Responder a pedidos de Direitos de Titulares de Dados (DSR) para dados de clientes Microsoft Dataverse

Artigo
10/18/2023

O Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) da União Europeia (UE) concede direitos importantes às pessoas singulares relativamente aos respetivos dados. Consulte o Resumo do Regulamentos Geral sobre a Proteção de Dados do Microsoft Learn para obter uma descrição geral do RGPD, incluindo terminologia, um plano de ação e listas de verificação de prontidão para o ajudar a cumprir as suas obrigações com o RGPD quando utiliza produtos e serviços da Microsoft.

Pode obter mais informações sobre o RGPD e a forma como a Microsoft o ajuda a suportá-lo e aos nossos clientes que são afetados por ele.

O Centro de Confiança da Microsoft fornece informações gerais, melhores práticas de conformidade e documentação útil para a responsabilidade do RGPD, tais como Avaliações do Impacto da Proteção de Dados, Pedidos de Titulares de Dados e notificação de falha de segurança de dados.
O Portal de Confiança do Serviço fornece informações sobre como os serviços da Microsoft ajudam a suportar a conformidade com o RGPD.

Este artigo fornece exemplos de passos que pode adotar para suportar a conformidade com a privacidade ao utilizar o Power Apps, o Power Automate e o Dataverse. Irá obter informações sobre como utilizar os produtos, serviços e ferramentas administrativas da Microsoft para ajudar os clientes controladores a localizar, aceder e agir em dados pessoais na Microsoft Cloud em resposta a pedidos de Direitos de Titulares de Dados (DSR).

As ações que se seguem são abrangidas neste artigo:

Descobrir — utilize as ferramentas de pesquisa e deteção para localizar mais facilmente dados de clientes que possam ser sujeitos a um pedido DSR. Quando são recolhidos documentos potencialmente responsivos, pode efetuar uma ou mais das seguintes ações DSR para responder ao pedido. Alternativamente, poderá determinar que o pedido não corresponde às diretrizes da sua organização para responder a pedidos DSR.
Acesso — obtenha dados pessoais que residam na nuvem da Microsoft e, se necessário, disponibilize uma cópia dos dados para o titular dos dados.
Corrigir — efetuar alterações ou implementar outras ações pedidas nos dados pessoais, quando aplicável.
Restringir — restringir o processamento de dados pessoais, removendo licenças para vários serviços online ou desativando os serviços pretendidos sempre que possível. Também pode remover dados da nuvem Microsoft e mantê-los no local ou noutra localização.
Eliminar — remover permanentemente dados pessoais que residem na nuvem da Microsoft.
Exportar — fornecer uma cópia eletrónica (num formato legível por máquina) de dados pessoais para o titular dos dados.

Dados do cliente do Dataverse

Importante

Aplica-se tanto a Dataverse como à versão anterior do Dataverse.

Dataverse e a versão anterior do Dataverse têm processos separados para interagir com dados pessoais.

Pode identificar o tipo de ambiente que tem iniciando sessão no Power Apps e seguindo estes passos:

Na lista pendente Ambiente, selecione o seu ambiente.
No painel de navegação esquerdo, selecione Dataverse e, em seguida, selecione Tabelas.

O seu ambiente é o Dataverse se vir as seguintes tabelas indicadas:

Depois de determinar o tipo de ambiente que tem, siga os passos indicados nas secções seguintes para identificar dados pessoais.

Nota

Poderá ter alguns ambientes no Dataverse e outros na versão anterior do Dataverse, pelo que terá de repetir os processos descritos abaixo para cada ambiente na sua organização.

Dados pessoais do utilizador no Dataverse

Pré-requisitos

Tem de criar utilizadores no centro de administração do Microsoft 365 e atribuir-lhes uma função de segurança e licença de utilizador adequada antes de poderem aceder ao Dataverse e utilizá-lo.

Os dados pessoais padrão do utilizador (por exemplo, Nome de Utilizador, ID de Utilizador, Telefone, E-mail e Endereço) são mantidos no centro de administração do Microsoft 365. Os administradores de sistema podem atualizar estes dados pessoais apenas no centro de administração do Microsoft 365 e, em seguida, os dados são automaticamente sincronizados com a tabela Utilizador do sistema do Dataverse em todos os ambientes. Os administradores de sistema também podem criar atributos personalizados para capturar dados pessoais adicionais do utilizador na tabela Utilizador do sistema do Dataverse e, em seguida, manter e gerir manualmente esses atributos.

Para evitar a interrupção de aplicações empresariais que possam ser fundamentais para as operações da sua organização, as linhas de utilizador não são automaticamente removidas da tabela Utilizador do sistema do Dataverse quando esse utilizador é eliminado do centro de administração do Microsoft 365. O estado do utilizador está definido como desativado no Dataverse, mas um Administrador de Sistema do Dataverse tem de localizar e remover os dados pessoais de utilizador do Dataverse a partir da aplicação.

Apenas administradores globais e administradores de sistema do Dataverse podem efetuar as ações descobrir, retificar, exportar e eliminar listadas abaixo.

Detetar

Os administradores de sistema podem criar vários ambientes. Estes ambientes podem ser utilizados para fins de avaliação, desenvolvimento ou produção. Cada um destes ambientes tem uma cópia da tabela Utilizador do sistema com todos os atributos personalizados que foram adicionados pelo administrador de sistema, bem como os dados pessoais do utilizador sincronizados no centro de administração do Microsoft 365.

Os administradores de sistema podem encontrar uma lista de todos os ambientes navegando para o centro de administração do Power Platform da Microsoft.

Pode localizar dados pessoais a partir de utilizadores do Dataverse nos seguintes recursos:

Recurso	Objetivo	Acesso ao site	Acesso programático
Linha da tabela	Conhecido como a tabela Utilizador do sistema, armazena os dados pessoais de um utilizador.	Centro de administração do Power Platform	Através da API Web
Histórico de auditoria	Permite que os clientes identifiquem os recursos que os utilizadores criaram, acederam, alteraram ou eliminaram ao nível da tabela.	Centro de administração do Power Platform	Através da API Web

Utilizador

Os dados pessoais do utilizador são armazenados no Microsoft Entra e são sincronizados automaticamente com todos os ambientes com uma base de dados do Dataverse. Os administradores de sistema não podem atualizar estes dados pessoais diretamente no Dataverse enquanto o utilizador está ativo, têm de atualizar os dados no centro de administração do Microsoft 365. Os administradores de sistema podem adicionar dados pessoais (por exemplo, atributos personalizados) diretamente para o Dataverse, mas têm de gerir manualmente estes dados.

Para localizar um utilizador e os seus dados pessoais, aceda ao centro de administração do Power Platform e efetue o seguinte:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Aceda a Definições>Utilizadores + permissões>Utilizadores.
Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e selecione Introduzir.
Para ver os dados pessoais do utilizador, selecione o nome do utilizador clicando ou tocando duas vezes nele.
Para efetuar alterações às Informações de Contacto, expanda nos reticências e clique em Gerir utilizador no Dynamics 365

Histórico de auditorias

Quando a monitorização de auditoria está ativada para uma tabela no Dataverse, os dados pessoais de um utilizador estão registados no histórico de auditorias, juntamente com as ações que o utilizador efetua.

Retificar

Se um titular de dados lhe pedir para retificar os dados pessoais que residem nos dados da sua organização, o utilizador e a sua organização têm de determinar se é adequado honrar esse pedido. A retificação de dados pode incluir a edição, a retenção ou a remoção de dados pessoais a partir de um documento ou outro tipo de item.

Pode utilizar o Microsoft Entra para gerir as identidades (dados pessoais) dos utilizadores no Dataverse. Os clientes empresariais podem gerir pedidos de retificação DSR utilizando as funcionalidades de edição limitadas num determinado serviço Microsoft. Como processador de dados, a Microsoft não oferece a capacidade de corrigir registos gerados pelo sistema, porque estes refletem atividades factuais e constituem um registo histórico de eventos nos serviços Microsoft.

Depois de uma linha de utilizador ser eliminada do ID do Microsoft Entra, os administradores de sistema podem remover quaisquer dados pessoais remanescentes relacionados com esse utilizador (como, por exemplo, atributos personalizados) de todos os ambientes.

Exportar

Utilizador do sistema

Pode exportar os dados pessoais de um utilizador armazenados na tabela Utilizador do sistema para o Excel a partir da lista de utilizadores no centro de administração.

A partir do centro de administração do Power Platform, efetue o seguinte procedimento:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Selecione Abrir ambiente.
Aceda a Definições>Segurançae, em seguida, selecione a Vista de utilizadores ativados.
Selecione Exportar para o Excel.

Histórico de auditoria

Pode obter capturas de ecrã do histórico de auditoria a partir do centro de administração.

A partir do centro de administração do Power Platform, efetue o seguinte procedimento:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Selecione Abrir ambiente.
Aceda a Definições>Auditoria e registos e, em seguida, selecione Vista de Resumo de Auditoria.
Localize o registo de auditoria de utilizador e, em seguida, prima Alt + PrtScn para tirar a captura de ecrã.
Guarde a captura de ecrã num ficheiro, que pode ser enviado para o solicitante DSR.

Eliminar

Utilizador

Para evitar a interrupção de aplicações empresariais que possam ser fundamentais para as operações da sua organização, os registos de utilizador não são automaticamente removidos da tabela Utilizador do sistema do Dataverse quando esse utilizador é eliminado do centro de administração do Microsoft 365. O estado do utilizador está definido para Desativado no Dataverse, mas um Administrador de Sistema do Dataverse tem de localizar e remover os dados pessoais do utilizador a partir do Dataverse na aplicação ou eliminar o utilizador do ambiente. Pode remover os dados pessoais do utilizador ou eliminar permanentemente o utilizador.

Remover dados pessoais de um utilizador da página de resumo do utilizador

Quando um registo do utilizador for eliminado do Microsoft Entra, é apresentada a seguinte mensagem na página resumo do utilizador:

As informações deste utilizador já não são geridas pelo Office 365. Pode atualizar este registo para responder a pedidos DSR através da remoção ou substituição de todos os dados pessoais associados a este utilizador.

A partir do centro de administração do Power Platform, efetue o seguinte procedimento:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Selecione Abrir ambiente.
Aceda a Definições>Segurança>Utilizadorese, em seguida, selecione a Vista de utilizadores desativados.
Introduza o nome do utilizador na caixa Procurar e selecione Procurar.
Faça duplo clique no nome do utilizador na lista de resultados da pesquisa.
Na página Resumo do utilizador, remova todos os dados pessoais e, em seguida, selecione Guardar.

Remover dados pessoais de um utilizador utilizando o Excel

A partir do centro de administração do Power Platform, efetue o seguinte procedimento:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Selecione Abrir ambiente.
Aceda a Definições>Segurança>Utilizadorese, em seguida, selecione a Vista de utilizadores desativados.
Criar e transferir um ficheiro de modelo do Excel a partir dos dados pessoais do utilizador. Para obter instruções passo-a-passo, consulte criar um novo modelo do Excel.
Abra o ficheiro de modelo do Excel transferido, remova os dados pessoais do utilizador e, em seguida, guarde o ficheiro.
Regresse à página Vista Utilizadores Desativados e selecione Importar Dados.
Selecione o ficheiro de modelo do Excel na caixa de diálogo Carregar ficheiro de dados e efetue todas as alterações necessárias na janela Mapear campos.
Selecione Seguinte e, em seguida, selecione Submeter.

Eliminar permanentemente o utilizador

Pode remover os dados pessoais do utilizador ou eliminar permanentemente o registo do utilizador da tabela de utilizadores do Datavese. Mais informações: Eliminar utilizadores permanentemente no Power Platform.

Quando o registo do utilizador é eliminado permanentemente, o nome do utilizador em todos os registos em que o utilizador eliminado foi o criador ou o último a modificar e os registos de auditoria serão mostrados como Sem Nome.

Remover histórico de auditoria da página vista de Resumo de auditoria

A partir do centro de administração do Power Platform, efetue o seguinte procedimento:

Selecione Ambientes e selecione um ambiente a partir da lista.
Selecione Abrir ambiente.
Aceda a Definições>Auditoria e registos e, em seguida, selecione Vista de Resumo de Auditoria.
Localize o histórico de alterações do utilizador, selecione a caixa de verificação junto às linhas e, em seguida, selecione Eliminar Histórico de Alterações.