Urmăriți și gestionați activități

Articol
04/07/2022
7 minute de lectură

În Dynamics 365 Sales, utilizați activități pentru a planifica, urmări și organiza toate comunicările cu clienții dvs. De exemplu, puteți lua note, trimite e-mailuri, efectua apeluri telefonice, stabili rezervări și atribui activități, pe măsură ce lucrați la o vânzare sau rezolvați un caz de serviciu. Aceste acțiuni sunt toate considerate tipuri de activități.

Sistemul automat aplică marcaje de timp la fiecare activitate și arată cine a creat-o. Dvs. și alte persoane din echipa dvs. puteți defila prin activități pentru a vedea istoricul, pe măsură ce lucrați cu un client.

Pentru a beneficia la maximum de aplicația Dynamics 365 Sales, este important ca toți din organizație să urmărească toate interacțiunile cu clienții lor prin adăugarea unei activități pentru fiecare e-mail, apel telefonic, sarcină sau rezervare. În acest fel, istoricul unui client este complet.

Cerințe de licență și rol

Tipul de cerință	Trebuie să ai
Licență	Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise sau Dynamics 365 Sales Professional Mai multe informații: Preț Dynamics 365 Sales
Roluri de securitate	Orice rol principal de vânzări, cum ar fi agent de vânzări sau manager de vânzări Mai multe informatii: Roluri primare de vânzări

Găsiți activitățile dumneavoastră

Vă puteți găsi activitățile sub Lucrul meu în hartă de site.

Activitățile se conectează pe harta site-ului.

Consultați activitățile din Lista, Calendar sau vizualizarea Kanban

În harta site-ului, selectați Activirăți.
În bara de comandă, selectați pictograma Mai multe comenzi , apoi selectați Afișare ca și apoi tipul de vizualizare, cum ar fi, Kanban, Controlul calendarului, sau Grilă doar în citire.

Puteți vedea activitățile din trei vizualizări diferite:

Listă. Prezintă o listă cu toate activitățile.
Calendar. Afișează un calendar cu o listă a activităților programate din ziua și ofertele aferente.
Kanban. Prezintă o reprezentare vizuală a activităților dvs. de vânzări în diferite stări. Acest lucru vă permite să vedeți starea fiecărei activități din canalul dvs. și să le glisați pentru a trece de la o stare la alta (de exemplu, Deschis, Încheiat, Anulat, Programat). Mai multe informații: Lucrați cu activități în vizualizarea Kanban

Schimbarea vizualizării activităților dvs.

Puteți utiliza vizualizări pentru a vedea activitățile pe care le doriți. De exemplu, puteți utiliza vizualizarea Activitățile mele pentru a vedea activitățile alocate dvs. și vizualizarea Activitățile membrilor echipei mele pentru a vedea activitățile echipei dvs.

Listă derulantă Vizualizare activități.

Filtrarea listei de activități

Puteți să filtrați lista de activități, astfel încât să le vedeți doar pe cele care vă interesează. De exemplu, puteți limita activitățile pe care le vedeți într-o vizualizare utilizând filtrul de tip activitate. Filtrul de tip de activitate vă permite să filtrați activitățile în funcție de tip, cum ar fi e-mail, activitate, apel telefonic ș.a.

Filtrați după tipul de activitate.

Puteți utiliza, de asemenea, filtrul Scadent pentru a vedea activitățile care se scad într-un timp specificat, cum ar fi activitățile care se scad astăzi sau mai devreme sau activitățile care urmează să fie scăzute în următoarele șapte zile sau mai devreme.

Filtrul cuvenit.

Crearea sau editarea unei noi activități

Puteți crea activități independente care nu sunt asociate cu niciun registru de vânzări sau de clienți. Pentru a face acest lucru, în harta site-ului, selectați Activități apoi pe bara de comandă, selectați E-mail sau Apel telefonic sau Activitate, în funcție de ce activitate doriți să creați.

Sau, pentru a edita o înregistrare de activitate existentă, deschideți activitatea selectând titlul acesteia.

Hinweis

Odată cu lansarea din Dynamics 365 Sales din aprilie 2020, când creați sau editați o nouă activitate, înregistrarea se deschide într-o casetă de dialog Formular principal. Un dialog Formular principal este un formular principal care se deschide într-un dialog (o fereastră pop-up). Dialogurile de formular principal vă permit să rămâneți în context în timp ce lucrați la o înregistrare cu posibilitatea de a deschide o a doua sau a treia înregistrare în experiența de dialog. Acest lucru face mai ușor să editați înregistrările.

Adaugați o nouă activitate pentru un client

De cele mai multe ori, veți dori să adăugați o activitate care este asociată cu o persoană de contact, o oportunitate, un cont sau un alt tip de înregistrare, pentru a vă ajuta să urmăriți tot istoricul comunicării pe care o aveți cu un client. (De asemenea, puteți adăuga o activitate pentru dvs.)

Pe măsură ce relația cu un client a organizației se consolidează în timp, dvs. și alte persoane din echipa dvs. puteți să vă uitați prin fluxul de activitate pe măsură ce lucrați cu clientul, și a vedea istoria interacțiunilor. De asemenea, activitățile pot fi incluse în rapoarte pentru a urmări progresul desfășurării.

Pentru a adăuga o activitate pentru un client:

Deschideți înregistrarea. Puteți utiliza Căutarea rapidă de pe bara de navigare, pentru a găsi rapid o înregistrare.
Selectați Activități pentru a adăuga o activitate sau un apel telefonic la înregistrare. Selectați Mai mult (...) pentru a trimite un e-mail sau o rezervare. Sau, selectați Note și apoi începeți să tastați.

Adăugați o activitate pentru dvs

Adăugați o activitate sau notă pentru dvs. atunci când doriți un memento pentru a face ceva personal, cum ar fi o rezervare la doctor sau participarea la un eveniment sportiv.

În caz contrar, pentru a păstra un istoric al interacțiunilor cu un client, ar trebui să adăugați noile activități care sunt asociate cu înregistrarea unui client, astfel ca acele activități să devină parte a istoricului pe care alte persoane din echipa dvs. să le poată vizualiza.

Pentru a adăuga o activitate pentru dvs.:

Pe bara de navigare, selectați Creare, apoi selectați pictograma sau dala de activitate.
Completați câmpurile, apoi selectați Salvare.

Atașarea unui document

Documentele, foile de calcul, imaginile și aproape orice tip de fișier pot fi atașate la e-mailuri și note.

Pentru a atașa un document la un e-mail:

Deschideți formularul de e-mail.
Pe bara de comenzi, selectați Atașare fișier.
Răsfoiți și apoi selectați fișierul pe care doriți să îl atașați. Fișierul selectat apare în Atașament panou.

Pentru a atașa un document la o notă:

În Cronologie panou, selectați + și apoi selectați Notă.
Adăugați nota și selectați pictograma atașamentului înainte de Adauga notita buton.
Răsfoiți și apoi selectați fișierul pe care doriți să îl atașați. Fișierul selectat apare deasupra Adauga notita buton.

Marcați o activitate ca finalizată

După ce apelați pe cineva, finalizați o activitate, trimiteți un mesaj de e-mail sau accesați o rezervare, puteți marca drept finalizată activitatea pentru acea acțiune.

Deschideți activitatea.
În bara de comenzi, selectați Marcare ca terminat.

Marcați în același timp mai multe activități ca finalizate

Pe lista de activități, selectați toate activitățile pe care doriți să le marcați finalizate.
În bara de comenzi, selectați Marcare ca terminat.

Cele mai bune practici pentru activități

Iată câteva sugestii despre cum să utilizați activitățile în beneficiul organizației dumneavoastră:

Adăugați o activitate pentru fiecare interacțiune client. Asigurați-vă că istoricul unui client include o înregistrare a fiecărei comunicări pe care o aveți cu acesta.
Utilizați tipul de activitate potrivit pentru acțiune. Poate fi tentant să introduceți o notă nouă care spune, „S-a trimis un e-mail pentru a confirma prețurile”, sau „S-a sunat clientul pentru a discuta cazul lor de serviciu.” Cu toate acestea, ar trebui să adăugați o activitate de tip e-mail sau apel telefonic pentru a urmări aceste tipuri de acțiuni și utilizați notele pentru texte mai generale.
Adăugați activități și pentru dvs. Vă puteți urmări propriile rezervări, evenimente și note, fără asocierea acestor activități cu un client.

Utilizați comanda Creare pe bara de navigare. Găsiți aceste activități în listă prin sortarea coloanei Referitor la, care este necompletată pentru a vă înștiința că activitatea nu este asociată cu o înregistrare de client.
Rețineți că activitățile se „cumulează” în înregistrările lor asociate. Să presupunem că doriți să vă reamintiți să urmăriți ceva cu Cecil Langer, o persoană de contact care asociată cu contul, Wingtip Toys. Veți avea nevoie să adăugați activitatea la înregistrarea de contact pentru Cecil (nu pentru contul Wingtip Toys).

Astfel, activitatea dumneavoastră se va „cumula” în cont automat, și dvs. și alte persoane din echipa dvs. veți vedea activitatea atunci când priviți la persoană de contact, și atunci când priviți la contul firmei Wingtip Toys. (Și vor ști că v-ați ocupat de el.)

Nu găsiți opțiunile în aplicație?

Există două posibilități:

Nu aveți licența sau rolul necesar pentru a efectua pașii.
Este posibil ca organizația dvs. să folosească o aplicație particularizată și, prin urmare, harta site-ului și interfața pentru utilizatori vor fi diferite. Consultați-vă cu administratorul pentru a afla pașii exacți. Pașii descriși în această documentație sunt specifici aplicației predefinite Hub de vânzări sau Sales Professional.

Consultați și

Lucrul cu activități în vizualizarea Kanban