Mutați un e-mail Outlook într-un folder Exchange urmărit

Urmăriți interacțiunile cu clienții oriunde ați fi și pe aproape orice dispozitiv, utilizând urmărirea folderelor. După ce configurați un folder urmărit, puteți glisa sau muta e-mailul în acel folder, pentru a-l urmări automat în Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises). În plus, dacă setați o înregistrare ”privitor la” (cum ar fi o înregistrare specifică de cont sau de oportunitate) pentru folder, Customer Engagement (on-premises) leagă automat toate e-mailurile din acel folder la înregistrarea respectivă. Folderele urmărite funcționează în Exchange Online, Outlook pe web sau orice altă aplicație mobilă care acceptă Exchange.

Tipp

Folderele urmărite lucrează cu regulile pentru inbox Exchange. Acest lucru facilitează rutarea automată a mesajelor de e-mail la un anumit folder. De exemplu, configurarea unei reguli Exchange care rutează automat e-mailurile de la un contact Contoso la un folder urmărit Contoso, care este legat de o oportunitate Contoso specifică. Vreau să aflu mai multe despre configurarea regulilor.

Pentru a vedea cum funcționează urmărirea folderelor, consultați videoclipul Urmărirea la nivel de folder în CRM Online.

Cerințe pentru utilizarea folderelor urmărite

• Caracteristica foldere urmărite trebuie să fie, de asemenea, activată de către administratorul dvs. Pentru mai multe informații contactați-vă administratorul Customer Engagement (on-premises). Pentru informații de administrare cu privire la activarea folderelor urmărite, consultați Configurarea urmăririi la nivel de folder.

• Organizația dvs. trebuie să utilizeze sincronizarea la nivelul serverului ca metodă de sincronizare a e-mailurilor. Dacă nu știți ce metodă de sincronizare utilizează organizația dvs., contactați-vă administratorul Customer Engagement (on-premises). Pentru informații de administrare cu privire la configurarea sincronizării la nivelul serverului, consultați Configurarea sincronizării la nivelul serverului.

Configurarea unui folder urmărit

1. În aplicația web: pe bara de navigare, faceți clic pe Opțiuni .

2. În caseta de dialog Setare opțiuni personale, faceți clic pe fila E-mail, apoi sub Selectați mesajele de e-mail pentru urmărire în Dynamics 365, faceți clic pe Configurați regulile de urmărire folder.

3. În caseta de dialog Urmărire la nivel de folder, sub Folder Exchange, faceți clic pe + Mapare folder nou, faceți clic pe săgeata în jos din caseta care apare, apoi selectați folderul pe care doriți să îl urmăriți.

   

   Hinweis

   Puteți urmări numai folderele sau subfolderele din interiorul inboxului Exchange. Va fi urmărit numai folderul pe care îl selectați. De exemplu, dacă selectați un folder care include subfoldere, acestea nu sunt urmărite cu excepția cazului în care le selectați special în această casetă de dialog. Numărul maxim de foldere pe care le puteți urmări este 25.

4. Dacă doriți să legați folderul de o anumită înregistrare—de exemplu, un cont sau o oportunitate—sub Înregistrarea corespunzătoare din Dynamics 365 for Customer Engagement, faceți clic pe butonul Căutare , apoi căutați înregistrarea.

5. Repetați pașii 3 și 4 pentru orice foldere suplimentare pe care doriți să le urmăriți și (opțional) să le legați de înregistrările ”privitor la”.

6. Când ați terminat de adăugat și de legat foldere, faceți clic pe Salvare.

Cele mai bune practici pentru urmărirea folderelor

• Asigurați-vă că beneficiați de urmărirea folderelor pe dispozitivele dvs. mobile. Dacă dispozitivul dvs. acceptă e-mailul Exchange, urmărirea folderelor va funcționa automat. Nu este nevoie să instalați nimic. Doar glisați sau mutați e-mailul într-un folder urmărit, pentru a urmări automat acel e-mail în Customer Engagement (on-premises).

• Indiferent dacă ați setat sau nu o înregistrare ”privitor la”, contează modul în care aveți de gând să utilizați folderul:

  • Dacă primiți un volum mic de e-mailuri de la mulți clienți diferiți, poate doriți să creați un singur folder denumit „Urmărire în Dynamics 365 for Customer Engagement” (sau un nume similar) care nu este legat de o anumită înregistrare. În acest fel, puteți glisa mesajele în acel folder, pentru a le urmări automat. Dacă ulterior doriți să legați un mesaj e-mail din acel folder la o înregistrare Customer Engagement (on-premises) specifică, deschideți acea înregistrare a activității în Customer Engagement (on-premises), apoi completați câmpul ”Privitor la”.

  • Dacă primiți volume mari de e-mailuri de la un anumit client, creați un folder (sau utilizați un folder existent) doar pentru acel client și legați-l la o anumită înregistrare. De exemplu, creați un folder Contoso și setați înregistrarea ”privitor la” la o înregistrare de cont Contoso sau la o înregistrare de oportunitate.

• Orice e-mail ca răspuns la e-mail care a fost urmărit va fi doar urmărit automat în cazul în care e-mailul de răspuns este în folderul Inbox. În cazul în care a fost mutat manual sau prin regulile Outlook într-un subfolder din Inbox, nu va fi urmărit automat. Soluție: (1) nu utilizați rutarea folderelor bazată pe reguli sau (2) nu mutați manual e-mailul dintr-un folder în Inbox pentru niciun răspuns de e-mail care credeți că trebuie urmărit în Customer Engagement (on-premises).

• Puteți configura mai multe foldere care se leagă la aceeași înregistrare ”privitor la”. De exemplu, ați putea lega un folder Ofertă de vânzare Contoso și un folder Aspecte juridice Contoso la aceeași înregistrare de cont Contoso.

• Este mai bine să nu utilizați același folder pentru înregistrări diferite pe o perioadă de timp. De exemplu, să presupunem că urmăriți comunicațiile prin e-mail pentru o oportunitate cu Clientul 1, dar ați câștigat oportunitatea și acum nu mai trebuie să urmăriți comunicațiile cu acel client. Ați putea fi tentați să schimbați pur și simplu înregistrarea ”privitor la” pentru acel folder la un client nou (Client 2) cu care lucrați. Dacă procedați astfel, toate e-mail-urile din acel folder, inclusiv e-mail-urile referitoare la client 1, vor fi asociate cu client 2. Prin urmare, este mai bine în acest caz să creați un nou folder asociat cu client 2, și apoi să setați înregistrarea pentru acel folder nou la client 2. Apoi puteți șterge înregistrarea respectivă pentru folderul client 1.

• Puteți include un folder neurmărit în interiorul unui folder urmărit. De exemplu, să presupunem că doriți să stocați e-mailurile personale de la un contact Contoso. Puteți crea un subfolder Personal sub folderul Contoso și să îl lăsați neurmărit.

• Dacă nu mai aveți nevoie să urmăriți un folder, este o idee bună să anulați urmărirea lui din motive de performanță. Pentru a anula urmărirea unui folder, eliminați-l din caseta de dialog Urmărire la nivel de folder.

Ce se întâmplă atunci când anulați urmărirea, mutați, ștergeți sau redenumiți folderele sau atunci când modificați înregistrarea ”privitor la”?

Următorul tabel arată ce se întâmplă la anularea urmăririi, mutarea sau ștergerea folderelor sau la modificarea înregistrării ”privitor la” legată de un folder urmărit.

Acțiune	Rezultat
Anulați urmărirea unui folder prin ștergerea lui din caseta de dialog Urmărire la nivel de folder	Toate mesajele incluse anterior în acel folder încă vor fi urmărite, iar înregistrarea ”privitor la” încă va fi legată de acele mesaje de e-mail. Mesajele de e-mail noi pe care le adăugați la acel folder nu vor fi urmărite.
Ștergerea unui folder din Outlook sau Exchange	Toate mesajele de e-mail incluse în acel folder vor fi șterse din Outlook sau din Exchange Online. Mesajele de e-mail urmărite deja prin intermediul acelui folder nu vor fi însă șterse din Microsoft Dynamics 365 for Customer Engagement.
Mutarea unui folder în Outlook sau Exchange	Folderul și tot conținutul său vor fi urmărite în continuare. Dacă mutați un folder în afara inboxului, regulile de urmărire la nivel de folder vor fi dezactivate.
Redenumirea unui folder din Outlook sau Exchange	Folderul și tot conținutul său vor fi urmărite în continuare. Sfat: La redenumirea folderelor, software-ul utilizează ID-ul folderului Exchange în scopul urmăririi – aceasta nu depinde de numele propriu-zis al folderului. Acest lucru este important de știut dacă ștergeți un folder și apoi redenumiți un folder nou cu același nume ca și folderul șters. De exemplu, să presupunem că ștergeți folderul 1, creați folderul 2 și apoi redenumiți folderul 2 pentru a deveni folderul 1. Informațiile de urmărire pentru folderul 1 original nu vor fi reținute în acest caz.
Eliminați legătura dintre un folder urmărit și o înregistrare specifică, prin ștergerea legăturii din caseta de dialog Urmărire la nivel de folder	Toate mesajele din acel folder, care au fost legate anterior, vor continua să fie legate. Mesajele noi adăugate la acel folder nu vor fi legate.
Mutarea unui mesaj de e-mail dintr-un folder urmărit, care este legat la o înregistrare specifică, într-un alt folder	Dacă noul folder nu are o înregistrare ”privitor la”, mesajul de e-mail va continua să fie legat de înregistrarea originală. Dacă noul folder are o înregistrare ”privitor la”, mesajul de e-mail va fi legat la acea înregistrare ”privitor la”.
Modificarea manuală a înregistrării ”privitor la” pentru un mesaj de e-mail care este legat la o înregistrare ”privitor la” diferită, prin intermediul unui folder urmărit	Regula folderului urmărit are prioritate. Când folderul este sincronizat, mesajul de e-mail va fi legat din nou de înregistrarea specificată în regula de urmărire a folderelor, chiar dacă modificați manual înregistrarea ”privitor la”. În acest caz, pentru modificarea înregistrării ”privitor la”, efectuați unul din următorii pași: - Mutați mesajul într-un folder urmărit legate de înregistrarea pe care o doriți. - Eliminați legătura la înregistrarea ”privitor la” din caseta de dialog Urmărire la nivel de folder înainte să modificați manual înregistrarea asociată. - Mutați mesajul de e-mail specific în afara folderului urmărit, apoi modificați manual înregistrarea asociată pentru acel mesaj de e-mail.
Doi utilizatori mută același mesaj de e-mail în foldere separate, care au înregistrări ”privitor la” diferite	Puteți seta doar o înregistrare ”privitor la” pentru un mesaj de e-mail. În acest caz, înregistrarea care este procesată prima este legată de înregistrarea ”privitor la”.

Consultați și

Întrebări frecvente despre sincronizarea înregistrărilor între Customer Engagement (on-premises) și Microsoft Outlook
Configurarea urmăririi la nivel de folder

Hinweis

Ne puteți spune care preferințele dvs. lingvistice pentru documentație? Răspundeți la un chestionar scurt. (rețineți că acest chestionar este în limba engleză)

Chestionarul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date personale (angajament de respectare a confidențialității).