Începeți să lucrați cu aprobările
Indiferent dacă aveți nevoie de o confirmare scrisă din partea managerului dumneavoastră sau de o autorizație formală din partea unui grup divers de părți interesate, obținerea aprobării lucrurilor face parte din aproape fiecare organizație.
Cu capacitatea de aprobări din Power Automate, puteți automatiza cererile de semnare și puteți combina procesul decizional uman pentru fluxurile de lucru. Unele cazuri populare în care aprobările pot fi utilizate includ:
Aprobarea cererilor de concediu.
Aprobarea documentelor care necesită aprobare.
Aprobarea rapoartelor de cheltuieli.
Când trimiteți o aprobare într-un flux, aprobatorii sunt notificați și pot examina cererea și acționa în baza acesteia.
Acțiuni de aprobare
Acțiunile sunt evenimentele pe care doriți să le efectueze fluxul după ce declanșatorul începe fluxul. De exemplu, când un articol nou este adăugat la o listă creată cu Microsoft Lists, declanșați o aprobare pentru ca cineva să examineze noul articol.
Următoarea imagine arată lista completă de acțiuni de aprobare pe care le puteți utiliza în fluxurile dvs.
Dacă doriți să începeți rapid cu aprobările, utilizați Începeți și așteptați o acțiune de aprobare . Această acțiune vă permite să furnizați informațiile care ar trebui să fie în cererea de aprobare și aprobatorii care vor primi cererea.
Când utilizați acțiunea Porniți și așteptați o aprobare , fluxul începe și apoi așteaptă răspunsul aprobatorilor înainte de a finaliza executarea.
Există patru tipuri de aprobare pe care le puteți utiliza.
| Tip de aprobare | Comportament |
|---|---|
| Aprobare/Respinge - Toată lumea trebuie să aprobe | Toți aprobatorii au două opțiuni: Aprobare sau Respinge. Este necesar un răspuns de la fiecare aprobator înainte de finalizarea rulării fluxului. Acțiunile care urmează Începeți și așteptați o acțiune de aprobare se execută după ce toți aprobatorii răspund sau când un apare o singură respingere. |
| Aprobare/Respinge - primul care răspunde | Aprobatorii alocați au două opțiuni: Aprobare sau Respinge. Aprobarea sau respingerea de către orice autorizator completează cererea. Acțiunile care urmează acțiunii Începeți și așteptați o aprobare se execută după ce oricare dintre aprobatori dă aprobarea. |
| Răspunsuri personalizate - Așteptați toate răspunsurile | Definiți opțiunile dintre care pot alege aprobatorii alocați. Toți aprobatorii trebuie să răspundă pentru a finaliza procesul. |
| Răspunsuri personalizate - Așteptați un răspuns | Definiți opțiunile dintre care pot alege aprobatorii alocați. Un răspuns din partea oricărui autorizator finalizează procesul. |
Cerințe preliminare
Dacă este prima dată când utilizați aprobări în organizația dvs., asigurați-vă că ați îndeplinit următoarele cerințe preliminare:
Permisiuni pentru a crea o Dataverse bază de date
Când creați fluxuri de aprobare, acestea sunt salvate în Dataverse. Inițial, atunci când utilizați conectorul de aprobări într-un flux cloud care se află într-un mediu care nu este implicit, sistemul furnizează automat o bază de date. Pentru a avea succes, utilizatorul care rulează primul flux de aprobare trebuie să aibă un rol de administrator în mediu.
Poate dura câteva minute pentru ca furnizarea bazei de date să fie finalizată și veți observa această întârziere prima dată când rulați fluxul. Alți utilizatori care creează fluxuri de aprobare nu au nevoie de permisiuni ridicate în mediu.
Notă
Dacă utilizați mediul implicit, nu este necesar să furnizați Dataverse baza de date. Dacă creați fluxuri de aprobare, baza de date Dataverse este creată automat pentru dvs. în mediul implicit.
Licență pentru a crea fluxuri
Deoarece conectorul de aprobări este un conector standard, orice licență care acordă acces la Power Automate și capacitatea de a utiliza conectori standard este suficientă pentru a crea fluxuri de aprobare.
Iată licențele care acordă drepturi de utilizare a conectorilor standard:
- Power Automate.
- Office 365.
- Licență Dynamics 365 cu capabilități Power Automate încorporate.
Puteți găsi o listă a licențelor Office 365 și Dynamics 365 în Microsoft Power Apps și Power Automate ghidul de licențiere.
Începerea
Utilizați una dintre următoarele opțiuni pentru a începe să creați fluxuri de aprobare.
Utilizați un șablon existent—Puteți căuta în lista de șabloane de aprobare pentru scenariul dvs., apoi urmați pașii pentru a crea un flux care se potrivește nevoilor dvs.
Modificați un șablon existent—Dacă unul dintre șabloanele existente este similar, dar nu se potrivește exact nevoilor dvs., creați un flux din acel șablon și apoi modificați fluxul după cum doriți.
După ce creați un flux dintr-un șablon, vă puteți modifica sau extinde. Faceți acest lucru adăugând, editând sau eliminând declanșatoare și acțiuni.
Sfat
Puteți copia și lipi acțiunile în același flux sau între fluxuri pentru a accelera procesul de editare.
Creați un flux de aprobare de la zero—Dacă nu găsiți un șablon potrivit, puteți crea un flux de la zero și apoi îl puteți conecta la serviciile și aprobările de care aveți nevoie utilizând acțiunile de aprobare. Aflați cum să creați un flux de la zero.
Consultați comunitatea pentru inspirație și ajutor—Power Automate are o comunitate înfloritoare care vă poate ajuta dacă sunteți blocat sau căutați ceva inspirație. Accesați Power Automate forumurile pentru a pune întrebări specifice și a obține răspunsuri.
Atribuiți aprobări oricărui utilizator din chiriașul dvs
Puteți atribui aprobări utilizatorilor, inclusiv utilizatorilor invitați și Microsoft 365 grupurilor, în mediul Dataverse actual sau în Microsoft Entra chiriașul dvs.
Când atribuiți o aprobare utilizatorilor care nu se află în mediul dvs., aceștia primesc automat Utilizator de aprobare Dataverse rol de securitate. Utilizatorii au nevoie de acest rol pentru ca răspunsurile lor să fie procesate și menținute în istoricul aprobărilor.
Următoarele configurații ale chiriașilor nu permit acest lucru:
- Când setarea AllowAdHocSubscriptions din Microsoft Entra este dezactivată. În acest caz, puteți solicita administratorului locatarului să îl activeze. Puteți găsi mai multe informații despre acest lucru în înregistrarea la autoservire.
- Dacă a fost folosit un grup de securitate pentru a controla ce utilizatori au acces la Dataverse mediu.
- Power Automate Planurile guvernului SUA.
După ce atribuiți o solicitare de aprobare unui utilizator, acesta poate răspunde direct dintr-un e-mail Outlook, un Microsoft Teams card adaptiv sau Power Automate centrul de acțiune dacă are un Power Automate licență sau o Office 365 sau o licență Dynamics 365 cu capabilități Power Automate încorporate. Puteți găsi o listă a acestor licențe Office 365 și Dynamics 365 în ghidul de licențiere Microsoft Power Apps și Power Automate .
Pasul următor
Creați fluxuri de aprobare