Поддержка внедрения Project Online с помощью проектного офиса (РМО)

Что такое PMO?

Таким образом, вы планируете Project Online в свой бизнес. Как вы планируете использовать его, или лучший способ его сдачи, какие бизнес-проблемы вы пытаетесь решить? Некоторые из примеров могут быть:

  • Мои руководители хотят лучше видеть состояние проекта.

  • Мне нужен лучший способ управления ресурсами и назначения их проектам.

  • Я хочу легко отслеживать время, когда люди тратят на выполнение своих задач.

  • Мне нужен более надежный способ отслеживания данных проектов, чем использование Excel электронных таблиц.

Организации, которые наиболее успешно используют Project Online для решения таких бизнес-проблем, как эти, создают набор стандартов, процессов и передовой практики для управления проектами в своей организации. Лицо или группа, создав и управляющая этими правилами управления проектами, иногда называются Project управления Office (PMO).

Что делает PMO?

В крупных компаниях PMO может состоять из отдела, который занимается вопросами управления проектами в организации, такими как управление проектами, реализация, обучение, исследование потребностей в управлении проектами или определение наилучшего способа создания полезных отчетов. В малом или среднем бизнесе PMO может варьироваться от одного человека до небольшой группы людей, но также может масштабироваться, чтобы попытаться решить те же проблемы, что и в крупных предприятиях. Общие цели всех pmos, однако, будут включать в себя:

  • Управление и евангелизации принятия системы управления проектами.

  • Упрощение управления проектами для пользователей организации путем автоматизации процессов в инструмент.

  • Создание политик, процедур и практических методов в области функций управления проектами.

  • Будучи экспертами по управлению проектами, выслужив в качестве центра передового опыта для всех вещей управление проектами, а также предоставляя обучение по лучшим практикам и средствам управления проектами.

  • Предоставление полномочий со стороны исполнительного спонсорства для внести изменения и обеспечить их выполнение с помощью своих рекомендаций.

Все еще путать? Давайте отступим назад и примем пример, с каким образом глава семьи может заботиться о своей семье:

Need PMO Семейство
PMO — информация. PMO помогает создать эффективный способ доставки информации заинтересованным сторонам проекта с помощью отчетов о состоянии проекта и о состоянии здоровья. Это может быть связано с изучением потребностей в отчетности, переносом необходимых данных в систему и созданием рабочего процесса для обеспечения того, чтобы данные, необходимые для повторяющихся отчетов, вовремя влились в систему.
Главам семей потребуется информация о том, как идут дела:
-Квартальные отчеты о детских исследованиях.
-Ежемесячные банковские выписки, чтобы показать состояние финансов.
-Ежегодное посещение врача для определения состояния здоровья члена семьи.
PMO-Information о том, кто что делает. PMO создает процессы для получения нужных данных в систему управления проектами для предоставления статуса на уровне проекта руководителям проектов. Она также предоставляет рекомендации и рекомендации по управлению ресурсами.
Люди в семье должны знать, кто что делает. Это может включать в себя:
-Кто будет забрать детей из школы сегодня, гулять с собакой по вечерам, готовить обед и т.д.
-Если кто-то не может сделать свою обычную задачу, вы должны знать, кто доступен, чтобы занять их место.
Это помогает показать расписание работы и школы для каждого в центральном семейном календаре. Таким образом, легко узнать, кто может быть запланирован для чего.
PMO — форумы для совместной работы. PMO помогает создавать сайты совместной работы с проектами и настраивать их в соответствии с потребностями пользователей сайта.
Членам семей потребуется форум, на котором они могут сотрудничать, например:
-Размещение важных событий в настенном календаре на кухне
-Ежедневно беседуя друг с другом за обеденным столом.
PMO-Assess и уменьшить риск. PMO отвечает за настройку системы управления рисками.
Главам семей может потребоваться планировать снижение риска:
-Определение потребностей в страховании для здоровья.
Приобретение членства в клубе здоровья.
- Увеличение суммы, которую они сэкономят для выхода на пенсию.
PMO — создание правил и процессов. PMO рассматривает текущие процессы и процессы и находит метод автоматизации их с помощью реализуемого средства управления проектами. Один из них может включать определение драйверов выбора проектов для продвижения вперед с учетом заданного бюджета (анализ портфеля).
Главы семей установят правила и процессы для семьи, такие как:
-Установите детский комендантский час или часы сна
-Посмотрите на факторы, чтобы определить, какие покупки необходимо сделать (например, "Следует ли покупать автомобиль, починить крышу или отправиться в отпуск в этом году?").
-Настройка спринклеров газона на автоматическом отсеве.
-Выберите время недели для продуктовых покупок и поручений.

A PMO drives a company to more efficient project management by doing things such as:

  • Сбор сведений, которые помогут определить требования к управлению проектами для организации. Например, анализ бизнес-потребностей организаций, разработка процессов для их решения, а затем сопоставление этих процессов с настройками или процессами в Project Online.

  • Определение того, какие данные важно рассматривать на постоянной основе, и работа с администратором Project для обмена данными с заинтересованными сторонами. Например, определение необходимых данных и процесс получения данных в систему для создания еженедельного отчета о состоянии проекта для предоставления заинтересованным лицам возможности для выполнения выполнения проектов.

  • Создание правил для процессов и рабочих процессов. Например, создание рабочего процесса, в котором идеи проектов проходят процедуру утверждения, чтобы стать проектами в Project Online.

  • Перенос существующих данных из текущей системы управления проектами в новую. Например, найти самый простой способ переноса данных ресурсов и проектов из электронных таблиц Microsoft Excel в Project Online или с Project профессиональный на компьютере каждого пользователя в централизованную Project Online среду.

  • Предоставление поддержки управления портфелем проектов для оказания помощи в приоритизации и прогнозировании проектов. Как и большинство компаний, существует множество проектов, которые вы хотели бы сделать, но имеют ограниченный бюджет и ресурсы для их всех. Вам нужен способ определить, какие проекты следует продвигать дальше. PmOs может управлять процессом выбора проектов и программ, чтобы обеспечить соответствие будущих инвестиций стратегическим целям и концепции роста организации.

  • Управление эмоциональными изменениями, с которыми могут столкнуться пользователи при переходе из существующей системы управления проектами, к которой они присоединены. Например, тактично влияя на руководителей проектов, чтобы перейти от старого процесса сохранения файлов проектов на жесткие диски и поделиться ими, показывая им преимущества публикации их в Project Online. PMO может сделать это, отводя больше времени, чтобы убедить более старших руководителей проектов в первую очередь, и надеясь, что их влияние на других руководителей проектов помогает управлять изменением.

  • Управление техническими проблемами изменений, предлагая отличные возможности обучения.

Зачем нужен PMO?

В примере семьи последствия нереалитного решения некоторых потребностей могут быть тяжелыми. Например, если не просмотреть отчетную карточку ребенка при первом ее прибытии, может возникнуть предположение, что все в порядке, когда может потребоваться больше времени на обучение или репетитор. Таким же образом развертывание Project Online без создания сущности для принятия стандартизации и внедрения также может иметь тяжелые условия. Создание PMO поможет увеличить шансы на успех для вашего Project Online развертывания. В зависимости от ваших целей это может привести к повышению эффективности управления проектами (например, более проектов, завершенных вовремя), что обычно связано с более низкими затратами на управление проектами (например, дополнительные проекты, завершенные при бюджете или в рамках бюджета).

Какие первые шаги в создании PMO?

Первые шаги в создании PMO, вероятно, уже произошли, если вы сделали усилия, чтобы найти эту статью. Если вы заинтересованы в переходе Project Online, вы, скорее всего, уже имеете представление о том, как это может повысить эффективность или решить проблему в вашей компании. Создав путь к формализации PMO, следует рассмотреть следующие вопросы:

Определите, что нужно сделать вашему PMO

Является ли основной целью вашего ИПО решение конкретной бизнес-проблемы? Например, может потребоваться внедрить систему разметки, чтобы получить более жесткий контроль за анализом затрат. Или вы можете распространить данные проекта на два или даже три различных приложения и объединить данные в единую систему, что поможет лучше понять выполнение проектов. Или это может быть предоставление текущих руководств по управлению проектами и решение потребностей в обучении руководителя проекта. После того как вы поймете, почему ваш PMO необходим, это будет гораздо проще в области, что требования в создании и обслуживании его.

Получение исполнительного спонсорства

Убедитесь, что кто-то высоко поддерживает вас. Важно, чтобы ваш PMO был исполнительным спонсором, так как отсутствие поддержки руководителей является одной из основных причин сбоя PMO. Если у вас уже есть руководитель, который знает преимущества и важность того, что вы пытаетесь сделать, отлично! Если нет, один из лучших способов получить их на вашей стороне, чтобы показать им преимущества перехода к системе управления проектами, как Project Online. Вы можете сделать это, показывая им бизнес-проблемы, которые будут решены. Возможно, вы уже сделали это до такой степени, когда вы впервые оценивали Project Online, но вы действительно можете найти союзников в руководящих рядах, если вы сможете показать им, как она работает с собственными данными в пилотной среде. Получение выгоды имеет важное значение для получения исполнительного спонсорства.

Сильное спонсорство руководителей может быть полезно для решения проблем, которые могут возникнуть у пользователей сопротивления при переходе от привычных им средств к новой системе управления проектами, например к Project Online. Евангелизации и поощрения преимуществ для других влиятельных заинтересованных лиц, таких как старшие руководители проектов, также может помочь в разрыве любых эмоциональных вложений, которые могут возникнуть у других пользователей в системе, из которую вы переходите.

Сборка команды

Независимо от того, пытаетесь ли вы установить PMO в крупной или небольшой компании, ниже ляпов, которые должны быть решены ролями в PMO:

Роль Описание
Управлять планом Project Online принятия
Если вы находитесь в процессе реализации Project Online, общий план нуждается в ком-то, чтобы управлять его. Как и в любом проекте, плану принятия необходим владелец, чтобы обеспечить укомплектование и выполнение необходимых задач.
Потребности в управлении проектами для исследований
Этот человек оценит требования организации по управлению проектами. Этот человек должен будет поговорить с пользователями в компании и в различных отделах, чтобы узнать, как они в настоящее время управляют проектами, каковы будут их требования и как они могут быть улучшены за счет реализации Project Online. Эти требования должны быть выражены администратору Project, чтобы их можно было правильно реализовать в Project Online. Этот человек должен иметь хорошие навыки управления проектами, но также должен быть хорошим коммуникатором. Вполне возможно, что люди в компании могут быть эмоционально привязаны к процессу, из которого вы пытаетесь переместить их, поэтому этому человеку необходимо будет иметь дело с этим, показывая, как новая система облегчит им жизнь.
Обучение, документация и поддержка
Этот человек должен будет оценить уровень мастерства пользователей и будет отвечать за предоставление ресурсов обучения, необходимых для успешного использования продукта. Это может включать создание обучения на основе ролей для Project, руководителей проектов, руководителей групп и членов группы. Хотя большая часть ваших усилий может быть в сборе подготовки для руководителей проектов или администраторов, руководители групп и члены группы могут найти быстрые справочные карточки, шпаргалки, контрольные списки или короткие учебники, чтобы быть наиболее эффективным. Кроме того, необходимо найти способ оказания поддержки пользователям на дому, а также способ эскалации более сложных проблем с помощью соответствующих маршрутов.
Связь с ИТ-отделом
Сотрудничество с ИТ-отделом имеет важное значение для привлечения их для оказания помощи в регистрации, настройке и настройке Project Online. Если вы только в процессе оценки Project Online, это обычно может быть сделано кем-то из вашего ИТ-отдела без проблем, глядя на Начало работы с документацией Project Online.
PMO необходимо будет работать с вашим ИТ-отделом для решения этих двух областей:
-Office 365 администрирования. PMO необходимо будет работать с администратором Office 365 для назначения пользователей и лицензий.
-Project Online администрирования: PMO также необходимо будет работать с администратором Project Online в таких областях, как настраиваемые поля, ресурсы и конфигурация таблиц. Кроме того, им может потребоваться работать с PMO для внедрения процессов в Project Online с помощью рабочего процесса.

В некоторых крупных компаниях также есть руководители проектов, которые могут быть назначены для предоставления указания конкретным проектам, которым требуется помощь. Это может варьироваться от консультирования владельца проекта до фактических взятий на себя, учитывая область проекта.

Создание заявления о миссии для PMO

Все pmOs должны иметь заявление о миссии. Если вы уже оценили потребность в PMO, это будет гораздо проще создать. Посмотрите на существующее заявление о миссии вашей компании и попробуйте создать его, который будет совпадать с ним. Это не должно быть чрезмерно сложным, но достаточно, чтобы предоставить все основные представления о том, почему PMO существует и какова его роль в вашей компании.

Создание плана создания PMO

После выполнения задач, необходимых для создания PMO, может потребоваться создать для него план проектов высокого уровня. Рассмотрите создание вашего PMO как один большой проект с связанными задачами, продолжительностью и назначениями. План проекта станет более определенным по мере выполнения некоторых начальных задач, например оценки среды. План проекта помогает предоставить вашему PMO расписание сборки, чтобы отслеживать то, что вы сделали, над чем работаете и что еще предстоит сделать при создании PMO. Например, вот как может выглядеть несколько задач сборки PMO в Project Online плана проекта:

План проекта PMO в Project Online.

Дополнительные дополнительные информацию о pmos

Если у вас еще нет PMO, вы можете быть немного запуганы при мысли о запуске. Несмотря на то, что потребности и требования вашей компании будут управлять вашимИ PMO, вам необходимо научиться создавать рамки для создания и развития PMO. В зависимости от целей, возможно, вам нужно исследовательский процесс ИП ИП и отраслевые методологии, или посмотреть, с какой моделью PMO можно тесно согласовать. Существует множество книг, учебных и онлайновых ресурсов, которые помогут вам в создании и управлении pmos.

Если вы пытаетесь настроить PMO и вам потребуется помощь, вам может потребоваться связаться с сертифицированным партнером Майкрософт или службами microsoft Consulting Services. У нас также есть консультанты в Корпорации Майкрософт, которые имеют отличный опыт в настройке PMOs для малых, средних и крупных компаний.

Что теперь?

Итак, готовы ли вы начать свой PMO? Надеюсь, вы поняли после прочтения этой статьи, что запуск PMO является инвестицией, которая будет хорошо стоит времени и усилий. Для этого потребуется много совместной работы с людьми в вашей компании, и наличие исполнительного "чемпиона" имеет важное значение. Кроме того, потребуются инвестиции в изучение дополнительных данных о настройке PMO с помощью доступных ресурсов. Если вам нужна помощь, вы можете обратиться к сертифицированным партнерам Майкрософт, а также к службам microsoft Consulting Services.

Если вы находитесь в небольшой компании, область всего этого может показаться подавляющей. Возможно, у вас нет ресурсов для найма людей для каждой роли PMO, отмеченной в таблице "Сборка команды", и это не требуется. Просто знайте, что это обязанности, которые, скорее всего, потребуется решить в определенный момент времени и в определенной степени, что соответствует вашим требованиям. Кроме того, обратите внимание, что необходимые усилия могут масштабироваться до размера и целей вашей компании. PMO в небольшой компании может потребоваться только для встречи с несколькими старшими руководителями проектов в своей компании для оценки их потребностей, по сравнению с несколькими отделами с различными требованиями в более крупной компании.

Создание PMO поможет вам добиться Project Online успеха, а Project Online поможет вам добиться успеха в области ИП. Удачи в реализации!