorrem com muita frequência diariamente. Está intimamente ligado a processos repetitivos, mas é ligeiramente diferente. Pode ter um processo que só pode ter um ou dois passos que podem ser automatizados. No entanto, se um processo tiver de ser feito muitas vezes, mesmo pequenas melhorias podem ter grandes impactos.
Por exemplo, se o cenário de relatório de despesas se mantiver para 1.000 vendedores, cada minuto de melhoria equivaleria a dois dias úteis de tempo poupados. Analisar o impacto real pode ser feito utilizando as funcionalidades de análise.
Automatiza a entrada de dados
Pode estar a introduzir dados manualmente porque tem dois sistemas que não comunicam entre eles. No nosso cenário de relatório de despesas, é aqui que a Abhay introduz dados no sistema contabilístico, reintroduzindo valores do relatório de despesas apresentado.
Maximizar a utilização de recursos disponíveis
Bons candidatos adicionais a automatização são aqueles processos que podem ser executados independentemente da interação humana. Este tipo de processo não é tão fácil de identificar, por isso a melhor maneira é imaginar se existem processos que podem ser concluídos fora do seu horário normal de trabalho. Tal automatização funciona como um "multiplicador" dos seus funcionários e utiliza plenamente os seus outros recursos (como computadores).
Também pode usar a automatização para processos que demoram muito tempo em comparação com uma interação humana, mas é tolerável se feito durante a noite quando não há pressa para que a automatização termine. Por exemplo, se uma pessoa começar o dia a processar encomendas que chegam durante a noite, pode criar automatização que processa as encomendas assim que entram, para que a sua equipa possa começar a cumprir as encomendas logo pela manhã.
Aumentar o débito
Semelhante a maximizar o uso dos recursos disponíveis, a automatização também ajuda a aumentar o débito de um determinado processo. Com este tipo de automatização, o seu processo atual pode ser realizado por humanos em paralelo com a automatização.
Por exemplo, Abhay, o contabilista, pode ser a única pessoa a processar os relatórios de despesas e o seu horário de trabalho standard pode ser entre as 9:00 e as 18:00 horas. Ao configurar uma automatização, também poderia fazer com que o Power Automate processe os relatórios de despesas, e, portanto, ter tanto o Abhay como a automatização para a processar, resultando num débito mais elevado.
Cenário de exemplo
Quando todas as áreas de automatização são aplicadas, o exemplo abaixo mostra como um processo empresarial de relatório de despesas pode ser coberto pelo Power Automate com melhorias ao débito, maximizando os recursos disponíveis, automatizando as entradas de dados e otimizando aprovações.
