Como pensar em intranet inteligente
Hoje em dia, há uma abundância de discussões sobre as melhores práticas para modernizar sua intranet - uma intranet da nova maneira, da maneira "moderna", da maneira inteligente - e assim por diante. Não há muitas discussões sobre o que significa moderno como conceito, como o pensamento moderno se relaciona com a tecnologia e como aplicar princípios modernos à intranet da sua organização.
Use este guia para entender como aproveitar o SharePoint para atender às necessidades da sua organização, integrando conceitos modernos ao design de sua intranet, portais e sites.
O que significa inteligente?
No mundo moderno, a intranet deve ser o centro do seu local de trabalho. Uma intranet inteligente do SharePoint é envolvente, informativa, personalizada e integrada com os outros portais e sites em sua intranet, bem como outros aplicativos do Microsoft 365, como Microsoft Teams e Viva Engage. As intranets modernas têm várias formas e tamanhos dependendo das necessidades em constante evolução da empresa.
O que constitui uma intranet inteligente:
Implantação rápida: Os designs adaptáveis podem ser criados usando páginas e Web Parts prontas para uso e não dependem mais apenas da implantação da TI.
Construído com a Experiência de Usuários em mente: Os princípios de design acessíveis são incorporados à experiência moderna, permitindo que os visualizadores acessem a intranet com segurança em qualquer dispositivo.
Experiência personalizada: Recursos como direcionamento de público-alvo, notícias, a Web Part de Conteúdo Realçado e a Web Part Meu Feed facilitam a exibição dinâmica de conteúdo personalizado.
Software como serviço: As atualizações são automáticas, garantindo o uso da tecnologia mais recente.
Por que investir na abordagem moderna?
Investir na abordagem moderna parece diferente, dependendo das condições da sua intranet atual, mas não importa o caminho, será necessário planejamento estratégico e uma equipe para implementar mudanças. Ao dedicar recursos modernizando sua intranet agora, você permitirá que sua organização se mova com mais rapidez e eficiência do que antes.
O que faz com que modernizar sua intranet valha o pena:
Mover-se na velocidade dos seus negócios: Exiba conteúdo dinamicamente usando designs flexíveis que se ajustam à medida que sua cresce.
Atender aos funcionários onde eles estiverem: Direcione conteúdo relevante para visualizadores específicos em qualquer dispositivo.
Reduzir custo de recursos técnicos: Segurança, permissões, compartilhamento e outros componentes de governança podem ser gerenciados centralmente nos aplicativos do Microsoft 365.
Melhora a probabilidade de sucesso da intranet: É mais provável que os visualizadores usem a intranet quando o conteúdo for relevante, fácil de navegar e móvel.
Como pensar em intranets inteligentes
Seguro e acessível
Tradicional | Novo | Como começar |
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Implantado exclusivamente pela TI | Baseia-se em uma abordagem colaborativa com vários stakeholders nos departamentos da organização | Em vez de atribuir tarefas da intranet a alguns membros de TI, monte uma equipe que represente as necessidades de seus visualizadores e negócios para criar soluções de intranet. Saiba mais sobre as equipes de intranet modernas |
Governada manualmente pela TI | Usa modelos de governança que fornecem flexibilidade aos usuários de maneira compatível, com base nos objetivos da organização - compartilhamento, provisionamento, mitigação de riscos | Em vez de pedir permissão para criar um site a partir de TI, os proprietários podem criar seus próprios sites usando os designs responsivos prontos para uso do SharePoint e temas personalizados. Saiba mais sobre como gerenciar a criação de sites |
Os recursos só podem ser acessados no escritório ou em um computador | Trabalhe a qualquer hora, em qualquer lugar, em qualquer dispositivo | Em vez de limitar o acesso ao conteúdo, use os recursos de segurança e conformidade do SharePoint para garantir que os visualizadores tenham acesso às informações corretas em qualquer dispositivo. O SharePoint funciona por padrão em dispositivos móveis. |
Informativos e participações
Tradicional | Novo | Como começar |
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Comunicação primariamente por email | Comunique-se principalmente por meio de notícias do SharePoint, portais da comunidade e Viva Engage | Em vez de compartilhar uma atualização do projeto em um boletim informativo, anuncie sua atualização no site do projeto e no feed Viva Engage para iniciar uma conversa envolvente. Saiba mais sobre como usar a web part Viva Engage |
Notícias desatualizadas são compartilhadas em um feed de notícias ou boletim informativo | As postagens de notícias do SharePoint transformam as notícias em uma experiência visual atraente, que pode ser criada rapidamente e distribuída para públicos específicos em tempo real | Em vez de fazer grandes comunicados por email em toda a organização, crie uma postagem de notícias que será exibido dinamicamente para o seu público-alvo relevante. Saiba mais sobre como criar um site de notícias |
Experiência não associada a organizações internacionais | Os recursos multilíngues e de direcionamento de público-alvo garantem que os usuários se relacionem com informações relevantes | Em vez de criar experiências separadas para visualizadores exclusivos, direcione links de navegação para públicos específicos. Saiba mais sobre como direcionar conteúdo para públicos específicos |
Cria comunidade e culturas
Tradicional | Novo | Como começar |
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A estrutura da intranet é baseada na estrutura da organização | Portais baseados em funções e tarefas abrigam projetos orientados a iniciativas da comunidade | Em vez de separar o conteúdo pela estrutura organizacional, use hubs para organizar o conteúdo com base em iniciativas de negócios. Saiba mais sobre hubs de planejamento |
Reuniões pessoais para criar equipe e cultura organizacional | Envolvimento frequente por meio de eventos online que mostram pessoas, celebram marcos e mantêm conversas consistentes usando Viva Engage e Microsoft Stream | Em vez de reuniões semestrais, grave eventos online e incorpore a gravação do evento usando o Microsoft Stream em uma postagem de notícias. Saiba mais sobre como usar a Web Part do Stream |
Interação pouco frequente entre organização e liderança | Alinha organizações com liderança por meio de eventos ao vivo, conteúdo dinâmico como notícias e conexão social | Em vez de compromissos formais com a liderança, crie saídas acessíveis na forma de eventos ao vivo em Viva Engage. Saiba mais sobre como organizar um evento ao vivo no Viva Engage |
Cria e amplia o conhecimento
Tradicional | Novo | Como começar |
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Informações estáticas, como perguntas frequentes | Informações dinâmicas geradas pela comunidade no Viva Engage | Em vez de criar uma página de perguntas frequentes, insira uma web part Viva Engage que conecta os espectadores a especialistas em assuntos e fornece insights sobre conversas anteriores. Saiba mais sobre como usar a web part Viva Engage |
Procurar para localizar | Pesquisar e procurar para localizar | Em vez de limitar o acesso dos visualizadores ao conteúdo, use os recursos modernos de pesquisa do SharePoint que protegem conteúdo confidencial e aumentam o sucesso da pesquisa. Saiba mais sobre a pesquisa no SharePoint |
Coleção de sites | Coleção de experiências | Em vez de organizar sua Internet por área de negócios, organize por resultados e iniciativas de negócios. Saiba mais sobre hubs de planejamento |
Número limitado e acesso a especialistas no assunto | Encontre especialistas no assunto e comunidades de competências | Em vez de confiar em encontrar especialistas em assuntos em organizações siloed, a experiência de superfície em comunidades sociais como Viva Engage e Teams. Saiba mais sobre como organizar um evento ao vivo no Viva Engage |
Movimentando-se na direção moderna
Entenda que sua intranet é um componente em constante evolução de seus negócios que precisará crescer e se expandir junto com sua organização. Concentre-se em incorporar mudanças modernas que terão o maior impacto em seus negócios primeiro. Planeje e programe quando as mudanças serão incorporadas e como você acompanhará o progresso. Use a análise do site para entender o comportamento do usuário e coletar feedback dos usuários ao longo do caminho.
Sinais de que sua intranet está se movendo na direção moderna:
- É onde você começa seu expediente
- Sempre acompanha você
- Promove colaborações
- Facilita o seu trabalho
- Tudo em um só lugar
Sinais de que sua organização pode se beneficiar sendo moderna:
- Atualmente compartilhando documentos em pastas compartilhadas em um servidor
- É difícil ser produtivo em qualquer lugar
- Sua empresa está crescendo mais rapidamente do que você pode acompanhar
- Volume incontrolável de emails
- Sua organização tem escritórios em vários locais
Recursos mais modernos
Inspiração moderna no lookbook do SharePoint
Arquitetura de informações no SharePoint moderno
Modernizar os sites clássicos do SharePoint
Comentários
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