Planejar uma intranet inteligente do SharePoint

O Microsoft SharePoint oferece uma ampla variedade de opções e ferramentas para criar sites de intranet para sua organização. Mover sua intranet para o SharePoint no Microsoft 365 pode demorar um pouco, principalmente se você já tiver um conteúdo extenso na intranet. Neste artigo, analisamos como planejar uma nova intranet do SharePoint com foco em colocar sites online rapidamente e obter um retorno sobre seu investimento.

Abordamos como:

• Entender suas principais prioridades organizacionais
• Entender seu público-alvo
• Planejar a governança
• Examine sua intranet atual
• Identificar e priorizar suas iniciativas empresariais
• Identificar um cenário chave para protótipo e piloto
• Iniciar o piloto e se envolver com seus usuários

O que é possível com o SharePoint?

Com o SharePoint, qualquer usuário pode criar páginas de intranet altamente funcionais rapidamente sem a necessidade de escrever código ou outras personalizações difíceis. Esses sites ficam ótimos em qualquer dispositivo ou tela e fornecem experiências profundamente envolventes para seus usuários.

Se você estiver usando o SharePoint Server para sua intranet no momento, encontrará o SharePoint no Microsoft 365 para ser mais fácil de trabalhar. Páginas dinâmicas e responsivas são fáceis de criar e os requisitos para a TI criar e manter soluções personalizadas são muito menores.

Como primeira etapa, para ver exemplos do que é possível com o SharePoint, recomendamos que você examine o livro de aparência do SharePoint. O look book fornece vários exemplos sobre como incluir notícias, eventos, recursos e conteúdo personalizado em sites do SharePoint que qualquer pessoa pode criar e manter.

Para obter uma compreensão sobre como as diferentes partes de componente funcionam juntas, examine o Guia para a experiência moderna no SharePoint.

Para obter inspirações e demonstrações sobre como adotar a intranet inteligente, visite a intranet inteligente – Adoção da Microsoft.

Nas seções a seguir, analisamos como encontrar o melhor ponto de partida para sua intranet do SharePoint e como priorizar as diferentes soluções de intranet que você pode precisar para sua organização. Mantenha essas referências úteis à medida que você trabalha com seus stakeholders - elas podem ajudá-lo a obter o maior valor e melhor tempo para valorizar suas soluções de intranet.

Entender as metas de negócios atuais e os principais stakeholders

As intranets mais bem sucedidas não parecem apenas boas, elas estão principalmente focadas em ajudar as pessoas a trabalhar e muitas vezes em promover o engajamento. O look book pode ajudar a inspirá-lo a pensar sobre como seu conteúdo pode aparecer, mas suas metas de resultado de negócios são importantes para entender qual conteúdo e funcionalidade são mais importantes para seus usuários e sua organização.

Todas as organizações têm objetivos estratégicos importantes que impulsionam o comportamento e os investimentos. Se você quiser ter certeza de que sua intranet é bem-sucedida – e obtém o nível certo de financiamento – você precisa garantir que ela esteja alinhada com essas metas. Você também pode usar essas metas para ajudar a priorizar suas iniciativas de intranet. Ao contrário de muitos projetos de tecnologia, um projeto de intranet nunca é "feito" porque suas prioridades e interesses da organização mudarão ao longo do tempo. Mas, a qualquer momento, você deseja se concentrar nas iniciativas de intranet que estão mais alinhadas com suas prioridades organizacionais e os principais stakeholders de negócios.

Além disso, dê uma olhada nos dados recentes da pesquisa de satisfação dos funcionários. Uma boa maneira de se tornar mais informado sobre as informações e ferramentas de que seus funcionários precisam são examinar os pontos de dor identificados nessas pesquisas.

Entender seu público-alvo

Um bom lugar para começar a pensar em sua nova intranet é como é quando a intranet está no lugar. O que as pessoas serão capazes de realizar? Como eles vão começar o dia deles? O que as pessoas dirão sobre a intranet? Um exercício potencialmente útil para enquadrar os objetivos gerais da intranet é envolver seus principais stakeholders da intranet em um exercício de história de capa . Este é um exercício de imaginação. O objetivo é pensar amplamente sobre um estado futuro ideal imaginando uma história de capa de revista sobre a nova intranet, incluindo as principais manchetes, barras laterais e citações dos usuários.

Com o fim em mente, também pode ser útil criar personas para seus principais usuários . Uma persona é uma descrição fictícia, mas realista, de um usuário de intranet típico (por exemplo, novo funcionário inicial/novo, trabalhador do conhecimento, trabalhador de campo, representante de vendas, gerenciador de pessoas ou autor de conteúdo). Você vai querer fazer algumas pesquisas para se envolver com pessoas que representam essas diferentes personas para entender seus requisitos de informações. Você não pode criar uma intranet sem entender as pessoas para as quais você está construindo. Os proprietários de sites sozinhos não são suficientes – sua perspectiva é o que eles querem publicar. Isso geralmente não é a mesma coisa que os usuários querem consumir.

Pense na governança

Se os usuários reclamarem que a pesquisa não foi bem-sucedida porque muito conteúdo irrelevante é descoberto, isso pode indicar um problema de governança. Antes de pensar em seu novo projeto de intranet, pense em como você governará a arquitetura e o conteúdo. Essas são decisões que são muito mais fáceis de tomar e impor se forem decididas no início do seu projeto de intranet. Por exemplo, você vai querer pensar em:

• Quem pode provisionar novos sites e quando eles são provisionados, qual é o processo para garantir que os sites sejam descobertos na navegação ou como indicadores-chave na pesquisa?
• Você deseja que todos os sites sigam um padrão semelhante para que os usuários possam encontrar facilmente conteúdo chave à medida que se movem de site para site?
• Quem é responsável e responsável pelo conteúdo em sites? Com que frequência o conteúdo precisa ser revisto?
• O gerenciamento de conteúdo para sites de intranet está nas metas de desempenho ou descrições de trabalho para pessoas com permissões de edição ou proprietário?
• O conteúdo da intranet precisa ser retido com base em suas políticas de retenção ou classificado com base em sua confidencialidade?

Você não precisa tomar todas as decisões de governança antecipadamente, mas se você não tiver um plano de como governará sua nova intranet inteligente, ela pode rapidamente se tornar um deserto de informações que não alcança seus objetivos comerciais críticos.

Examine sua intranet existente

Sua intranet atual pode ser composta por sites de diferentes grupos empresariais, como RH, TI, Instalações, Engenharia e outros. Como primeira etapa para planejar sua nova intranet do SharePoint, recomendamos fazer um inventário de seus sites existentes e se reunir com os proprietários de cada um para determinar suas metas de resultado de negócios para novos sites. Faça um balanço de onde seu conteúdo está localizado e quanto conteúdo você precisaria mover ao criar um novo site de intranet. Examine seu conteúdo atual para entender se ele é atual ou precisa ser atualizado antes de mudar para um novo site. Não é incomum encontrar uma estratégia de migração em que o conteúdo existente seja deixado para trás. Você não precisa migrar nada – você pode achar que é mais eficaz criar um novo conteúdo otimizado para a experiência moderna do SharePoint em vez de migrar conteúdo existente e desatualizado para o novo local.

Como parte dessas reuniões, você pode identificar as necessidades de negócios que são abordadas por cada site existente, bem como quaisquer requisitos que você possa ter para novos sites.

Além da reunião com os atuais proprietários do site, você também pode querer convocar um grupo de foco de novos funcionários. Novos funcionários são um público-chave para a intranet e as pessoas que ingressaram na organização nos últimos dois ou três meses podem fornecer algumas informações valiosas sobre o que está faltando ou difícil de aprender em sua intranet atual, ou recursos que desejam ter quando começaram. Eles também podem fornecer algumas ideias valiosas das organizações em que trabalharam anteriormente para ajudá-lo a pensar em recursos novos e importantes para incorporar.

Pense nessa etapa como uma oportunidade de aprender. Você está aprendendo sobre o que é importante para seus usuários e para a empresa. Você usará essas informações para identificar iniciativas para sua intranet.

Identificar iniciativas

Usando as informações coletadas durante sua pesquisa, trabalhe com seus principais stakeholders de intranet para identificar iniciativas que refletem suas prioridades organizacionais – e quaisquer barreiras que possam existir quando você as está implementando.

Embora você possa, em última análise, implementar soluções para atender a todas as iniciativas identificadas, priorizar qual projeto fazer primeiro ajudará você a alcançar o sucesso precoce e o engajamento do usuário da maneira mais eficiente possível.

Examine cada iniciativa que você identificou para os seguintes critérios:

• Isso resolve um problema real?
• Quantas pessoas vão usá-lo?
• Pode ser criado em um período de tempo razoável?
• Qual é o retorno do investimento?

Analise cada iniciativa por seu impacto positivo sobre seus usuários em relação à facilidade de implementação. Uma iniciativa de alto impacto que pode ser criada com um mínimo de personalização pode ser um primeiro projeto ideal.

Considere plotar suas iniciativas de negócios em uma grade, como a seguinte, e examine com seus stakeholders da intranet e o departamento de TI para escolher a melhor opção para começar.

Para ajudar a decidir qual iniciativa abordar primeiro, trabalhe com os líderes empresariais dessa área para trabalhar os objetivos da solução, quem será responsável por impulsionar o sucesso nessa área e as métricas que você usará para medir o sucesso. Não se concentre apenas nas métricas do sistema. Pense no impacto real dos negócios. Por exemplo:

Iniciativa	Conteúdo chave	Proprietário da empresa	Métrica de sucesso do sistema	Métrica de sucesso dos negócios
Educar os funcionários sobre benefícios (site de benefícios)	-Anúncios – Vídeos de treinamento	HR	- Exibições de postagem de notícias – Exibições de vídeo de treinamento	As solicitações de ajuda são reduzidas em x%
Postagem semanal de notícias de um líder sênior	– Eventos de streaming – Treinamento formal	Engenharia	– Treinamento de conteúdo produzido para todos os aspectos da excelência de codificação – Eventos de streaming mensais	Treinamento concluído com êxito por x% da equipe de engenharia
Promover um acordo positivo de funcionários sobre a estratégia da empresa (Liderança Executiva Viva Engage Comunidade)	Postagens de notícias – Eventos de streaming - Viva Engage conversas	HR	Postagens de atividades mensais contínuas por liderança e comentários de funcionários	- Viva Engage conversas mostram sentimento positivo – Comentários abordados dentro de 24 horas – "nenhuma pergunta/comentário deixado para trás" - aumento de x% nas pontuações de satisfação dos funcionários para comunicações executivas
Melhorar a consistência da linha do tempo no desenvolvimento de propostas (site de marketing)	– Slides de valor comercial da empresa – Modelos de proposta	Marketing	– Downloads de slides – Alinhamento da equipe de vendas	redução de x% no tempo para criar propostas

Escolher cenários piloto

Trabalhe com o proprietário de cada cenário para determinar como seria uma solução ideal para eles:

• Quem são seus visitantes?
• O que os visitantes do site querem realizar ou aprender?
• Quais ferramentas ou tecnologias eles usam atualmente?
• Quais informações você deseja promover?
• Quais ferramentas ou tecnologia você deseja que os visitantes usem para realizar suas principais tarefas?
• Quem são os campeões que os ajudarão a fazer a transição para o novo site ou solução?
• Como você saberá se sua solução foi bem-sucedida?

Por exemplo, crie uma tabela como a seguinte para listar cenários de negócios que você deseja abordar com sites de intranet em toda a sua organização:

Como um...	Preciso...	Para que...	Sei que isso é bem-sucedido quando...
Funcionário	Entender e ser capaz de atualizar meus benefícios	Posso aproveitar um benefício de ciclo de vida chave	As solicitações de ajuda são reduzidas
Funcionário	Saiba mais sobre como usar o portal de benefícios de autoatendimento	Fazer atualizações por conta própria	As solicitações de ajuda são reduzidas
Funcionário de RH	Promover o uso do portal de benefícios de autoatendimento	Posso passar mais tempo trabalhando com funcionários em perguntas e cenários de benefícios exclusivos	Todas as interações de meus funcionários são sobre cenários essenciais individuais

Nos cenários de alta prioridade, identifique quais atendem a esses três critérios principais:

• Você pode criar um protótipo rapidamente (alguns dias)?
• Há um patrocinador comprometido?
• Há conteúdo atualizado suficiente para demonstrar as principais funcionalidades?
• Há um público específico para um piloto?

Depois de compilar essas informações, crie um resumo de design para ajudar a mapear a jornada do usuário sobre como você deseja que o site opere. Por exemplo:

Componente de jornada do usuário	Descrição
Cenário	Site de liderança: site único para os funcionários ouvirem da liderança da empresa, aprenderem as metas da empresa e ouvirem as últimas notícias de reuniões de clientes e eventos do setor.
Usuários	Todos os funcionários da empresa.
Valor	Aumentar a conscientização e o alinhamento dos funcionários com a estratégia da empresa e as iniciativas de negócios.
Jornada do usuário	- Postagem de notícias é enviada para a empresa anunciando uma reunião de liderança Q&A - Allan vai ao portal de liderança para watch o evento ao vivo - Allan usa Viva Engage para fazer uma pergunta na reunião - Allan compartilha o link de gravação com colegas de trabalho.
Métrica	- Exibições de eventos ao vivo - Exibições de gravação de eventos - Viva Engage envolvimento
Metas de alongamento	– Participação de Viva Engage continuada – Aprimoramento do sentimento dos funcionários (pesquisa)

Escolher componentes da solução

O SharePoint oferece vários blocos de construção que você pode usar para criar uma intranet:

• Sites de comunicação – use sites de comunicação para compartilhar notícias, relatórios, status e outras informações por meio de vários modelos e web parts.
• Site inicial – Um site inicial é um site de comunicação que você define como a página de destino da intranet para sua organização.
• Sites do hub – use sites de hub para organizar sites e equipes relacionados e centralizar notícias, pesquisa e gerenciamento de conteúdo.
• Notícias do SharePoint - Use a web part de notícias para postar histórias importantes ou interessantes, anúncios, notícias de pessoas, atualizações status e muito mais que podem incluir gráficos e formatação avançada.
• Viva Engage - Use Viva Engage para se conectar com pessoas em toda a sua organização além dos limites de projetos, funções e departamentos.
• Dynamics 365 Customer Voice - Use Dynamics 365 Customer Voice para criar testes personalizados, pesquisas, questionários, registros e muito mais.
• Stream - Use Stream para fornecer reuniões, eventos e treinamentos ao vivo e sob demanda.

Para o cenário que você decidiu criar, escolha os componentes que você precisará usar para atender aos objetivos de negócios do site. Recomendamos criar um protótipo rápido e conceder acesso aos seus principais stakeholders. Isso fornece uma estrutura substantiva para novas discussões e revisões do design.

Nesta fase, recomendamos que você envolva sua mesa de ajuda para que elas estejam preparadas para responder a perguntas depois que o site for lançado para um público maior.

Para melhores práticas para iniciar um site de intranet, examine Criando e iniciando um portal do SharePoint saudável.

Implantar o piloto

Quando o protótipo evoluiu para um ponto em que você deseja compartilhá-lo de forma mais ampla, você pode distribuí-lo para um grupo piloto ou até mesmo para toda a organização. A adoção do usuário é uma parte crítica do sucesso de um novo site de intranet. Para impulsionar o uso do site, recomendamos que você use uma abordagem de cima e de baixo para cima:

• Recrute patrocinadores executivos que possam garantir que o projeto de intranet seja financiado e possam ajudar a enviar mensagens sobre a importância do novo site para outras pessoas na organização.
• Capacitar os campeões em toda a organização para promover o novo site em um nível de base.

Outras coisas que você pode fazer para impulsionar o sucesso incluem:

• Tenha eventos de lançamento e campanhas de comunicação.
• Forneça treinamento formal.
• Mantenha o horário de expediente regular em que os usuários podem fazer perguntas.

À medida que o site é lançado e mais usuários se envolvem, watch suas métricas de sucesso e faça ajustes conforme necessário para gerar mais engajamento e satisfação do usuário.

Quando o site estiver a caminho do sucesso, faça um balanço de todas as lições aprendidas no processo e prossiga para o próximo projeto de intranet que você deseja realizar.

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