Перенос общедоступных папок в Группы Microsoft 365 в Exchange Online
Сводка. Почему следует переносить общедоступные папки в Группы Microsoft 365.
В этой статье приводится сравнение общедоступных папок и Группы Microsoft 365, а также то, как одно или другое может быть лучшим решением для вашей организации. Общедоступные папки существовали с первого выпуска Exchange, а служба "Группы Office 365" появилась только недавно. Если вы хотите перенести все общедоступные папки (или некоторые из них) в группы Office 365, то в этой статье вы найдете описание процесса и ссылки на статьи с пошаговыми инструкциями.
Что такое общедоступные папки?
Общедоступные папки содержат различные типы данных и организованы в иерархическую структуру.
Общедоступные папки не рекомендуется использовать в следующих ситуациях:
Архивация данных. Пользователи с ограничениями почтовых ящиков иногда используют для архивации общедоступные папки, а не почтовые ящики. Этого делать не рекомендуется, так как это приводит к увеличению занимаемого пространства в общедоступных папках и лишает смысла использование ограничений для почтовых ящиков.
Общий доступ к документам и совместная работа. Общедоступные папки не предоставляют возможностей управления документами, таких как управление версиями, контролируемые извлечение и возврат, а также автоматические уведомления об изменениях содержимого.
Что такое Группы Microsoft 365?
Группы Microsoft 365 позволяют выбрать набор людей, с которыми вы хотите сотрудничать, а затем легко настроить коллекцию ресурсов, которыми эти пользователи могут поделиться. Вам не придется вручную назначать разрешения для этих ресурсов, так как при добавлении членов группы они автоматически получают разрешения, необходимые для доступа к инструментам и ресурсам группы. Такие группы также упрощают выполнение задач, для которых раньше использовались списки рассылки и общие почтовые ящики.
Полный рассказ о группах см. в статье Сведения об Группы Microsoft 365.
Следует ли перенести общедоступные папки в Группы Microsoft 365?
Группы Microsoft 365 — это последнее предложение корпорации Майкрософт для совместной работы. Это означает, что существует множество причин, по которым они предпочтительнее, чем общедоступные папки, что является гораздо более старой технологией. Например, в Outlook группы могут полностью заменить общедоступные папки с поддержкой почты. Составление списка всех сценариев, в которых Группы Microsoft 365 работает лучше, чем общедоступные папки, невозможно, но вот основные моменты:
Совместная работа с электронной почтой. Для групп в Outlook существует специальный раздел Беседы, где хранятся все сообщения, а пользователи могут совместно работать с ними. Группу даже можно настроить на получение сообщений от пользователей, не состоящих в группе или в организации. Например, если в настоящее время вы используете общедоступные папки, поддерживающие почту, для хранения обсуждений проектов или заказов на покупку, которые должны быть доступны нескольким людям, то использовать группы будет предпочтительнее. Кроме того, группы лучше подходят для тех случаев, когда вам просто нужно публиковать сведения для нескольких пользователей.
Совместная работа с документами. В Outlook группы имеют выделенную вкладку Файлы , на которую отображаются все файлы с сайта группы SharePoint, а также из почтовых вложений. Все файлы отображаются в одном представлении, и их не приходится искать повсюду, как в общедоступных папках. Совместное редактирование также становится проще. Если вы используете общедоступные папки для хранения файлов, предназначенных для использования несколькими людьми, рассмотрите возможность миграции в службу "Группы Office 365".
Общий календарь. При создании каждая группа получает общий календарь. Любой участник группы может создавать события в этом календаре. Если вы предпочитаете группу, календарь этой группы может отображаться вместе с вашим личным календарем. Вы также можете подписаться на события группы. В этом случае события, созданные в соответствующей группе, отображаются в вашем личном календаре. Если вы размещаете в общедоступных папках календари для своей команды, например, чтобы у нее был доступ к расписанию или графику, то служба «Группы Microsoft 365» также расширит ваши возможности.
Упрощенные разрешения. При назначении пользователей группе они сразу получают необходимые им разрешения, а в случае общедоступных папок требуется назначать разрешения вручную. Участники могут быть добавлены как "владельцы" или "члены". Владельцы имеют полные права в группе, включая возможность выполнения задач по управлению группами. Участники группы могут создавать содержимое и редактировать файлы, как и владельцы, но не могут удалять содержимое, созданное другими пользователями. Если модель разрешений общедоступных папок слишком ошеломляющая, и вам нужно что-то простое и быстрое, Группы Microsoft 365 — это путь.
Поддержка мобильных устройств и Интернета. К общедоступным папкам невозможно получать доступ с мобильных устройств, а в Интернете доступен только ограниченный набор функций. Группы Microsoft 365, с другой стороны, доступны через мобильные приложения Outlook и имеют более широкий набор функций в Интернете. Если участники вашей команды постоянно путешествуют и им нужен мобильный доступ, то следует использовать службу «Группы Microsoft 365».
Доступ к широкому спектру приложений Microsoft 365 или Office 365. При создании группы вы разблокируете доступ к широкому спектру приложений из Microsoft 365 или Office 365 набора. Вы получаете сайт группы SharePoint для хранения файлов и расписание в Планировщике для отслеживания задач. Группы Microsoft 365 — это служба членства, объединяющая элементы всего пакета Microsoft 365 или Office 365.
Хотя Группы Microsoft 365 предлагает множество преимуществ, следует учитывать несколько основных различий, которые вы заметите после выхода из общедоступных папок. Ниже перечислены основные отличия.
Иерархия папок. Хотя общедоступные папки часто используются для организации содержимого в иерархии с глубокими корнями, Группы Microsoft 365 имеет плоскую структуру. Все сообщения электронной почты в группе находятся в пространстве Беседы, а все документы переходят на вкладку Файлы . Кроме того, нельзя создавать вложенные папки в группах Microsoft 365.
Роли с различными разрешениями. Для общедоступных папок предусмотрено множество ролей с различными разрешениями, а для групп Microsoft 365 — только две (владелец и участник группы).
Прежде чем переходить на "Группы Office 365", также рекомендуем учесть различные ограничения, связанные с созданием и обслуживанием групп. Дополнительные сведения см. в статье Разделы справки управлять группами? в статье Сведения о Группы Microsoft 365.
Перенос общедоступных папок в Группы Microsoft 365
Если вы решили переключиться на Группы Microsoft 365, можно использовать процесс, известный как пакетная миграция, для перемещения электронной почты и содержимого календаря из существующих общедоступных папок в группы. Конкретный способ запуска пакетной миграции зависит от того, в какой версии Exchange на данный момент размещается иерархия общедоступных папок. В конце этой статьи вы найдете ссылки на инструкции по пакетной миграции.
Примечание.
Когда вы завершите перенос общедоступной папки с поддержкой почты в определенную группу Microsoft 365, все электронные письма, адресованные общедоступной папке, будут в этот момент получены группой.
Ниже перечислены ключевые преимущества пакетной миграции.
Миграция с использованием службы репликации почтовых ящиков (MRS). При миграции используются командлеты для работы с пакетами миграции. В одном пакете миграции можно запустить миграцию в несколько групп. Кроме того, доступны скрипты, которые помогут вам выполнить миграцию.
Поддержка общедоступных папок почты и календаря. Скопированные сообщения и публикации будут отображаться как групповые чаты, а скопированные элементы календаря в календарях группы. Для других типов общедоступных папок, например с задачами и контактами, в настоящее время не поддерживается такая миграция.
Локальные общедоступные папки можно перенести непосредственно в Группы Microsoft 365. Для миграции не требуется сначала переместить общедоступные папки в Microsoft 365 или Office 365, а затем перейти в группы. Командлеты копирования данных MRS считывают данные общедоступных папок непосредственно из локальной среды, а затем копируют данные в Группы Microsoft 365. Обратите внимание, что для общедоступных папок Exchange 2010 потребуется конечная точка Outlook Anywhere. Для общедоступных папок Exchange 2013 потребуется конечная точка на основе прокси-сервера MRS.
Переносить все сразу не обязательно. Вы можете выбрать определенные общедоступные папки, которые будут перенесены в "Группы Office 365".
Копирование данных за один подход. Пакетная миграция это одноразовое копирование данных из исходных общедоступных папок в целевые группы, не обремененное добавочной синхронизацией и окончательной обработкой.
Объединение данных общедоступных папок с имеющимися данными в группе. При копировании данных содержимое общедоступных папок объединяется с имеющимся содержимым группы (если оно есть). Если требуется добавочное копирование данных, можно просто выполнить копирование данных столько раз, сколько потребуется. При этом в группу будут скопированы дополнительные данные.
Обзор пакетной миграции
Ниже описан общий процесс переноса содержимого общедоступных папок в Группы Microsoft 365 при пакетной миграции. Подробности представлены в перечисленных ниже статьях.
Выбор исходного объекта: выберите общедоступные папки, которые требуется перенести. Вы можете выбрать любую папку, содержащую почту или календарь.
Создание целевого объекта: создайте для папок соответствующие группы с нужными настройками (например, с заданными членами групп, параметрами конфиденциальности и классификации данных).
Копирование данных: скопируйте данные из общедоступных папок в "Группы Office 365" с помощью командлетов пакетной миграции.
Блокировка исходного объекта: проверив данные в группах, заблокируйте общедоступные папки.
Перенос: скопируйте все новые данные, созданные на этапах 3 и 4.
Обратите внимание на то, что общедоступные папки и соответствующие им группы останутся доступны пользователям во время этапов 1-3. После этапа 3 вы можете определить целесообразность продолжения миграции, проанализировав удобство работы со службой "Группы Office 365" и решив, подходит ли она для пользователей и организации. На этом этапе вы можете откатить миграцию и вернуться к использованию общедоступных папок. Если вы продолжите миграцию, то по завершении этапа 5 вы можете удалить исходные общедоступные папки. Даже после миграции можно выполнить откат к общедоступным папкам, если вы сохранили файлы резервных копий в процессе миграции и не удалили исходные общедоступные папки.
Необходимые условия и пошаговые инструкции по пакетной миграции
Ниже перечислены необходимые условия для пакетной миграции в среде Exchange. Конкретные требования зависят от используемой в данный момент версии Exchange.
Если общедоступные папки находятся в локальной среде, то серверы должны работать под управлением одной из следующих версий:
Exchange 2010 с пакетом обновления 3 (SP3) и накопительным пакетом обновления 8 (RU8) или более поздней версии;
Exchange 2013 с накопительным пакетом обновления 15 (CU15) или более поздней версии;
Exchange 2016 с накопительным пакетом обновления 4 (CU4) или более поздней версии.
Если общедоступные папки находятся в локальной среде, должна быть настроена гибридная среда Exchange. Дополнительные сведения см. в Exchange Server гибридных развертываний.
Инструкции по миграции
Выберите соответствующую ссылку ниже, чтобы пошаговые инструкции по выполнению пакетной миграции.