Dynamics 365 for Outlook Ghidul administratorului

Wichtig

Începând cu 1 octombrie 2020, moștenirea Dynamics 365 for Outlook (denumită și program de completare Outlook COM) a fost retrasă. Microsoft nu va oferi asistență sau alte actualizări (inclusiv securitate și actualizări critice) pentru programul de completare Outlook COM pentru aplicațiile Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing, și Field Service).

• Începând cu 4 decembrie 2020, moștenirea Dynamics 365 for Outlook nu este disponibilă pentru aplicațiile Customer Engagement (Dynamics 365 Sales, Customer Service, Marketing și Field Service). Utilizați varianta modernă Dynamics 365 App for Outlook în schimb.
• Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises) utilizatorii pot folosi în continuare moștenirea Dynamics 365 for Outlook și va continua să primească actualizări de securitate critice. Cu toate acestea, vă recomandăm să treceți la modernul Dynamics 365 App for Outlook cât mai repede posibil.

Pentru mai multe informații și pași pentru a face o tranziție lină, descărcați Manualul de proceduri Dynamics 365 for Outlook (program de completare COM).

Dynamics 365 for Outlook poate sincroniza mesajele de e-mail, contactele, activitățile și rezervările între Office Outlook și Dynamics 365 (sincronizare client-server). În mod similar cu sincronizare la nivelul serverului, sunt folosite filtre de sincronizare pentru a sincroniza datele de mesagerie din Dynamics 365 la Outlook sau Exchange. Urmărirea manuală sau urmărirea bazată pe regula de cutie poștală se folosește pentru a sincroniza datele de mesagerie din Exchange sau Outlook în Dynamics 365.

Atunci când utilizați Dynamics 365 for Outlook, există câteva concepte de sincronizare pe care este util să le înțelegeți. Rețineți că, pentru a beneficia de oricare dintre aceste funcționalități Dynamics 365 for Outlook, fiecare utilizator Dynamics 365 for Customer Engagement trebuie să ruleze programul de completare Dynamics 365 for Outlook și înregistrarea de cutie poștală a utilizatorului Dynamics 365 trebuie să fie configurată în mod corespunzător.

Când selectați Dynamics 365 for Outlook ca metodă de sincronizare a datelor de mesagerie în înregistrarea de cutie poștală a utilizatorului, e-mailul, contactele, rezervările și activitățile create în Outlook sunt sincronizate cu aplicații Dynamics 365 sau Customer Engagement (on-premises).

Wichtig

• Trebuie să aveți cea mai recentă versiune de Dynamics 365 for Outlook (versiunea 8.2.3) pentru a vă conecta la versiunea de aplicații Dynamics 365. Versiunea 8.2.3 oferă asistență pentru Transport Layer Security (TLS) 1.2, necesar pentru conectarea Dynamics 365 for Outlook și aplicații Dynamics 365. Pentru mai multe informații, consultați Actualizare pentru Dynamics 365 for Outlook.
• Atunci când se utilizează Dynamics 365 for Outlook versiunea 9.0 în modul offline, atașările la înregistrările sincronizate nu vor fi disponibile în modul offline. Dacă există o atașare la o înregistrare, atașarea va fi disponibilă numai atunci când reveniți online. Dacă ați adăugat o atașare la o înregistrare în modul offline, atașarea va fi sincronizată cu serverul când reveniți online. Pentru a utiliza fișierele atașate în modul offline, luați în considerare salvarea dispozitivului atașat pe dispozitiv.
• Capabilitatea offline în Dynamics 365 for Outlook versiunea 9.0 nu este disponibilă în Dynamics 365 Customer Engagement (on-premises).
• Personalizările care au dependență de motorul de bază de date SQL și de instanța locală offline a Dynamics 365 for Outlook nu sunt acceptate.
• Microsoft Dynamics 365 for Outlook nu este activat pe Common Data Service.

Concepte de sincronizare Dynamics 365 for Outlook

Rețineți următoarele concepte atunci când utilizați Dynamics 365 for Outlook ca agent de sincronizare:

1. Organizația de sincronizare. O singură organizație poate fi desemnată ca organizație de sincronizare. Dacă aveți mai multe organizații Dynamics 365 configurate, puteți vizualiza organizația de sincronizare în Asistent pentru configurare Dynamics 365. Expert configurare este o aplicație care include Dynamics 365 for Outlook. Rețineți că vă puteți conecta totuși la organizații suplimentare utilizând Dynamics 365 for Outlook. Cu toate acestea, atunci când o organizație nu este definită ca organizație de sincronizare în Dynamics 365 for Outlook, datele de mesagerie din Outlook nu se sincronizează cu organizația respectivă.

2. Cutia poștală de sincronizare. O singură cutie poștală Exchange sau POP3 poate fi atribuită unui utilizator Dynamics 365 for Customer Engagement. Puteți desemna mai multe cutii poștale, însă nu puteți mapa mai mulți utilizatori Dynamics 365 for Customer Engagement pentru o cutie poștală Exchange sau o cutie poștală de e-mail POP3. Această cutie poștală este denumită cutie poștală principală.

3. Sincronizarea instanței Dynamics 365 for Outlook. O singură instanță Dynamics 365 for Outlook poate fi desemnată ca instanță de sincronizare Dynamics 365 for Outlook. Atunci când vă conectați la o organizație de pe un alt PC care execută Dynamics 365 for Outlook și care nu este instanța de sincronizare Dynamics 365 for Outlook, veți primi un mesaj de dialog care vă întreabă dacă doriți să desemnați instanța Dynamics 365 for Outlook curentă ca instanță de sincronizare Dynamics 365 for Outlook. Rețineți că, atunci când alegeți să nu setați instanța Dynamics 365 for Outlook ca instanță de sincronizare, vă puteți conecta totuși la organizația Dynamics 365 for Customer Engagement și efectua acțiuni, dar datele de mesagerie din Outlook nu se vor sincroniza cu organizația Dynamics 365 for Customer Engagement.

4. Trecere offline sincronizare date. Funcția Trecere offline utilizează SQL Server Express ca depozit de date locale. Atunci când treceți offline sau reveniți online, Dynamics 365 for Outlook sincronizează înregistrările pentru tipurile de entitate pe care le alegeți cu Dynamics 365 for Customer Engagement sau Customer Engagement (on-premises). Când treceți offline sau reveniți online, are loc un proces separat de sincronizare care nu face parte din sincronizarea datelor de mesagerie descrisă aici. Funcția Trecere offline permite utilizatorilor să creeze, modifice sau șteargă offline înregistrările care pot fi ulterior sincronizate cu Dynamics 365 for Customer Engagement sau cu Customer Engagement (on-premises) atunci când Dynamics 365 for Outlook revine online.

Notificări privind confidențialitatea

Pentru a utiliza Microsoft Dynamics 365 for Outlook, trebuie să vă conectați folosind acreditările dvs. (o adresă de e-mail și o parolă). Puteți opta pentru salvarea locală a acestor informații, astfel încât să nu vi se solicite acreditările de fiecare dată când deschideți Outlook. Dacă optați să salvați aceste informații local, Dynamics 365 for Outlook se va conecta automat la Microsoft Dynamics 365 (online) de fiecare dată când deschideți Outlook.

După ce vă conectați prima dată și utilizați Dynamics 365 for Outlook, conexiunea dintre computerul dvs. și Dynamics 365 (online) va rămâne întotdeauna deschisă când aveți acces la internet. Puteți alege să dezactivați conexiunea dintre computer și Dynamics 365 numai utilizând o setare de configurare, dar dacă dezactivați conexiunea, Dynamics 365 for Outlook poate manifesta o scădere a performanței.

Dacă utilizați Dynamics 365 for Outlook pentru a urmări e-mailurile, firul de e-mail va fi vizibil utilizatorilor din organizația dvs. care au permisiunea să-l vizualizeze.

Pentru fiecare e-mail pe care îl primiți, Dynamics 365 for Outlook va trimite Dynamics 365 (online) adresa de e-mail a expeditorului, adresa de e-mail a destinatarului și linia de subiect a mesajului. Acestea permit Dynamics 365 (online) să valideze dacă un anumit e-mail trebuie stocat de către serviciul Dynamics 365 (online). Atunci când urmăriți un element, serviciul Dynamics 365 va păstra o copie a elementului respectiv și ceilalți utilizatori din organizația dvs. care au permisiunile corespunzătoare îl vor putea vizualiza. Atunci când anulați urmărirea unui element, acea copie este ștearsă automat din Dynamics 365 (online) numai dacă dețineți elementul.

Dacă utilizați Microsoft Dynamics 365 for Outlook, atunci când treceți offline, o copie a datelor la care lucrați este creată și stocată pe computerul local. Datele sunt transferate de la Dynamics 365 (online) la computer utilizând o conexiune securizată și este menținută o legătură între copia locală și Dynamics 365 Online. Data viitoare când vă conectați la Dynamics 365 (online), datele locale vor fi sincronizate cu Dynamics 365 (online).

Un administrator stabilește dacă utilizatorii unei organizații au permisiunea de a trece offline cu Microsoft Dynamics 365 for Outlook utilizând rolurile de securitate.

Utilizatorii si administratorii pot configura entitățile care sunt descărcate prin intermediul sincronizării offline folosind setarea Filtre de sincronizare din caseta de dialog Opțiuni. Alternativ, utilizatorii și administratorii pot configura câmpurile descărcate (și încărcate) utilizând Opțiuni complexe din caseta de dialog Filtre de sincronizare.

Dacă utilizați Dynamics 365 (online), atunci când utilizați caracteristica Sincronizare cu Outlook, datele Dynamics 365 pe care le sincronizați sunt „exportate” în Outlook. Este menținută o legătură între informațiile din Outlook și informațiile din Dynamics 365 (online) pentru a se asigura că informațiile rămân la zi între cele două. Outlook Sync descarcă numai ID-urile de înregistrări Dynamics 365 relevante, pentru a le utiliza atunci când un utilizator încearcă să urmărească și să seteze ca referitoare la un element Outlook. Datele companiei nu sunt stocate pe dispozitiv.

Un administrator stabilește dacă utilizatorii organizației dvs. au permisiunea de a sincroniza datele Dynamics 365 în Outlook utilizând rolurile de securitate.

Hinweis

Ne puteți spune care preferințele dvs. lingvistice pentru documentație? Răspundeți la un chestionar scurt. (rețineți că acest chestionar este în limba engleză)

Chestionarul va dura aproximativ șapte minute. Nu sunt colectate date personale (angajament de respectare a confidențialității).