Заявления об отказе, подписи, нижние колонтитулы или заголовки для всей организации в Exchange 2013

Область действия: Exchange Server 2013

В верхнюю или нижнюю часть электронных сообщений, поступающих в организацию или исходящих из нее, можно добавить предупреждение, юридическую оговорку, заявление о раскрытии информации, подпись или другие сведения. Это может потребоваться для юридических, бизнес-или нормативных требований, для выявления потенциально небезопасных сообщений электронной почты или по другим причинам, уникальным для вашей организации.

Чтобы настроить отказ от ответственности, создайте правило транспорта, которое включает в себя условия, например, если отправитель находится в определенной группе или если сообщение содержит определенные текстовые шаблоны и текст для добавления. Чтобы применить несколько отказов к одному сообщению электронной почты, используйте несколько правил транспорта.

Важно!

Если вы хотите, чтобы сведения добавлялись только в исходящие сообщения, необходимо добавить условие, например получателей, расположенных за пределами организации. По умолчанию правила транспорта применяются как к входящим, так и к исходящим сообщениям.

Примеры

Вот несколько идей использования заявлений об отказе.

Тип Пример добавляемого текста
Юридическая оговорка для исходящих сообщений Это сообщение и любые передаваемые в нем файлы конфиденциальны и предназначены исключительно для использования адресатом. Если вы получили его по ошибке, уведомите системного администратора.
Юридическая оговорка для входящих сообщений Сотрудники обязуются не делать клеветнических заявлений и не нарушать авторские или другие права, а также не допускать такого нарушения в сообщениях электронной почты. В случае получения подобных сообщений необходимо немедленно уведомить своего руководителя.
Уведомление об отправке сообщения псевдониму Это сообщение отправлено группе обсуждений по продажам.
Подпись — извлечение данных для каждого сотрудника Кетлин Майе (Kathleen Mayer)
Отдел продаж
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
ячейка: 111-222-1234
Реклама Специальные предложения за март см. здесь

Примеры в этой статье не предназначены для использования "как есть". Измените их в своих потребностях.

Определение области ответственности

Используя оговорки, следует учитывать, к каким сообщениям они будут применяться. Например, может потребоваться разное заявление об отказе от ответственности для внутренних и внешних сообщений или для сообщений, отправленных пользователями в определенных отделах. Чтобы убедиться, что только первое сообщение в беседе получает заявление об отказе, добавьте исключение, которое ищет уникальный текст в заявлении об отказе.

Ниже приведены примеры возможных условий и исключений.

Описание Условия и исключения в Центре администрирования Exchange (EAC) Условия и исключения в оболочке
За пределами организации, если исходное сообщение не содержит текст из вашего заявления об отказе, например "CONTOSO LEGAL NOTICE" Условие: Расположение получателя > Вне организации.

Исключение: тема или текст > темы или текста соответствуют этим текстовым шаблонам > CONTOSO LEGAL NOTICE
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Входящие сообщения с исполняемыми файлами во вложениях Условие 1. Отправитель находится > за пределами организации

Условие 2: Любое вложение > С исполняемым содержимым.
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
Отправитель находится в отделе маркетинга Условие: отправитель > является членом этой группы > -FromMemberOf "Marketing Team"
Сообщения от внешнего отправителя группе обсуждений по продажам Условие 1. Отправитель находится > за пределами организации

Условие 2. Сообщение " > Кому" или "Копия" содержит имя группы > пользователей
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: "
Добавление рекламы в исходящие сообщения на один месяц Условие 1. Получатель находится за > пределами организации

Укажите даты в нижней части диалогового окна " Создание правила".
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014'

Полный список условий правил транспорта, которые можно использовать для назначения заявления об отказе, см. в разделе условий правил транспорта (предикатов).

Форматирование заявления об отказе

Вы можете при необходимости отформатировать заявление об отказе. Вот что можно включить в текст заявления об отказе.

Тип сведений Описание
Текст Максимальная длина: 5000 символов, в том числе HTML-теги и встроенные каскадные таблицы стилей (CSS).
HTML и встроенные CSS Для форматирования текста можно использовать стили HTML и встроенные CSS. Например, используйте тег <HR> , чтобы добавить строку перед заявлением об отказе.

HTML в отказе от ответственности игнорируется, если заявление об отказе добавляется в обычное текстовое сообщение.
Добавление изображений Используйте тег <IMG> , чтобы указать на изображение, доступное в Интернете. Пример: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">

Помните, что Outlook Web App Outlook блокируют внешний веб-контент, включая изображения, по умолчанию. Если пользователи захотят просмотреть заблокированное внешнее содержимое, им потребуется выполнить дополнительные действия. Это означает, что изображения, добавленные с IMG помощью тега, могут не отображаться по умолчанию. Рекомендуется протестировать заявление IMG об отказе с тегами в почтовых клиентах, которые, скорее всего, будут использовать получатели, чтобы убедиться, что оно хорошо отображается.
Добавление сведений для персонализированных подписей Если вы хотите, чтобы подписи отформатированы одинаково с одинаковой информацией, можно добавить уникальные сведения для каждого сотрудника, DisplayNameнапример , , FirstName, LastName, , PhoneNumberи FaxNumber``Email``Department. Эти сведения должны быть заключены в два знака процента (%%) на каждой стороне информации. Например, для использования DisplayNameнеобходимо использовать %%DisplayName%% в отказе от ответственности.

При активации правила об отказе в ответственности вставляются соответствующие значения для этого пользователя. Данные поступают из учетной записи пользователя Active Directory отправителя (для локальной Exchange Server) или из учетной записи Microsoft 365 или Office 365 отправителя для Exchange Online.

Полный список атрибутов, которые можно использовать в заявлениях об отказе и персонализированных подписях, ADAttribute см. в описании свойства в условиях правил транспорта (предикатах).

Например, ниже приведен пример заявления об отказе ОТ HTML, которое включает подпись, IMG тег и внедренный CSS.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
 <br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.   
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>

Резервные параметры, если не удается добавить заявление об отказе

Некоторые сообщения, такие как зашифрованные сообщения, запрещают Exchange изменять содержимое исходного сообщения. Вы можете управлять обработкой этих сообщений в организации. Укажите, следует ли переносить сообщение, которое невозможно изменить, в конверте сообщения, содержащего заявление об отказе, отклонять сообщение, если не удается добавить заявление об отказе, или игнорировать действие об отказе и доставить сообщение без заявления об отказе.

В списке ниже описаны все резервные действия.

  • Упаковка: если заявление об отказе не может быть вставлено в исходное сообщение, Exchange заключает его в оболочку или "заключает" исходное сообщение в новый конверт сообщения. Затем заявление об отказе вставляется в новое сообщение. Если исходное сообщение не может быть помещено в конверт нового сообщения, исходное сообщение не доставляется. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.

    Важно!

    Если исходное сообщение помещено в конверт нового сообщения, тогда последующие правила транспорта будут применяться именно к конверту нового сообщения, а не к исходному сообщению Поэтому правила транспорта, относящиеся к заявлениям об отказе, которые размещаются в конверте нового сообщения, необходимо настраивать после того, как будут настроены другие правила транспорта.

  • Отклонение. Если заявление об отказе не может быть вставлено в исходное сообщение, Exchange не доставляет сообщение. Отправитель сообщения получает отчет о недоставке, в котором объясняется, почему сообщение не было доставлено.

  • Игнорировать: если заявление об отказе не может быть вставлено в исходное сообщение, Exchange доставляет исходное сообщение без изменений. Заявление об отказе не добавляется.

Дополнительные сведения

Правила транспорта