Feedback

Logica de sincronizare a rezervărilor, persoanelor de contact și activităților

  • Articol
  • 11 minute de lectură

Acest articol explorează modul în care numirile, contactele și sarcinile sunt sincronizate între Dynamics 365 și Exchange. E-mailul este sincronizat separat.

Numirile, contactele și sarcinile se sincronizează în ambele sensuri în mod implicit între Dynamics 365 și Exchange. Sincronizare pe partea de server, cunoscută și sub numele de sincronizare Exchange, este metoda preferată. Sincronizarea are loc diferit, în funcție de elementul care se sincronizează și de direcția de sincronizare.

Sincronizarea cerințelor de configurare

Înainte ca întâlnirile, contactele și sarcinile să poată fi sincronizate, înregistrarea corespunzătoare a cutiei poștale din Dynamics 365 trebuie să îndeplinească următoarele cerințe. Rețineți că căsuțele poștale de la coadă nu acceptă programarea, contactul sau sincronizarea sarcinilor.

  • Adresa de e-mail a utilizatorului este aprobată.
  • Cutia poștală este testată și activată.
  • Numirile, contactele și sarcinile sunt setate să utilizeze sincronizarea pe server.

Pentru mai multe informații, vezi Conectează la Exchange Online și Sincronizare pe partea de server.

Filtrele de sincronizare determină înregistrările care se sincronizează între Dynamics 365 și Exchange utilizând sincronizarea pe server. Pentru mai multe informații, vezi Alegeți înregistrările de sincronizat între aplicațiile de implicare a clienților și Exchange.

Sincronizați de la Dynamics 365 la Exchange

După ce un articol este sincronizat cu Exchange, se stabilește o legătură. Sincronizarea este întotdeauna bidirecțională. Orice schimbare pe o parte se va reflecta pe cealaltă parte.

Sincronizați de la Exchange la Dynamics 365

Numirile, contactele și activitățile se sincronizează din Exchange cu Dynamics 365 numai atunci când sunt îndeplinite următoarele cerințe:

  • Elementul a fost creat în Dynamics 365 for Outlook aplicația.
  • Articolul este urmărit în Dynamics 365 in Dynamics 365 for Outlook.
  • The Urmărit la Dynamics 365 categorie este aplicat în Outlook sau alt client de e-mail, nu Dynamics 365 for Outlook.

Notă

Sincronizarea pe partea serverului sincronizează întâlnirile cu Urmărit la Dynamics 365 categorie dacă rezervarea se află în folderul principal Calendar sau subdosarele acestuia. Elementele din alte dosare din calendar nu sunt sincronizate.

O captură de ecran a unei căsuțe poștale din Outlook, care arată întâlnirile care pot fi sincronizate din folderul principal Calendar.

Când aceste cerințe sunt îndeplinite, sincronizarea pe server creează elementul în Dynamics 365 și stabilește o legătură. Sincronizarea este întotdeauna bidirecțională. Orice schimbare pe o parte se va reflecta pe cealaltă parte.

Pentru mai multe informații, consultați:

Sincronizarea întâlnirilor

Modul în care se sincronizează întâlnirile între Dynamics 365 și Exchange depinde de direcția de sincronizare și de proprietățile întâlnirii.

Organizator de întâlniri

Organizatorul de întâlniri este un domeniu cheie pentru sincronizarea întâlnirilor. Determină diferite comportamente de sincronizare. Când creați întâlniri folosind personalizări, asigurați-vă că organizatorul este specificat corect. Câmpul organizator nu este expus în formularul de programare în mod implicit. Îl puteți adăuga la formulare, vizualizări sau interogări de căutare avansate, după cum este necesar, pentru a confirma că valoarea este prezentă și corectă.

Sincronizarea întâlnirilor din Dynamics 365 cu Exchange

  • Cartografiere: Întâlnirile din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca întâlniri.

  • Starea numirii: Dacă starea întâlnirii în Dynamics 365 este Efectuat, ·, sau Gratuit, starea întâlnirii se sincronizează cu Exchange ca Gratuit.

  • Aducere aminte: Nu este setat niciun memento dacă programarea are mai mult de șapte zile în trecut sau dacă starea întâlnirii este Gratuit.

  • Invitatii: Nu se trimite nicio invitație dacă:

    • Numirea este în trecut.
    • Niciun participant nu este invitat.
    • Utilizatorul care sincronizează întâlnirea nu este organizatorul.
    • Niciuna dintre următoarele proprietăți nu a fost schimbată: Subiect, Corp, Locație, IsAllDayEvent, ScheduledStart, ScheduledEnd, RequiredAttendees, OptionalAttendees, Organizator, AppointmentStatus, PriorityCode, RecurrencePattern.

Sincronizarea întâlnirilor anulate și șterse din Dynamics 365 cu Exchange

Exchange trimite o anulare a întâlnirii participanților atunci când programarea este ștearsă din căsuța poștală a organizatorului.

Dacă întâlnirea este ștearsă în Dynamics 365, nu se trimite nicio anulare dacă:

  • Numirea este în trecut.
  • Utilizatorul care sincronizează întâlnirea nu este organizatorul întâlnirii.
  • Întâlnirea nu are participanți.

În mod implicit, întâlnirile care sunt anulate în Dynamics 365 nu se sincronizează cu Exchange ca Anulat. Pentru a schimba acest comportament, porniți SSSPropagateAppointmentCancellationsToExchange în OrgDbOrgSettings. Când această setare este activată, anularea unei întâlniri în Dynamics 365 anulează întâlnirea în Exchange, care trimite anularea participanților.

Când o întâlnire este ștearsă în Dynamics 365 și sincronizată cu Exchange, întâlnirea este ștearsă în Exchange numai dacă sunt îndeplinite toate următoarele condiții:

  • Numirea este legată.
  • Utilizatorul de sincronizare este organizatorul întâlnirilor.
  • Numirea este pe viitor.
  • Numirea nu a fost șterse logic.

Dacă nu sunt îndeplinite toate aceste condiții, numirea mai există în Exchange, dar este deconectată.

Când urmărește o întâlnire recurentă, Dynamics 365 nu trimite invitații noi participanților dacă:

  • Toate aparițiile seriei mai există în Outlook și Exchange.
  • Niciun participant nu a fost adăugat sau șters.

Dacă organizatorul a șters instanțele anterioare ale seriei, atunci Dynamics 365 le vede ca lipsă din Exchange. Le recreează și trimite participanților o nouă invitație.

Sincronizarea întâlnirilor din Exchange cu Dynamics 365

  • Cartografiere: Întâlnirile din Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca întâlniri. Întâlnirile recurente se sincronizează cu Dynamics 365 ca o întâlnire principală recurentă și cu instanțele sale. Dacă instanțele individuale ale unei întâlniri recurente sunt modificate în Exchange, acestea se sincronizează cu Dynamics 365 ca înregistrări de întâlniri excepționale.

  • Starea întâlnirii și starea Liber/Ocupat: Dacă starea de numire în Exchange este Gratuit, starea întâlnirii se sincronizează cu Dynamics 365 ca Gratuit. Dacă statul este Efectuat sau Anulat în Dynamics 365, starea întâlnirii în Dynamics 365 este setată la Efectuat. Dacă statul este Deschis în Dynamics 365, starea întâlnirii este setată la Gratuit. Lucrând în altă parte, starea Disponibil/Ocupat se sincronizează cu Dynamics 365 ca stare Deschis și statutul Gratuit.

  • Rezervarea programelor și gestionarea conflictelor: Când o întâlnire este urmărită în Dynamics 365, sincronizarea pe server folosește API-ul de rezervare pentru a se asigura că participanții sunt disponibili la ora specificată. De exemplu, dacă calendarul organizatorului din Dynamics 365 are o altă întâlnire în același timp, rezervarea eșuează și programarea nu este sincronizată. Utilizatorul poate aborda conflictul de programare, selectați pentru a o ignora și lăsați oricum programarea să se sincronizeze. Rezervarea din Dynamics 365 în Outlook suprimă automat conflictul de programare. Pentru mai multe informații, vezi A fost găsit un conflict de programare la salvarea întâlnirii [subiectul întâlnirii] din Exchange în Microsoft Dynamics 365.

Sincronizarea întâlnirilor anulate și șterse din Exchange cu Dynamics 365

Când o întâlnire urmărită sau o întâlnire cu excepție este ștearsă în Exchange, întâlnirea nu este ștearsă în Dynamics 365 în timpul sincronizării dacă:

  • Statul este Efectuat sau Anulat.
  • Numirea este în trecut.
  • Utilizatorul care sincronizează întâlnirea nu este organizatorul întâlnirii.

(O întâlnire cu excepție este o instanță specifică a unei întâlniri recurente care a fost modificată individual.)

Sincronizarea programărilor de serviciu

  • Cartografiere: Programările de serviciu din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca întâlniri.

  • Invitații și anulări: Invitațiile și anulările nu sunt trimise niciodată pentru programările de service.

  • Copii: În timpul sincronizării, utilizatorii primesc propria copie a programării pentru serviciu în cutiile poștale. Nu există organizator central pentru programările de service.

Sincronizarea contactelor

  • Cartografiere: Persoanele de contact din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca contacte.

  • Sincronizarea adresei: Vedea Sincronizarea adresei pentru contacte.

  • Contacte șterse: Persoanele de contact care sunt șterse în Dynamics 365 sunt șterse în Exchange numai dacă utilizatorul de sincronizare nu este proprietarul contactului inițial.

Sincronizarea sarcinilor

Modul în care se sincronizează sarcinile între Dynamics 365 și Exchange depinde de direcția de sincronizare și de proprietățile sarcinii.

Sincronizarea sarcinilor din Dynamics 365 cu Exchange

  • Cartografiere: Faxurile, scrisorile, apelurile telefonice și activitățile din Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca sarcini.

  • Aducere aminte: Dacă data scadentă a sarcinii este cu mai mult de o zi în urmă și starea sarcinii în Dynamics 365 este Deschis sau Programat, este setat un memento în timpul sincronizării.

  • Data scadenței: Data de încheiere programată a activității în Dynamics 365 se sincronizează cu Exchange ca data limită a sarcinii.

  • Starea sarcinii: Când procentul de completare nu este specificat:

    • un Deschis sarcina se sincronizează cu Exchange ca Nu a început.
    • A Efectuat sau Anulat sarcina se sincronizează cu Exchange ca Efectuat.

  • Data completă: Data de încheiere reală a sarcinii se sincronizează cu Exchange ca data de finalizare a sarcinii.

  • Sarcini șterse: Sarcinile care sunt șterse în Dynamics 365 sunt șterse în Exchange numai dacă starea lor în Exchange nu este Efectuat. În mod implicit, faxurile, scrisorile, apelurile telefonice și activitățile care sunt șterse în Exchange sunt șterse și în Dynamics 365. Acest comportament poate fi modificat prin comutarea OrgDbOrgSetting SSSTaskDeletionSyncBehaviorFromExchange.

  • Completarea automată a sarcinii: Sarcinile care sunt marcate ca Complet în Dynamics 365 au o valoare în actualEnd camp. Dacă o sarcină este actualEnd câmpul este populat și data este în trecut, sarcina se sincronizează cu Exchange ca Efectuat automat. Dacă utilizați personalizări pentru a reactiva o sarcină, asigurați-vă că ștergeți actualEnd data pentru a evita completarea automată a sincronizării pe server.

Sincronizarea sarcinilor din Exchange cu Dynamics 365

  • Cartografiere: Activitățile din Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca sarcini.

  • Starea sarcinii: Activitățile care nu au fost începute în Exchange se sincronizează cu Dynamics 365 ca Nu a început.

  • Începerea efectivă a sarcinii: Când o sarcină creată în Exchange se sincronizează cu Dynamics 365, este actualStart câmpul este setat la marcajul de timp curent.

  • Sarcini șterse: Faxurile, scrisorile, apelurile telefonice și activitățile care sunt șterse în Exchange sunt șterse în Dynamics 365.

Setări avansate de sincronizare

Ignorați elementele șterse în mod logic în timpul sincronizării

Când orice articol nu se potrivește cu filtre de sincronizare Mai mult, este de obicei din unul dintre cele două motive:

  • Înregistrarea sa nu mai există în Dynamics 365 deoarece a fost ștearsă fizic.
  • Înregistrarea sa încă există în Dynamics 365, dar nu mai poate fi accesată. Fie utilizatorul care este asociat cu cutia poștală a pierdut accesul la articol, fie proprietățile articolului s-au schimbat și nu mai corespunde filtrelor de sincronizare. Această condiție este denumită ștergere logică.

În mod implicit, sincronizarea pe server trimite o operație de ștergere către Exchange în ambele cazuri. Pentru a modifica acest comportament și a ignora ștergerile logice, porniți DistinctPhysicalAndLogicalDeletesForExchangeSync în OrgDbOrgSettings.

Pentru mai multe informații despre filtrele de sincronizare, consultați:

Permite elementele copiate

Când orice element legat este copiat în Exchange, sincronizarea pe server ignoră acțiunea de copiere în mod implicit. Acest comportament evită crearea de informații duplicate în Dynamics 365. Pentru a schimba acest comportament și a aduce articole duplicat din Exchange, dezactivați IgnoreCopiedItemsInSSSSForMailbox în OrgDbOrgSettings setare.

Sincronizarea atașamentelor de întâlnire, adrese de contact și sarcini în Outlook

Următoarele secțiuni se aplică pentru sincronizarea efectuată Dynamics 365 for Outlook sau sincronizare pe partea de server. Pentru mai multe informații, vezi Integrați-vă sistemul de e-mail.

O captură de ecran a filei Sincronizare setări sistem în Dynamics 365 for Outlook .

Sincronizarea atașamentelor de întâlnire

Utilizatorii pot atașa documente, imagini, înregistrări și alte fișiere la întâlnirile pe care le creează în Dynamics 365 sau în Dynamics 365 for Outlook aplicația. În mod implicit, atașamentele nu sunt incluse atunci când întâlnirile sunt sincronizate. Pentru a le include:

  1. În Dynamics 365 for Outlook, mergi la Setări > Administrare > Setarile sistemului.
  2. Pe Sincronizare filă, selectați Sincronizați atașamentele de întâlnire cu Outlook sau Exchange.
Considerații la sincronizarea atașamentelor
  • Dacă dezactivați sincronizarea atașamentelor, atașamentele nu apar în întâlnirile din Dynamics 365. Ele apar în continuare la întâlniri în Dynamics 365 for Outlook.
  • Atașamentele din întâlnirile recurente sau din programările de serviciu nu pot fi sincronizate.
  • Atașamentele pot crește timpul de sincronizare. Poate doriți să utilizați atașamentele cu moderație dacă utilizați o rețea cu lățime de bandă redusă.

Sincronizarea adreselor de contact

Pe Sincronizare filă în Dynamics 365 for Outlook, selectați una dintre următoarele opțiuni pentru a alege modul în care sunt sincronizate adresele de contact:

  • Sincronizați adresa poștală numai în contactul Outlook: O adresă poștală este sincronizată între Dynamics 365 și Outlook. Acest lucru este suficient pentru majoritatea organizațiilor și este implicit.

  • Sincronizați toate cele trei adrese (Afaceri, Acasă, Altele) în contactul Outlook: Toate cele trei adrese poștale Outlook (Afaceri, Acasă și Altele) sunt sincronizate între Dynamics 365 și Outlook.

Avertisment

Dacă aveți date existente, modificarea setării pentru a sincroniza toate cele trei adrese poate provoca pierderi de date. Atributele persoanelor de contact urmărite existente sunt remapate atunci când această setare este activată. Vă recomandăm să testați această opțiune înainte de implementare pentru a înțelege modul în care remaparea vă afectează mediul și datele. În cele mai multe cazuri, ar trebui să aveți datele complete pe o parte (în mod normal Dynamics 365) și să vă sincronizați pe cealaltă parte (de obicei, Outlook sau Exchange).

Pentru mai multe informații, vezi Ce câmpuri pot fi sincronizate între aplicațiile Dynamics 365 și Outlook?

Sincronizarea sarcinilor care sunt atribuite în Outlook

În mod implicit, sarcinile care sunt create în Dynamics 365 for Outlook nu sincronizați cu Dynamics 365. Pentru a le sincroniza, pe Sincronizare filă în Dynamics 365 for Outlook, Selectați Sincronizați sarcinile care sunt atribuite în Outlook.

Considerații la sincronizarea sarcinilor
  • Sarcinile recurente nu pot fi sincronizate.
  • Persoana care atribuie activitatea și persoana căreia îi este atribuită trebuie să se afle în aceeași organizație.
  • Sarcinile nu pot fi sincronizate cu mai multe adrese de e-mail.

Consultați și